FWU-Tool Abgleich von Mediendaten Funktionsübersicht

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1 FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gemeinnützige GmbH Doku/Philipp FWU-Tool Abgleich von Mediendaten Funktionsübersicht Bevor ein Medienzentrum die Datenbank Bildungsmedien für den Import und Export von Daten nutzen kann, muss es die eigenen Mediendaten mit denen der DaBi abgleichen. Dies ist notwendig, weil es in Deutschland keine einheitlichen Signaturen für Nicht-FWU- Medien gibt. Um die eindeutige Kennzeichnung eines Mediums zu ermöglichen, wurde daher das Feld ID-Nummer (Identitätsnummer) eingeführt. Außerhalb der Länder Baden-Württemberg und Sachsen sind die Mediendaten in der Regel noch nicht mit der ID-Nummer versehen. Damit dies geschehen kann, muss der eigene Medienbestand mit dem der Datenbank Bildungsmedien verglichen und im Fall der Identität zweier Datensätze die ID-Nummer in den eigenen Datensatz übertragen werden. Dafür hat das FWU im Auftrag der AG Mediendokumentation das Programm Abgleich von Mediendaten (FWU-Signatur ) erstellen lassen, das allen Medienzentren zu günstigen Konditionen angeboten wird. Die Funktionalität wird im Folgenden vorgestellt. 1. Voraussetzungen a) Software Die Verleihsoftware des Medienzentrums soll EAF-kompatibel sein, d.h. eine Import- und Export-Schnittstelle für das EAF-Format besitzen. Auch wenn man nicht mit einem der eingeführten Verleihprogramme arbeitet, ist der Abgleich unter Umständen möglich. Grundvoraussetzung ist das Vorhandensein eines Textfeldes ID- Nummer in der eigenen Datenbank, in das am Ende des Abgleichs die Identitiätsnummer übertragen werden kann. b) Hardware Das Programm läuft nur auf leistungsfähigen PCs zufriedenstellend. Wir empfehlen als Mindestvoraussetzungen: Pentium III (oder vergleichbarer Prozessor) mit 1 GHz Taktrate (kann zur Not auch weniger sein), 256 MB Hauptspeicher (das ist das Wichtigste; je mehr, desto besser), ausreichend Platz auf der Festplatte (ca MB; es geht auch mit weniger, doch dann muss man schrittweise mit kleineren Datenmengen arbeiten), Betriebssystem Windows 98 oder neuer. 1 d:\eigene dateien\tmp\abgleich_prog.doc

2 Der PC muss einen Internet-Zugang haben. Vorteilhaft ist eine Vernetzung mit dem Verleih- Server. Es ist zwar möglich, wird aber nicht empfohlen, das Abgleichprogramm parallel zum Verleih auf demselben Rechner laufen zu lassen. Zeitkritische Prozesse wie der Ausdruck von Verleihscheinen oder das Buchen können erheblich verlangsamt werden, insbesondere bei zu kleinem Hauptspeicher. c) Zeit Auch wenn das Programm die Grundarbeit abnimmt: Die Entscheidung, ob zwei Datensätze wirklich identisch sind, muss der Mensch treffen. Je nach Umfang des Nicht-FWU- Medienbestands und der Zeitdauer, in der man die nötige Konzentration aufbringen kann, muss mit einigen Tagen bis mehreren Wochen Arbeit gerechnet werden. Auch das Programm selbst benötigt einige mehrstündige Läufe, die am besten über Nacht geschehen. 2. Grundfunktionen a) Datenimport und Export Das Programm kann EAF-Datenbestände und Eigenmedien importieren und exportieren. Vorbereitet sind Schemata für EAF (= Datenbank Bildungsmedien, eigene Daten im EAF-Format) und MedioWin. Es lassen sich aber auch andere Dateien nahezu unbegrenzt einbinden. Abb. 2: Import/Export-Schema für EAF-Daten Die Maske mag kompliziert erscheinen, ist es aber nicht. Im Falle des Vergleichs zweier EAF- Datenbanken (Datenbank Bildungsmedien und konvertierte eigene Mediendatenbank) braucht 2

