Punkten Sie bei Bewerbern mit staatlich geförderter Umzugskostenerstattung

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1 MITARBEITERGEWINNUNG Punkten Sie bei Bewerbern mit staatlich geförderter Umzugskostenerstattung Für Planungsbüros wird es immer schwieriger, gutes Personal zu finden oder den besten Bewerber zu gewinnen. Wer im Wettbewerb seine Position verbessern möchte, muss Bewerbern etwas bieten. Das Zünglein an der Waage kann dabei eine steuer- und beitragsfreie Umzugskostenerstattung sein, um vor allem auch überregional mit der Bewerbersuche erfolgreich zu sein. Die Förderung kann dabei weit über die Erstattung der reinen Transportkosten hinausgehen. Die Grundidee Sie kennen vermutlich schon andere Gehaltsbestandteile, die bei der Lohnsteuer und den Sozialabgaben begünstigt sind. Neben dem Klassiker Benzingutschein gibt es etwa noch die Erstattung von Reise kosten, Fortbildungen, Kindergartenbeiträgen, Gesundheitsleistungen (siehe hierzu die Sonderausgabe Steuerfreie Arbeitgeberleistungen auf pbp.iww.de unter Dowenloads Sonderausgaben). Allen gemeinsam ist, dass unter bestimmten Voraussetzungen nur geringe oder gar keine Lohnsteuer anfällt und insbesondere auch keine Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden. Nach dem gleichen Prinzip ist die Erstattung beruflich veranlasster Umzugskosten steuer- und abgabenfrei möglich. Der Vorteil für Ihren Bewerber liegt auf der Hand: Er muss nicht erst Geld investieren, um die Stelle in Ihrem Planungsbüro anzutreten. Zwar könnte er die Kosten alternativ in seiner späteren Steuer erklärung als Werbungskosten geltend machen, doch das brächte ihm nur einen Teil des Geldes in Form einer Steuererstattung zurück. Außerdem lässt die unter Umständen noch Monate auf sich warten. Die Umzugskostenerstattung wird so zum echten Mehrwert für einen Bewerber. Und Sie können die erstatteten Kosten als Personalkosten in der Gewinnermittlung steuerlich geltend machen und sich so einen großen Teil vom Fiskus wiederholen. Zünglein an der Waage beim Kampf um die besten Leute Umzugskostenerstattung ist echter Mehrwert für den Bewerber Erstattungsfähige Kosten Für die steuerfreie Erstattung gibt es natürlich Grenzen, die das Bundesumzugskostengesetz vorgibt. Ein Großteil der anfallenden Kosten ist dadurch aber abgedeckt. Meistens müssen die erstatteten Kosten nachgewiesen werden, was aber in der Regel keine Probleme bereitet. Umzugsvorbereitung Bereits die Kosten für die Umzugsvorbereitung sind erstattungsfähig. Zur Vorbereitung zählt etwa die Suche und Besichtigung von Wohnungen. Erstattungs fähig sind die Kosten für eine Reise mit zwei Personen oder für zwei Reisen mit einer Person, begrenzt auf zwei Reise- und zwei Aufenthaltstage. Schon Kosten der Wohnungssuche sind erstattungsfähig 1

