Document Portal. Administrationshandbuch. Oktober

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1 Document Portal Administrationshandbuch Oktober

2 Ausgabe: Oktober 2002 Der folgende Abschnitt gilt nicht für Länder, in denen die nachstehenden Bestimmungen nicht mit dem geltenden Recht vereinbar sind. LEXMARK INTERNATIONAL, INC. STELLT DIESE VERÖFFENTLICHUNG OHNE JEGLICHE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GEWÄHRLEISTUNG ZUR VERFÜGUNG, EINSCHLIESSLICH, JEDOCH NICHT BESCHRÄNKT AUF, DIE STILLSCHWEIGENDEN GEWÄHRLEISTUNGEN DER HANDELSÜBLICHKEIT UND DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK. In einigen Ländern sind Ausschlüsse ausdrücklicher oder stillschweigender Gewährleistung für bestimmte Transaktionen nicht zulässig. Diese Erklärung betrifft Sie deshalb möglicherweise nicht. Diese Dokumentation enthält möglicherweise technische Ungenauigkeiten oder typographische Fehler. An den enthaltenen Informationen werden in regelmäßigen Abständen Änderungen vorgenommen. Diese Änderungen werden in späteren Ausgaben berücksichtigt. Verbesserungen oder Änderungen an den beschriebenen Produkten oder Programmen können jederzeit vorgenommen werden. Kommentare zu dieser Veröffentlichung können an folgende Adresse gerichtet werden: Lexmark International, Inc., Department F95/ 032-2, 740 West New Circle Road, Lexington, Kentucky 40550, USA. In Großbritannien und Irland richten Sie Ihre Kommentare an Lexmark International Ltd., Marketing and Services Department, Westhorpe House, Westhorpe, Marlow Bucks SL7 3RQ. Lexmark darf alle von Ihnen bereitgestellten Informationen in jeder von Lexmark als angemessen erachteten Weise verwenden oder verbreiten, ohne daß Lexmark daraus Verpflichtungen gegenüber Ihrer Person entstehen. In den USA können Sie unter der Telefonnummer zusätzliche produktbezogene Dokumentationen erwerben. In Großbritannien und Irland wählen Sie +44 (0) In allen anderen Ländern wenden Sie sich bitte an Ihren Händler. Durch Bezugnahme auf bestimmte Produkte, Programme oder Dienstleistungen in der vorliegenden Dokumentation übernimmt der Hersteller keine Gewährleistung für die Verfügbarkeit dieser Produkte, Programme oder Dienstleistungen in allen Ländern seines Tätigkeitsbereichs. Die Nennung eines Produkts, eines Programms oder einer Dienstleistung besagt weder ausdrücklich noch stillschweigend, daß ausschließlich dieses Produkt, dieses Programm oder diese Dienstleistung verwendet werden kann. Andere Produkte, Programme bzw. Dienstleistungen mit vergleichbarer Funktionalität können ebenfalls verwendet werden, sofern kein Verstoß gegen das Urheberrecht vorliegt. Die Bewertung und Überprüfung des Betriebs mit anderen als den vom Hersteller ausdrücklich genannten Produkten, Programmen oder Dienstleistungen durch den Benutzer erfolgt auf eigene Verantwortung. Lexmark und Lexmark mit der roten Raute sind in den USA und/oder anderen Ländern eingetragene Marken von Lexmark International, Inc. Copyright 2002 Lexmark International, Inc. Alle Rechte vorbehalten. EINGESCHRÄNKTE RECHTE DER REGIERUNG DER VEREINIGTEN STAATEN VON AMERIKA Diese Software und die Dokumentation unterliegen EINGESCHRÄNKTEN RECHTEN. Die Verwendung, Vervielfältigung oder Offenlegung seitens der Regierung unterliegt den Einschränkungen, die in Absatz (c)(1)(ii) der Klausel Rights in Technical Data and Computer Software unter DFARS und in anwendbaren FAR-Bestimmungen festgelegt sind: Lexmark International, Inc., Lexington, KY 40550, USA.

