Projektorganisation Lehrveranstaltung Projektmanagement

Transkript

1 organisation Lehrveranstaltung management Seite 1 Lehrveranstaltung management

2 Der manager in der Organisation (nach Dilbert) Seite 2 Lehrveranstaltung management

3 organisation - Aufbau Lenkungsausschuss (Auftraggeber, Auftragnehmer, weitere Mitglieder) entscheidet berichtet team leitung ggf. mit assistenz Kernteam Arbeitsgruppe Erweitertes Team Seite 3 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

4 Ergebnisse organisation - Ablauf Entscheidungsvorbereitung Lenkungsausschuss Lenkungsausschuß Ziele Ziele Entscheidungen Lenkung Abstimmungsinstanz Abstimmungsinstanz Qualitätssicherung Qualitätssicherung Reflexion Reflexion der der Ergebnisse Ergebnisse Information Information assistenz assistenz Unterstützung Unterstützung der leitung leitung Dokumentation Dokumentation/ und Information Information Arbeitsgruppen Arbeitsgruppen / Teilprojekte Teilaufgaben Teilaufgaben arbeit arbeit AG AG AG AG leitung leitung management management Verantwortung Verantwortung/arbeit für arbeit Koordination Koordination/Information und Information Ergebnisse AG AG team team Durchführung arbeit Durchführung arbeit Information Information AG AG Führung Moderation Beratung Moderation Externe Unterstützung management Moderation Organisationsberatung Seite 4 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

5 organisation Die organisation ist eine zeitlich befristete und auf die Aufgabe bezogene Organisationsform. Sie muss während des verlaufes weiterentwickelt und angepasst werden und zu ende aufgelöst werden. Sie legt die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von verschiedenen Gremien und Mitarbeitern fest, z. B.: - Der Lenkungsausschuss - Der leiter und gruppe - controller... Die organisation beschreibt in diesem Zusammenhang die Aufgabenaufteilung zwischen und Primärorganisation. Hierzu bestehen unterschiedliche Formen der Implementierung (Matrix, Stab-, reine organisation, ebenso Mischformen) Seite 5 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

6 organisation - Stellen und Gremien in en leiter (ist verantwortlich für das management) mitarbeiter (bringen Fachkompetenz in die Arbeit des teams ein) -Controller (leistet administrative und buchhalterische Unterstützung) -Assistent (unterstützt den leiter bei Dokumentation und Information) Externer Berater (bringt zusätzliche Fach- und / oder Methodenkompetenz ein) Auftraggeber (gibt formal den auftrag und nimmt das Ergebnis ab) Lenkungsausschuss (gibt Zielstellung frei, stellt Ressourcen zur Verfügung und trifft Entscheidungen) Abstimminstanz (überprüft, reflektiert und verbreitet die Ergebnisse) beteiligte (vom direkt Betroffene, die auch in Arbeitsgruppen mitarbeiten) betroffene (von der arbeit aktuell oder zukünftig betroffene Mitarbeiter) Seite 6 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

7 Einbindung des es in die Primärorganisation Reine organisation: sämtliche Funktionen werden in einer Organisationseinheit zusammengefasst und dem leiter unterstellt Stab- Einflussorganisation: Eingliederung des teams als Stabsfunktion; der leiter fungiert als Koordinator Matrixprojektorganisation: aus jeder Bereichssparte werden nach Bedarf einzelne Organisationseinheiten beteiligt Pool-Organisation: Mitarbeiter/innen aus unterschiedlichen Pools ( z.b. regional, fachlich) werden nach Bedarf en zugeordnet orientiertes Unternehmen: Führung (strategisches Zentrum), Service (funktionaler Bereich), e Seite 7 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

8 Reine organisation Leitung Abteilung 1 Abteilung 2 Abteilung 3 Die beteiligten werden aus ihrem angestammten Organisationsbereich ausgegliedert und einem selbständigen bereich zugeordnet. Der leiter hat uneingeschränkte Weisungsbefugnis. Mit Erreichung des zieles wird die gruppe aufgelöst. Seite 8 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

9 Reine organisation Vorteile: - Einheitliche Leitung und ungeteilte Zielverantwortung des leiters, was zu einer weitgehenden Identifikation von leiter und mitarbeitern mit dem zu erfüllenden auftrag führt. - Die mitglieder können sich voll auf das konzentrieren ihnen brennt nichts bei der Tagesarbeit an die aufgaben sind ihre Tagesaufgaben. Nachteile: - Problem der Verwendung der Mitarbeiter nach dem. - Ggf. Schwierigkeiten bei der Wiedereingliederung nach Abschluss des es. Seite 9 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

