Bedienungsanleitung Dokumente im Internet veröffentlichen

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1 Bedienungsanleitung Dokumente im Internet veröffentlichen Zunächst vielen Dank, dass Sie Mitglied im Portal geworden sind. Sie können jetzt einfach Dokumente und Neuigkeiten zur Ansicht rund um die Uhr für Ihre Eigentümer oder Bewohner auf dem Portal veröffentlichen. Damit die Übertragung von Dokumenten aus der lokalen Portalanwendung von Win-CASA zum Server funktioniert, müssen folgende Schritte durchgeführt werden: Schritt 1: Anmelden im Kundenbereich und Portal konfigurieren Gehen Sie auf unsere Internetseite klicken Sie mysoftware24.com und melden Sie sich mit Ihrer Kunden-Nr. und Ihrem Kennwort an. Diese Zugangsdaten haben Sie beim Kauf der Vollversion von Win-CASA ab Version 2009 erhalten. Sie befinden sich auf der Lizenzkarte in der CD-ROM Hülle. Klicken Sie das Register Portal an. Hier können Sie das Layout auswählen und Ihr Firmenlogo hochladen. Danach den Schalter Speichern klicken und mit Schalter Logout abmelden. Eigenes Logo hochladen und das Design auswählen im Kundebereich von Wichtiger Hinweis: Im Neuigkeiten-Bereich ist die aufklappbare Objektliste noch leer. Erst wenn Sie später Dokumente für Objekte in der Portalanwendung (siehe Schritt 3) übertragen, stehen hier Objekte zur Auswahl. Sie können sich also später wieder in den Kundenbereich einloggen und Neuigkeiten pro Objekt eingeben (siehe Schritt 5). Diese Neuigkeiten stehen dann den Bewohnern oder Eigentümern dieser Objekte auf der Startseite zur Verfügung. Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, Stephanskirchen Seite 1

2 Die Auswahl des Designs bestimmt, wie die Bewohner oder Eigentümer später die Internetseite nach dem Anmelden sehen. Blaues Design Rotes Design Grünes Design Schritt 2: Dokumente für das Portal freigeben Starten Sie Win-CASA und wählen Sie Register Verwaltung Register Wohnungen & Objekte Schalter weitere Funktionen - Dokumente ins Internet veröffentlichen aus. Sie werden aufgefordert, Ihre Kunden-Nr. und das Kennwort einzugeben. Geben Sie die gleichen Zugangsdaten wie in Schritt 1 ein. Diese Zugangsdaten haben Sie beim Kauf der Vollversion von Win-CASA ab Version 2009 erhalten. Sie befinden sich auf der Lizenzkarte in der CD-ROM Hülle. Win-CASA wird beendet und muss neu gestartet werden. Jetzt können Sie im Nachweis & Dokumentenmanagement von Win-CASA Dokumente zur Veröffentlichung im Internet freigeben. Dazu bearbeiten Sie einen bestehenden Nachweis mit Dokument oder legen einen neuen Nachweis mit einem Dokument an. Dokumente vom Typ PDF oder JPG (Bilddatei) können ins Internet übertragen werden. Klicken Sie Das Dokument im Internet veröffentlichen an. Geben Sie den Namen des Dokuments im Internet an. Unter diesem Namen erscheint der Link auf das Dokument im Internet. Wählen Sie eine Kategorie aus. Bei gemischten Objekten klicken Sie an, ob das Dokument im Bereich für Bewohner oder Eigentümer veröffentlicht werden soll. Wichtiger Hinweis: Das Dokument ist jetzt für die Übertragung ins Internet vorgemerkt, es erfolgt aber noch keine Übertragung. Sie können jetzt noch weitere Dokumente freigeben. Damit die Übertragung erfolgt, muss die neue Portalanwendung gestartet werden. Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, Stephanskirchen Seite 2

