Corporate Governance und Compliance im Werkstattbereich

Transkript

1 Corporate Governance und Compliance im Werkstattbereich Vortrag im Rahmen der Referent: Roland Krock vereidigter Buchprüfer Bild durch Klicken auf Mandantenlogo hinzufügen

2 Seite 2 Agenda Vorbemerkungen Compliance Management System Aufgaben, Rechte und Pflichten des Aufsichtsorgans und der Geschäftsführung Effizienzprüfung Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer

3 Seite 3 Unser Profil Unabhängige traditionsreiche Prüfungs- und Beratungsgesellschaft Eine der 20 größten Wirtschaftprüfungsgesellschaften in Deutschland mit derzeit 8 Standorten Über 230 Mitarbeiter, davon viele mit Berufsexamen (WP, vbp, StB, RA)

4 Seite 4 Unser Profil Spezialisierung auf Gesundheits- und Sozialbereich Schwerpunkt Non-Profit-Organisationen (über Einzelmandate) Darunter ca. 70 WfbM und zahlreiche Träger von Behinderteneinrichtungen (Marktanteil ca. 10 %)

5 Seite 5 Vorbemerkung

6 Seite 6 Erlassene Gesetze und Empfehlungen zu Aufsicht und Kontrolle KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich Deutscher Corporate Governance Kodex TransPuG Transparenzund Publizitätsgesetz EHuG Elektr. Handelsund Unternehmensregister

7 Seite 7 Compliance Einhaltung von gesetzlichen Ge- und Verboten Datenschutz, Strafgesetze, Gleichstellungsgesetz, Rechnungslegungsvorschriften u. a. Interne Verhaltens-Maßregeln und Richtlinien/Normen Wertvorstellungen, Moral, Ethik Sicherstellung der Konformität und der Bewältigung steigender Herausforderungen Compliance Management System

8 Seite 8 Zielvorstellung der Gesetze und Empfehlungen Stärkung des Vertrauens in die Unternehmensleitung durch Größere Transparenz der allgemeinen Unternehmenspublizität Größere Kontrolleffizienz der Gesellschaftsorgane Deutlichere Kodifizierung der Sorgfaltspflichten dieser Organe Verbesserung der Arbeit in den Aufsichtsgremien Verbesserung der Qualität der Abschlussprüfung

9 Seite 9 Unterschiedliche Auswirkungen auf gemeinnützige Organisationen direkter gesetzlicher Verweis dokumentierte Ausstrahlungswirkung Adaption der Regelungsinhalte Verpflichtende Umsetzung nicht immer gegeben. Freiwillige Adaption der Inhalte empfohlen.

10 Seite 10 Überwachungs-/Sorgfaltspflichten 93 Abs. 1 AktG, Tz DCGK Im Rahmen seiner allgemeinen Sorgfaltspflicht hat der Vorstand Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Regeln zu etablieren. Dem Aufsichtsrat obliegt die Überwachungspflicht. Prüfung des Compliance Management Systems nach IDW PS 980.

11 Seite 11 Gestaltung der Überwachungsbeziehungen Abschlussprüfer Geschäftsführung Aufsichtsgremium

12 Seite 12 Compliance Management System

13 Seite 13 Einbindung von Compliance in das Unternehmen Das Compliance Management System wird als integraler Bestandteil der Corporate Governance gesehen und ist damit Teil des unternehmensweiten Risikomanagementund Internen Kontrollsystems Steuerungssystem Controlling Risikomanagement Compliance Management Überwachungssystem Interne Revision Aufsichtsrat Wirtschaftsprüfer

14 Seite 14 Grundelemente des Compliance Kriterien, anhand derer ein CMS organisiert und beschrieben werden kann. Organisation Ziele Compliance Kultur Risiken Überwachung Programm Kommunikation

15 Seite 15 Compliance Kultur Grundeinstellung und Verhaltensweisen des Management - Aufgestellte und kommunizierte Verhaltensgrundsätze - Führungsstil und Personalpolitik - Vermeidung von Korruption und Kartellabsprachen - Datenschutz und Gleichbehandlung Kultur beeinflusst die Bedeutung, welche Mitarbeiter der Beachtung von Regeln beimessen und damit die Bereitschaft der Mitarbeiter zu regelkonformem Verhalten.