10 Stab- bzw. Einflussorganisation Die leitung nimmt Stabsfunktionen wahr. Koordiniert den verlauf in sachlicher, terminlicher und kostenmäßiger Hinsicht, sammelt Informationen und bereitet sie auf. Der PL hat keine Weisungsbefugnisse. Leitung Abteilung 1 Abteilung 2 Abteilung 3 Befugnisse stehen dem Leiter des Linienbereichs zu, der das in der Linie verantwortet. Seite 10 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

11 Stab- bzw. Einflussorganisation Vorteile: - lässt sich personell leicht und rasch verwirklichen, ist flexibel. - Keine größeren organisatorischen Umstellungen, da das im Wesentlichen innerhalb der Stammorganisation abgewickelt wird. - Die mitarbeiter sind nur zeitweilig für das tätig. - Sie bleiben fachlich und disziplinarisch ihrer jeweiligen Instanz in der Stammorganisation unterstellt. Nachteile: - Relativ umständlicher Entscheidungsweg - Der Stab kann einer Instanz nur Vorschläge unterbreiten und somit nur informell Einfluss nehmen. - Probleme können im Hinblick auf Verantwortlichkeiten entstehen; das Liniensystem der Stammorganisation bleibt dominant. - Der stab kann nur für die Qualität seiner Informationen und Maßnahmenvorschläge, nicht aber für die ordnungsmäßige Erreichung der ziele verantwortlich gemacht werden. - Der leiter hat keinen direkten Zugriff auf (eigene) Einsatzmittel. - Er ist auf die Kooperationsbereitschaft der Fachabteilungen angewiesen. Seite 11 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

12 Matrix-organisation Leitung Abteilung 1 Abteilung 2 Abteilung Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen der Stammorganisation und der organisation. Die mitarbeiter bleiben disziplinarisch ihren Linienvorgesetzten unterstellt, werden aber temporär (während der arbeitsphase) in das team delegiert. Im Rahmen und Umfang dieser Abordnung ist der leiter für sie zuständig und für ihren beitrag verantwortlich. Seite 12 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

13 Matrix-organisation Vorteile: - Die leitung hat eine fachliche Weisungsbefugnis. - Der leitung obliegt eine Zielverantwortung. - Als Botschafter der entsendenden Organisationsbereiche sind die mitarbeiter den Interessen ihres Hauptaufgabengebietes verpflichtet und versuchen sie auch im zu erreichen. - In der arbeit muss der leiter darauf achten, dass diese Interessen zu einem gemeinsamen interesse gebündelt werden. Nachteile: - Gefahr von Zielkonflikten: den Mitarbeitern bleibt die fachliche Heimat erhalten, allerdings unterstehen sie zwei Vorgesetzten, was zu Unsicherheiten führen kann. - Die Führungsaufgabe des leiters dürfte bei der Matrix-organisationsform am schwierigsten zu erfüllen sein. Seite 13 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

14 Vergleich der drei Basis-Modelle Weisungsbefugnisse des leiters fachlich disziplinarisch Einfluss-PO nein nein Matrix-PO ja nein Reine PO ja ja Seite 14 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

15 Aufgaben und Verantwortung des leiters Planen des Gesamtprojektes und seiner Phasen, Kontrollieren des verlaufes Mitwirkung bei und ggf. Durchführung der Erstellung einer vollständigen und aussagekräftigen definition Koordinieren der am beteiligten Personen Führen, Anleiten und Motivieren der Teammitglieder Informieren der projektbeteiligten oder betroffenen Organisationseinheiten Durchführung und Überwachung aller Aufgaben und Maßnahmen im Rahmen der durchführung Aufbereiten von Entscheidungsunterlagen und Herbeiführen von Entscheidungen Vorbereitung und Durchführung besonderer Meilenstein-Sitzungen Regelmäßiges und frühzeitiges Informieren des Lenkungsausschusses und ggf. weiterer beteiligter durch Erstellen von statusberichten Vorbereitung und Durchführung von Reviews Vertreten des es und seiner Mitarbeiter in übergeordneten Gremien Der leiter erhält das Recht, außergewöhnliche Sitzungen des Lenkungsausschusses einzuberufen Seite 15 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

