Computereinsatz bei Design und Unterstützung von Arbeitsabläufen gezeigt am Beispiel der SPECTRUM- Prozesse Walter Koch

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1 Computereinsatz bei Design und Unterstützung von Arbeitsabläufen gezeigt am Beispiel der SPECTRUM- Prozesse Walter Koch Steinbeis-Transferzentrum für Informationsmanagement und Kulturerbe-Informatik (IMCHI) Wir machen Innovationen schneller

2 Inhalt Was haben wir? Die SPECTRUM Prozesse Die Rollen Die Informationen Was können wir damit machen? Erzeugung eines ablauffähigen Systems P02-Demo (erste Schritte im Object Entry) 2

3 Was haben wir? Die SPECTRUM Prozesse 3

4 SPECTRUM Prozesse (fett: Hauptprozesse ) P01 Pre-entry P02 Object entry P03 Loans in P04 Acquisition P05 Inventory control P06 Location and movement control P07 Transport P08 Cataloguing P09 Object condition checking and technical assessment P10 Conservation and collections care Demo P11 Risk management P12 Insurance and indemnity management P13 Valuation control P14 Audit P15 Rights management P16 Use of collections P17 Object exit P18 Loans out P19 Loss and damage P20 Deaccession and disposal P21 Retrospective documentation 4

5 Schritt 3 im Prozess Object Entry (P02) 3 When the organisation has advanced notice, prepare for the arrival of an object by: Clarifying any specific terms and conditions (if they are different from the standard); Briefing the relevant person(s); Having a storage location available; P02: Demo (Checkliste) Checking that the object is in a fit state to be left in the custody of the organisation. (It is recommended that new objects are kept isolated from other collections until a satisfactory condition check is completed.). Confirming, for objects covered by the Government Indemnity Scheme, that a condition check has carried out before transport. 5

6 Schritt 4 im Prozess Object Entry (P02) 4 Make a record of the object as soon as it arrives. Wherever possible, obtain as much information about a deposit before arrival. If the depositor provides an inventory of the objects being deposited, check this for possible discrepancies and agree on what is being deposited. In cases where deposits were expected, refer as appropriate to documentation already prepared. The record should include the: [next Slide] P02: Demo (Erfassungsmaske M01) 6

7 Im Schritt 4 verwendete Informationen (blau: im SPECTRUM XML-Schema definiert) P02: Demo (Erfassungsmaske M01) 7

8 BPMN: Business Process Modelling Notation (Basis Elemente zur Prozess-Modellierung 1) ) 1) 8

9 Ausschnitt aus dem in BPMN modellierten Prozess P02: Object Entry (Schritt 3) Prozess 3 When the organisation has advanced notice, prepare for the arrival of an object by: Clarifying any specific terms and conditions (if they are different from the standard); Briefing the relevant person(s); Having a storage location available; Start Event Data Checking that the object is in a fit state to be left in the custody of the organisation. (It is recommended that new objects are kept isolated from other collections until a satisfactory condition check is completed.). Pool Confirming, for objects covered by the Government Indemnity Scheme, that a condition check has carried out before transport. 9

10 Ausschnitt aus dem ablauffähigen Prozess-Modell zu P02: Object Entry Gateway (Start) Nachricht Der Rolle depositor zugeordnete Prozesse P02: Object Entry Teilprozesse und Schritte>BPEL 1) WebServices (data, checklists, etc) D.Rolle museum zugeordnete Erfassungsmaske M01 Prozesse 1) 10

11 Was haben wir? Die Rollen 11

12 SPECTRUM: Rollen der Hauptprozesse Role - Procedure Groups Per Peo Org Procedure Acquisition authoriser x Acquisition Lender x x x Loans in Lender's authoriser x x ~ Lender's contact x x ~ Loan in contact x x ~ Borrower x x Loans out Borrower's contact x x ~ Movement contact x Location and movement control Current owner x x x Object entry Depositor x x x ~ Organisation Courier x Object exit Shipper x x ~ Shipper's contact x ~ P02: Demo 12

