BÜROMATERIALBESTELLUNG

Transkript

1 Prozesseinheit 2008 BÜROMATERIALBESTELLUNG erstellt von: Zürich, April 2008 OBT AG Corina Lins Zürcherstr Rapperswil

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Flussdiagramm...3/4 2. Prozess...5/ Einführung in die Prozesseinheit Prozessbeschreibung (Erklärung zu den Teilschritten)...5/ Bedarf ermitteln Bestellliste erstellen Alternativ Lieferant Bestellung Lieferung Lieferschein Ware einlagern Schlusswort Musterdokumente zum bearbeiteten Arbeitsablauf...7/8 1. Bestellbestätigung Lieferschein Pendenzenliste mit IPERKA-Methode Lernjournal (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit...10 Prozesseinheit im März Corina Lins

3 1. Flussdiagramm Start Artikel an Lager vorhanden? Nein fehlende Artikel notieren Ja Mitarbeiter fragen, ob etwas bestellt werden muss Ganze Bestellung aufschreiben Fehlendes Material via Internet bestellen Preis in Ordnung? Nein alternativ Lieferant Ja 1 Prozesseinheit im März Corina Lins

4 1. Flussdiagramm 1 Bestellung abschicken Neue Lieferung wird per Post oder Kurier geliefert Ware kontrollieren mit Lieferschein Lieferung in Ordnung? Ja Nein Bei Lieferant reklamieren, falscher Artikel zurück senden und richtiger nachbestellen Gewünschte Artikel dem Mitarbeiter/in ausliefern restliches Büromaterial versorgen Ende Prozesseinheit im März Corina Lins

5 2. Prozess 1.1. Einführung in die Prozesseinheit Seit August 2007 absolviere ich meine 3 Jährige Lehre im Bereich Treuhand bei der OBT AG in Rapperswil. Die OBT AG erbringt Treuhanddienstleistungen und Unternehmensberatung für Klein- und Mittelunternehmen. Meine Prozesseinheit beinhaltet das Thema Büromaterialbestellung. Bereits seit Anfangs meiner Lehrzeit kontrolliere ich den Lagerbestand unseres Büromaterials, welches wir Tag für Tag im Büro brauchen. Somit bin ich verantwortlich, dass es stets genügend Vorräte an Lager hat und auch nichts fehlt. Doch falls einige Artikel fehlen oder nur noch in kleinen Mengen vorhanden sind, bestelle ich im Internet die nötigen Reserven. Die Suche im Internet ermöglicht eine schnelle Suche nach den Artikeln, auch wenn die Artikelnummer nicht bekannt ist. Ausserdem sind die Preise, allfällige Rabatte und eventuell neue Produkte ersichtlich Prozessbeschreibung (Erklärung zu den Teilschritten) Bedarf ermitteln Anfangs der Woche wird der Büromaterialbestand von mir überprüft. Mein Ziel ist es, das Büromaterial optimal zu bewirtschaften und nichts zu vergessen. Um dies zu erreichen, notiere ich mir das fehlende Material stetig auf. Sonderbestellungen von Mitarbeitern werden ebenfalls notiert. Somit muss ich am Tag der Bestellung nur noch meine Notizen zur Hand nehmen und kann die fehlenden Artikel via Internet bestellen Bestellliste erstellen Unser Hauptlieferant für das Büromaterial ist die Firma Schrybi. Die Bestellung machen wird via Internet, da es sehr übersichtlich und praktisch ist. Als erstes öffne ich die Internet Seite und gebe die gewünschte Homepageadresse ein, Nun melde ich mich mit Name und Kennwort an. Beim Suchfenster kann ich jetzt die Artikel, welche zu bestellen sind, eingeben. Es kann jedoch vorkommen, dass ich einen Artikel nicht auf Anhieb finden kann. Dann nehme ich den vorhandenen Katalog zu Hilfe und suche mir dort die Artikelnummer heraus. Anschliessend gebe ich die Artikelnummer im Suchfenster der Homepage ein. Falls ich meinen Artikel immer noch nicht gefunden habe oder nicht sicher bin, dass es sich um den richtigen handelt, rufe ich die Firma Schrybi direkt an und beschreibe ihn möglichst genau. Die ganze Übersicht von meiner Bestellung ist im Warenkorb mit genauen Angaben ersichtlich. Ebenfalls kann ich dort auch noch Änderungen vornehmen. Prozesseinheit im März Corina Lins