16 Aufgaben und Verantwortung des Lenkungsausschusses Vertretung der übergeordneten Unternehmensinteressen und der Interessen der Auftraggeber Zentrale Koordinationsinstanz, insbesondere bei bereichsübergreifenden en Überwachung und Durchführung der Erarbeitung einer vollständigen und aussagekräftigen definition Überwachung aller Aufgaben und Maßnahmen im Rahmen der abwicklung Teilnahme an und Durchführung besonderer Meilenstein-Sitzungen Bewilligung der personellen, sachlichen und finanziellen Mittel Gestaltung der organisation Durchführung von Reviews und management-reviews Bewertung der statusberichte und Setzen von Prioritäten Unterstützen des leiters Treffen von Entscheidungen, wenn der Kompetenzbereich des leiters überschritten wird (z.b. Freigabe, Fortführung, Erweiterung, Einstellung des es Seite 16 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

17 Zusammensetzung des Lenkungsausschusses Vertreter des Auftraggebers (intern oder extern) Spezialisten, besondere fachliche Berater, wenn erforderlich, Vertreter aus den höheren Leitungsebenen, wenn erforderlich, die Vorgesetzten der beteiligten Referate / Abteilungen / Bereiche, der leiter, wenn erforderlich, besondere mitarbeiter. Seite 17 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

18 Pool-Organisation Geschäftsführung Geschäftsfeld 1 Geschäftsfeld 2 Geschäftsfeld 3 Pool 1 Pool 2 Pool 3 e als Kerngeschäft des Unternehmens (bspw. Anlagenbau, Beratung, Bauwesen) Seite 18 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

19 Beispiel organisationen kleinere e (innerhalb einer Abteilung / eines Unternehmens im Mittelstand) größere e fachübergreifend, länger als 1 Jahr) Auftraggeber: Chef und PR (Verantwortung für Umsetzung) Lenkungsausschuss: Chef, PR, Bereichs- oder Abteilungsleitung externe Unterstützung leitung (Moderation, Führung, Zielerreichung, planung, Controlling, Dokumentation) gruppe: Beteiligte und Betroffene (Vertreter mit eindeutiger Sachkenntnis) Arbeitsgruppe (Betroffene) leitung (Moderation, Koordination, planung, Controlling, Dokumentation) gruppe (Abstimminstanz, Fachverantwortung) Arbeitsgruppe (Betroffene) Arbeitsgruppe (Betroffene) Seite 19 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

20 organisation für ein QM- (Beispiel) Lenkungsausschuss Gesamtprojekt HV, HPR, Klinikleitungen, Unternehmensberatungen interne Steuerprojektgruppe Kunde Lenkungsausschuss Klinik 1 Klinikleitung, Personalvertretung, Funktionsbereiche, QM-Beauftragter (ca. 10 Personen) leitung Klinik 1 QM-Beauftragter, ggf. Vertreter Qualifizierungs- Gruppe (ca. 10 Multiplikatoren je Klinik) Lenkungsausschuss Klinik 2 Klinikleitung, Personalvertretung, Funktionsbereiche, QM-Beauftragter (ca. 10 Personen) leitung Klinik 2 QM-Beauftragter, ggf. Vertreter AG1 AG2 AG3 AGn Coach Berater 1 team Qualifizierungsunternehmen Coach Berater 2 AG1 AG2 AG3 AGn leitung Beratungs- und Qualifizierungsunternehmen Seite 20 forum Lehrveranstaltung Rhein management Ruhr GmbH

21 Beispielhafte organisation organisationen Matrixorganisation Lenkungsausschuss - Auftraggeber : Vorstand, Geschäftsleitung - Auftragnehmer : Fachabteilung (team) -Macht- und Fachpromoter Vorgaben Überwachung Planen Definition controller Überwachung / Beratung leitung Überwachung Informieren Bericht QM Tester Kernteam Leitung, MA 1, MA 3, MA 2 Leitung F&E Leitung Logistik Leitung Marketing /PR Leitung Vertrieb Leitung Beschaffung Rechtsabteilung Überwachung / Beratung MA 1 MA 1 MA 1 MA 1 MA 1 MA 2 MA 2 MA 2 MA 2 MA 2 MA 3 MA 3 MA3 MA 3 MA 3 Seite 21 Lehrveranstaltung management Feedback Regelkreis zur Qualitätssicherung

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 22 Lehrveranstaltung management