13 Was haben wir? Die Informationen 13

14 Bei den Prozessen und Objekten verwendete Informationen I## Information Group (Processes) O## Information Group (Object) IP00 Common_Procedural_Units IO01 Object_audit_information IP01 Acquisition_information IO02 Object_collection_information IP02 Audit_information IO03 Object_condition_and_technical_assessment_inf IP03 Condition_check/technical_assessment_informat IO04 Object_conservation_and_treatment_information IP04 Conservation_and_treatment_information IO05 Object_description_information IP05 Disposal_information IO06 Object_history_and_association_information IP06 Indemnity_information IO07 Object_identification_information IP07 Insurance_information IO08 Object_location_information IP08 Loan_in_information IO09 Object_owners_contribution_information IP09 Loan_out_information IO10 Object_production_information IP10 Loss/damage_information IO11 Object_requirement_information IP11 Movement_information IO12 Object_rights_information IP12 Object_entry_information IO12a Object_rights_in_information IP13 Object_exit_information IO12b Object_rights_out_information IP14 Process_information IO13 Object_use_information IP15 Valuation_information IO14 Object_valuation_information IP16 Use_of_collections_information IO15 Object_viewers_contribution_information IP16a For_exhibitions IP16b For_other_uses P02: Demo P02: Demo 14

15 Allgemeine Informationsgruppen G## Information Group (General) IG01 Address_information IG02 Date_information IG03 Location_information IG04 Organisation_information IG05 People_information IG06 Person_information IG07 Place_information IG08 Record_management_groups IG08a Amendment_history IG08b Use_and_provision_of_information IG08c Record_information IG09 Reference_information 15

16 SPECTRUM XML-Schema (Auszug) P02: Object Identification Datenfelder (Auszug) 16

17 Verwendete Information zur Objekt Identifikation Datenfelder P02-Demo: Datenfelder (Auszug) (Auszug) 17

18 Was können wir damit machen? Erzeugung eines ablauffähigen Systems Die benötigten Systemkomponenten: Design des Workflows Gestaltung der Benutzeroberfläche Definition der Datenzugriffe 18

19 Die benötigten Systemkomponenten Checklisten / P02-Demo (C01) : prepare for the arrival of an object Masken / P02-Demo (M01) : Make a record of the object SPECTRUM XML-Schema Masken SPECTRUM Prozesse / P02-Demo Object Entry (Step 3 & 4) SPECTRUM XML-Schema DataWS Daten-WebServices (SOAP/WSDL DataWS) für alle Informationsgruppen 19

20 Design des Workflows (Intalio Designer) BPMN P02-Demo: BPMN - Diagramm Symbole P02-Demo: ablauffähiger Pool (BPEL) 20

21 Gestaltung der Benutzeroberfläche Verwendete (Datenerfassungs-) Masken im Prozess Object Entry (02) P02-Demo: Object Identification Information (Step 4) Masks M01 M27 M28 M29 M30 Process Step CS (Collection Space) Acquisition information x Address Information x x x x x Condition and technical assessment Information x Date Information x x x x Insurance Information x Location Information x Object collection Information x Object entry Information x Object Identification Information x x Object location Information x Object rights information x x Object valuation Information x x Organisation Information x x x People Information x Person Information x x x x Valuation Information x 21

22 Generierte Maske M01 ( Make a record ) P02-Demo: Object Identification Information (Step 4) P02-Demo: Object Identification Information (Allgemeine Angaben) 22

23 Definition der Datenzugriffe (Data WebServices) P02-Demo: get_object_ Identification_ Information (WSDL-Methode) (wsdl:message) Datendefinition aus dem SPECTRUM XML-Schema 23