16 Seite 16 Ziele des strategischen Einsatzes von Compliance-Maßnahmen Risikominimierung Effizinzsteigerung Effektivitätssteigerung Weniger Negativberichterstattung Weniger Sicherheitsverletzung Bessere Transparenz der Prozesse Optimierung vorhandener Kontrollmechanismen Höhere Produktivität Niedrigere laufende Kosten Besseres Verständnis interner Kontrollmechanismen Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit Fundierte Geschäftsentscheidungen Automatisierung von Kontrollmechanismen

17 Seite 17 Risikobewertung Prävention Aufdeckung Aufarbeitung Kodizes Interne und externe Regeln Integritätstests Präventionskontrollen Hinweise Compliance-Prüfung Beschwerdemanagement Krisenmanagement Sonderprüfungen Sanktionen Ex-post-Analysen

18 Seite 18 1st line of defense Tagesgeschäft 2nd line of defense Compliance 3rd line of defense Interne Revision Präventive und detektive Kontrollen als Teil des IKS Compliance- Beauftragter Risikomanagement Innenrevision Compliance- Prüfung

19 Seite 19 Aufgaben, Rechte und Pflichten von Aufsichtsorgan und Geschäftsführung

20 Seite 20 Grundidee zur Gestaltung von Organen (rechtsformunabhängig) Eigentümer (Inhaberfunktion) gibt das Gepräge (Satzung, strategische Entscheidungen etc.) bspw. Feststellung Jahresabschluss, Gewinnverwendung, Berufung/Abberufung des Geschäftsführers, Kapitalaufbringung, Auflösung d. Gesellschaft Aufsichtsgremium fakultativ vom Eigentümer eingerichtet zur qualifizierten Überwachung der Geschäftsführung Geschäftsführung führt alle Geschäfte nach Innen und Außen, die von der Satzung vorgesehen sind oder lt. Eigentümerbeschluss bspw. Rechnungswesen, Aufstellung Jahresabschluss

21 Seite 21 Gesetzlich vorgesehene Organe GmbH Eingetragener Verein Rechtsfähige Stiftung Körperschaft öffentlichen Rechts Mitgliederversammlung Gesellschafterversammlung Geschäftsführung Vorstand Vorstand Gesetzlicher Vertreter Aufsichtsrat (fakultativ) Stiftungsrat (fakultativ)

22 Seite 22 Überwachungs- und Kontrollaufgaben Überwachung der Geschäftsführung Überwachung der Verfolgung der Zwecke der Organisation Überwachung der Beseitigung festgestellter Mängel Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer Konkretisierung abstrakt vorgegebener Ziele Verabschiedung wirtschaftlicher und sonstiger Rahmendaten (Wirtschaftspläne) Genehmigung der groben Aufbau- und Ablauforganisation Billigung des Jahresabschlusses

23 Seite 23 Zustimmungspflichtige Maßnahmen Bedeutsame Veränderungen der Unternehmensziele Strategische Neuausrichtung der Geschäftsfelder Wirtschaftsplan Erwerb, Belastung und Veräußerung von Grundstücken Baumaßnahmen und die dafür notwendige Finanzierungen Besondere Personalangelegenheiten (z. B. Prokura)

24 Seite 24 Aufgaben und Verantwortungsbereiche in Bezug auf die Geschäftsführung Professionelle Auswahl der Geschäftsführung über Personalausschuss Personalberater Festlegung der Vergütung Fixierung der Geschäftsführungsaufgaben Definition der Berichtspflicht der Geschäftsführung zur regelmäßigen und umfassenden Information der Aufsichtsgremien Genehmigung von Nebentätigkeiten Beurteilung und ggf. Abberufung der Geschäftsführung

25 Seite 25 Aufgaben der Geschäftsführung Operative Unternehmensleitung Internes Überwachungssystem Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Internes Kontrollsystem Controlling und Berichtswesen Compliance Management System Risikomanagementsystem Interne Revision Jahresabschluss und Lagebericht

