Positive Mitarbeiterführung

Transkript

1 Positive Mitarbeiterführung Das Erfolgskonzept 1

2 Führungs-Aufgaben Leistungen werden von Menschen gemacht. Also sollten wir alle Bemühungen auf die Menschen fokussieren 2

3 Unternehmensziele Ergebnisse: Ertrag Umsatz Begeisterte Kunden Vision Einzigartige Produkte Begeisterte Mitarbeiter Perfekte Prozesse Der Kernpunkt des Führungs- Erfolgs: Klare Ziele Kunden begeistern Einzigartige Produkte erstellen Umsatz und Ertrag erzielen Mitarbeiter begeistern und Prozesse perfektionieren 3

4 Begeisterte Mitarbeiter Positive Einstellung Die drei magischen Tools für Mitarbeiter- Begeisterung Autorität Motivation 4

5 Positive Einstellung Schaffen wir ein Klima für Spitzenleistungen. Die Grundlage für unseren Erfolg ist eine positive Einstellung. Unsere Mitarbeiter sind unser Aktiv- Kapital. Immer mit Respekt und Wertschätzung behandeln! Mitarbeiter arbeiten gerne und engagiert, wenn die Bedingungen positiv sind Motivierte Mitarbeiter machen begeisterte Kunden und senken Kosten Negative Einstellungen: Mitarbeiter sind arbeitsscheu und müssen mit Druck zu Leistung gebracht werden Man darf den Mitarbeitern nichts durchgehen lassen, sonst tanzen sie einem auf der Nase herum! Angst um den Arbeitsplatz spornt an! 5

6 Autorität Mehrwert, Nutzen für Unternehmen und Mitarbeiter, sichtbare Erfolge, Verdienste, Reputation, Image Konsequentes Vorleben von Werten: Fairness, Gerechtigkeit, Integrität, Glaubwürdigkeit, Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit, verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen Intensives Verständnis des Fachgebiets / der anliegenden Themen Autorität besteht aus dem Nutzen, den wir bieten können Mit Autorität können wir uns in einer Führungsposition Einfluss und Durchsetzung verschaffen 6

7 Motivation +/- 300 "Besessenheit" +200 Begeisterung +100 Freude 0 Normal-Niveau" -100 Schwer zu motivieren Das Erfolgsgeheimnis der Spitzen- Unternehmen: Ownership. Mitarbeiter sind Mit-Unternehmer. Alle denken engagiert mit -200 Deutliche Unlust -300 Schwere Verärgerung, Sabotage 7

8 Motivation: Ownership Ownership / Identifikation: Verantwortung für die Ziele übernehmen Freiheit in der Ausführung, eigene Ideen Für die Motivation ist der Faktor Ownership bzw. Identifikation von grösster Bedeutung. Wir sind dann engagiert, wenn wir an unseren Aufgaben arbeiten Hohe Erwartungen der Führungskraft Höchste Qualität als Herausforderung und Reputation Sinn der Tätigkeit Beitrag zur Gesamtleistung des Unternehmens 8

9 In vier Schritten zu perfekten Ergebnissen 1. Ziele definieren 4. Massnahmen 3. Abweichungen analysieren 2. Ergebnisse prüfen Ergebnisse erreichen in vier Schritten: 1. Ziele definieren 2. Ergebnisse prüfen 3. Abweichungen analysieren 4. Massnahmen zur Verbesserung einsetzen 9