24 Beispieldaten (Softwarevergleich) Ergebnis des Daten WebService Aufrufes (Obj.Nr.: ) P02-Demo: get_object_ Identification_ Information (Obj.Nr.: ) 24

25 Was können wir damit machen? P02-Demo (erste Schritte im Object Entry) Start des Prozesses (Anwender) Erste Schritte im Prozess bis zur Abarbeitung der Erfassungsmaske M01 Die Prozess-Verwaltungskonsole (Administrator) 25

26 Was können wir damit machen? Start des Prozesses (Anwender) 26

27 Start des SPECTRUM-Prozesses: Object Entry (P02) Prozesse Verfügbare Prozesse für den Anwender intalio\admin 27

28 Was können wir damit machen? Erste Schritte im Prozess bis zur Abarbeitung der Erfassungsmaske M01 28

29 Aufforderung des Systems an den depositor eine Nachricht an das Museum zu senden Prozesse Anwender intalio\admin hat die Rolle depositor Der Prozess beginnt mit einer Nachricht an das Museum 29

30 Die Nachricht des depositors führt zu einer Aufgabe für das Museum Aufgaben Der Mitarbeiter im Museum wird aufgefordert die Checkliste (C01) für das angekündigte Objekt abzuarbeiten Anwender intalio\admin hat die Rolle Museum 30

31 Beispiele für weitere Aufgaben im Prozess P02 Aufgaben Aufruf weiterer Prozesse beim Object Entry (P02) Aufforderung zur Dateneingabe 31

32 Aufgaben die in einer Checkliste enthalten sind Aufgaben Tätigkeiten Aufgaben die die der der Mitarbeiter im im Museum gemäss entsprechend der Checkliste der (C01) Checkliste für das (C01) angekündigte für das Objekt angekündigte Computermaus Objekt zu Computermaus erledigen zu haterledigen hat 32

33 Nachricht an den depositor Benachrichtigungen Nach Abarbeitung der Checkliste wird der depositor vom Museum aufgefordert das Objekt Computermaus an das Museum zu senden. 33

34 Erfassung von Daten zum Objekt Aufgaben Ist das Projekt im Museum eingelangt, wird der Mitarbeiter aufgefordert Daten einzugeben und erhält dazu eine Erfassungsmaske (M01) angezeigt. 34

35 Was können wir damit machen? Die Prozess Verwaltungskonsole (Administrator) 35

36 Prozess-Verwaltungskonsole (Administrator) Rolle: Systemverwalter Alle im System verfügbaren Prozesse Object Entry ist für die Mitarbeiter verfügbar ( active ) 36

37 Information: Status eines Prozesses Es wird auf die Abarbeitung der Checkliste gewartet 37

38 Informationen: RSS feeds RSS-Feed: Offene Aufgaben Export der offenen Aufgaben in einen Kalender (ics-format) 38

39 Import offener Aufgaben in einen Kalender Offene Aufgaben 39

40 Feed: offene Aufgaben Offene Aufgaben für den Anwender: intalio\admin 40

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Steinbeis-Transferzentrum Informationsmanagement und Kulturerbe-Informatik (IMCHI) Leiter: Univ.-Prof.Dr.Walter Koch (TU-Graz) A-8010 Graz, Klosterwiesgasse 32/1 Fon: Fax: Internet: 41

42 Ausblick ( die totale Verwirrung ) Service Orientierte Architektur (SOA) WebServices Cloud Computing (XaaS: X as a Service ; X := Software, Platform, Infrastruktur) SaaS Beispiel: Sammlungsverwaltung (SPECTRUM-kompatibel) Museumsanwendung Design Architektur SaaS P02: Object Entry,... Schnittstelle (API) WebServices Checklisten, Masken, andere Prozesse,... Create, Retrieve, Update, Delete,... Datenbanksystem, Betriebssystem, Computer,-- PaaS Geschäftsprozesse Infrastruktur IaaS Prozess- Schritte Implementierung Systemkomponenten 42