3 Schritt 3: Portalanwendung starten und Dokumente auf das Portal übertragen Starten Sie die Portalanwendung. Register Verwaltung Register Wohnungen & Objekte Schalter weitere Funktionen - Dokumente ins Internet veröffentlichen. Damit nur befugte Personen Zugriff haben, müssen Sie sich anmelden (mit den gleichen Anmeldedaten wie Schritt 2). Nach der Anmeldung werden die Dokumente und sonstige Daten synchronisiert. Es erfolgt noch keine Übertragung. Synchronisieren heißt, dass das Verzeichnis der Dokumente auf dem Internetserver mit dem Verzeichnis der freigegebenen Dokumente auf Ihrem lokalen PC verglichen wird. Als Ergebnis wird eine Liste mit Dokumenten angezeigt. Portalanwendung mit Liste der Dokumente, die auf das Portal übertragen werden sollen In dieser Liste stehen die Dokumente, die in Schritt 2 zur Veröffentlichung freigegeben wurden. Das Statussymbol in der ersten Spalte hat folgende Bedeutung: Das Dokument wurde im Dokumenten und Nachweismanagement von Win-CASA neu hinzugefügt (siehe Schritt 1). Es wird zum ersten Mal ins Internet übertragen. Das Dokument wurde im Dokumenten und Nachweismanagement von Win-CASA gelöscht. Es wird bei der Übertragung auch im Internet gelöscht. Das Dokument wurde im Dokumenten und Nachweismanagement aktualisiert. Es ist neuer als das bereits übertragene Dokument im Internet und muss deshalb neu hochgeladen werden. Das Dokument wurde bereits übertragen und ist immer noch aktuell. Es erfolgt deshalb keine neue Übertragung ins Internet. Wenn Sie jetzt den Schalter Übertragen klicken, erfolgt der endgültige Datentransfer zum Internetserver. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, stehen die Dokumente im Internet auf ab sofort zur Verfügung. Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, Stephanskirchen Seite 3

4 Zusätzliche Informationen und Texte eingeben Die Dokumente werden in Kategorien geordnet (z.b. Beschlusssammlung, Protokoll, Formulare, Wichtige Adressen und Tel. Nummern etc.). Bewohner und Eigentümer sehen nach dem Anmelden die Kategorien übersichtlich in einer Navigationsleiste auf der Portalstartseite. Durch Anklicken der gewünschten Kategorie wird auf die Kategorie-Unterseite navigiert, auf der die in dieser Kategorie veröffentlichten Dokumente stehen. Im Register Informationen und Texte können Sie zu jeder Kategorie optional einen kurzen einleitenden Text eingeben. Dieser wird auf der Kategorie-Unterseite veröffentlicht. Kategorie Beschlusssammlung und Ansicht des Dokuments im Internet durch Eigentümer Schritt 4: Zugangsdaten für Bewohner und Eigentümer einrichten Zugangsdaten für Eigentümer und Bewohner werden in der lokalen Portalanwendung im Register Zugangsdaten eingerichtet. Die Zugangsdatenverwaltung erstellt Benutzerkonten für die Eigentümer und Bewohner eines bestimmten Objekts. Nachdem die Eigentümer oder Bewohner die Zugangsdaten erhalten haben, können Sie sich an das Portal anmelden und die von Ihnen veröffentlichten Dokumente (Schritt 3) ansehen oder herunterladen und Neuigkeiten lesen (Schritt 5). Durch die Benutzerkontensteuerung wird sichergestellt, dass die Eigentümer oder Bewohner die veröffentlichten Dokumente und Neuigkeiten ihres Objekts nach der Anmeldung zur Ansicht erhalten. Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, Stephanskirchen Seite 4

5 Status Kein Zugang und Schalter Zugang erlauben Wählen Sie den Status Kein Zugang. Unten in der Liste werden alle Eigentümer und Bewohner aufgelistet, die noch keinen Zugang erhalten haben. Mit den Auswahlboxen Objekt, Ansicht und Zeitraum können Sie die Auswahl eingrenzen. Markieren Sie Eigentümer und Bewohner, die Zugang zum Portal erhalten sollen (Strg-Taste gedrückt halten und Einträge in der Liste anklicken). Klicken Sie diesen Schalter. Es werden jetzt Benutzerkonten auf dem Server meineverwaltung.info angelegt. Jeder Eigentümer oder Bewohner erhält einen eigenen Benutzernamen und ein Kennwort. Beantworten Sie die Frage, ob Sie den Benutzer die Zugangsdaten senden möchten mit Ja. Die Zugangsdaten können an die Bewohner und Eigentümer wahlweise per Post (Drucken), per oder Internetfax versendet werden. Voraussetzung für oder Internetfax Versand ist, dass in den Stammdaten der Bewohner oder Eigentümer eine Adresse oder die Fax-Nr. hinterlegt ist. Vor dem Versenden können Sie im Register Texte einen einleitenden und abschließenden Text eingeben. Über den Schalter Vorschau erhalten Sie eine Vorschau des Dokuments mit den Zugangsdaten. Vorschau vor dem Versenden der Zugangsdaten an Bewohner oder Eigentümer Zugangsdaten sperren! Wenn ein Bewohner auszieht oder ein Eigentümerwechsel stattfindet, muss der Zugang des ausgezogenen Bewohners oder früheren Eigentümers gesperrt werden. Wählen Sie den Status Zugang, damit alle Bewohner und Eigentümer mit Zugang angezeigt werden. Markieren Sie den Bewohner oder Eigentümer, dessen Zugang gesperrt werden soll und klicken Sie den Schalter Zugang sperren. Ab sofort kann sich der Bewohner oder Eigentümer nicht mehr an das Portal anmelden. Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, Stephanskirchen Seite 5