10 Ziele Klare Zielbilder Voraussetzung für wirksame Zielvereinbarungen: ein klares Zielbild im Kopf 10

11 Ziele in Aktionen umsetzen Unternehmens- Ziele Umsatz-Wachstum x % Abteilungs- Ziele Individuelle Ziele Arbeits- Pakete Umsatzsteigerung x in den Regionen A, B, C Kundenzufriedenheit steigern auf x % Umsatzsteigerung x mit Bestandskunden Anzahl Neukunden steigern um x % Verbesserung der Kunden-Betreuung durch Massnahmen x, y, z Die Ziele des Unternehmens in machbare Arbeitspakete umsetzen: 1. Unternehmens-Ziele beschreiben 2. Abteilungs-Ziele definieren 3. Individuelle Ziele entwickeln 4. Arbeitspakete entwickeln und mit Kennwerten versehen. (Siehe auch Kapitel Unternehmens- Ziele) Schritt 3 und 4 sollten vor allem vom Mitarbeiter definiert werden, damit Ownership entsteht 11

12 Perfekte Prozesse (Beispiel) 1. Kontakt 2. Auftrags- Annahme 3. Angebot 4. Bearbeitung 5. Status- Bericht 6. Abschluss / Übergabe Ziel erreicht Unser Ziel: Den gesamten Workflow und alle Arbeitspakete optimieren. Ergebnisse überprüfen. (Mehr siehe Kapitel Prozessmangement / Projektmanagement). 12

13 Sieben Kriterien für erfolgreiche Arbeitspakete 1. Qualitäts-Anforderungen (Kriterien für done ) 2. Benötigte Ressourcen 3. Fertigstellungs-Termin 4. Aufwand (Stunden / Tage) 5. Dauer (Stunden / Tage) 6. Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen, Vorgänger-/ Nachfolger- Aktivitäten 7. Zwischen-Kontrollen In Arbeits-Paketen werden die einzelnen Bestandteile des Produkts realisiert. Standardisierte Prozesse bestehen aus standardisierten Arbeitspaketen. Bei Abweichungen Arbeitspakete prüfen 13

14 SMART-Formel Ziel- Definition: Die SMART-Formel ist ein äusserst hilfreiches Tool zur Definition von klaren Zielvereinbarungen S M A R T V chriftlich essbar bgestimmt ealistisch erminiert ollständig 14

15 Ergebnisse prüfen Prüfung der Ergebnisse ist ein integraler Bestandteil des Arbeits- Prozesses 15

16 Leistungs-Entwicklung, Performance Management Anerkennung Problem- Lösung Coaching Maßstab für die Leistung der Führungskraft ist die Leistung der Mitarbeiter! Die Weiterentwicklung der Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Aufgaben für eine Führungskraft. Zur Leistungs-Entwicklung haben Sie fünf Tools Kritik-Gespräch Abmahnung 16

17 Leitlinien Anerkennung Aktiv nach Punkten suchen, bei denen wir Anerkennung geben können Anerkennung begründen durch die Beschreibung dessen, was gut gefallen hat. Keine allgemeinen Floskeln! Wenn Anerkennung, dann nur Anerkennung. Weder Kritik noch Forderungen dazu packen! Nicht nur Anerkennung für Spitzenleistungen, sondern auch für Zuverlässigkeit und tägliche präzise Pflichterfüllung Anerkennung zeitnah geben, so dass der Bezug zur Leistung noch im Gedächtnis ist Außergewöhnliche Anerkennung für außergewöhnliche Leistungen! Besondere Leistungen an die höheren Führungskräfte weitergeben, damit Mitarbeiter die Sicherheit haben, dass ihre Leistungen auch dort wahrgenommen werden. Anerkennung von anderen Personen ( Kunden, Kollegen) weitergeben Finanzielle Anerkennung nicht vergessen. Höhere Verantwortung ist ebenfalls Anerkennung Gerechte Verteilung von Anerkennung Richtiges Verhalten aufbauen durch konsequente Anerkennung von guten (Teil-) Leistungen Mit Anerkennung können wir unglaubliche Energien freisetzen! Verhalten und Leistungen von Mitarbeitern intensiv beobachten, um Gelegenheiten für Anerkennung zu finden. Erfolge feiern! 17

