Zusatzmodul: Kostenrechnung

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1 Zusatzmodul: Kostenrechnung Bereich: FIBU - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzungen 2 3. Vorgehensweisen Kostenrechnung einrichten Kostenerfassung Auswertungsmöglichkeiten 9 4. Details Erfassungszeile mit Kostenstelle vorbelegen Kostenstellenverteilung Konsolidierungsebenen Kostenstellen importieren Buchungen aus der Kostenerfassung importieren/exportieren Import Kost-Buchungen aus Fremdsystem Kostenrechnungs-Stammdaten duplizieren Wichtige Informationen 32

2 Seite 2 1. Ziel Agenda FIBU ermöglicht zwei voneinander unabhängige Kostenrechnungen. Das Info zeigt 2. Einrichtung der Kostenrechnung Kostenerfassung Auswertungsmöglichkeiten beide Verteilungsmöglichkeiten (Prozentangaben oder flexibel über Verhältnisangaben wie 1:3). Voraussetzungen Voraussetzung Das Zusatzmodul»Kostenrechnung«muss lizenziert sein:»fibu Tools Modulauskunft«Wenn Sie das Modul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf: Telefon: sales@agenda-software.de 3. Vorgehensweisen Überblick 1. Kostenrechnung einrichten 2. Kostenerfassung 3. Auswertungsmöglichkeiten

3 Seite Kostenrechnung einrichten Überblick 1. Kostenrechnung aktivieren 2. Länge der Kostenstellen festlegen 3. Kostenstelle bzw. Kostenträger anlegen 4. Sachkonto aktivieren 5. Überprüfen, ob ein Sachkonto für die Kostenrechnung aktiviert ist 6. Kostengruppe anlegen 1. Kostenrechnung aktivieren 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: KOST«. 2. Kost 1 oder/und Kost 2 aktivieren. Hinweis Bei Aktivierung der Kostenrechnung wird die Standard-BWA automatisch angelegt. 2. Länge der Kostenstellen festlegen 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«2. Legen Sie die Länge der Kostenstellen fest: Hinweis Haben die Kostenstellennummern mehr als vier Stellen, können bestimmte Auswertungen aus Platzgründen nur noch im Querformat ausgegeben werden.

4 Seite 4 3. Kostenstelle bzw. Kostenträger anlegen 1.»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellen/Kostenträger für die Kost 1 (Kost 2)«. 2. Klick auf. 3. In den meisten Auswertungen haben Sie die Möglichkeit, für die Kostenstellen die Langbezeichnung zu wählen. Dabei kann es vorkommen, dass die Auswertung ins Querformat übergehen muss. 4. Eine Fehlerkostenstelle mit der Nummer 9999 ist bereits angelegt. Auf dieses Fehlerkostenstelle erfolgen Buchungen, die keiner Kostenstelle oder keinem Kostenträger zugeordnet werden können. 4. Sachkonto aktivieren Nur wenn ein Sachkonto für die Kostenrechnung aktiviert ist (siehe auch nächster Schritt), fließen die Buchungen in die Kostenrechnung ein. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«. 2. Sachkonto durch Doppelklick öffnen. 3. Register»Kost«Kost 1 oder/und Kost 2 aktivieren. Hinweis Über die Reorganisation der Sachkonten (»Bearbeiten Reorganisieren«) können mehrere Sachkonten automatisch für die Kostenrechnung aktiviert werden. Wenn Sie Änderungen an bereits bebuchten Sachkonten vornehmen, ist eine Periodenverarbeitung durchzuführen. Die Anwendung fordert Sie durch eine Meldung dazu auf. Sie können die Sachkonten vorbelegen.