3 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1: Einführung... 1 Wie fange ich an?... 1 Wie kann ich überprüfen, ob das Benutzertool funktioniert?... 2 Wie ändere ich mein Paßwort?... 2 Kapitel 2: Verwalten von Kiosken... 3 Wie füge ich einen Kiosk hinzu?... 3 Wie bearbeite ich einen Kiosk?... 3 Wie lösche ich einen Kiosk?... 4 Kapitel 3: Verwalten von Formularen... 5 Was sind Standardformulare?... 5 Was sind FormSets?... 6 Wie füge ich Formulare und FormSets hinzu?... 6 Wie bearbeite ich ein Formular?... 7 Wie lösche ich ein Formular?... 7 Kapitel 4: Verwalten von Skripts... 8 Wie füge ich ein Skript hinzu?... 8 Wie lösche ich ein Skript?... 8 Kapitel 5: Verwalten von Kategorien... 9 Wie füge ich eine Kategorie hinzu?... 9 Wie bearbeite ich eine Kategorie? Wie lösche ich eine Kategorie? Inhaltsverzeichnis ii

4 Kapitel 6: Verwalten von Voreinstellungen Wie lege ich die Anzahl der Tage fest, die ein Formular als neu gilt? Wie erstelle ich einen Symboltitel für die MFP-Startseite? Wie ändere ich die Standard-Druckereinstellungen? Kapitel 7: Erstellen und Verwalten von Berichten Wie erstelle ich einen Bericht? Wie exportiere ich einen Bericht? Inhaltsverzeichnis iii

5 1 Einführung Mit diesem Verwaltungstool können Sie bestimmen, was Benutzern angezeigt wird, welche Aktionen Sie ausführen können und was Sie an einen Document Portal Kiosk (Lexmark MFP) drucken können. Dieses Tool wird am besten über einen Internet-Browser (Internet Explorer 5.0 oder höher) angezeigt. Sie können folgende Aufgaben vornehmen: Formulare verwalten Kioske verwalten Kategorien verwalten Skripts verwalten Berichte erstellen und verwalten Benutzervoreinstellungen bearbeiten und aktualisieren (z. B. Druckereinstellungen oder Kontoinformationen) Wie fange ich an? 1 Legen Sie die CD ein, die im Lieferumfang des Document Portal-Softwarepakets enthalten ist. Befolgen Sie zur Installation die Anleitungen auf dem Bildschirm. 2 Klicken Sie auf Start > Programme > Lexmark > Document Solutions > Document Portal Admin Tool. 3 Melden Sie sich beim Verwaltungstool an, indem Sie den Standardkontonamen und das Standardpaßwort in die dafür vorgesehenen Felder eingeben. Der Standardname und das Standardpaßwort lautet admin. Hinweis: Nachdem Sie sich erfolgreich mit dem Standardnamen und -paßwort angemeldet haben, möchten Sie möglicherweise einen anderen Namen und ein anderes Paßwort festlegen, das nur Sie kennen (siehe Wie ändere ich mein Paßwort? auf Seite 2). 4 Jetzt müssen Sie mindestens einen Kiosk hinzufügen, um mit der Verwaltung des Systems zu beginnen (weitere Kioske können Sie auch später hinzufügen). Eine Anleitung finden Sie unter Wie füge ich einen Kiosk hinzu? auf Seite 3. Einführung 1

6 Wie kann ich überprüfen, ob das Benutzertool funktioniert? Wenn Sie das Verwaltungstool eingerichtet und gestartet haben, stellen Sie sicher, daß auch das Benutzertool funktionsfähig ist. Durch eine regelmäßige Überprüfung können Sie feststellen, welche Formulare verfügbar sind. Geben Sie diese URL in die Adreßleiste des Browsers ein, um die Funktionsfähigkeit des Benutzertools zu überprüfen: IP-Adresse Ihres Servers>:8080/Kiosk (z. B. Wie ändere ich mein Paßwort? 1 Wählen Sie die Registerkarte Voreinstellungen. 2 Geben Sie unter Konto bearbeiten Ihren Benutzernamen (admin ist die Standardeinstellung), das alte Paßwort (admin ist die Standardeinstellung) und das neue Paßwort ein. Geben Sie das Paßwort erneut in das Bestätigungsfeld ein. 3 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern oder Abbrechen. Wie kann ich überprüfen, ob das Benutzertool funktioniert? 2