18 Das Wichtigste: Kein Ärger, sondern Wertschätzung und Respekt. Mitarbeitern helfen, die Leistung zu erbringen Leitlinien Problemlösungs-Gespräch Erst mal Anerkennung, ausdrückliche Würdigung der guten Anteile. Sonst fühlt man sich ungerecht behandelt. Soll-Ist-Abweichung aufzeigen: Wir hatten vereinbart, dass die Arbeitspakete für das Projekt am x.x. fertig sein sollten. Wir sind jetzt y Tage damit im Verzug. Die (möglichen) Auswirkungen klarstellen: Dies verursacht die folgenden Auswirkungen (z.b. Nacharbeit, Verschrottung, Kunden-Reklamation, Kunden-Verlust) Fragen stellen, zuhören: Wie kam es zu dieser Verzögerung? Wann hat sich abgezeichnet, dass der Termin nicht zu halten sein würde / die Qualität nicht zu erreichen ist An welcher Stelle im Prozess-Ablauf gab es Schwierigkeiten? Sind die einzelnen Arbeitsschritte, die Abfolge, die Übergänge bekannt? Verbesserte Prozess-Abläufe sind die Lösung Keine Vorschläge, keine Ratschläge. Darauf achten, dass Mitarbeiter ihre eigenen Lösungen finden: Was können Sie tun, um diese Verzögerung einzuholen? Und bei den weiteren Arbeitspaketen keine Verzögerungen mehr bekommen? Worauf sollte geachtet werden? Welche Ziele wollen Sie sich setzen? Massnahmen sollten präzise beschrieben sein Diese Lösungen diskutieren, bis alle Beteiligten der Überzeugung sind, dass sie funktionieren. Maßnahmen festschreiben: Dann vereinbaren wir folgende Punkte 18

19 Prozesse verbessern 1. Kontakt 2. Auftrags- Annahme 3. Angebot 4. Bearbeitung 5. Status- Bericht 6. Abschluss / Übergabe Ziel Wenn die Ergebnisse nicht stimmen, dann Schritt für Schritt den gesamten Prozess durchgehen. Meist müssen die Kontrollschritte kürzer gefasst werden, um Abweichungen schneller zu erkennen (Mehr siehe Kapitel Prozess-Management) 1. Checks am Ende jedes Schritts durchgeführt? 2. Status-Berichte korrekt? 3. An welcher Stelle des Workflows gab es Schwierigkeiten? 19

20 Coaching 1. Erklären 2. Vormachen 3. Wiederholen lassen 4. Nachmachen lassen 5. Feedback geben 6. Wiederholen Wenn Fehler aufgetreten sind: Mitarbeiter coachen! Für einfache Situationen im Arbeits-Alltag haben sich diese sechs Schritte sehr bewährt. Siehe auch Kapitel Coaching 20

21 Leitlinien Kritik-Gespräch Gespräch unter vier Augen, nie vor anderen Vor Kritikgespräch: Problemlösungs- / Coaching-Gespräche führen Soll-ist-Abweichungen selbst überprüfen Auf Ziele und Vereinbarungen hinweisen Beanstandetes Verhalten beschreiben Auswirkungen dieses Verhaltens auf das Unternehmen beschreiben Auschliesslich Leistung beanstanden, nie Kritik an der Person Engere Kontrollen vereinbaren Gespräch schriftlich zusammenfassen, Kopie an Mitarbeiter Positive Beendigung des Gesprächs, Unterstützung zusichern Manchmal ist Kritik notwendig. Mit diesen Leitlinien können wir auch schwierige Kritikgespräche konstruktiv führen 21

22 Abmahnung Abmahnungen sind notwendig bei Verstößen gegen betriebliche Regelungen und Richtlinien, (z. B. häufiges Zuspätkommen, Störung des Betriebs-Friedens) Leistungsverweigerung Schwere Minderleistung Fehlende Zusammenarbeit Fernbleiben von der Arbeit ohne Abmeldung Verstöße im Zusammenhang mit Zahlungen (Verschweigen von Fehlern im Gehaltsnachweis, Unterschlagungen, Pfändungen, etc.) Wenn schwere Regelverstösse oder untragbarer Schaden vorliegen, dann ist eine Abmahnung erforderlich. Nur über die Personal-Abteilung! 22