5 Seite 5 5. Überprüfen, ob ein Sachkonto für die Kostenrechnung aktiviert ist In der Übersicht der Sachkonten können Sie sehr einfach sehen, ob ein Sachkonto für die Kostenrechnung aktiviert ist. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«. 2. In der Spalte»Kostenstellenkennzeichen«finden Sie folgenden Eintrag: Kostenstellenzeichen Erläuterung Kost 1 Das Sachkonto ist relevant für die Kostenrechnung Kost 1. Kost 2 Das Sachkonto ist relevant für die Kostenrechnung Kost 2. Kost 1+2 Das Sachkonto ist relevant für die Kostenrechnung Kost 1 und Kost 2. Leer Das Sachkonto ist für die Kostenrechnung nicht aktiviert. 6. Kostengruppe anlegen Durch die Erfassung von Kostengruppen können einzelne Kostenstellen zusammengefasst werden. Sie erreichen somit eine einfache (einstufige) Konsolidierung. Die Kostengruppen können derzeit nur in der Kost-BWA-Chefübersicht ausgewertet werden »Stammdaten Kostenrechnung Kostengruppen für die Kost 1 (Kost 2)«. wählen.

6 Seite 6 3. Wenn eine Auswertung nach Kostengruppen erfolgen soll, müssen die Kostenstellen den entsprechenden Kostengruppen zugeordnet werden. Hinterlegen Sie hierzu in der Kostenstelle im Feld»Kostenstellengruppe«die jeweilige Nummer. Bei der Berechnung der Auswertung werden dann alle dieser Gruppe zugeordneten Kostenstellen konsolidiert: 4.»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellen / Kostenträger für die Kost 1 (Kost 2)«Kostenstelle durch Doppelklick öffnen und Kostengruppe eintragen Kostenerfassung Überblick 1. Kostenerfassung über die Buchungserfassung 2. Externe Kostenerfassung

7 Seite 7 Kostenerfassung über die Buchungserfassung 1.»Bearbeitung Buchungserfassung im Feld»Umsatz«mit Taste <E> die Erfassungsvorbelegung öffnen«. 2. Das Feld»Kost«als Kann- oder Mussfeld aktivieren. 3. In der Buchungserfassung werden die Kosten direkt auf die jeweiligen Kostenstellen gebucht. Geben Sie hierzu in der Erfassungszeile die relevante Kostenstelle ein. 4. Über können die möglichen Kostenstellen ausgewählt werden. Wenn im Sachkonto eine Vorbelegung mit einer Kostenstelle definiert wurde, wird die Kostenstelle automatisch eingetragen. Externe Kostenerfassung 1.»Bearbeitung Kostenerfassung«und Abrechnungsnummer auswählen. 2. Buchungen, die nur die Kostenerfassung betreffen, können direkt in der Kostenerfassung gebucht werden. Diese Buchungen haben keinen Einfluss auf die laufende Finanzbuchhaltung. Hinweis Die Buchungen werden nur in den Kost-Auswertungen berücksichtigt, wenn die Option Datenmaterial zur Auswertung <Aus Kost> oder <Aus Fibu und Kost> gewählt ist.

8 Seite 8 3. Umbuchung auf andere Kostenstelle in Kost1. 4. Die Buchung bzw. Umbuchung kann in Kost 1 oder 2 erfolgen.

9 Seite Auswertungsmöglichkeiten Überblick Folgende Auswertungen stehen in der Kostenrechnung zur Verfügung: 1. Primanota 2. Buchungsliste 3. Kostenartenliste 4. Summenliste 5. Chefübersicht 6. Wertekontrolle zur Kostenstellen-Chefübersicht 7. Plan-/Istvergleich Kost-Primanota»Auswertungen Kostenrechnung Kost-Primanota«Die Kost-Primanota ist das Protokoll der erfassten Kostenstellen aus der Kostenerfassung.

10 Seite 10 Kostenstellen-Buchungsliste»Auswertungen Kostenrechnung Kost-Buchungsliste«Es werden alle erfassten Kostenstellenbuchungen ausgewertet. Kostenstellen-Kostenartenliste»Auswertungen Kostenrechnung Kost-Kostenartenliste«Es werden alle Kostenstellenbuchungen in einer Summe dargestellt. Kostenstellen-Summenliste»Auswertungen Kostenrechnung Kost-Summenliste«Es werden nur die Summen der Buchungen je Kostenstelle dargestellt.

