Das Interne Audit Teil III

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1 Das Interne Audit Teil III 1 SQS

2 Phasen eines Audits Planung Vorbereitung Durchführung Auswertung Berichterstattung Überwachung 2 SQS

3 Auswertung in Matrix Auditart: Internes Prozessaudit Abteilung: Administration Datum: 20. November 2009 Auditoren: Fritz Müller, Josef Meier Auditierte Personen Ursula Schätti Daniela Reichlin Stärken: 1. xxx 2. xxx 3. xxx Verbesserungspotenziale 1. xxx 2. xxx 3. xxx Schwachstellen 1. xxx Massnahmen 1. xxx 2. xxx 3. xxx Massnahmen 1. xxx Termine / Verantw. 1. xxx / US 2. xxx / US 3. xxx / DR Termine / Verantw. 1. xxx / DR 3 SQS

4 Eisbergmodell Wie entscheiden wir? 1/10 über Wasser 9/10 unter Wasser 4 SQS

5 Bewertungskriterien analog VDA (Verband der Autoindustrie) 0% Verfahren und Prozesse nicht definiert 0P 25% Verfahren und Prozesse dokumentiert, keine Messgrössen 4P 50% Verfahren und Prozesse dokumentiert und umgesetzt 6P 75% Verfahren und Prozesse dokumentiert und umgesetzt, Messgrössen vorhanden 8P 100% Prozesse beherrscht, Prozesseignerschaft sichergestellt 10P 5 SQS

6 Systemwirksamkeit 1. Forderungen an das Management-System 1.1. Allgemeines (Forderungen M-System) Potenzial- Index 53% 0% 25% 50% 75% 100% 10% 10% 2. Verantwortung der Leitung 2.1. Allgemeines (Verantwortung Leitung) 2.2. Kundenforderungen 2.3. Gesetzliche Anforderungen 2.4. Politik 2.5. Planung 2.6. Management-System 2.7. Management-Review 3. Ressourcen 3.1. Allgemeines (Ressourcen) 3.2. Personal Ressourcen 3.3. Informations-Management 3.4. Infrastruktur 3.5. Arbeitsumgebung 21% 15% 25% 10% 5% 25% 20% 25% 50% 49% 50% 60% 50% 60% 4. Produkt- / Dienstleistungsrealisierung 4.1. Allgemeines (Produkt-/DL-Realisierung) 4.2. Kundenbeziehungs-Prozesse 4.3. Design und Entwicklung 4.4. Beschaffung 4.5. Produktions- und Dienstleistungerbringung 4.6. Lenkung der Mess- und Prüfmittel 5. Messung, Analyse und Verbesserung 5.1. Allgemeines (Verbesserung) 5.2. Messung und Überwachung 60% 50% 55% 50% 74% 75% 85% 100% 75% 75% 75% 6 SQS

7 Systemwirksamkeit (1/2) 7 SQS

8 Systemwirksamkeit (2/2) 8 SQS

9 Phasen eines Audits Planung Vorbereitung Durchführung Auswertung Berichterstattung Überwachung 9 SQS

10 10 SQS

11 Mögliche Gliederung Auditbericht (1/2) 1. Zusammenfassung 1.1 Daten und Fakten 1.2 Stärken und Schwächen 1.3 Chancen und Risiken 2. Zielsetzung Internes Audit KW 37/2009 und auditierte Stellen 3. Beurteilungsgrundlagen 3.1 Vorgaben 3.2 Systematik zur Auswertung 4. Reporting 4.1 Gesamte Unternehmung 4.2 Forderungen an das Managementsystem 4.3 Managementprozesse 4.4 Ressourcenprozesse 4.5 Produkt- und Dienstleistungsrealisierung 4.6 Messung, Analyse und Verbesserung 4.7 Ausblick: Vorschlag für das weitere Vorgehen 4.8 Korrekturmassnahmen 5. Freigabe/Kommentar Auftraggeber 11 SQS

12 Mögliche Gliederung Auditbericht (2/2) 1. Einleitung Auftrag, Zielsetzung Auditart / Normbasis Auditthemen 4. Freigabe/Kommentar Auftraggeber 5. Anhang KVP-Journal (Wer, was, wie, bis wann?) 2. Zusammenfassung / Kurzbericht 3. Reporting unterteilt nach Sequenz Allgemeiner Eindruck Stärken Verbesserungspotenziale Schwachstellen 12 SQS

13 Phasen eines Audits Planung Vorbereitung Durchführung Auswertung Berichterstattung Überwachung 13 SQS

14 Notizen zur Überwachung Massnahmen inkl. Verantwortlichkeiten & Termine Pendenzenliste Wirksamkeitsüberprüfung von realisierten Verbesserungsmassnahmen Ergebnisse aus der internen Befragung zum Audit Verfolgung der Entwicklung einer BSC 14 SQS

15 Internes Audit Externes Audit Mitarbeiter/In Kunde Verbesserung Vorbeugung Korrektur Ja Nein Umsatzwirksam Kostenwirksam Termine Wer Kontrolle Wirksamkeit Umsetzung Anhang KVP Journal Input Output Nr. Datum KVP Projekt / Thema Lieferantenbewertung nicht kommuniziert Erreichbarkeit Kundendienst Begründung Zielsetzung Massnahme x x x x ALE x x x x KD Ziel erreicht ALE Abfallreduktion mittels Grossverpackungen x x x x ALP Fehlerhafte Preisangaben auf der Homepage x x x x Schulung Arbeitssicherheit x x x x. 15 SQS

16 Beispiel BSC 16 SQS

17 17 SQS

18 Wichtiges zum Schluss Keine Pflichtübung Zusammenfassung als Managementinformation Konzentration auf Systemfragen (KEINE Personenqualifizierung) Hinterfragen: Warum, warum, warum dies deckt die oft unangenehme Wahrheit auf 18 SQS