Lean Administration Consulting. we keep you ahead. consulting

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1 we keep you ahead consulting Lean Administration Consulting. Wir unterstützen Sie bei der schlanken Ausrichtung Ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse.

2 Effizienz Coaching Lean Management für Verwaltungsprozesse Entwicklungsmöglichkeiten erkennen und nutzen. Administration Management Eine Philosophie auf dem Siegeszug. Lean Manufacturing ist unbestritten eine der effektivsten Vorgehensweisen, um Fertigungsprozesse wertschöpfungsorientiert zu optimieren. Nachdem die Potenziale in der Produktion häufig bereits ausgeschöpft wurden, erkennen Unternehmen, dass sich Lean-Prinzipien auch im administrativen Bereich anwenden lassen. Geschäftsprozessoptimierung oder die Neuausrichtung der Organisation sind wichtige Themen für produzierende Unternehmen, ebenso wie für reine Dienstleister. Die Übertragung der Lean-Prinzipien von der Produktion auf administrative Prozesse sollte jedoch mit Umsicht angegangen werden, denn die Rahmenbedingungen und Voraussetzungen der beiden Bereiche unterscheiden sich deutlich. Verwaltungsprozesse sind kaum standardisiert, Umfang und Aufgaben variieren stark. Die vorhandenen Messgrößen sind eher qualitativer Art, und Informationen sind schwierig zu verfolgen. Hinzu kommt, dass in administrativen Prozessen der Mensch stärker im Mittelpunkt steht als in der Produktion. Mitarbeiter sind es gewohnt, weitgehend selbstständig und eigenverantwortlich zu handeln. Bei der Umstellung auf Lean Management wird deren Arbeitsweise analysiert, hinterfragt und neu gestaltet. Der Veränderungsprozess muss mit entsprechenden Methoden aktiv herbeigeführt werden. Dabei unterstützen wir Sie gerne. MBtech: Beratungsleistung, die nachhaltig wirkt. Wir beraten Unternehmen, die ihre Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette optimieren wollen. Auf Basis des ganzheitlichen Lean-Enterprise-Ansatzes verbessern wir nachhaltig Ihre Wettbewerbsposition und sichern diese ab. Gemeinsam mit Ihnen planen und realisieren wir maßgeschneiderte Lean- Strategien und begleiten Sie auf dem Weg zu einer schlanken Organisation.

3 Sensibilisierung Qualität Kaizen Motivation Prozesse optimieren Wieviel ungenutztes Potential schlummert in Ihrem Unternehmen? Ihr Nutzen. Der MBtech Projektansatz ist auf Ihre individuelle Situation zugeschnitten, um Ihre Wettbewerbssituation, Ihre Marktposition und Ihre Flexibilität nachhaltig zu verbessern. Optimierungspotenziale in Ihren Prozessen werden identifiziert und messbare Verbesserungen konsequent realisiert. Sie erhalten ein ganzheitliches Konzept zur Verankerung von Lean Management in Ihrem Unternehmen. Ihre Mitarbeiter werden intensiv in die Projektarbeit eingebunden und qualifiziert, um die Umsetzung der Lean Management Methoden nachhaltig abzusichern. Sie erhalten professionelle Unterstützung im gesamten Veränderungsprozess, um eine proaktive Führungskultur im Sinne von Lean Management zu etablieren. Die MBtech Projektvorgehensweise und die Lean Methoden wurden von erfahrenen Beratern in zahlreichen Projekten bereits erfolgreich eingesetzt. Unser Erfolgsbeispiel Lean Management im Personalbereich Der ca. 800 Personen umfassende Personalbereich eines DAX-Unternehmens war durch Bündelung übergreifender HR-Themen inhaltlich sehr stark gewachsen. Um die Leistungsanforderungen der internen Kunden erfüllen zu können, sollten Prozesse verschlankt und Effizienzpotenziale von mindestens 10 % realisiert werden. MBtech Consulting begleitete dieses Projekt und etablierte einen KVP-Prozess (KVP = kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Für jede Art der Geschäftsvorfälle wurde ein Pilotbereich definiert, um die Vorgehensweise zu erproben und schnelle Erfolge zu realisieren. Als Pilot für HR-Beratungstätigkeiten diente beispielsweise eine Betriebskrankenkasse mit 12 Kundencentern. Mit einer Anfragestrukturanalyse wurden Kundenanfragen über alle Kontaktkanäle aufgezeichnet und transparent gemacht, sodass sie nun differenziert gesteuert und effizient bearbeitet werden können. In Prozessworkshops erarbeitete MBtech gemeinsam mit den Mitarbeitern weitere Handlungsfelder und definierte konkrete Verbesserungsmaßnahmen. Dadurch stiegen unter anderem die Erreichbarkeit und Effizienz der Kundencenter deutlich an, während gleichzeitig die eingesetzten Kapazitäten reduziert werden konnten. Insgesamt spiegeln sich die umgesetzten Maßnahmen positiv in der Durchlaufzeit von Vorgängen, in der Anzahl offener Fälle und damit in der Kundenzufriedenheit wider. 2 3