6 Zugangsdaten vergessen? Zugangsdaten erneut senden! Wenn ein Bewohner oder Eigentümer seine Zugangsdaten vergessen hat, wählen Sie den Status Zugang. Klicken Sie den Bewohner oder Eigentümer an und danach den Schalter Zugangsdaten senden. Gehen Sie in die Vorschau und notieren Sie sich die Zugangsdaten (siehe Tipp). Tipp: Wenn Sie im Internet sehen möchten, wie sich das Portal aus der Sicht der Eigentümer oder Bewohner darstellt, melden Sie sich unter mit Zugangsdaten von einem beliebigen Bewohner oder Eigentümer an. Schritt 5: Neuigkeiten für die Portalstartseite eingeben Wichtige Neuigkeiten und Informationen können Sie pro Objekt im Kundenbereich auf der Internetseite eingeben. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Klicken Sie das Register Portal. Unter Neuigkeiten wählen Sie das gewünschte Objekt aus der aufklappbaren Liste. Mit den Schaltern Neu, Bearbeiten und Löschen können Sie Neuigkeiten eingeben, ändern oder löschen. Hinweis: In der aufklappbaren Objektliste werden nur Objekte aufgelistet, für die Sie bereits Dokumente übertragen haben (siehe Schritt 3). Da sich das Portal für Mieter oder Eigentümer unterschiedlich darstellt (Eigentümer erhalten andere Informationen als Mieter) klicken Sie an, ob die Neuigkeit für Eigentümer oder Mieter (Bewohner) angezeigt werden soll. 1. Und so sieht ein angemeldeter Bewohner/Eigentümer die Portalstartseite 1. Neuigkeiten (Schritt 5) Kategorien - Navigation auf die Unterseiten, welche die veröffentlichten Dokumente enthalten (Schritt 3) 3. Objekt- und Verwalterdaten (wurden automatisch aus den Win-CASA Stammdaten übertragen) Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, Stephanskirchen Seite 6

7 Schritt 6 (optional): Portfreigabe in der Firewall In Einzelfällen, kann es auftreten, dass Verbindungsprobleme zum Portal auftreten. Dies liegt meistens an der installierten Antivirensoftware und deren Firewall oder direkt an der Windows eigenen Firewall. Deshalb ist es notwendig, dass bestimmte Ports in der Firewall freigegeben werden, um eine Verbindung zu ermöglichen. Der Vorgang der Freigabe, ist je nach Antivirensoftware unterschiedlich und muss beim jeweiligen Hersteller erfragt werden. Das nachfolgende Beispiel behandelt den Vorgang mit der Windows Firewall. Folgende Ports, müssen für das Portal freigegeben werden: Port 21, Port 443 und alle Ports zwischen (hier kann die Portauswahl variieren, weshalb eine genaue Klassifizierung der Ports nicht möglich ist.) Gehen Sie hierzu zuerst in Ihre Systemsteuerung unter den Punkt Windows-Firewall (1). Klicken Sie dann, auf der linken Seite auf Erweiterte Einstellungen (2). Dort angekommen, wählen Sie im oberen linken Bereich Eingehende Regel und dann auf der rechten Seite Neue Regel aus. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, indem Sie verschiedene Wahlmöglichkeiten haben. Klicken Sie dort auf Port (3). Wählen Sie im darauffolgenden Fenster die Regel TCP und im unteren Bereich Bestimmte lokale Ports. Hier tragen Sie die oben genannten Portnummern ein. Sie müssen nicht jeden Port einzeln eingeben, sondern können durch eine Kommatrennung mehrere Ports und/oder mit einem Bindestrich einen Portbereich auswählen (4). Haben Sie die Ports eingetragen, müssen Sie nur noch immer mit Weiter bestätigen und im letzten Fenster einen Namen eintragen. Ein Beispiel wäre hierfür: Win-CASA Portalanwendung (1) (2) Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, Stephanskirchen Seite 7

8 (3) (4) Software24.com GmbH, Eichbichlstraße 1, Stephanskirchen Seite 8

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