2 Beispiel Ihre neue Mitarbeiterin sucht mit ihrem Ehemann eine Wohnung am Standort Ihres Büros, der 200 km von ihrer bisherigen Wohnung entfernt ist. Die Beiden fahren hierzu Montag früh um 8:00 Uhr zuhause los und übernachten bis Mittwoch in einer Pension. Von Montag bis Donnerstag suchen und besichtigen sie diverse Wohnungen und legen dabei 40 km zurück. Am Donnerstagabend treten sie die Rückreise an und treffen um 18:00 Uhr zu Hause ein. In diesem Fall können Sie folgende Kosten erstatten: Anfahrt: 200 km á 30 Cent zzgl. 2 Cent je km für einen Mitfahrer: Verpflegungsmehraufwand: Montag und Donnerstag 12 Euro je Tag pro Person Dienstag und Mittwoch 24 Euro je Tag pro Person Fahrten vor Ort: 40 km á 30 Cent zzgl. 2 Cent für einen Mitfahrer: Rückfahrt wie Anfahrt: Summe 64,00 Euro 72,00 Euro 12,80 Euro 64,00 Euro 212,80 Euro Nach dem gleichen Prinzip sind die Kosten für andere Vorbereitungsfahrten bzw. -handlungen abzugsfähig, wie beispielsweise zur Schlüsselübergabe oder um selbst Gegenstände in die neue Wohnung zu transportieren. Der Verpflegungsmehraufwand richtet sich nach der Reisezeit (mehr als 8 Stunden = 12 Euro, volle 24 Stunden = 24 Euro). Die Angaben, aus denen sich die zu erstatteten Reisekosten ermitteln, sollten Sie sich schriftlich geben und unterschreiben lassen. Noch besser sind Besuchsbestätigungen der aufgesuchten Vermieter bzw. Makler. Makler-Kosten, Inserate und Ähnliches Eine Makler-Provision, die für die Vermittlung einer Mietwohnung anfällt, können Sie ebenfalls steuerfrei erstatten. Wichtig ist dabei, dass Sie sich die Rechnung aushändigen lassen und zu Ihren Lohnunterlagen nehmen. Prüfen Sie den Inhalt der Rechnung genau, denn die Erstattung ist unzulässig, wenn anstelle einer Mietwohnung eine Eigentumswohnung oder ein Haus zum Kauf vermittelt wurde. Auch Kosten für Inserate und Telefonate sind erstattungsfähig. Transportkosten Eine gewichtige Kostenposition ist in der Regel die Beförderung der Möbel durch ein Umzugsunternehmen. Die dafür anfallenden Speditionskosten können steuerfrei erstattet werden, soweit sie in Rechnung gestellt und bezahlt wurden. Die Rechnung benötigen Sie wieder als Beleg. Eigene Arbeitsleistung im Rahmen des Umzugs können Sie aber nicht belohnen. Doppelte Mietzahlungen Wird die neue Wohnung schon genutzt, fallen wegen laufender Kündigungsfristen aber noch Mieten für die alte Wohnung an, können Sie letztere bis zu sechs Monate lang übernehmen. Wird hingegen noch die alte Wohnung ge- Besuchsbestätigungen als Nachweis geben lassen Rechnung zu den Lohnunterlagen nehmen Speditionskosten können steuerfrei erstattet werden Miete für die neue Wohnung bis zu drei Monate übernehmen 2

3 nutzt, weil die neue noch nicht bezogen werden kann, können Sie die Miete für die neue Wohnung für bis zu drei Monate übernehmen. Erstattungsfähig ist also die Miete der neuen Wohnung bis zum Umzug und die der alten Wohnung bis zum Ablauf der Kündigungsfrist innerhalb der genannten Zeitgrenzen. Einrichtung Verfügt Ihr neuer Mitarbeiter noch nicht über einen Kochherd und ist die neue Wohnung nicht damit ausgestattet, können Sie bis zu 230 Euro zum Kauf und Anschluss eines Herdes beisteuern. Umzugsbedingter Zusatzunterricht für Kinder Müssen Kinder Ihres neuen Mitarbeiters wegen des Umzugs kostenpflichtigen Zusatzunterricht nehmen, können Sie die Kosten hierfür derzeit je Kind bis zu 876 Euro voll und darüber hinaus bis zu weiteren 876 Euro zu drei Viertel steuerfrei erstatten. Eine entsprechende Schulbescheinigung sollte als Nachweis unbedingt vorliegen. Schulbescheinigung sollte vorliegen Umzugskostenpauschale für sonstige Kosten Neben den oben beschriebenen einzeln nachzuweisenden Umzugskosten können weitere Kosten steuerfrei erstattet werden. Hierfür gibt es eine Pauschale und falls diese nicht ausreicht sogar darüber hinaus die Erstattungsmöglichkeit laut Einzelnachweis. Pauschal können Sie derzeit folgende Beträge erstatten: Umzug ab dem ab dem Pauschale für sonstige Umzugskosten Verheiratete Ledige Zuschlage für weitere Personen im Haushalt Euro 715 Euro 315 Euro Euro 730 Euro 322 Euro Folgende Besonderheiten sind hierbei zu beachten: Handelt es sich mindestens um den zweiten Umzug binnen fünf Jahren, erhöht sich die Pauschale um 50 Prozent. War vor dem Umzug keine eigene Wohnung vorhanden (zum Beispiel im Fall eines Studenten, der nach dem Examen aus dem Elternhaus auszieht), können Sie Ledigen nur 20 Prozent und Verheirateten nur 30 Prozent der Pauschale zahlen. Bleibt der ursprüngliche Lebensmittelpunkt erhalten und erfolgt der Umzug in eine Zweitwohnung zur doppelten Haushaltsführung, gibt es keine Pauschale. Alle sonstigen Kosten sind einzeln zu belegen. Keine Pauschale bei Umzug in Zweitwohnung am Ort Sonstige Kosten können insbesondere Handwerkerkosten für Demontage und Montage, Kosten für verpflichtende Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung, Trinkgelder oder Kosten der Kfz-Ummeldung sein. Die Einrichtung der neuen Wohnung fällt mit Ausnahme des Kochherds nicht darunter. 3

