Online-Portal Benutzerhandbuch

Transkript

1 Online-Portal Benutzerhandbuch Seite 1 von 11

2 Das in diesem Handbuch beschriebene Online-Portal wird unter Lizenz der Immobilienverwaltung Schlüter GmbH bereit gestellt und darf nur gemäß dieser Lizenz genutzt werden. Eine Kopie des Portals ist grundsätzlich untersagt. Alle Rechte sind vorbehalten. Kein Teil dieses Dokumentes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der Immobilienverwaltung Schlüter GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Die Angaben in diesem Schriftstück können ohne gesonderte Mitteilung geändert werden. Die Immobilienverwaltung Schlüter GmbH geht mit diesem Dokument keine Verpflichtung ein. Die darin dargestellten Funktionalitäten werden auf der Basis eines nicht-öffentlich zugänglichen WEB-Tools zur Verfügung gestellt. Die Benutzung des Tools ist grundsätzlich gestattet. Wer dieses Tool jedoch außer zum Zwecke des eigenen Gebrauches auf Magnetband, Diskette oder jegliches andere Medium überträgt, macht sich strafbar und schadensersatzpflichtig. Alle technischen Angaben in diesem Benutzerhandbuch wurden mit großer Sorgfalt erarbeitet und zusammengestellt und unter Einhaltung wirksamer Kontrollmaßnahmen reproduziert. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Immobilienverwaltung Schlüter GmbH sieht sich deshalb gezwungen, darauf hinzuweisen, dass weder eine Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurück gehen, übernommen werden kann. Für die Mitteilung eventueller Fehler ist die Immobilienverwaltung Schlüter GmbH jederzeit dankbar. Die in Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Für evtl. Rückfragen erreichen Sie und montags, dienstags und donnerstags von bis Uhr, mittwochs von bis Uhr und freitags von bis Uhr. Wir weisen außerdem ausdrücklich darauf hin, dass die Immobilienverwaltung Schlüter GmbH keinerlei Verantwortung für die Richtigkeit der Daten bei Verwendung des Online-Portal übernehmen kann. Die Nutzung des Online-Portal erfolgt ausschließlich auf Verantwortung des Nutzers. Immobilienverwaltung Schlüter GmbH Kemnader Str Bochum Telefon: (0234) Telefax: (0234) WEB: Seite 2 von 11

3 Inhaltsverzeichnis: 1.0 Einleitung Seite Start des Online-Portal Seite Zusendung eines neuen Passwortes Seite Änderung eines neuen Passwortes Seite Funktionen der Portals Seite Hausgeldkonten Seite Schadensmanagement Seite 410 Seite 3 von 11

4 1.0 Einleitung Wir freuen uns, dass Sie sich für die Nutzung unseres Online-Portal entschieden haben. Mit diesem Portal haben Sie die Möglichkeit, sämtliche von uns zur Verfügung gestellten Dokumente und Informationen jederzeit, rund um die Uhr, abzurufen. Das Portal finden Sie auf unserer Internetseite unter Onlöine-Portal. Wenn Sie unser Portal erst einmal unverbindlich testen möchten, können Sie unseren Demozugang nutzen. Die Zugangsdaten lauten: Seite 4 von 11

5 Im Demozugang hinterlegte Dokumente und Daten dienen ausschließlich der Veranschaulichung oder stellen Musterunterlagen dar. 2.0 Start des Online-Portal Über unsere die Internetseite gelangen Sie direkt auf die Starseite des Online-Portal. Sollten Sie als Eigentümer einer von uns verwalteten Immobilie noch keine Zugangsdaten besitzen, so schreiben Sie uns eine Mail an wir werden Ihren Zugang schnellstmöglichst einrichten. Wir legen grundsätzlich für jeden Eigentümer, zu dem wir eine Mail-Adresse vorliegen haben, einen Zugang an. Sollten Sie Ihr Passwort nicht mehr wissen, können Sie sich hier ein neues Passwort zusenden lassen. (siehe weiter unten) Auf der Startseite des Portal geben Sie bitte Ihre Zugangsdaten wie folgt ein: Nach dem erfolgreichen Einloggen im Portal gelangen Sie zur Startseite. Hier erhalten Sie auf der rechten Seite der Anzeige aktuelle Informationen über die neusten eingestellten Dokumente sowie Ihre letzten Downloads. Über eine Zusatzfunktion können Sie auf Ihrem Rechner angemeldet bleiben. Seite 5 von 11