11 Seite 11 Kostenstellen-Chefübersicht Schema-Kost-BWA»Stammdaten Kostenrechnung Schema Kost-BWA«Es gibt die Möglichkeit, eine Standard-BWA zu verwenden oder eine individuelle Kost-BWA zu erstellen. Hinweis Bei Neuanlage eines Mandanten (mit Aktivierung Kost) oder bei Aktivierung der Kostenrechnung in den Mandanten-Programmdaten wird die Standard-BWA automatisch angelegt. Über kann eine individuelle Kost-BWA erfasst werden. Über»Bearbeiten Standard FIBU-BWA kopieren«kann eine Kopie erstellt werden. Anschließend kann die Chefübersicht aufgerufen werden:»auswertungen Kostenrechnung Kostenstellen-Chefübersicht«Die Kriterien der Auswertung kann der Anwender selbst bestimmen.

12 Seite 12 Wertekontrolle zur Kostenstellen-Chefübersicht Voraussetzung ist, dass die Konsolidierungsebenen erfasst wurden. Die Chefübersicht kann in einer Wertekontrolle dargestellt werden. Der Vorteil dieser Auswertung ist, dass am Bildschirm bis auf das Konto und die einzelnen Buchungen durchgegriffen wird. Somit kann ein eventuell hinterlegter digitaler Beleg ebenfalls angezeigt werden. Der Aufruf der Wertekontrolle erfolgt über die»kostenstellen-chefübersicht«über die Schaltfläche <KOST-Wertekontrolle>. Es wird der Ebenenbaum der Kostenstellen dargestellt. Hierbei können Sie wählen, welche Ebene in der Wertekontrolle aufgerufen werden soll.

13 Seite 13 Durch Doppelklick wird die entsprechende Ebene aufgerufen, z. B. Filialen Süd

14 Seite 14 Darstellung der Ebene 4 Bereiche Darstellung der Ebene 3 Hauptabteilungen

15 Seite 15 Darstellung der Ebene 2 Abteilungen Darstellung auf Kostenstellenebene

16 Seite 16 Zur Darstellung des kompletten Kontos klicken Sie auf die Konto-Zeile/Spalte/Bezeichnung. Soll ein Konto nur für eine bestimmte Kostenstelle dargestellt werden, klicken Sie auf den Umsatzwert einer Kostenstellenspalte. Es wird die Kontenauskunft für das Konto 4400 zur Kostenstelle 2 aufgerufen.

17 Seite 17 Kost-Plan-/Istvergleich Kost-Planzahlen (Basisdaten für Kost-Plan-/Istvergleich)»Auswertungen Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling KOST-Planzahlen bearbeiten«die Erfassung der Planzahlen erfolgt auf der Grundlage eines BWA-Schemas. Hinweis Für die Funktion ist es notwendig, dass das Zusatzmodul»Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling«lizenziert und aktiviert ist. Die Erfassung der Planzahlen auf Kostenstellenebene ist nur für die Kostenrechnung 1 (max. 100 Kostenstellen) möglich. Klick auf <OK>. Zur manuellen Erfassung der KOST-Planzahlen Einstellungen vornehmen: Klick auf <OK>. Im Standard wird im Folgefenster die Übersicht geöffnet (Darstellung der Summen der erfassten KostPlanzahlen).

18 Seite 18 Zur Erfassung der Werte eine Kostenstelle wählen, z. B. 1 Huber Werner ( über Listenauswahl) oder die Register unten. Die Erfassung der Kostenstellen-Planzahlen erfolgt direkt im Tabellenfenster:»Datei Speichern«.

19 Seite 19 Kost-Plan-/Istvergleich»Auswertungen Kostenrechnung Kost-Plan-/Istvergleich«Beispiel Druckvorschau

20 Seite Details Übersicht 1. Erfassungszeile mit Kostenstelle vorbelegen 2. Kostenstellenverteilung 3. Konsolidierungsebenen 4. Kostenstellen importieren 5. Buchungen aus der Kostenerfassung importieren/exportieren 6. Import Kost-Buchungen aus Fremdsystem 7. Kostenrechnungs-Stammdaten duplizieren 4.1. Erfassungszeile mit Kostenstelle vorbelegen Erfassungszeile mit Kostenstelle vorbelegen Sie können eine Kostenstelle in einem Sachkonto hinterlegen. Ist dies der Fall wird die Kostenstelle automatisch in die Erfassungszeile übernommen, wenn das Sachkonto bebucht wird. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«. 2. Sachkonto durch Doppelklick öffnen. 3. Register»Kost«Kostenstelle eintragen. 4. <Speichern>. 5. Nach Eingabe des Sachkontos in der Buchungserfassung wird die erfasste Kostenstelle automatisch hinterlegt:

