Neuerungen in Lexware reisekosten 2016

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1 Neuerungen in Lexware reisekosten 2016 Inhalt 1 Gesetzliche Hinweise zum Reisekostenrecht Neue Sachbezugswerte Neue Auslandspauschalen Erweiterungen der Programmfunktionalität in Lexware reisekosten Neue Struktur für das Menü? Konfiguration von Tabellen und Ansichten Bearbeitung von Belegen aus dem Kurzstatus heraus Bemerkungstext Neue Dreimonatsfrist-Berichte Umgestaltung bei der Erfassung von Mahlzeiten Auslandsreisen: Pauschale Kürzung Reise-Assistent abgeschaltet Die Änderungen und Features betreffen alle Varianten von Lexware reisekosten Reisekosten (3 Reisende) Reisekosten plus Reisekosten pro Reisekosten als Bestandteil von Paketen (premium/nsk/bsk) ohne neuen Personalmanager Reisekosten ADM-Version 1

2 1 Gesetzliche Hinweise zum Reisekostenrecht 1.1 Neue Sachbezugswerte 2016 Regelmäßig, derzeit jährlich, werden durch Verordnung der Bundesregierung die Sachbezugsverordnung angepasst. In dieser Sachbezugsverordnung werden unter anderem die Monatswerte für Frühstück (1,67 ), Mittagessen(3,10 ) und Abendessen(3,10 ) festgelegt. Die Sachbezüge stehen spätestens mit der Januaraktualisierung im Lexware Info Service Assistent und über den Online Support im Menü? bereit. Die gesetzlichen Werte werden automatisch im Programm unter dem Menü Verwaltung Berechnungsgrundlagen - Sonstige Angaben eingetragen. 1.2 Neue Auslandspauschalen 2016 Mögliche Anpassungen bei den Auslandspauschalen werden voraussichtlich Ende November bekannt sein. Die Änderungen stehen spätestens im Rahmen der Januaraktualisierung(2016) im Lexware Info Service Assistent und auf der Homepage als Download bereit. 2 Erweiterungen der Programmfunktionalität in Lexware reisekosten Neue Struktur für das Menü? 2

3 Telefon- und Faxnummern der Hotlines, Handbücher sowie die Internetadressen rund um den Service von Lexware waren bisher auf der Seite Service + Hilfe zu finden. Neu sind der reisekostenspezifische Ratgeber und der Leitfaden Alle Informationen sind ab sofort online gebündelt und können dadurch flexibler aktualisiert werden. Der Zugang zu den Services von Lexware ist über das Menü? zu finden. 2.2 Konfiguration von Tabellen und Ansichten Neben der bisherigen Möglichkeit, im Reisefenster die Spalten und deren Reihenfolge individuell einzustellen, sind nun weitere Ansichten konfigurierbar. Im Menü Extras - Optionen können Sie auf der Seite Ansicht die Spalten und deren Reihenfolge anpassen: in der Fahrtenbuchansicht, in der Belegliste der Belegerfassung, in der Belegliste im Kurzstatus in einer geladenen Mitarbeitergruppe Bei einer Netzwerkinstallation können diese Einstellungen pro Client unterschiedlich vorgenommen werden. Die Berechtigung für diese Einstellungen besitzt jeder Anwender. 3

4 2.3 Bearbeitung von Belegen aus dem Kurzstatus heraus Im Kurzstatus sind auf der Seite Belegliste die Belege der markierten Reise aufgeführt. Mit Doppelklick auf einen Beleg dieser Liste, wird die Belegerfassung geöffnet und dieser Beleg der markierten Reise kann bearbeitet werden. Solange die Belegerfassung dann geöffnet ist, können weitere Belege erfasst werden. Zudem können bestehende Belege bearbeitet oder auch bei Bedarf gelöscht werden. Mit Mausklick auf die Schaltfläche Schließen werden die vorgenommenen Änderungen gespeichert. Die Abrechnungsart z.b. bei den Übernachtungskosten (Einzel/ Pauschal/ Spezial /Kombination) wird automatisch mit den Einstellungen durchgeführt, die beim letzten Speichern der Reise verwendet wurden. 2.4 Bemerkungstext Die Auswertung der Produktfragebögen für Lexware reisekosten ergab, dass viele Anwender die Angaben aus dem Bemerkungsfeld von Belegen in mehreren Berichten ausgedruckt haben möchten. Aus diesem Grund wurden die Daten aus dem Bemerkungsfeld für folgende Berichte integriert: Buchungsliste Lang. Lohnbuchhaltungsliste (Spezifikation: Finanzbuchhaltungs- und Lohndaten übergeben) Bewirtungsnachweis Reisekostenbericht Belegliste Bei den restlichen Berichten handelt es sich um Auswertungen mit kumulierten Belegen. Eine Darstellung der Bemerkungen für diese Berichte ist nicht möglich. 2.5 Neue Dreimonatsfrist-Berichte Die Auswertung der Dreimonatsfrist erfolgte bisher immer über alle Mitarbeiter und über alle Zeiträume. 4

