1.1 Der Berichts-Assistent

Transkript

1 1.1 Der Berichts-Assistent Aufgabe 1 Bericht erstellen 1. Im Datenbank-Fenster Schulung klicken Sie in der linken Objektleiste auf die Schaltfläche Berichte. In die Berichte wechseln 2. Klicken Sie auf die Aufgabe Bericht unter Verwendung des Assistenten erstellen. 3. Schritt 1 Im Hintergrund wird das Fenster Bericht-Designer geöffnet. Im Vordergrund wählen Sie im Dialogfenster Berichts-Assistent die Tabelle FS2009 aus: Einen neuen Bericht erstellen - Schritt 1

2 Darüber hinaus legen Sie in diesem Dialogfenster fest, welche Felder aus der Tabelle im Bericht erscheinen sollen. Mit der Schaltfläche [>>] übernehmen Sie alle Felder in den Bericht: Alle Felder in den Bericht übernehmen Klicken Sie auf [Weiter]. Danach werden im Hintergrund im Bericht-Designer Linien und Feldnamen eingefügt. 4. Schritt 2 Im zweiten Schritt könnten Sie die Bezeichnungen der Felder ändern. Das ist aber im Moment nicht notwendig: Klicken Sie wieder auf [Weiter]. Beschriftung ändern? Nein! 5. Schritt 3 Es soll nach dem Namen gruppiert werden: Markieren Sie das Feld NAME, und klicken Sie auf die Schaltfläche [_>_]:

3 Klicken Sie wieder auf [Weiter]. Gruppierung des Berichts festlegen 6. Schritt 4 Im vorherigen Schritt wurde nach dem NAMEN gruppiert. Dies bedeutet auch gleichzeitig eine Sortierung nach diesem Feld. Jetzt können Sie noch eine weitere Sortierung festlegen. Klicken Sie im zweiten Listenfeld Anschliessend nach auf den Pfeil der Liste den Eintrag DATUM., und wählen Sie aus Die Daten sortieren Bei gleichem Namen wird nun noch nach dem Datum sortiert. Klicken Sie auf [Weiter]. 7. Schritt 5 In der Auswahl des Layouts können Sie festlegen, wie Ihr Bericht aussehen soll: Layout der Daten Layout der Kopf- und Fusszeilen und die Ausrichtung (Quer- oder Hochformat):

4 Layout Klicken Sie in der mittleren Liste Layout der Daten die verschiedenen Möglichkeiten an. Dabei können Sie gleich im Hintergrund erkennen, wie die Daten angeordnet werden. Zum Schluss übernehmen Sie die Einstellungen aus diesem Bild. Achten Sie auch auf die Ausrichtung Querformat. Danach gehen Sie [Weiter] zum letzten Schritt. 8. Schritt 6 Als Name des Berichts geben Sie Zusammenfassung ein und wählen noch aus: Dynamischer Bericht und Jetzt Bericht erstellen: Der letzte Schritt Nun können Sie den Bericht [Fertig_stellen]. Die Seiten werden in einem Office Writer- Fenster zusammengestellt. Das dauert einen Moment. Der Bericht ist in der Standardeinstellung ein OfficeWriter-Textdokument:

5 Der Bericht (Report) 1.2 Den Bericht weitergestalten Dieser Bericht ist nur ein Vorschlag des Systems, in dem alle Felder und Feldbezeichnungen einfliessen. Sie haben zwei Möglichkeiten, den Bericht zu gestalten: Sie speichern das Dokument als Textdokument ab (*.odt) und verändern den soeben fertig gestellten Bericht. Diese Veränderungen wirken sich aber nur auf das aktuelle Textdokument aus. Die Vorlage für neue Berichte bleibt unverändert. Diese Möglichkeit wird, vor allem bei grösseren Projekten, wohl nicht in Betracht kommen. Wenn Sie grundlegende Merkmale ändern möchten, sollten Sie in den Bericht-Designer wechseln und im Entwurfsmodus die Vorlage gestalten. Alle nach diesem Entwurf erstellten neuen Berichte entsprechen dann diesem Layout. Um einen Bericht zu verändern, schliessen Sie ihn zunächst und klicken im Objekt-Fenster Berichte mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Zusammenfassung. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Bearbeiten. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, viele Eigenschaften des Berichts nach Ihren Wünschen zu gestalten. Kontextmenü im Datenbank-Fenster