21 Seite Kostenstellenverteilung Die Kostenstellenverteilung ermöglicht es, Kostenstellen oder Konten prozentual auf andere Kostenstellen/Konten umzulegen. Die Verteilung kann bei der Berechnung der Auswertung optional verwendet werden. Überblick 1. Kostenstellenverteilung aufrufen 2. Mit fixen Anteilen 3. Mit variablen Anteilen 4. Rangfolge erfassen 5. Details 1. Kostenstellenverteilung aufrufen 1.»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellenverteilung« <OK>. 2. Mit fixen Anteilen Fixe Verteilung = mit einem festen Prozentanteil 1. Wählen, ob von Kostenstelle, Konto oder beidem verteilt wird.

22 Seite Wählen, ob auf Kostenstelle, Konto oder beides und mit welchem Prozentanteil verteilt wird. 3. Soll ein Rest nicht verteilt werden, so muss der er ebenfalls im Ziel erfasst werden. Beispiel Die Kostenstelle 1000»Kältetechnik«soll auf die Kostenstelle 2000 zu 50 % und auf die Kostenstelle 3000 zu 30 % verteilt werden. Der Rest bleibt auf der Kostenstelle Lösung: Die Kostenstelle 1000 muss auf die gleiche Kostenstelle 1000 verteilt, d. h. erfasst werden. Hinweis Kostenstellenverteilung kann kopiert werden siehe»details«.

23 Seite Mit variablen Anteilen Variable Verteilung = Auf Basis eines festgelegten Verhältnisses 1. Wählen, ob von Kostenstelle, Konto oder beidem verteilt wird. 2. Wählen, ob auf Kostenstelle, Konto oder beides verteilt wird 3. Grundlage für die Verteilung festlegen. Als Grundlage der Verteilung kann ein Kontenbereich oder eine BWA-Zeile gewählt werden. Außerdem können Sie festlegen, ob nach dem Soll-Wert, Haben-Wert oder nach dem Saldo des gewählten Kontenbereich bzw. der BWA-Zeile verteilt werden soll.beachten Sie hierbei, dass zur korrekten Ermittlung der variablen Verteilung die hier erfassten Kontenbereich bereits auf einer Kostenstelle gebucht sein müssen. Hinweis Kostenstellenverteilung kann kopiert werden siehe»details«.

24 Seite 24 Rangfolge erfassen Über diese Funktion können Sie ein mehrstufiges Umlageverfahren einrichten. Beispiel Die Kostenstelle 1000 soll zu 50 % auf die Kostenstelle 2000 und zu 50 % auf die Kostenstelle 3000 verteilt werden. In der weiteren Rangfolge soll die Verteilung der Kostenstelle 3000 auf die Kostenstelle 4000 und 5000 mit je 50 % erfolgen.

25 Seite Kostenstellenverteilung aufrufen (mit fixen Anteilen): Rangfolge für die Kostenstelle 3000 über die rechte Maustaste aufrufen. 2. Im Kontextmenü Funktion»Satz für nächste Rangfolge übernehmen«auswählen. 3. Sie befinden sich nun in der zweiten Rangfolge. Erfassen Sie im Ziel die beiden neuen Zielkostenstellen mit deren Anteil.

26 Seite Details Damit nicht bei jeder Veränderung eine neue Kostenstelle angelegt werden muss, ist es möglich, eine bestehende Kostenstellenverteilung zu kopieren: 1.»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellenverteilung«2. Gewünschte Kostenstellenverteilung auswählen. 3.»Datei Kopieren«und Gültigkeit erfassen. 4. Alternativ:»Rechte Maustaste Kopieren«und Gültigkeit erfassen.