26 Seite 26 Ordnungsmäßige Unternehmensführung Tz. 3.8 DCGK: Vorstand und Aufsichtsrat beachten die Regeln ordnungsgemäßer Unternehmensführung. Verletzen sie die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters bzw. Aufsichtsratsmitglieds schuldhaft, so haften sie der Gesellschaft gegenüber auf Schadenersatz. Bei unternehmerischen Entscheidungen liegt keine Pflichtverletzung vor, wenn das Mitglied von Vorstand oder Aufsichtsrat vernünftigerweise annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Information zum Wohle der Gesellschaft zu handeln (Business Judgement Rule)

27 Seite Regeln der Schmalenbach-Gesellschaft Business Judgement Rule Voraussetzungen der Unternehmerentscheidung 1. Wohl der Gesellschaft wahren 2. Keine Fremdeinflüsse und Interessenkonflikte 3. Angemessene Informationen 4. Guter Glaube 5. Angemessene Dokumentation 6. Dokumentierter Budgetierungsprozess 7. Inhaltliche und personelle Planung des Entscheidungsprozesses

28 Seite Regeln der Schmalenbach-Gesellschaft Rechtsfolgen der Beachtung oder Nichtbeachtung 19. Bei Beachtung dieser Regeln kommt eine gerichtliche Prüfung des Verhaltens des Verwaltungsorgans nicht in Betracht, d. h. keine Haftung gegenüber der Gesellschaft oder gegenüber Dritten. 20. Bei nur teilweiser Beachtung: vollständige gerichtliche Überprüfung des Verwaltungsorgans möglich. Quelle: FAZ vom 2. April 2006, Seite 24

29 Seite 29 Haftungskonstellationen Körperschaft haftet für die Tätigkeit ihrer Organmitglieder gegenüber Dritten (Außenhaftung) Organmitglieder haften persönlich gegenüber Dritten (Außenhaftung) Organmitglieder haften persönlich gegenüber der Körperschaft (Innenhaftung) Regress für Schaden eines Dritten Erstattung eines eigenen wirtschaftlichen Schadens

30 Seite 30 Versicherungsschutz Arbeitshilfe 182: Es ist ethisch bedenklich, wenn Personen oder Institutionen für die Folgen Ihrer Entscheidungen nicht haftbar gemacht werden können. Dass Fehlverhalten nicht sanktioniert wird und die Verantwortlichen dafür nicht haften müssen wäre ein falsches Verständnis von innerkirchlicher Solidarität. D & O (Directors & Officers) Vertrauensschaden-Versicherung Erweiterte Vermögensschaden-Haftpflicht

31 Seite 31 Effizienzprüfung

32 Seite 32 Effizienzprüfung DCGK: Der Aufsichtsrat soll regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüfen. Arbeitshilfe 182: DGK: Effiziente Führung und Überwachung Effizientes Berichtswesen Das Aufsichtsgremium soll regelmäßig die Wirksamkeit seiner Tätigkeit reflektieren.

33 Seite 33 Formen der Effizienzprüfung 1. Einzelgespräch oder Workshop 2. Selbstevaluation a) Standard-Checkliste zur Selbstevaluierung, Moderation durch den Aufsichtsratsvorsitzenden einschließlich Auswertung der Bögen. b) Unternehmensspezifische Checkliste zur Selbstevaluierung entwickeln lassen, Moderation durch Aufsichtsratsvorsitzenden, anonymisierte Auswertung durch externen Berater. c) Vorstellung der Checkliste, Auswertung der Bögen, Besprechung der Ergebnisse und ggf. erforderlichen Maßnahmen durch externen Berater. 3. Beurteilung des Gremiums nicht des einzelnen Mitglieds 4. Empfehlung: Jährliche Selbstevaluierung, zusätzlich alle 2-3 Jahre mit Hilfe externer Berater.

