QS Papierkram oder notwendige Bereicherung für ein modernes Spital?

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1 QS Papierkram oder notwendige Bereicherung für ein modernes Spital? Christian Wüthrich Dr. pharm. Spitalapotheker FPH Privatklinik Wyss AG & Psychiatriezentrum Münsingen Seite 1

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3 Aufgaben Apotheke PKW: der Apotheke PKW: auf Klinik kleines mit erforderlichen Spital ausgerichtet Heilmitteln (90 Betten) versorgen keine Beschaffung, Herstellung, Verteilung keine Abfüllungen & Entsorgung Pharma-Ass. korrekte Lagerung 60% anwesend & Überwachung Überwachung des HM-Verkehrs und der Einhaltung Spitalapotheker (FvP) 30-40% anwesend,... der gesetzl. Vorgaben QMS-Klinikapotheke erfüllt die gesetzlichen Pharm. Support für Ärzte & Pflege Anforderungen Kontaktstelle für MP-Vigilanz Letzte KAPA-Inspektion: 16. Juni 2009 nebst AM betrifft dies auch Parapharmazieprod., Verbandmat., Tee, Antidota, Notfallausrüstung, DM, Körperpflegeprodukte und Zentrallager Seite 3

4 Qualitätssicherung QS ist für Spitalapotheken gesetzlich vorgeschrieben muss schriftlich vorliegen das Qualitäts Management System (QMS) soll: wirksam, leicht verständlich, kurz gefasst sein Unterhalt / Pflege ohne grossen Aufwand möglichst wenig Kosten bei der Erstellung an den Betrieb angepasst => zweckmässig Seite 4

5 QMS planen QMS Klinikapotheke (Version 1.3) 1 Organisation inkl. Bewilligungen, gesetzliche Grundlagen, Verbesserungsprozesse,... 2 Ressourcen 3 Betriebsprozesse Logistik & Warenwirtschaft, Sortiment (AML), Med-Info, weitere Dienstleistungen,... 4 Unterstützung IT, Datenbanken, Links,... 5 Aktualisierung der Vers. KAPA-Inspektionsfragebogen: Kapitel... 1) Qualitätssicherung 2) Personal (Präsenz & Organisation, Stellenbeschreibung / Pflichtenheft, Bewilligungen,) 3) Räume (Temp.Kontrolle; Kühlschrank) 4) Lagerung & Handhabung von Heilmitteln (Lagerung & Überwachung, Abgabe,... ) 7) Lohnaufträge & lokale Freigabe 8) Beanstandungen & Vigilanz (Rückruforganisation, Dokumentation) Seite 5

6 QMS erstellen Seite 6

7 QMS erstellen Inhalte (Texte) in Workshops mit den Pharma-Ass. erarbeitet. Hilfsmittel: MindMap handgezeichnet => Software Bestehende Formulare und Vorschriften KAPA-Fragebogen, Gesetzestexte... Seite 7

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9 Bsp.: Temperaturüberwachung Betriebsprozesse Logistik/Lagerung: Temp.überwachung Seite 9

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11 QMS: Dokumentenhierarchie Texte der 1. & 2. Ebene => QM-Handbuch zur groben Orientierung Inhalte ab 3. Ebene => Prozessbeschreibungen so wird s bei uns gemacht (=Arbeitsanweisung) Weitere wesentliche Elemente: Formulare (FO) mit und ohne integrierte Checkliste (CL) Nachweisdokumente ausgefüllte Formulare zur Ablage / Archivierung, Lieferscheine etc, etc FO CL... Prozesse (Arbeitsvorschriften) QM-Handbuch Seite 11

12 QMS: Dokumentenlenkung Dokumentenlenkung über die Kopf- und Fusszeilen Die Mindestangaben umfassen: Dateiname & Dokumenten Titel Ausgabedatum (=Versionsdatum / Nr.) ein Hinweis, dass es sich um ein Dokument der Klinikapotheke / des QMS handelt Seite 12

13 QMS schulen und in Kraft setzen Alle Kapitel gedruckt... alle zugehörigen Formulare und verlinkte Dokumente sind aktualisiert und eingefügt am 3. und letzten Workshop die Unterlagen als geschult, verstanden und Vorgabe für die tägliche Arbeit von allen unterschrieben ( = Schulungsnachweis ) Seite 13

14 Bsp.: QMS-Einleitungstext Diese Qualitätsmanagements (QMS) ist primär als elektronisches Dokument aufgebaut. Die aktuell gültige Version liegt als Original in gedruckter und unterschriebener Form in der Apotheke vor. Aktualisierung der Version 1.2: => siehe 5. Aktualisierungen Version 1.3 vom April 2007: => siehe 5. Aktualisierungen Die Version 1.3 vom April 2007 ersetzt alle früheren Versionen, insbesondere die Version 1.2 vom 16. Dez Genehmigt und in Kraft gesetzt: 30. April 2007 / sign.: C.Wüthrich Nächste Überarbeitung geplant: 2009 Seite 14

15 QMS Verbreitung in der PKW Vorgestellter Teil ist relevant für die Apotheke (Pharma.Ass. & Apotheker) Weitere Dokumente sind für Aerzte bestimmt Arzneimittelliste & Generikaliste Methadonbestellung und Bewilligung Interaktionsdatenbank Vigilanzinfo Publikat. über Heilmittel, die in der PKW eingesetzt werden Medikamente ausserhalb der AML und deren Beschaffung Linkliste: Amtsstellen, Medikamenteninformationen (Kompendium, Dosierung bei Niereninsuffizienz,... )... Seite 15

16 QMS Verbreitung in der PKW... andere für Pflegefachleute Kühlschranküberwachung & Formular zur Dokumentation Aufbrauchfristen von Mehrdosenbehältnissen Alkoholgehalt von flüssigen Arzneimitteln Umgang mit Betäubungsmitteln Richtlinien zum Umgang mit Arzneimitteln Personalverkauf Bestellformulare, Abrechnungsformulare... Seite 16

17 QMS in 2 Teilen publiziert QMS-Klinikapotheke EFQM Teil 1: für Mitarbeitende der Apotheke Teil 2: für Ärzte und Pflegefachleute Einsicht auf PC der Apotheke privat PKW-Intranet APOTHEKE öffentlich Elektronische Dokumente (html & pdf & Word) Original gedruckt und unterschrieben Neue Mitarbeiter werden geschult in Intranet APOTHEKE Seite 17

18 MindManager Software Seite 18

19 MindManager Pro X5 - Software Auf Knopfdruck: Export von Map und Text nach Word Export als html-dokument: Anzeige im Browser für Intranet und Internet Seite 19

20 Xmind Software (OpenSource) Gratis Alternative zu MindManager Pro X5: free download Seite 20

21 QMS Papierkram oder Bereicherung? Texte kurz & pragmatisch verfassen alltagstauglich verständlich & nützlich für Betroffene Danke für die Aufmerksamkeit Seite 21