3 man nur auf den Button Import bzw. Export zu klicken und in einem Explorer-Fenster die zu bearbeitende bzw. zurückzuspielende Datei auswählen. alles Andere läuft vollautomatisch ab. Lediglich wenn man über eine nicht-eaf-kompatible Datenbank verfügt, ermöglicht es diese Maske beliebige Schemata zu definieren und abspeichern. Es müssen nur die korrespondierenden Felder in der richtigen Reihenfolge dem Schema hinzugefügt werden. Ein Analyse-Tool für die Nicht-EAF-Datenbank unterstützt diesen Vorgang. Grundsätzlich empfiehlt es sich, sowohl von der Datenbank Bildungsmedien als aus der eigenen Verleihdatenbank Teilselektionen auszuspielen, z.b. Dias, Nicht-FWU (läst sich z.b. über die Mediensignatur selektieren), Videos, Nicht-FWU usw. Lediglich bei Medienpaketen/Verbunden wird man bei der EAF-Vergleichsdatei mindestens die Medienarten Dia, Tonkassette und Video einbeziehen müssen. b) Vergleichsoptionen Abb. 3: Grundeinstellung der Vergleichsoptionen In dieser Maske lassen sich die Vergleichsoptionen individuell einstellen. In der Standardeinstellung, die auf den Erfahrungswerten zahlreicher Versuche beruht, werden lediglich die drei Titelfelder des EAF (Haupt-, Serien- und Untertitel) zu einem Gesamttitel zusammengezogen und unter Ausschluss bestimmter Zeichen (Liste im Fenster unten) und Worte (Liste in der Tabelle rechts) verglichen. Beide Listen lassen sich bearbeiten. Außerdem kann man die Mindestpunktzahl verändern, festlegen, ob nur eindeutige Zuordnungen angezeigt werden usw. 3

4 Dieser Grundvergleich kann durch die Einbeziehung zusätzlicher Vergleichsfelder verfeinert werden. Es lässt sich auch ein Identitätsvergleich für FWU-Medien über die Signatur durchführen, bei dem die ID-Nummern automatisch in die eigene Datenbank eingetragen werden und nicht mehr individuell bestätigt werden müssen. c) Identitätsfeststellung Abb. 4: Vergleichsmaske zur Identitätsfeststellung So bald der Datenabgleich gestartet ist, erscheint diese Bildschirmmaske. Links werden die wichtigsten Felder der EAF-Medien (Selektion aus der Datenbank Bildungsmedien), rechts die identischen der eigenen Datenbank angezeigt. Je nach Größe der beiden Dateien, den eingestellten Vergleichskriterien und der Rechnerleistung kann der Vergleichsvorgang mehrere Stunden bis über Tage hinweg dauern. In dieser Zeit kann parallel mit anderen Programmen gearbeitet werden, da der Vergleich im Hintergrund weiter läuft. Er lässt sich aber auch jederzeit unterbrechen und an derselben Stelle wieder aufnehmen, wenn zwischenzeitlich die Vergleichsoptionen nicht geändert wurden. Nach Ablauf des Vergleichslaufs wird im Fenster unten Mitte eine Tabelle mit den Spalten ID- Nummer, Primärschlüssel (= Mediennummer des Medienzentrums), Wert (Prozent- bzw. Punktewert der Übereinstimmung) und akzeptiert eingeblendet. Die Werte in der Spalte akzeptiert stehen zunächst alle auf 0. Die Medien sind absteigend nach der Spalte Wert sortiert, d.h. die Datensätze mit der höchsten Übereinstimung kommen als erste. Durch Klick in 4

5 das Feld akzeptiert bzw. durch Auf- und Abbewegen mit den Pfeiltasten wird jeweils ein neues Vergleichspaar angezeigt. Wie aus dem oberen Beispiel ersichtlich, sind Medien der gleichen Medienart (hier eine Diareihe) mit dem gleichen Titel noch lange nicht identisch. Daher empfiehlt es sich, die Vergleichsdatei Datensatz für Datensatz durchzusehen. Ist der Bearbeiter der Ansicht, die beiden Datensätze seien identisch, wird mit einem Doppelklick im Feld akzeptiert der Wert 0 durch -1 ersetzt (logische Operatoren: 0 = nein, -1 = ja). Nach Abarbeiten der gesamten Vergleichsdatei werden durch einfachen Start der entsprechenden Routine die ID-Nummern in das dafür vorgesehene Feld der Datenbank Eigenmedien übertragen. Mit der Funktion Export werden diese Daten wieder in das EAF-Format (bzw. das vom Nutzer definierte Ausgangsformat für die eigenen Daten) konvertiert, als Datei gespeichert und können zu jedem beliebigen Zeitpunkt mit der entsprechenden Funktion in die eigene Verleihdatenbank zurück übertragen werden. Dabei ist darauf zu achten, dass das Feld ID-Nummer zum Überschreiben frei gegeben ist. Sollten noch Korrekturen in anderen Feldern vorgenommen worden sein, müssen auch diese zum Überschreiben freigegeben sein. d) Nachbearbeitung der Daten In der Vergleichsmaske können alle hell unterlegten Felder beider Datenbanken (EAF-Medien und Eigenmedien bearbeitet werden. Mit Ausnahme der Inhaltsangaben (Feld Kurzinhalt ) öffnet man mit Doppelklick auf das entsprechende Feld eine Maske, in die man das Gewünschte eintragen, Korrekturen vornehmen kann, etc. Im Feld Kurzinhalt kann man die Daten unmittelbar durch Copy and Paste übertragen. Abb. 5: Vollständige Datenbankansicht EAF-Medien 5