6 2.1 Zusendung eines neuen Passwortes Sollten Sie ihr Passwort vergessen haben, so können Sie sich dieses über die Funktion Passwort vergessen neu erstellen lassen. Seite 6 von 11

7 Bitte geben Sie als Benutzername sowie als Ihre bei uns hinterlegte Mailadresse an. Sie erhalten dann innerhalb kürzester Zeit (i.d.r. 1-2 Minuten) ein neues Passowrt zugesandt. 2.3 Änderung eines neuen Passwortes Unter der Rubrik Profil können Sie Ihr Passwort jederzeit ändern. Bitte geben Sie Ihr altes (aktuelles) Passwort sowie Ihr gewünschtes neues Passowrt entsprechend ein und klicken auf Passwort ändern. Sie erhalten umgehend per Mail eine Bestätigung der Passwortänderung. 3.0 Funktionen des Portals Über die Rubrik Doikumente können Sie diverse Dokumente und Informationen einsehen. Zur Verfügung stehen insbesondere die Rubriken Seite 7 von 11

8 Diverses o Teilungserklärung o Versicherungsunterlagen o Verwaltervertrag o Energieausweis o Eigentümeradressen o... Eigentümerversammlung o Einzelne Protokolle o Beschlusssammlung o Umlaufbeschlüsse Wirtschaftsplan o Gesamt-Wirtschaftspläne o Einzelwirtschaftspläne Wohngeldabrechnung o Heizkostenabrechnungen o Gesamtabrechnung (E/A-Ausweis) o Einzelnachweise o Einzelnachweis Haushaltsnahe Dienstleistungen o Belege o Einzelabrechnungen Zählerablesungen, Personenzahlen, Pläne Nach Anklicken des Objektes auf der linken Seite der Ansicht öffnet sich der Menübaum mit den Unterrubriken. Nach Anklicken der Rubriken öffnen sich weitere Unterrubriken. Seite 8 von 11

9 Auf der rechten Seite der Ansicht werden die jeweils in der Rubrik hinterlegten Dokumente angezeigt. Diese können Sie durch Anklicken downloaden und öffnen. Zum Öffnen der Dokumente benötigen Sie einen PDF-Reader. Diesen können Sie sich im Internet kostenfrei herunterladen. Des Weiteren erhalten Sie im linken Menübaum zwei weitere Eintragungen: Hausgeldkonten Schadensmanagement Unter diesen beiden Rubriken verbergen sich spezielle Informationen, die Sie nach Anklicken der entsprechenden Rubrik sehen können. 3.1 Hausgeldkonten Unter der Rubrik Wohngeldkonten finden Sie regelmäßig aktualisierte Informationen zu den einzelnen Zahlungen aller Eigentümer Ihrer Gemeinschaft. Diese Daten werden i.d.r. zweimal monatlich aktualisiert. Nach dem Anklicken der Rubrik Wohngeldkonten sehen Sie auf der rechten Seite eine Übersicht aller dargestellten Buchungskonten. Neben der internen Buchungskontonummer bei uns sehen Sie die Bezeichnung des Konto / Name des Eigentümers sowie den letzten Buchungstag. Nach Anklicken der Kontonummer sehen Sie zu dem ausgewählten Buchungskonto alle einzelnen Bewegungen in einem separaten Fenster dargestellt. Die angezeigten Buchungen betreffen immer nur das aktuelle Wirtschaftsjahr. Seite 9 von 11

10 3.2 Schadensmanagement Unter der Menü-Rubrik Schadensmanagement finden Sie aktuelle Informationen zu laufenden sowie beendeten Vorgängen Ihres Objektes. Nach dem Anklicken der Rubrik erhalten Sie auf der rechten Seite der Ansicht eine Übersicht der offenen und geschlossenen Vorgänge. Hierbei sehen Sie neben unserer Vorgangsnummer auch eine kurze Bezeichnung des Vorganges sowie dessen Meldedatum und den aktuellen Status. Seite 10 von 11

11 Wenn Sie weitere Informationen zu einem Status wünschen, klicken Sie bitte auf die farbig dargestellte Vorgangsnummer, dann öffnet sich ein zusätzliches Fenster mit entsprechend weiteren Informationen. Die Daten im Schadensmanagement werden mehrmals wöchentlich aktualisiert. Seite 11 von 11