34 Seite 34 Checkliste zur Effizienzprüfung Themen: Sitzungsfrequenz Sitzungsvorbereitung Sitzungsablauf Berichts- und Informationsregelungen Gremiumsinterne Aspekte Personalkompetenz Unternehmensstrategie Risikomanagement und Rechnungslegung Qualifikation, Unabhängigkeit und Engagement der Gremiumsmitglieder

35 Seite 35 Empfehlungen zur Effizienzsteigerung Ressortbildung Höhere fachliche Kompetenz Orientierung an den Ressorts im Unternehmen Stärkung der persönlichen Einsatz- und Konfliktaustragungsbereitschaft Fähigkeit und Bereitschaft, mit dem Vorstand divergierende Meinungen zu diskutieren Beschränkung der Höchstzahl an Aufsichtsratsmandaten für eine Person Informationsversorgung Zeitnähe, Adressatenbezogenheit, Umfang

36 Seite 36 Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer

37 Seite 37 Stellung des Abschlussprüfers vor KonTraG: mangelnde Funktionstrennung. GF beauftragt Abschlussprüfer mit der Prüfung der eigenen Tätigkeit. Abschlussprüfer Geschäftsführung Aufsichtsgremium nach KonTraG: Aufsichtsgremium beauftragt Abschlussprüfer und nimmt Bericht entgegen.

38 Seite 38 Funktion des Abschlussprüfers Qualifizierte und unabhängige Prüfungsinstanz Kontrollfunktion Unterstützung des Aufsichtsgremiums bei der Überwachungsaufgabe durch regelmäßige Prüfung des Jahresabschlusses Mitwirkung bei der Erfüllung gesetzlicher Pflichten Risikoorientierter Ansatz

39 Seite 39 Abschlussprüfer ist in der Regel Wirtschaftsprüfer oder vereidigter Buchprüfer vom Gesetz beauftragter Fachkundiger laufenden Qualifizierungsmaßnahmen durch das Institut der Wirtschaftsprüfer unterworfen durch externe Qualitätsprüfer regelmäßig zu einer Qualitätssicherung der eigenen Arbeit verpflichtet

40 Seite 40 Umfang der Prüfung Gesetzlicher Umfang Buchführung, Jahresabschluss Lagebericht Ggf. branchenspezifische oder satzungsmäßige Erweiterungen

41 Seite 41 Umfang der Prüfung Beispiele für eine freiwillige Erweiterung des Prüfungsauftrages Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung Prüfung des Compliance Management Systems Prüfung des Risikomanagementsystems Prüfung einzelner Sachverhalte Turnusmäßige Einschätzung des Internen Kontrollsystems durch den Abschlussprüfer

42 Seite 42 Schriftliche Berichterstattung des Abschlussprüfers Prüfungsbericht Hilfsmittel bei der Entscheidung des Aufsichtsgremiums über die Billigung des Jahresabschlusses Informationsquelle Grundlage für eine effiziente und effektive Überwachung und Beratung der Geschäftsführung Darstellung der wirtschaftlichen Lage Management Letter bei Auffälligkeiten und wesentlichen Organisationsmängeln Stellungnahmen zu Fach-/Zweifelsfragen

43 Seite 43 Mündliche Berichterstattung des Abschlussprüfers Unverzügliche Information bei Unregelmäßigkeiten während der Jahresabschlussprüfung Regelmäßig Berichterstattung über das Ergebnis der Jahresabschlussprüfung direkter mündlicher Dialog mit dem Aufsichtsgremium Beantwortung zusätzlicher Fragen lfd. fachlicher Ansprechpartner der Buchhaltung und Geschäftsführung

44 Seite 44 Stärkung der Zusammenarbeit Bestimmung des Abschlussprüfers i.d.r. durch das Aufsichtsgremium Schriftliche Beauftragung des Abschlussprüfers durch den Vorsitzenden des Aufsichtsgremiums Festlegung des Prüfungsumfangs und der Prüfungsschwerpunkte durch das Aufsichtsgremium Teilnahme des Abschlussprüfers an der Sitzung des Aufsichtsgremiums

45 Seite 45 Stärkung der Zusammenarbeit Rechtzeitige Information zu Jahresabschluss, Prüfungsbericht und ggf. Lagebericht an jedes Mitglied des Aufsichtsgremiums Management Letter an Geschäftsführung und Aufsichtsorgan bei Auffälligkeiten und wesentlichen Organisationsmängeln

46 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Solidaris Revisions-GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Köln, Von-der-Wettern-Str Köln, Postfach Roland Krock Vereidigter Buchprüfer Steuerberater Solidaris Revisions-GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Landsknechtstraße Freiburg i. Br r.krock@solidaris.de Bild durch Klicken auf Mandantenlogo hinzufügen