6 Während die Nachbearbeitung im Vergleichsfenster auf die dort dargestellten Felder beschränkt ist, kann sie unter den Funktionen Einsehen EAF und Einsehen Eigenmedien auf alle Felder ausgeweitet werden, die importiert worden sind (siehe Abb. 5). Die einzelnen Fenster können je nach Bedarf geöffnet und geschlossen werden. Beide Funktionen eröffnen weitgehende Überarbeitungsmöglichkeiten der eigenen Daten, die zugleich mit der Identifizierung durchgeführt werden können. e) Arbeitsunterbrechung, Bearbeitungsreihenfolge Das Programm bietet große individuelle Freiheiten bei der zeitlichen Arbeitseinteilung. So können z.b. unterschiedliche Datenselektionen hintereinander verglichen, die Identitätsfeststellung aber erst wesentlich später vorgenommen werden. Jeder Vorgang lässt sich unterbrechen und später wieder aufnehmen. Beim Import können verschiedene Selektionsdateien aneinander gehängt werden. Das kompensiert wenig komplexe Abfrageroutinen der Ausgangsprogramme. So ist es z.b. möglich im Verleihprogramm je eine Abfrage über Tonbildreihen mit Kassette, mit Spule, Tonkassetten mono und Tonkassetten stereo zu starten, diese aber durch Import hintereinander zu einer einzigen Vergleichsdatei zu vereinigen. Noch sinnvoller ist diese Funktion bei FWU-Medien. Da hier die Identität durch die Signatur feststeht, braucht man nicht nach Medienarten zu trennen, sondern kann die ID-Nummern aller FWU-Medien automatisch übertragen lassen. Sollte im eigenen Verleihprogramm das FWU nicht bei allen Medien als Produzent gespeichert bzw. eine Export-Abfrage über dieses Feld nicht möglich sein, kann man mehrere Export-Abfragen über die FWU-Signaturenbereiche durchführen und die Einzeldateien beim Import zu einer einzigen Vergleichsdatei zusammenführen. Umgekehrt muss man teilweise erfolgte Abgleiche auslagern, bevor man eine neue Selektion importiert, da diese sonst an die bestehende angehängt wird. Man kann die Arbeit jederzeit wieder einlesen und an genau der Stelle fortsetzen, an der sie zuvor unterbrochen wurde. Abb. 6: Auslagern eines Arbeits-Zwischenstands 6

7 3. Zusammenfassung Dies ist nur eine Kurzbeschreibung des Funktionsumfangs des Programms. Eine Darstellung eines möglichen Ablaufs eines Identifikationsvorgangs finden Sie in dem Artikel Mediendatenabgleich exemplarisch. Genaue Anleitungen, Hilfstexte usw. befinden sich auf der Programm- CD-ROM. 4. Bestellinformationen Das Programm Abgleich von Mediendaten ist unter der Bestellnummer ab sofort zu erwerben. Die Lizenz für ein Medienzentrum kostet 149,00 incl. MWSt und Versand. Sie beinhaltet das Recht der Installation der Software auf allen PCs dieses Medienzentrums sowie auf privaten PCs der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Medienzentrums. Eine Weitergabe an Dritte ist untersagt. Landesmedienzentren können eine Landeslizenz erwerben, sofern sie die Identifikation für die Medienzentren ihres Zuständigkeitsbereichs vornehmen wollen. Näheres auf Anfrage. Hier geht s zum Bestellschein. 7