4 Ganzheitliche Lean Transformation. Alles im Überblick. Lean Administration: So einfach und doch so anspruchsvoll. Unser Ziel ist, Ihre Prozesse schlank und effizient auszurichten sowie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu verankern. Die Prinzipien zur Prozessoptimierung erscheinen zunächst einfach dabei darf man jedoch nicht übersehen, dass sie die gewohnten Arbeitsweisen der Mitarbeiter fundamental verändern. Eine Lean Transformation, also eine Umstellung auf Lean-Prinzipien, bewirkt eine Veränderung der Unternehmenskultur, die alle Mitarbeiter einbezieht. Drei Aspekte wirken zusammen, um einen fortwährenden Kulturwandel im Sinne des Lean Managements anzustoßen: Analysemethoden Bevor Prozesse im Sinne des Lean-Ansatzes optimiert werden können, gilt es, den Ist-Zustand genau zu analysieren und zu bewerten. Methoden, die in der Produktion seit Jahren bewährt sind, werden auf die Gegebenheiten in indirekten Dienstleistungs- und Servicebereichen angepasst und dort zur Prozessanalyse und -optimierung angewendet. Ergänzt durch weitere, sinnvolle Analysemethoden, führen sie die unternehmensweite Einführung von Lean Management zum Erfolg. LEAN Führungs- und Handlungsprinzipien Prozessdesign Ebenso wie die Analyse erfolgt das Design der Soll-Prozesse nach klar definierten Prin- Analysemethoden Prozessdesign zipien und Methoden, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt wurden. Sie stellen sicher, dass ein schlanker und effizienter Prozess umgesetzt wird. Unser Lean-Administration-Konzept ist branchen- und organisationsübergreifend anwendbar. Führungs- und Handlungsprinzipien Eine Lean Transformation erfordert zunächst eine Veränderung im Denken und Handeln der Führungskräfte. Nur wenn es diesen gelingt, ihre Mitarbeiter zu begeistern und zu motivieren, können die Effizienzsteigerungen eine nachhaltige Wirkung entfalten.

5 Kosten, Durchlaufzeit, Bestände, Rückfragen und Komplexität Quantität Qualität, Prozessstabilität, Termintreue, Verfügbarkeit, Servicegrad Schon nach kurzer Projektlaufzeit verringern sich Durchlaufzeiten und Komplexität einzelner Prozesse signifikant Zeit MBtech bewegt erfolgskritische Stellhebel, individuell abgestimmt auf Ihre Organisation. Wettbewerbsvorteile durch schlanke Prozesse im gesamten Unternehmen. Ziel unserer Lean-Administration-Projekte ist es, das enorme Potential zur Produktivitätssteigerung in indirekten Unternehmensbereichen zu erschließen. Die MBtech-Expertise basiert auf fundiertem Lean-Know-how zur Entwicklung wertorientierter Führungs- und Kennzahlensysteme. Unser Ansatz ist daher mehr als eine Sammlung von Methoden: Mit erprobten Analyseinstrumenten werden die kritischen Handlungsfelder herausgearbeitet und die Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitern nach klar definierten Gestaltungsprinzipien optimiert. Gezieltes Change Management und Training befähigen die Mitarbeiter und Führungskräfte im Sinne einer KVP-Kultur (KVP = kontinuierlicher Verbesserungsprozess) zu handeln und zu führen. Dabei ist Erfahrung durch nichts zu ersetzen. Unsere Mitarbeiter kommen aus dem Management internationaler Unternehmen und aus renomierten Unternehmensberatungen. Entwicklung spezifischer Lean-Prinzipien und -Methoden Roadmap-Planung, Pilotierung und Rollout-Begleitung Lean Process Design Lean Check zur Bewertung der Handlungsfelder und Potenziale Wertstromanalyse und design in der End-to-End-Betrachtung Einführung systematischer Problemlösungsprozesse Einführung eines nachhaltigen, Mitarbeiter getriebenen KVP im Alltag Lean Transformation Gesteuerte Kulturveränderung mit Change-to-Lean-Radar Aufbau einer KVP-Organisation (Rollenmodell und Plattformen) Lean Training & Coaching Lean Administration Basisund Vertiefungstrainings Expertenausbildung und Coaching Führungskräfte-Coaching Lean-Management-Lernreisen nach Japan 4 5