4 Formalitäten beachten Wie Sie der obigen Aufstellung entnehmen können, gehen die Umzugskosten schnell in die Tausende. Wenn Sie eine Übernahme anbieten möchten, sollten Sie eine Höchstgrenze festlegen. Übersteigen die tatsächlichen Kosten den Erstattungs betrag, kann Ihr neuer Mitarbeiter den Mehrbetrag zumindest als Werbungskosten geltend machen. Über die Erstattung schließen Sie eine schriftliche Zusatzvereinbarung neben dem Arbeitsvertrag ab. Mit der folgenden Checkliste haben Sie alle Optionen zur Förderung im Blick. Die Checkliste Umzugskostenerstattung finden Sie unter pbp.iww.de unter Downloads Checklisten Allgemeine Unternehmensführung. Zusatzvereinbarung neben dem Arbeitsvertrag abschließen DOWNLOAD pbp.iww.de CHECKLISTE / Umzugskosten 1. Beförderungsauslagen (Spediteur etc.)/lagerkosten a) laut Belegen b) Fahrtkosten mit eigenem Pkw... km x 0,30 Euro* 2. Reisekosten a) Wohnungssuche bzw. -besichtigung: höchstens zwei Reise- und zwei Aufenthaltstage je Reise für zwei Reisen einer Person oder eine Reise zweier Personen (auch bei vergeblicher Suche) aa) Verpflegungsmehraufwand + Übernachtung bb) Fahrtkosten (... km x 0,30 Euro*) b) Aufwendungen zur Vorbereitung und Vornahme des Umzugs aa) Verpflegungsmehraufwand + Übernachtung bb) Fahrtkosten (... km x 0,30 Euro*) 3. Doppelte Mietzahlungen a) für die alte Wohnung bis zu 6 Monaten (auch Garagenmiete), wenn gleichzeitig Miete für die neue Wohnung entrichtet und die neue Wohnung bewohnt wird b) für die neue Wohnung bis zu 3 Monaten, wenn gleichzeitig Miete für die alte Wohnung entrichtet und die alte Wohnung bewohnt wird c) Aufwendungen für die Weitervermietung der bisherigen Wohnung an einen Nachmieter bis zu einer Monatsmiete 4. Sonstige Kosten der Wohnungssuche a) Maklerkosten für Mietobjekt b) Inseratsaufwendungen c) Telefonkosten 5. Aufwendungen für Zusatzunterricht der Kinder Bei einem Kind bis zu 876 Euro voll und darüber hinaus bis zu weiteren 876 Euro zu drei Viertel 6. Einrichtung Neuer Kochherd (mit Installation maximal 230 Euro erstattbar) 7. Sonstige Umzugsaufwendungen a) Pauschale für Verheiratete Ledige zzgl. je Person in häuslicher Gemeinschaft Euro 4

5 1.429 Euro 715 Euro 315 Euro Die Pauschalen erhöhen sich um 50 Prozent, wenn innerhalb von 5 Jahren ein beruflich bedingter Umzug vorausgegangen ist. Die Pauschale ist nicht möglich bei Begründung oder Beendigung einer doppelten Haushaltsführung (9.11(9) S. 1 LStR) b) oder Einzelnachweis * Die Kilometerpauschale erhöht sich je Mitfahrer um 2 Cent pro Kilometer. 5