6 1.3 Die Berichts-Bereiche Der Bericht ist nun im Entwurfsmodus geöffnet. Rufen Sie den folgenden Menüweg auf: Bearbeiten, Berichtskopf/-fuss einfügen. Die horizontalen hellen Abschnitts-Trennlinien unterscheiden die Steuerelemente, die nur zu Beginn oder Ende eines Berichts, einer Seite oder innerhalb des Datenbereiches zu finden sind. Sie können diese Abschnitts-Trennlinien mit der Maus verschieben, um einzelne Bereiche grösser oder kleiner zu machen. Der Mauszeiger verändert sich auf der Trennlinie in einen Doppelpfeil:. Der Bericht Zusammenstellung im Entwurfsmodus Ein Bericht kann aus verschiedenen Bereichen bestehen: Seitenkopf und -fuss Angaben, die auf jeder Druckseite oben oder unten erscheinen sollen, wie z.b. Name des Berichts, Seitenzahl, Feldnamen als Spaltenüberschrift, Datum. Berichtskopf und -fuss Diese Bereiche sind nur für den einmaligen Ausdruck vorgesehen: Berichtskopf nur am Anfang, z.b. Grund des Ausdrucks, Datum der letzten Änderung. Berichtsfuss nur am Ende, z.b. Summenbildung, Schlusssatz. Gruppen-Kopfbereich und -Fussbereich In unserem Bericht wurde nach dem Feld NAME gruppiert und automatisch sortiert, deshalb NAME-Kopfbereich. Dieser Bereich erscheint nur bei Gruppierungen. Hier stehen die Gruppen-Angaben. Detailbereich Dieser Teil ist für die detaillierten Daten aus den Datensätzen vorgesehen.

7 Den Gruppen-Fussbereich öffnen Der NAME-Kopfbereich ist bereits vorhanden. Um auch den Fussbereich zu öffnen, wählen Sie den Menüweg Ansicht, Sortierung und Gruppierung. In dem rechts stehenden Dialogfenster stellen Sie den Gruppenfuss auf Vorhanden ein. Seiten- oder Berichtsbereiche nicht löschen Die Bereiche Seitenkopf/-fuss und/oder Berichtskopf/-fuss könnten Sie zwar über das Menü Bearbeiten löschen. Beim Löschen gehen aber die darin befindlichen Steuerelemente verloren! Allerdings: Falls in Ihrem Bericht bei den gelben Bereichen am linken Rand die englischen Bezeichnungen Page stehen, können Sie zum Ändern über den Befehl im Menü Bearbeiten den Seitenkopf/-fuss erst löschen und danach sofort wieder einfügen. Den Gruppenfuss öffnen 1.4 Eigenschaften Das Eigenschaften-Fenster haben Sie bei den Formularen kennengelernt. Öffnen Sie die Eigenschaften: Klicken Sie in der Symbolleiste Bericht-Steuerelemente auf das Symbol. Oder wählen Sie den Menüweg Ansicht, Eigenschaften. Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Objekt und wählen im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften. Oder drücken Sie die Tastenkombinationen (Alt)+( )-Eingabetaste. Hier im Bericht-Designer werden die Eigenschaften des aktuellen, markierten Objekts oder des ganzen Berichts rechts im Aufgabenbereich angezeigt. Klicken Sie am linken Rand auf das erste, auf das gelbe Feld, das mit Seitenkopf beschriftet ist. Es ist jetzt mit drei weissen Linien markiert, und damit ist der Bereich Seitenkopf das aktuelle Objekt. Verändern Sie in den Eigenschaften die Höhe des Seitenkopfes auf 1,50cm. Eigenschaften Seitenkopf Die Änderung wird aber erst sichtbar, wenn der Cursor das Eingabefeld Höhe verlässt, indem Sie beispielsweise die (ÿ) Tabtaste drücken oder im Arbeitsbereich auf den grossen grauen Bereich unterhalb des Seitenfusses klicken!

8 Aufgabe 2 Berichtskopf ändern 1. Ändern Sie auch die Höhe für den Berichtskopf (Grün), Berichtsfuss (Grün) und Seitenfuss (Gelb) auf je 1,50cm. 2. Speichern Sie regelmässig den Entwurf hier im Bericht-Designer ab. Aber es ist auch sehr zu empfehlen nach einer Änderung zusätzlich auch im Datenbank-Fenster auf das Speicher-Symbol zu klicken! 1.5 Die Steuerelemente verändern Die Vorlage soll nun weiter gestaltet werden, beispielsweise können die Spalten näher zusammenrücken. Probieren Sie aber auch andere Varianten aus: 1. Um alles zu markieren, drücken Sie die Tastenkombinationen (Strg)+(A). Alles markiert 2. Stellen Sie in den Eigenschaften die Breite auf 2cm ein: Neue Breite 3. Klicken Sie auf das Symbol Zentriert : Alle Steuerelemente werden in der Mitte platziert. 4. Mit der Pfeiltaste (æ) verschieben Sie alle markierten Steuerelemente soweit nach links, dass die linken grünen Begrenzungspunkte (Ziehpunkte) bei 3cm (Lineal) stehen. Falls das Verschieben mit der Pfeiltaste (æ) nicht klappt, versuchen Sie folgenden Trick: Klicken Sie mit rechten Maustaste auf die Markierung. Es erscheint das Kontextmenü, das Sie aber gleich wieder mit der (Esc)-Taste schliessen. Nun drücken Sie die Pfeiltaste (æ). Den linken Rand auf 3cm ausrichten