7 2 Verwalten von Kiosken Wie füge ich einen Kiosk hinzu? 1 Wählen Sie die Registerkarte Kiosk. 2 Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Seite Kioske hinzufügen wird geöffnet. 3 Geben Sie Kioskinformationen einen Namen für den Kiosk und seine IP-Adresse ein. Diese beiden Felder sind obligatorisch. Wenn Sie sich wegen der IP-Adresse nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihren Administrator. 4 Geben Sie unter Lexmark MFP-Symbolinformationen einen Titel ein. Dies ist ein obligatorisches Feld, das standardmäßig auf Formulare gesetzt ist. Sie können diese Standardeinstellung auf der Registerkarte Voreinstellungen ändern (siehe Verwalten von Voreinstellungen auf Seite 11). Dieser Titel wird über einem Symbol auf der MFP-Startseite angezeigt. Durch Klicken auf dieses Symbol kann der Benutzer den MFP als Kiosk nutzen. 5 Unter Für diesen Kiosk verfügbare Kategorien können Sie die Kategorien aus dem Kiosk löschen oder ihm hinzufügen. Wenn Sie dieses Tool das erste Mal verwenden, stehen Ihnen eventuell keine Kategorien zur Verfügung, aus denen Sie wählen können. Weitere Informationen zum Verwalten vom Kategorien finden Sie unter Verwalten von Kategorien auf Seite 9. 6 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern, um den Kiosk hinzuzufügen. Wenn Sie keinen Kiosk hinzufügen möchten, klicken Sie auf Abbrechen, um die Seite zu schließen. Wie bearbeite ich einen Kiosk? 1 Wählen Sie die Registerkarte Kiosk. 2 Klicken Sie in der Liste im linken Bereich der Seite auf den zu bearbeitenden Kiosk. Die Informationen zu diesem Kiosk werden im rechten Bereich der Seite angezeigt. 3 Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den Feldern auf der rechten Seite vor (z. B. Kioskname, IP-Adresse oder Druckerinformationen). Nur den Kiosktyp können Sie nicht ändern. 4 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern oder Abbrechen. Verwalten von Kiosken 3

8 Wie lösche ich einen Kiosk? 1 Wählen Sie die Registerkarte Kiosk. 2 Klicken Sie in der Liste im linken Bereich der Seite auf den zu löschenden Kiosk. 3 Klicken Sie in der unteren linken Ecke des Bildschirms auf Löschen. Wie lösche ich einen Kiosk? 4

9 3 Verwalten von Formularen Nachdem Sie Ihrem Verwaltungstool Kioske hinzugefügt haben, müssen Sie nun Formulare hinzufügen. Anschließend können Sie festlegen, welche Formulare von den Kiosken ausgedruckt werden können, wo und wie die Formulare gedruckt werden, wie viele Formulare gedruckt werden können usw. Sie können zwischen zwei Arten von Formularen wählen: Standardformulare FormSets Was sind Standardformulare? Standardformulare sind statische PDF-Dateien, die der Benutzer von einem Kiosk ausdrucken kann. Standardformulare sind mit einem Skript verknüpft, das Anleitungen zum Verarbeiten der Formulare an den Kiosk sendet. Die meisten Standardformulare sind z. B. mit einem einfachen Druckskript verknüpft. Das Skript wird automatisch ausgeführt, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche Start klickt und das Formular an den Drucker sendet. Standardmäßig sind nur die Skripte zum Drucken und zum PostScript-Druck in dieser Software enthalten. Zusätzliche benutzerdefinierte Skripts können mit Hilfe des Lexmark Workflow Composer erstellt werden. Diese benutzerdefinierten Skripts können für eine Reihe von Aktionen geschrieben werden wie z. B. Faxen, Senden per , Archivieren in einer Datenbank usw. Wenden Sie sich an einen Ansprechpartner bei Lexmark, um mehr über das Erstellen von benutzerdefinierten Skripts zu erfahren. Hinweis: Die Dateien im Format PDF 1.1 (Acrobat 2.x), 1.2 (Acrobat 3.x) und 1.3 (Acrobat 4.x) werden als Formulare erkannt. PDF 1.4 (Acrobat 5.x) wird in dieser Softwareversion nicht unterstützt. Verwalten von Formularen 5