6 2. Prozess Alternativ Lieferant Zwischendurch gibt es Artikel, die im Preisverhältnis zu anderen Büromaterialfirmen zu teuer oder bei der Schrybi AG nicht erhältlich sind. Falls dies der Fall ist, bestelle ich den Artikel bei einem anderen Lieferanten Bestellung Wenn meine Bestellung komplett eingetragen ist, schaue ich sie mir im Warenkorb nochmals an und überprüfe die Liste auf Vollständigkeit. Sobald alles im Warenkorb vorhanden ist, schicke ich meinen Bestellauftrag ab. In kürze erhalte ich ein Bestätigungs-Mail, indem nochmals alle meine bestellten Artikel aufgelistet sind. (siehe S.7) Lieferung Zwei bis Drei Arbeitstage nach Auftragsbetätigung wird die Ware in die OBT AG geliefert. Ich nehme vom Transporteur den Lieferschein entgegen und bestätige mit meiner Unterschrift den Erhalt der Lieferung. (siehe S.8) Lieferschein Mit dem Lieferschein überprüfe ich anschliessend die Vollständigkeit der gelieferten Artikel. Entspricht die Ware nicht dem Lieferschein, notiere ich die Abweichungen. Telefonisch teile ich der Firma Schrybi die fehlenden oder falsch gelieferten Artikel mit. Anschliessend sende ich per Post die Fehllieferung zurück und bestelle die richtigen Artikel nach Ware einlagern Die kontrollierte Ware verstaue ich in den entsprechenden Schränken und fülle das fehlende Material nach. Die Sonderbestellungen der Mitarbeiter bringe ich ihnen direkt vorbei Schlusswort Ich habe mich gefreut, als ich bereits am Anfang meiner Lehrzeit die Verantwortung über das Büromaterial erhalten habe. Diese Verantwortung fordert von mir Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit. Auch kann ich selbständig arbeiten und habe Freiheiten, welche ich in andern arbeiten eher selten habe. Es ist kein allzu komplizierter Prozess, jedoch sehr umfangreich. Ich versuche die Artikel so einzulagern, dass die Mitarbeitenden möglichst schnell ihre Bedürfnisse decken können. Prozesseinheit im März Corina Lins

7 3. Musterdokumente (zum bearbeiteten Arbeitsablauf) Bestellbestätigung per Mail -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Gesendet: Montag, 18. Februar :43 An: Lins Corina Betreff: Bestellbestätigung Bestellung Nr vom :07:31 Bestellbestätigung Danke für Ihre Bestellung! Ihre Bestellung wurde an Schrybi AG, Buchs ( verschickt. Für Fragen wenden Sie sich bitte an BESTELLNUMMER: PAPETERISTENNR: KUNDENNUMMER: OBT AG 4574 BESTELLER_NR: BESTELLDATUM: :07:31 BESTELLERNAME: OBT AG ABLIEFERUNGSORT: Rapperswil REFERENZ: Frau Corina Lins KOMMENTAR: Bestellte Artikel ****************************************************** Anz. PEG-Nr Artikelbezeichnung Preis Betrag Metall-Reiter VM 60 mm Klarsichthülsen farblos 60 mm Bundesordner 4cm grau Bundesordner 7cm grau Post-it 76 x 76 mm gelb Post-it Neon grün 76x76 mm Post-it Neon orange 76x76 mm Post-it Neon pink 76x76 mm Pentel Sign Pen blau Pilot Fineliner rot Pilot Fineliner blau Pilot Fineliner schwarz BüroLine Minen 0,5 mm HB Pentel Sharp 0,5 mm schwarz BüroLine Heftklammern 26/ OMEGA Eckenklammern silber BüroLine Mehrzweckschere 16, Büroline Klemmhefter A4 rot Total netto Prozesseinheit im März Corina Lins