23 Anforderungen an Führungskräfte 1 Persönlichkeit 2 Motivation 3 Werte 4 Autorität 5 Soziale Intelligenz 6 Führungs-Stil Kontaktstark, offen, freundlich, positive Einstellung, Selbstsicherheit, Belastbarkeit, Biss, strukturiertes Arbeiten Positive Energie. Begeisterung für das Unternehmen, die Aufgabe, die eigene Rolle als Führungskraft, Ergebnis-Orientierung Disziplin, Zuverlässigkeit, Integrität. Respekt, Wertschätzung, Loyalität für Mitarbeiter. Einsatz für Mitarbeiter, Mitarbeiter-Entwicklung Vorbild-Wirkung, Verdienste, Mehrwert für Team / Unternehmen Einfühlungs-Vermögen, Gespür für Menschen Sowohl hohe Menschen- wie auch Sach- Orientierung, situativ-konstruktiver Führungsstil Immer wieder die Erfüllung aller Anforderungen überprüfen 23

24 Management Tools In unserer jahrzehntelangen Arbeit bei der Beratung von Führungskräften und Teams haben wir die Überzeugung gewonnen, dass wir alle Unternehmen wie auch Mitarbeiter deutlich effizienter sein könnten. Bessere Orientierung, bessere Beherrschung der Tools für die tägliche Arbeit würden uns helfen, mit weniger Aufwand deutlich bessere Leistungen zu bringen. Damit wäre allen gedient. Unternehmen würden wettbewerbsfähiger werden. Aber auch jeder einzelne Mitarbeiter hätte grossen Nutzen davon: Durch sicheres und zielgerichtetes Arbeiten gäbe es deutlich weniger Probleme und Missverständnisse. Wir würden harmonischer zusammenarbeiten. Da wir den weitaus grössten Teil unseres Lebens in beruflicher Arbeit zubringen, wäre damit auch den Familien gedient. Stressbelastungen könnten reduziert werden und würden sich weniger auf die Lebensqualität auswirken. Das Ziel von Management Tools ist es, die besten Werkzeuge für das Daily Management zu sammeln und allen Interessenten zur Verfügung zu stellen. Alles, was Sie brauchen: Jederzeit, überall, einfach, anwendbar. 24

25 Das vorliegende Kapitel ist ein Teil von Management Tools. Das Kapitel wird ergänzt durch weitere Kapitel aus unserer Tool-Sammlung. Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Themen finden Sie auf man-toolsshop.de; sowohl als Video, als PDF oder als PowerPoint-Präsentation. Die dargestellten Methoden lassen sich auf die meisten Aufgabenstellungen innerhalb des beruflichen Bereichs anwenden. Eine Garantie für Vollständigkeit und Anwendbarkeit der Methoden kann nicht übernommen werden, da es immer auf die Besonderheit der jeweiligen Umstände ankommt. Für die Bewältigung von sehr schwierigen Situationen wird empfohlen, sich mit Fachleuten in Verbindung zu setzen. Sie können sich alle Kapitel-Zusammenfassungen jederzeit aus dem Internet herunterladen oder auch auf dem Smartphone speichern (z.b. durch die Installation des PDF-Readers) Autoren: Dr. Strasser Team Unternehmensberatung, Training Bilder: siehe Bildnachweis auf man-tools-shop.de Literatur: Siehe Literaturverzeichnis auf man-tools-shop.de Programmierung: Dipl. Ing. Helmar Prechtl Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Beratung bzw. Coaching brauchen oder einfach mehr über Management Tools wissen wollen. Für Feedback und Verbesserungsvorschläge sind wir jederzeit dankbar