9 5. Jetzt stellen Sie in den Eigenschaften alle markierten Steuerelemente auf eine Breite von 1,50cm ein. Warum diese etwas umständlich erscheinende Vorgehensweise: Für die Mehrzahl der Steuerelemente reicht eine Breite 1,50cm. Aber jetzt ist zwischen den Objekten ein kleiner Zwischenraum, den Sie gleich noch zum Ausrichten gut nutzen können. 6. Um die Markierung aufzuheben, klicken Sie ausserhalb der markierten Steuerelemente, oder drücken Sie die (Esc)-Taste. Nun markieren Sie mit einem Mausklick nur das Textfeld (Datenfeld) NAME. Stellen Sie die Breite auf 6cm ein. 7. Bei gedrückter (ª_)-Umschalt-Taste (Shift-Taste) klicken Sie noch zusätzlich auf das links davon stehende Beschriftungsfeld NAME. Damit sind die beiden Felder markiert. 8. Klicken Sie auf das Symbol Links am Bereich ausrichten : Die zwei Steuerelemente werden an den linken Druckrand verschoben. Aufgabe 3 Bericht ausführen 1. Platzieren Sie die dünne graue Linie unterhalb der NAME-Felder (im Kopfbereich) an den linken Rand, und legen Sie eine Breite von 17cm fest. 2. Passen Sie auch die Breite und die Position der anderen Steuerelemente nach Ihren Wünschen an. In dem nachfolgenden Bild wurde auch die Ausrichtung der Datenfelder PREIS, BEZAHLT und MINUTEN in den Eigenschaften auf Rechts eingestellt. Eigenschaften Linie 3. Um das Ergebnis zu begutachten, klicken Sie auf das Symbol Bericht ausführen. Sollten im Bericht rote Dreiecke sichtbar sein, ist das betreffende Steuerelement zu schmal. Stellen Sie dann in den Eigenschaften für dieses Steuerelement eine grössere Breite ein, oder verändern Sie bei gedrückter linker Maustaste über die grünen Begrenzungspunkte (Ziehpunkte) die Rahmengrösse. 4. Ändern Sie die Ausrichtung des gesamten Berichts im Dialogfenster Seiteneinstellungen auf Hochformat. Das Ergebnis: Beispiel für einen angepassten Bericht 5. Speichern Sie den Entwurf im Bericht-Designer und im Datenbank-Fenster ab.

10 Hinzufügen eines Summenfeldes in den Bericht Nun soll am Ende der Gruppe NAME unter dem Preis eine Summe stehen. Da die Summe immer dann ausgegeben werden soll, bevor ein neuer Name beginnt, wird sie in den Gruppenfuss gesetzt. Falls der NAME Fussbereich nicht angezeigt wird, öffnen Sie ihn, wie es auf der Seite 7 beschrieben ist. 1. Klicken Sie auf das Symbol Textfeld, und ziehen Sie im Bereich NAME Fuss unterhalb des Datenfeldes PREIS einen Rahmen in derselben Grösse auf. 2. Sollten Position und Grösse des neuen Summenfeldes vom Datenfeld PREIS abweichen, markieren Sie beide Felder und klicken auf die entsprechenden Symbole in den Symbolleisten Ausrichten und Grössenänderung für Objekte. Sie können aber auch die entsprechenden Eintragung in den Eigenschaften anpassen, wie es in dem nachfolgenden Bildausschnitt zu sehen ist: Die zwei markierten Felder und die Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein Allerdings weicht der Wert für die Position Y von einander ab. Damit wird der Abstand zum jeweiligen oberen Bereichsrand festgelegt. 1. Heben Sie die Markierung durch einen Mausklick ausserhalb der Steuerelemente oder durch Betätigen der (Esc)-Taste wieder auf, und markieren Sie jetzt nur das neue Summenfeld. 2. Auf der Registerkarte Daten übernehmen Sie die Eigenschaften des rechts stehenden Bildes. 3. Klicken Sie auf das Symbol Bericht ausführen, und speichern Sie den Entwurf im Designer ab. Eigenschaften Registerkarte Daten für das markierte Summenfeld