8 3. Musterdokumente (zum bearbeiteten Arbeitsablauf) Lieferschein Prozesseinheit im März Corina Lins

9 4. Pendenzenliste mit IPERKA-Methode Prozesseinheitsthema: Büromaterialbewirtschaftung Datum Tätigkeit / Aufgabenschritt beanspruchte Zeit Pendenzen erledigt Ich bekomme Informationen über das Thema und bespreche die Vorgehensweise mit meinem Berufsbildner und meiner Berufsbildnerin. 30 Minuten I* Ich studiere den Auftrag, dessen Forderungen und notiere mir das Wichtigste auf. 25 Minuten ÜK, Einführung in meine Prozesseinheit, Ordner durchlesen und studieren. 1 Tag Welche Hilfsmittel / Informationen brauche ich? 15 Minuten Ich habe mich gut informiert und kann somit weiter fahren. Ebenfalls sind mir meine Ziele bekannt Pendenzenliste erstellen. 30 Minuten P* Musterdokumente sammeln 12 Tage Ich habe meine Arbeit geplant und den Vorgehensplan ausgearbeitet E* Wie ist die Vorgehensweise für meine Prozesseinheit Beginn mit der Ausgestaltung der Prozesseinheit. 20 Minuten Titelblatt gestalten 20 Minuten Inhaltsverzeichnis auflisten 30 Minuten R* Flussdiagramm erstellen 40 Minuten / Kurzbericht schreiben 3 Stunde Lernjournal ausfüllen 30 Minuten Meine Arbeit habe ich soweit fertig und dokumentiert K* Ganze Arbeit kontrolliert und korrigieren Verbesserungen nötig? 10 Tage Die PE ist auf Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten geprüft und kann nun abgegeben werden A* Meine Prozesseinheit werte ich gemeinsam mit meinem Berufsbildner und meiner Berufsbildnerin aus und nehme das Gelernte mit, damit ich dies in der nächsten Prozesseinheit oder für ähnliche Arbeiten anwenden kann. I*= Informieren, P*= Planen, E*= Entscheiden, R*= Realisieren, K*= Kontrollieren, A*= Auswerten Prozesseinheit im März Corina Lins

10 5. Lernjournal (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich sehr gerne am Computer arbeite und es mir leicht gefallen ist über dieses Thema zu schreiben, da ich den Prozess seit Beginn meiner Lehre regelmässig ausführe Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich eine gute Einführung erhalten habe und mich bei Fragen und Unklarheiten immer wieder erkundigen konnte. Mit der heutigen Technik, das Material über das Internet zu bestellen ist es sicherlich viel einfacher geworden.... Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Ich habe sehr viel Neues dazu gelernt und denke, dass ich mich nun sehr gut mit den erarbeiteten Schritten auskenne. Meine Prozesseinheit habe ich mehrere Male überarbeitet. Nun bin ich sehr zufrieden und denke, dass die Abläufe so stimmen. Ausserdem hat es mir viel Spass gemacht, diesen Prozess zu beschreiben und zu gestalten Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich mich in eine neue Materie hineindenken musste. z.b. wie man ein Flussdiagramm darstellt oder einen Ablauf eines Prozesses schreibt. Diese Erfahrungen werde ich sicher mitnehmen für meine nächste Prozesseinheit. Ebenfalls werde ich Fehler oder nicht korrektes Vorgehen beim nächsten Mal versuchen, so gut wie möglich zu vermeiden... Prozesseinheit im März Corina Lins