10 Was sind FormSets? Ein FormSet ist komplexer als ein Standardformular und kann Informationen, die aus einer externen Quelle (wie einer Datenbank) stammen, mit einem Standardformular zusammenführen. Diese Funktion heißt Automatisch ausfüllen und steht nur für FormSets zur Verfügung. Sie können beispielsweise ein FormSet erstellen, das einen Benutzer, der ein bestimmtes Formular drucken möchte, zur Eingabe einer Fallnummer auffordert. Sobald Sie die Fallnummer eingeben, wird das Formular automatisch mit anderen Daten wie z. B. dem Namen des Klienten und der Sozialversicherungsnummer zusammengeführt, die ein Skript aus einer Datenbank abgerufen und in das Formular eingefügt hat. Das FormSet wird dann gedruckt, gefaxt, per gesendet oder archiviert. Ein FormSet erfordert zwei Skripte. Das erste Skript ist in der Regel das oben genannte Skript zum Drucken oder für den PostScript-Druck. Das zweite Skript wird ausgeführt, wenn der Benutzer bei Aufforderung auf die Schaltfläche Automatisch ausfüllen und dann auf Start klickt. Dadurch wird ein spezielles Skript zum automatischen Ausfüllen aktiviert, das das FormSet mit Informationen aus einer Datenbank zusammenführt. FormSets werden mit dem Lexmark Forms Composer erstellt. Weitere Informationen zum Erstellen von FormSets finden Sie in der im Lieferumfang der Softwarepakete enthaltenen Dokumentation. Wie füge ich Formulare und FormSets hinzu? 1 Wählen Sie die Registerkarte Formulare. 2 Klicken Sie in der unteren linken Ecke der Seite auf Hinzufügen. Die Seite Formulare hinzufügen wird geöffnet. 3 Geben Sie unter Formulartyp an, ob Sie ein Formular oder ein FormSet hinzufügen möchten. 4 Geben Sie in den entsprechenden Feldern Formularinformationen die folgenden Informationen ein: Formulardatei Dies ist das Formular selbst. Wenn Sie den Namen der Datei nicht kennen, können Sie nach ihr suchen, indem Sie auf Durchsuchen klicken. Diese Information ist obligatorisch. Skript Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Skript aus, das Ihren Bedürfnissen am ehesten entspricht (z. B. Drucken oder Fax). Wenn Sie zusätzliche Skripts installiert haben, werden auch diese in der Liste angezeigt. (Weitere Informationen zum Erstellen von benutzerdefinierten Skripts finden Sie unter Verwalten von Skripts auf Seite 8.) AF-Skript Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Skript zum automatischen Ausfüllen aus, das Ihren Bedürfnissen am ehesten entspricht. Die Option AF-Skript wird nur angezeigt, wenn Sie ein FormSet hinzufügen. Formulartitel Diese Information ist ebenfalls obligatorisch. Formularnummer Sie können die Formulare beliebig numerieren. Was sind FormSets? 6

11 Hinweis: Wenn Sie Ihren Formularen Stichwörter hinzugefügt haben, können Sie auf der Seite Formulare alle Formulare nach Stichwörtern durchsuchen. Geben Sie das Stichwort in das dafür vorgesehene Feld ein, und eine Liste mit allen Formularen, die das Stichwort enthalten, wird im linken Bereich der Seite angezeigt. Zusammenfassung: Sie können eine Zusammenfassung des Formularinhalts erstellen, damit der Benutzer schneller sehen kann, welche Informationen das Formular enthält. 5 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern. Die Zusammenfassung wird auf dem Bildschirm des Hauptbenutzers angezeigt. Wenn Sie keine Zusammenfassung hinzufügen möchten, klicken Sie auf Abbrechen, um die Seite zu schließen. Wenn Sie dem Verwaltungstool Formulare hinzugefügt haben, werden die Namen der Formulare auf der linken Seite der Registerkarte Formulare in einer Liste angezeigt. Hinweis zu Kategorien und Druckereinstellungen: Auf der Seite Formulare befindet sich ein Abschnitt mit dem Namen Mitglied folgender Kategorien. Wenn Sie noch keine Kategorien hinzugefügt haben, können Sie diesen Abschnitt überspringen. Wenn Sie bereits Kategorien hinzugefügt haben (siehe Wie füge ich eine Kategorie hinzu? auf Seite 9), können Sie festlegen, welchen Kategorien bestimmte Formulare angehören sollen. Auf der Seite Formulare hinzufügen befindet sich außerdem ein Abschnitt mit dem Namen Druckereinstellungen. Sie legen die Standardeinstellungen, die in diesem Abschnitt automatisch angezeigt werden, im Rahmen der Definition von Voreinstellungen fest (siehe Wie ändere ich die Standard-Druckereinstellungen? auf Seite 12). Wenn für ein Formular Druckereinstellungen erforderlich sind, die sich von den Standardeinstellungen unterscheiden, können Sie sie hier festlegen. Wie bearbeite ich ein Formular? 1 Wählen Sie die Registerkarte Formulare. 2 Klicken Sie in der Liste im linken Bereich der Seite auf das zu bearbeitende Formular. Die Informationen zu diesem Formular werden im rechten Bereich der Seite angezeigt. 3 Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen in den Feldern im rechten Bereich der Seite vor. 4 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern oder Abbrechen. Wie lösche ich ein Formular? 1 Wählen Sie die Registerkarte Formulare. 2 Klicken Sie in der Liste im linken Bereich der Seite auf das zu löschende Formular. 3 Klicken Sie in der unteren linken Ecke des Bildschirms auf Löschen. Wie bearbeite ich ein Formular? 7

