Merkblatt Postversand Wahlen

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1 Merkblatt Postversand Wahlen I. Wahlbenachrichtigungen Versand als Infopost VarioPlus: Voraussetzungen für den Versand als Infopost: Mindestmengen, Sortierung nach Postleitzahl, Inhaltsgleichheit, Automationsfähigkeit, einheitlicher Absender Informationen und Downloads, z.b. Broschüre "Adressierte Werbesendungen: INFOPOST National.", unter Maße und Gewichte Mindestmaße: Länge 14 cm, Breite 9 cm Höchstmaße: Länge 23,5 cm, Breite 12,5 cm Mindestflächengewicht: 150 g/m² (bis C6), 170 g/m² (bis DIN lang), 200 g/m² (bis Höchstmaß Standardbrief) Wegfall Vorausverfügungen seit für Infopost-Sendungen neue Lösung ist Premiumadress Premiumadress, das Adressprodukt für Briefe, Infopost- und Pressesendungen, unterstützt die professionelle und digitale Adresspflege und steuert die Bearbeitung der Sendungen bei Umzug und/oder Unzustellbarkeit. Adressdaten werden vor Ort geprüft, mit aktuellen Datenbanken abgeglichen und mit Hilfe elektronischer Adressinformationen auf den neuesten Stand gebracht und elektronisch dem Vertragspartner (i.d.r. dem Absender) zur Verfügung gestellt. Premiumadress bietet 7 Produktvarianten: Basis: Unzustellbarkeit alle Adressinformationen, Nachsendung bei Umzug, Vernichtung bei Plus: alle Adressinformationen, Nachsendung bei Umzug, Rücksendung Fokus: alle Adressinformationen, Rücksendung bei Umzug, Rücksendung Hybrid *: Übermittlung von Umzugsinformationen, Rücksendung der Sendungen, Nachsendung bei Umzug mit Nachsendeauftrag Report **: Informationen Unzustellbarkeit, Nachsendung bei Umzug mit Nachsendeauftrag, Vernichtung Retoure: Nachsendeauftrag, keine elektronische Adressinformationen, Nachsendung bei Umzug mit Rücksendung (

2 Variante, wenn Rücksendung an abweichende Anschrift gewünscht wird) Retoure Extra *: keine elektronische Adressinformationen, Rücksendung bei Unzustellbarkeit sowie Umzug mit Nachsendeauftrag ( Variante speziell für Wahlbenachrichtigungen) * neu ab ** neu für Brief ab Der Abschluss einer Vereinbarung Premiumadress ist notwendig. Nähere Informationen unter Frankierung der Wahlbenachrichtigungskarten - neuer Frankiervermerk Informationen und Downloads unter - Absenderfreistempelung - DV-Frankierung - Frankierservice Gestaltung von Wahlbenachrichtigungskarten (s. Abb. 1) Bei Kombination mehrerer Wahlen kann bei der Aufzählung der Wahlen, zu denen jedoch der Bürger nur teilweise benachrichtigt wird, mit Ankreuzungen gearbeitet werden. II. Briefwahlunterlagen Versand als Infopost VarioPlus Durch die unterschiedliche Berechtigung der Bürger, an Wahlen teilzunehmen, können bei der Versendung der Briefwahlunterlagen unterschiedliche Gewichte auftreten, die in eine sog. Varioliste eingetragen werden müssen. Diese stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Das Basisprodukt muss aber immer das Gleiche sein.

3 Wahlbenachrichtigung für die Wahl Wahltag: Sonntag,.. Wahlzeit: 8.00 Uhr bis Uhr Bestandteile Frankiervermerk: Welle mit Horn, Breite 44 mm Angabe des Produkts "Ein Service der Deutschen Post" Sehr geehrte Bürgerin, sehr geehrter Bürger, Sie sind im Wählerverzeichnis eingetragen gleichbleibender Text Absender: Gemeinde Musterhausen Der Bürgermeister Rathausplatz 1 P PREMIUMADRESS FOKUS INFOPOST Musterhausen 5 mm Anschriftengestaltung Wahlraum: Silchergrundschule Herrn Paukerweg 12 Peter Puck Gestaltung der Wahlbenachrichtigungskarte Fredstr. 56 Stimmbezirk: 108 Wählerverzeichnis-Nr.: Musterhausen Bitte nicht bedrucken Trennstrich kann zum oberen Kartenrand verlängert werden Mindestbreite 1,2 mm, Mindestlänge 50 mm Mindestmaße: x 90 mm (L x B) Höchstmaße: 235 mm x 125 mm (L x B) Abb. 1 III. Wahlbriefe Für bundesweite Wahlen sind lt. Wahlordnung rote Wahlbriefumschläge zu verwenden. Für parallel stattfindende Wahlen ist ein andersfarbiger Wahlumschlag zu verwenden. Beförderung und Abrechnung nicht freigemachter Wahlbriefe a) ohne Entgeltvereinbarung (s. Abb. 2, verkleinerte Darstellung) Voraussetzungen: Kennzeichnung "Deutsche Post ANTWORT" (inkl. Posthorn) im Anschriftenfeld und Freimachungsvermerk "Entgelt zahlt Empfänger" Anschrift und Freimachungsvermerk müssen maschinenlesbar sein Abrechnung: Wir erheben beim Empfänger (z.b. Wahlamt) im Anschluss an die Beförderung das jeweilige Basisporto bzw. das fehlende Entgelt bei Teilfreimachung ohne Zusatzentgelte. Ausnahmen: Die Sendungen sind - nicht maschinenlesbar es entstehen Kosten in Höhe des zusätzlichen Werbeantwortentgelts und/oder - nicht automationsfähig (z.b. mangelhafte Papierqualität) es erhöht sich das Basisporto auf die nächst höhere Portoklasse

4 Ausgabestelle (Gemeindebehörde, Ort): Wahlschein-Nr. Bereich: Wahlbezirk: Absenderzone Größe des Freimachungsvermerkes: Höhe: mm Breite: mm Höhe > Breite Zentrierter Text 2- bis 4-zeilig Linienstärke 0,4 mm - 1,5 mm Wahlbrief Wahlleiter Hans Mustermann - Wahlamt - Musterstr Musterort keine Leerzeile in der Anschrift Lesezone Abb. 2 b) mit Entgeltvereinbarung (s. Abb. 3, verkleinerte Darstellung) Voraussetzungen: Freimachungsvermerk "Entgeltfrei im Bereich der Deutschen Post" Rechtzeitiger Abschluss einer Entgeltvereinbarung mit der Deutschen Post (2 Monate vor Wahl) Informationen und Download unter Abrechnung: Die Wahlbriefe werden entgeltfrei ausgeliefert Erst nach Abschluss der Wahl erfolgt die Rechnungslegung über die Beförderungsentgelte ohne Zusatzentgelte Ausnahmen: Fehlende Automationsfähigkeit und/ oder Maschinenlesbarkeit s. unter a)

5 Ausgabestelle (Gemeindebehörde, Ort): Wahlschein-Nr. Bereich: Wahlbezirk: Absenderzone Entgeltfrei im Bereich der Deutschen Post Größe des Freimachungsvermerkes: Höhe: mm Breite: mm Höhe > Breite Zentrierter Text 2- bis 4-zeilig Linienstärke 0,4 mm - 1,5 mm Wahlbrief Wahlleiter Hans Mustermann - Wahlamt - Musterstr Musterort keine Leerzeile in der Anschrift Lesezone Abb. 3

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