6 Lean Process Design Ganzheitlich, messbar, nachhaltig! Unsere Vorgehensweise: In der Praxis erprobt. Um die Verwaltung großer Organisationen schlank auszurichten, haben wir ein fünfstufiges Vorgehensmodell entwickelt. Dabei betrachten und optimieren wir die wesentlichen Kern- sowie abteilungsübergreifenden End-to-End-Prozesse und steuern gezielt den Change-Prozess innerhalb der Organisation. Vor der eigentlichen Prozessoptimierung setzt MBtech Consulting einen Lean Check ein, mit dem sehr schnell eine Bestandsaufnahme der wertschöpfenden Positionen im Unternehmen vorgenommen wird. Auf Basis dieser Ergebnisse werden erste Quick Wins realisiert und die Vorgehensweise für das weitere Projekt festgelegt. Ihre Mitarbeiter übernehmen dabei eine entscheidende Rolle. Als sogenannte Lean-Multiplikatoren begleiten sie die Projektarbeit in den einzelnen Funktionsbereichen und koordinieren den kontinuierlichen Verbesserungprozess eigenständig. Dieser Initialisierungsphase folgt zielgerichtet die Prozessanalyse, die einen detaillierten Einblick in die häufig sehr komplexen administrativen Prozesse ermöglicht. In Prozess- Kaizen-Workshops beleuchten wir mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Ist-Situation aus verschiedenen Blickwinkeln. Im Fokus steht die Identifizierung von Verschwendungsquellen in den Arbeitsabläufen mittels einer Wertstromanalyse. Anschließend gestalten wir den Soll-Prozess gemäß den definierten Lean-Prinzipien und legen gemeinsam fest, mit welchen Maßnahmen sich die Verbesserungspotenziale realisieren lassen. Durch die Einführung eines KVP im Alltag werden Abläufe innerhalb der Funktionsbereiche implementiert, die einen gelebten Verbesserungsprozess sicherstellen. Phase 1 Phase 2 Initialisierung Prozessoptimierung und Verankerung Vorbereitung und Bestandsaufnahme (Lean Check) Aufbau und Qualifizierung KVP-Organisation Bewertung und Priorisierung Prozesspotenziale Lean-Prozessoptimierung und Problemlösung Einführung KVP im Alltag/ Lean Office

7 i Bitte beachten Sie das Trainingsangebot der MBtech Consulting Business Academy. Sie finden uns unter: consulting Lean Training & Coaching. Gezieltes Training für den Wandel. Ein wesentliches Element in unserem Projektansatz ist die nachhaltige Verankerung von Lean Management, um die Ergebnisse der Prozessoptimierung langfristig abzusichern. Entscheidend für den Prozesserfolg ist ein an gepasstes Führungsverhalten seitens des Managements. MBtech Consulting bietet hier zu ein Lean Leadership Coaching an, um die Führungskräfte auf ihre Rolle im Lean Management vorzubereiten. Ergänzend werden Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzt, KVP eigenständig voranzutreiben, um weitere Verbesserungspotenziale zu erkennen und umzusetzen. Um Ihre Mitarbeiter zu qualifizieren, hat MBtech Consulting ein umfassendes Schulungsprogramm entwickelt. Es umfasst Lean- Administration-Grundlagenschulungen für Mitar beiter sowie intensive Schulungsprogramme für Lean-Experten und KVP-Koordinatoren. Unser Erfolgsbeispiel Produktionsplanung & Engineering bei einem deutschen Automobilhersteller Der Hersteller kämpfte mit stetig steigenden Anforderungen in Planung und Engineering. Immer mehr und immer komplexere Baureihenprojekte sowie sinkende Ressourcenverfügbarkeit zwangen ihn, die Planungseffizienz deutlich zu steigern. MBtech Consulting sollte deshalb Ineffizienzen aufdecken und konsequent eliminieren. Durch die nachhaltige Verankerung von Lean Management in der Organisation sollten die Ergebnisse abgesichert werden. Im Projektverlauf konnten die Planungsschleifen deutlich reduziert und so 13 % der Ressourcen eingespart werden. Gemeinsam mit den Prozesseignern und Schnittstellenpartnern durchleuchtete MBtech die zentralen Kernprozesse mithilfe der Wertstrom-Methodik und der Auftragsstrukturanalyse und erarbeitete neue, verschwendungsarme Soll-Prozesse. Der Aufwand wurde so um weitere 16 % reduziert. Parallel wurden interne Lean-Experten ausgebildet und in den einzelnen Funktionalbereichen etabliert. Heute treibt die Produktionsplanung den kontinuierlichen Verbesserungsprozess aus eigener Kraft voran. 6 7

8 vehicle engineering powertrain solutions electronics solutions consulting Management Consulting Technology & Innovation Consulting Process Consulting Program & Project Consulting Business Academy Europe MBtech Consulting GmbH Posener Straße Sindelfingen Germany Tel Fax info@mbtech-group.com North America MB-technology NA LLC 400 E. Big Beaver Rd., Suite 300 Troy, MI USA Tel Fax info@mbtech-group-na.com Asia MB SIM Technology Co., Ltd. 6F Bldg. DOHO, No Wanhangdu Rd. Shanghai P.R. China Tel Fax info-mbsimtech@mbtech-group.com 05-M200904A01-DE