5 Durch die Umstellung auf das neue Druckmodul, kann der Dreimonatsfristbericht für den aktuellen Mitarbeiter, eine geladene Mitarbeitergruppe oder wie bisher über alle Mitarbeiter erfolgen. Der Umfang kann nun auch durch die Erfassung eines Zeitpunktes begrenzt werden, ab dem die Auswertung angezeigt werden soll. Intern werden immer noch alle Daten aufbereitet und berechnet, lediglich der Ausweis erfolgt ab dem Zeitpunkt, der angegeben wurde. Es stehen zwei Berichtsformen zur Verfügung, Dreimonatsbericht lang und Dreimonatsbericht kurz. 5

6 2.6 Umgestaltung bei der Erfassung von Mahlzeiten Für Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber gestellt werden, ist der amtliche Sachbezug nur anzusetzen, wenn: die Reise maximal 8 Stunden gedauert hat oder die Dreimonatsfrist überschritten wurde Ansonsten muss die Kürzung mit einem Prozentwert anhand der 24-Stündigen Verpflegungspauschale berechnet werden. Nach dem BMF-Schreiben zu den neuen Auslandspauschalen ab , beziehen sich Frühstück, Mittagessen und Abendessen immer auf das Land, dessen Verpflegungspauschale für diesen Tag anzusetzten ist. In der Regel daher das Land das vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Beim Rückreisetag vom Ausland ins Inland ist der letzte Tätigkeitsort für die Verpfegungspauschale des gesamten Tages ausschlaggebend. Sie erfassen am gleichen Tag z.b. noch eine Inlandsreise, in der Mahlzeiten gereicht werden. Mit der Möglichkeit der Auswahl 'Mahlzeiten-Lamd' können Sie in den Tagesangaben, auf der Seite Beköstigung für jede Mahlzeit (Frühstück/Mittag- bzw. Abendessen) das vorherige Reiseland als Mahlzeiten-Land auswählen. Die Kürzung der jeweiligen Pauschale erfolgt auf der Seite Beköstigung anhand des jeweils gewählten Landes. Für einen schnellen Überblick gibt es eine weitere Spalte, in der die Mahlzeit und der Ort aufgeführt sind. Dafür entfällt die bisherige Unterscheidung in Beköstigung und pauschale Kürzung. 6

7 Lexware reisekosten prüft automatisch, ob dem Reisenden eine Verpflegungspauschale zusteht (mehr als 8 Stunden und kein Vorliegen der Dreimonatsfrist). Ist das der Fall, wird immer eine pauschale Kürzung berechnet. Andernfalls stellt die Mahlzeit in der Spalte Mahlzeiten einen Sachbezug dar Auslandsreisen: Unter Tagesangaben, Menü Beköstigung, werden die Reisetage jeweils mit dem Land vorbelegt, das auf der Seite Länder ausgewählt wurde. Wird auf der Seite Länder z.b. beim ersten Tag Frankreich hinterlegt, so steht auch auf der Seite Beköstigung, bei Mittagessen Frankreich. Wird auf der Seite Länder von Frankreich auf Luxemburg umgestellt,.. 7

8 .behält das Mittagessen trotzdem noch Frankreich als Abgabeort der Mahlzeit. Um den Abgabeort zu ändern, muss das Mahlzeiten-Land auch auf Luxemburg umgestellt werden! 8

9 2.6.2 Pauschale Kürzung Die pauschale Kürzung für Frühstück bei Hotelbelegen wurde ebenfalls angepasst. Die Angaben wurden bisher in der Spalte p. Kürzung eingetragen. Für Reisen vor 2014 bleibt es so auch bestehen. Für neue Reisen ab 2014 werden Mahlzeiten nur noch in die Spalte Beköstigung (Mahlzeiten) erfasst. Bei Hotelbelegen wird bei Auswahl von Pauschale Kürzung unter Frühstück: vom Programm jeweils das Land ermittelt, das auch unter den Tagesangaben erfasst wurde. 9

10 2.7 Reise-Assistent abgeschaltet Die Änderungen im Rahmen der Umgestaltung der Erfassung von Mahlzeiten können aufgrund der speziellen Struktur des Assistenten nicht abgebildet werden. Der Reise-Assistent wurde in der Version Lexware reisekosten 2016 abgeschaltet. Damit wird verhindert, dass Reisen, die mit dem Reise-Assistent erfasst worden sind, später mit der klassischen Dialogerfassung bearbeitet werden und umgekehrt. 10