12 4 Verwalten von Skripts Wie füge ich ein Skript hinzu? 1 Wählen Sie die Registerkarte Skript. 2 Klicken Sie in der unteren linken Ecke der Seite auf Hinzufügen. Die Seite Skripts hinzufügen wird geöffnet. 3 Geben Sie in den entsprechenden Feldern unter Skriptinformationen die folgenden Informationen ein: Skriptdatei Dies ist das Skript selbst. Wenn Sie den Namen der Datei nicht kennen, können Sie nach ihr suchen, indem Sie auf Durchsuchen klicken. Diese Information ist obligatorisch. Name Legen Sie einen eindeutigen Namen für das Skript fest, mit Hilfe dessen Sie und die Benutzer das Skript leichter identifizieren können. Diese Information ist obligatorisch. Beschreibung Legen Sie eine Beschreibung für das Skript fest, mit Hilfe derer Sie und die Benutzer die Funktion des Skripts besser verstehen können. Führt automatisches Ausfüllen durch Wählen Sie Ja oder Nein, je nachdem, ob das Skript über eine Funktion zum automatischen Ausfüllen verfügt oder nicht (weitere Informationen finden Sie unter Was sind FormSets? auf Seite 6). 4 Geben Sie unter Berichtbezogene Informationen an, ob das Skript einen Druckvorgang vorsieht oder nicht. 5 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern, um das Skript hinzuzufügen. Wenn Sie kein Skript hinzufügen möchten, klicken Sie auf Abbrechen, um die Seite zu schließen. Wie lösche ich ein Skript? 1 Wählen Sie die Registerkarte Skript. 2 Klicken Sie in der Liste im linken Bereich der Seite auf das zu löschende Skript. 3 Klicken Sie in der unteren linken Ecke des Bildschirms auf Löschen. Verwalten von Skripts 8

13 5 Verwalten von Kategorien Nachdem Sie Ihrem Verwaltungstool Formulare, Kioske und Skripts hinzugefügt haben, müssen Sie die Formulare organisieren, indem Sie sie in Kategorien gruppieren. Anschließend können Sie festlegen, welche Kategorien den einzelnen Kiosken zur Verfügung stehen. Wie füge ich eine Kategorie hinzu? 1 Wählen Sie die Registerkarte Kategorie. Alle bereits hinzugefügten Kategorien werden als Liste im linken Bereich der Seite angezeigt. 2 Klicken Sie in der unteren linken Ecke des Bildschirms auf Hinzufügen. Die Seite Kategorien hinzufügen wird geöffnet. 3 Legen Sie auf der Seite Kategorien hinzufügen im entsprechenden Feld einen Namen für die Formularkategorie fest. Diese Information ist obligatorisch. 4 Klicken Sie unter Formulare, die Mitglieder dieser Kategorie sind auf einen Formularnamen. 5 Geben Sie an, ob dieses Formular als Mitglied Ihrer neuen Kategorie angezeigt werden soll, indem Sie das Formular durch Klicken auf die Schaltflächen mit den einfachen Pfeilen aus der Spalte Kein Mitglied in die Spalte Mitglied verschieben oder umgekehrt. Hinweis: Wenn Sie alle Formulare in einem Schritt in die Spalte Mitglied verschieben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem nach rechts weisenden doppelten Pfeil. 6 Geben Sie unter Kioske mit Zugriff auf diese Kategorie an, welche Kioske auf diese Formularkategorie zugreifen sollen. Verwenden Sie dabei die gleiche Vorgehensweise wie beim Verschieben der Formulare. 7 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern oder Abbrechen. Hinweis: Ein Formular kann mehreren Kategorien angehören. Nachdem Sie die Kategorien organisiert haben, können Sie alle Formulare einer Kategorie auf der Seite Formulare anzeigen. Wählen Sie dafür im Dropdown-Menü im linken Bereich der Seite eine bestimmte Kategorie aus. Eine Liste aller Formulare dieser Kategorie wird unterhalb des Feldes angezeigt. Verwalten von Kategorien 9