27 Seite Konsolidierungsebenen Über die Konsolidierungsebenen können erfasste Kostenstellen für die Wertekontrolle zur Kost-BWAChefübersicht konsolidiert werden. Die Wertekontrolle kann nur aufgerufen werden, wenn Konsolidierungsebenen erfasst wurden. Es sind bis zu fünf Konsolidierungsebenen möglich. Die Kostenstellen werden der niedrigsten Ebenen zugeordnet. 1. Bedeutung der Konsolidierungsebenen Bevor die Konsolidierungsebenen erfasst und gespeichert werden, sollte man sich einen Überblick über die Ebenen verschaffen. Es ist festzulegen, welche Ebenenstruktur in welcher Tiefe verwendet werden soll. Mit der Konsolidierung werden die Kostenstellen zu den jeweiligen Ebenen konsolidiert. Ein Unternehmen ist bundesweit tätig. Die Filialen befinden sich in verschiedenen Städten und im Bundesgebiet. Die Kostenstellen sind die Mitarbeiter der einzelnen Filialen. Die Konsolidierungsebenen können zum Beispiel wie folgt erfasst werden: Ebene 5 Unternehmen gesamt Ebene 4 Regionale Aufteilung der Bundesländer in»lage N / S / W / O«Ebene 3 Bundesländer unterteilt in die Lage Nord, Süd, West oder Ost Ebene 2 Landkreise der einzelnen Bundesländer Ebene 1 Stände der einzelnen Landkreise Ebene 0 Filialmitarbeiter (Kostenstellen) der einzelnen Filialorte (Städte) 2. Erstellung der Konsolidierungsebenen 1.»Stammdaten Kostenrechnung Konsolidierungsebenen KOST 1«Hier erscheint folgendes Fenster:

28 Seite Über die Schaltfläche <Anzahl der Ebenen ändern> die gewünschte Anzahl der Ebenen festlegen. 3. Über einen Doppelklick können die einzelnen Ebenen geöffnet werden. Im neuen Fenster muss die Bezeichnung des Elements erfasst werden. Nach Bestätigung der Schaltfläche <Speichern> öffnet sich folgendes Erfassungsfenster:

29 Seite Im rechten Bereich müssen über das Symbol 5. Über das Pfeilsymbol die Elemente der Ebene 4 erfasst werden: können die nächsten Ebenen aufgerufen werden. Durch Anklicken der einzelnen Elemente in Ebene 4 können die jeweiligen Daten der Ebene 3 erfasst werden: 6. Dies muss nun für jede Ebene durchgeführt werden.

30 Seite Über das Symbol erhalten Sie anschließend folgende übersichtliche Darstellung:

31 Seite Kostenstellen importieren Kostenstellen bzw. Kostenträger importieren»transfer Daten einlesen Einlesen Kostenstellen/Kostenträger«Es können die folgenden Eigenschaften der Kostenstellen importiert werden: 4.5. Kostenstellennummer Kurzbezeichnung Langbezeichnung Buchungen aus der Kostenerfassung importieren/exportieren Buchungen Kostenerfassung importieren/exportieren Für den Import steht die Funktion sung«zur Verfügung.»Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen Kostenerfas- Buchungen aus der Kostenerfassung können zur weiteren Verwendung in anderen Mandanten ausgelesen werden:»transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen zur Kostenerfassung«.

32 Seite Import Kost-Buchungen aus Fremdsystem Die einzulesende Datei muss zwingend den Namen»Buchungen_KOST.csv«haben. Als Speicherformat ist das CSV/-Format (Trennzeichen getrennt) zu verwenden. Die erste Zeile der Datei muss die folgenden Spalten-Überschriften enthalten: Tipp Um eine Musterdatei zu erstellen, erfassen Sie eine Kost-Buchung über»bearbeitung Kostenerfassung«und wählen Sie im Anschluss»Transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen zur Kostenerfassung«. Für den Import steht die Funktion zur Verfügung. 4.7.»Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen Kostenerfassung«Kostenrechnungs-Stammdaten duplizieren Stammdaten duplizieren»stammdaten Stammdaten duplizieren«es können folgende Stammdaten dupliziert werden: Kostenstellen Kostenstellenverteilung Kostenstellen-BWA-Schemas (alle) Die Buchungen aus der Finanzbuchhaltung werden hierbei nicht berücksichtigt. 5. Wichtige Informationen Nr Kostenrechnung in ANLAG