11 Summenfeld hinzufügen 1. Fügen Sie rechts von dem Summenfeld für den PREIS auch noch ein Summenfeld für das Datenfeld BEZAHLT ein. 2. Wenn Sie danach den Bericht ausführen und durch die Seiten blättern, stellen Sie fest, dass bei dem Namen Grünwald die Breite für die Summenfelder nicht ausreicht. Ändern Sie die Breite auf 2cm, und stellen Sie auch die Formatierung auf der Registerkarte Allgemein auf den Tausenderpunkt mit zwei Nachkommastellen ein: Formatierung mit Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen 3. Wenn Sie in der Praxis häufig mit diesem Bericht arbeiten, wissen Sie, dass im Kopfbereich die Namen stehen. Deshalb ist der links stehende Text NAME überflüssig. Markieren Sie das Beschriftungsfeld NAME, und löschen Sie es. 4. Richten Sie danach das Textfeld (Datenfeld) NAME links am Bereich aus, und formatieren Sie es in Fett. 5. Fügen Sie im NAME Fussbereich links von den Summenfeldern ein Beschriftungsfeld mit dem Titel Summen: ein. Bericht mit Summen

12 Aufgabe 4 Feldbefehle einfügen Wie beim Formular haben Sie auch hier im Bericht die Möglichkeit, Feldbefehle zu verwenden. Als Beispiel soll das Datum in den Seitenkopf eingefügt werden: 1. Klicken Sie am linken Rand auf das erste, auf das gelbe Feld, das mit Seitenkopf beschriftet ist. Damit ist der Seitenkopf der aktuelle Bereich. 2. Rufen Sie auf: Menü Einfügen, Datum und Zeit. 3. Im rechts stehenden Dialogfenster legen Sie fest, ob Sie das Datum und/oder die Zeit einfügen möchten. 4. Wählen Sie auch das gewünschte Format aus, und klicken Sie auf [_OK_]. Base hat nun oben links im Seitenkopf ein neues Feld platziert: Datum und Zeit einfügen Beispiel für ein Datumsfeld im Seitenkopf 5. Sie können nun die Position des Datumsfeldes auch verändern, z.b. in der Mitte platzieren. Überprüfen Sie wieder das Ergebnis, indem Sie den Bericht ausführen. 6. Um die Seitenzahl einzufügen, rufen Sie den Menüweg Einfügen, Seitennummern auf. In dem rechts stehenden Dialogfenster nehmen Sie die Einstellungen vor. Die gewählte Ausrichtung Rechts bedeutet, dass die Seitennummer innerhalb des Seitenkopfes rechts eingefügt wird. Seitennummern einfügen 7. Das neu eingefügte Feld für die Seitennummern ist noch markiert. Um nun auch noch die Seitennummern innerhalb des Feldes auszurichten, öffnen Sie die Eigenschaften und stellen die Ausrichtung auf Rechts ein. 8. Natürlich können die Seitennummern auch im Seitenfuss platziert werden. Aber im Kopf ist es platzsparender, und so können Sie den Seitenfuss auch ausblenden. Dazu heben Sie zunächst die Markierung der Seitennummern auf. Klicken Sie nun am linken Rand auf das gelbe Feld Seitenfuss. In den Eigenschaften stellen Sie das Listenfeld Sichtbar auf Nein ein. 9. Falls für jeden Namen eine eigene Seite ausgedruckt werden soll, stellen Sie in den Eigenschaften für den Gruppenkopf bei dem Listenfeld Seitenumbruch erzwingen den Eintrag Vor Bereich ein:

13 Für jeden Namen eine eigene Seite ausdrucken Beschriftungsfelder 1. Fügen Sie ein Beschriftungsfeld mit dem Titel Zusammenfassung in den Berichtskopf ein. Formatierung des Textes: mind. 24 Punkt-Schrift, Fett, Schriftfarbe Grau. 2. Damit auf der ersten Seite der Seitenkopf nicht ausgedruckt wird, klicken Sie unterhalb des Seitenfusses auf die graue Fläche. Auf der Registerkarte Allgemein werden jetzt die Eigenschaften des Berichts angezeigt. Wählen Sie für den Seitenkopf den Befehl Nicht mit Berichtskopf: Den Seitenkopf nicht auf der ersten Seite ausdrucken