14 Wie bearbeite ich eine Kategorie? 1 Wählen Sie die Registerkarte Kategorie. 2 Klicken Sie in der Liste im linken Bereich der Seite auf die zu bearbeitende Kategorie. Die Informationen zu dieser Kategorie werden im rechten Bereich der Seite angezeigt. 3 Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen in den Feldern im rechten Bereich der Seite vor. 4 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern oder Abbrechen. Wie lösche ich eine Kategorie? 1 Wählen Sie die Registerkarte Kategorie. 2 Klicken Sie in der Liste im linken Bereich der Seite auf die zu löschende Kategorie. 3 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Löschen. Wie bearbeite ich eine Kategorie? 10

15 6 Verwalten von Voreinstellungen Auf dieser Registerkarte können Sie Kontoinformationen, Standard-Druckereinstellungen, die Anzahl der Tage, die ein Formular als neu/aktualisiert gilt, Standard-Skripteinstellungen und den Standardtitel für ein Kiosksymbol ändern. Wie lege ich die Anzahl der Tage fest, die ein Formular als neu gilt? 1 Wählen Sie die Registerkarte Voreinstellungen. 2 Wählen Sie unter Neue/aktualisierte Formulare eine Zahl zwischen 1 und 31 aus dem Dropdown-Menü. 3 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern oder Abbrechen. Wie erstelle ich einen Symboltitel für die MFP-Startseite? 1 Wählen Sie die Registerkarte Voreinstellungen. 2 Geben Sie unter Lexmark MFP-Symboltitel einen Namen für das Symbol ein, das auf der MFP-Startseite angezeigt werden soll (z. B. Formulare). 3 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern oder Abbrechen. Verwalten von Voreinstellungen 11

16 Wie ändere ich die Standard-Druckereinstellungen? 1 Wählen Sie die Registerkarte Voreinstellungen. 2 Unter Standard-Druckereinstellungen können Sie folgende Standard-Druckereinstellungen festlegen oder ändern: Auflösung Legt die Auflösung der gedruckten Seite fest. Je höher der dpi-wert ist, desto höher ist die Auflösung. Ausrichtung Gibt an, ob die Seite im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll. In Farbe drucken Wenn diese Option deaktiviert ist, werden die Seiten in Schwarzweiß gedruckt. Sortieren Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Dokumente sortiert (zwei Exemplaren eines dreiseitigen Druckauftrags werden z. B. wie folgt gedruckt: Seite 1, Seite 2, Seite 3, Seite 1, Seite 2, Seite 3). Duplex Druckt mehrere Seiten auf einem Blatt Papier. Wird fertig gestellt Gibt an, ob das Dokument geheftet oder gelocht werden soll. Papierformat Gibt an, ob das Dokument auf Letter-, Legal- oder A4-Papier gedruckt werden soll. Papiereinzug Wählen Sie, aus welchem Papierfach das Papier eingezogen werden soll. Maximale Anzahl Kopien Legen Sie die maximale Exemplaranzahl fest, die ein Benutzer von einem bestimmten Dokument anfertigen kann. SparModus 3 Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seite auf Speichern oder Abbrechen. Wie ändere ich die Standard-Druckereinstellungen? 12

17 7 Erstellen und Verwalten von Berichten Nachdem Sie dem Verwaltungstool Kioske und Formulare hinzugefügt haben, können Sie deren Nutzung durch die Erstellung von Berichten verfolgen. Jedesmal wenn ein Benutzer ein Formular druckt, zeichnet das Verwaltungstool automatisch Informationen auf, wie zum Beispiel folgende: das gedruckte Formular der verwendete Kiosk die Anzahl der gedruckten Exemplare die Gesamtanzahl an gedruckten Seiten die Uhrzeit und das Datum des Formulardrucks Aus diesen Informationen können Sie Berichte erstellen, die Ihnen einen Überblick darüber geben, wie die Benutzer die Kioske verwenden, welche Formulare am häufigsten gedruckt werden, welche Kioske am häufigsten verwendet werden usw. Auf der Registerkarte Formulare können Sie Berichte erstellen, die folgende Informationen enthalten: Gedruckte Kopien, nach Formularen Gedruckte Kopien, nach Kiosken Gedruckte Seiten, nach Formularen Gedruckte Seiten, nach Kiosken Am häufigsten gedruckte Formulare Am häufigsten verwendeter Kiosk nach Kopien Am häufigsten verwendeter Kiosk nach Formularen Formulare nach Kiosk Am häufigsten verwendete Formulare Bei wie vielen Formularen die Funktion zum automatischen Ausfüllen verwendet wurde Am häufigsten verwendete Skripts Skripts nach Kiosk Erstellen und Verwalten von Berichten 13

18 Wie erstelle ich einen Bericht? 1 Wählen Sie die Registerkarte Berichte. 2 Wählen Sie im Dropdown-Menü Bericht anzeigen zu den Berichtstyp aus, den Sie erstellen möchten. 3 Wählen Sie im Dropdown-Menü Wählen Sie einen Kiosk aus den Kiosk aus, dessen Informationen Sie benötigen. 4 Wählen Sie im Dropdown-Menü Wählen Sie einen Zeitrahmen aus den Zeitraum aus, für den Sie den Bericht erstellen möchten. 5 Klicken Sie auf Bericht anzeigen. Wie exportiere ich einen Bericht? 1 Wählen Sie die Registerkarte Berichte. 2 Wählen Sie im Dropdown-Menü Bericht anzeigen zu den Berichtstyp aus, den Sie erstellen möchten. 3 Wählen Sie im Dropdown-Menü Wählen Sie einen Kiosk aus den Kiosk oder die Kioske aus, deren Informationen Sie benötigen. 4 Wählen Sie im Dropdown-Menü Wählen Sie einen Zeitrahmen aus den Zeitraum aus, für den Sie den Bericht erstellen möchten. 5 Klicken Sie auf Bericht exportieren. 6 Befolgen Sie die Anweisungen in den nun angezeigten Fenstern, und geben Sie an, wo und in welcher Form (z. B. als Tabellenkalkulation) der Bericht gespeichert werden soll. Wie erstelle ich einen Bericht? 14

19 Stichwortverzeichnis A Anzahl Tage, die ein Formular als neu gilt 11 Automatisch ausfüllen, Skript 6 B Benutzertool 2 Berichte erstellen und verwalten 13 Berichte exportieren 13, 14 D Druckereinstellungen 7 E Erste Schritte 1 F FormSets 6 Formulare bearbeiten 7 Formulare hinzufügen 6 Formulare löschen 7 P Paßwort 1 Paßwort ändern 2 PDF-Dateien 5 S Skript 5 Skript hinzufügen 8 Skriptdatei 8 Skriptinformationen 8 Skripts löschen 8 Standard-Druckereinstellungen ändern 12 Standardformulare 5 Symboltitel erstellen 11 V Voreinstellungen 11 K Kategorien 7 Kategorien bearbeiten 10 Kategorien hinzufügen 9 Kategorien löschen 10 Kiosk bearbeiten 3 Kiosk löschen 4 L Lexmark Forms Composer 6 Lexmark MFP-Symbolinformationen 3 Lexmark Workflow Composer 5 Stichwortverzeichnis 15

20 Lexmark und Lexmark mit der roten Raute sind in den USA und/oder anderen Ländern eingetragene Marken von Lexmark International, Inc Lexmark International, Inc. 740 West New Circle Road Lexington, Kentucky 40550, USA