Handbuch i3 System Kampagne

Transkript

1 i3 Software GmbH Handbuch i3 System Kampagne Anwenderhandbuch Elisabeth Holzmann 24. September 2009

2 Vorwort Herzlich willkommen im i3 System 1 Benutzerhandbuch. Sie haben sich mit i3 System 1 für ein integriertes Softwarepaket für alle Bereiche der Büroorganisation und Warenwirtschaft entschieden. Einfache Handhabung und vielseitige Verwendbarkeit machen i3 System 1 zum Allroundtalent unter den kaufmännischen Gesamtlösungen und wird durch die einfachen Benutzung der verschiedenen Orientierungsmasken auch Sie überzeugen. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Benutzerhandbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder auf irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig. Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Die in diesem Benutzerhandbuch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die i3 System 1 Benutzerhandbuchredaktion ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Die i3 Software GmbH haftet nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Benutzerhandbuch. Die Beschreibungen in diesem Benutzerhandbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Benutzerhandbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die -Adresse: helpdesk@i3software.biz. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit. Weitere Informationen über die Produkte von i3 Software GmbH finden Sie im Internet unter Für allgemeine Fragen rund um unsere Produkte und Dienstleistungen steht Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung: Telefon: 0662/ Fax: 0662/ Donnerstag, 24. September 2009 Seite 2 von 39

3 Inhaltsverzeichnis 1.9. Kampagne Erstellen einer neuen Kampagne:... 4 Verschiedene Wege zum Erstellen einer neuen Kampagne... 4 Über die Multifunktionsleiste im i3 System 1:... 5 Adressen einfügen:... 6 Adressen über erweiterte Einträge einfügen:... 8 Ansprechpartner einfügen: Ansprechpartner mit Adressbuch einfügen: Adresse über Vorgangsstatistik einfügen: Ansprechpartner über Vorgangsstatistik einfügen: In der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster: In der Adresskartei über Organisation: In der Multifunktionsleiste im Ansprechpartnerfenster: In dem Arbeitsbereich Stammdaten über Ansprechpartner: Im Adressauswahlfenster durch Betätigung der rechten Maustaste: Arbeiten mit einer neuen Kampagne: Hinzufügen bzw. Entfernen von einer/mehrerer neuen Adressen bzw. Ansprechpartner in eine neue Kampagne: Kampagnenabgleich: Versenden einer neuen Kampagne: Arbeiten mit einer bereits bestehenden Kampagne: Hinzufügen bzw. Entfernen von einer/mehrerer neuen Adressen bzw. Ansprechpartner in eine bestehende Kampagne: Löschen einer Kampagne: Kopieren einer Kampagne: Ausdruck der Postliste: Setzten eines Kampagnenstatus: Auswertung einer Kampagne: Abgleich einer Kampagne: Versenden einer Kampagne: Donnerstag, 24. September 2009 Seite 3 von 39

4 1.9. Kampagne Unter Kampagne versteht man eine Zusammenfassung/Auflistung von Adressen bzw. Ansprechpartnern, die einen gemeinsamen Serienbriefe, Einladung, Info etc. erhalten sollen. Sie hat nichts mit dem Dokument der Aussendung zu tun, welches auch nicht unter der Kampagne gespeichert wird! Daher empfiehlt es sich, den Kampagnennamen möglichst genau zu definieren. Adressen/Ansprechpartner können einer oder mehreren Kampagne zugeordnet werden Erstellen einer neuen Kampagne: Verschiedene Wege zum Erstellen einer neuen Kampagne 1.) Über die Multifunktionsliste im i3 System 1: Dieser Weg wird gewählt, wenn Sie nach den verschiedensten Kriterien mehrere Adressen bzw. Ansprechpartner für eine neue Kampagne suchen und auswählen wollen Ab Punkt zwei legen Sie mittels einzelner Adressen bzw. Ansprechpartner eine neue Kampagne an: 2.) In der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster: im Befehlsabschnitt Neue Einträge für aktuelle Adresse 3.) In dem Arbeitsbereich der Adresse auf Organisation gehen und dann auf das Schnellzugriffsymbol Kampagnen klicken 4.) In der Multifunktionsleiste im Ansprechpartnerfenster 5.) In dem Arbeitsbereich der Adresse gehen Sie auf Stammdaten und im Ansprechpartnerfenster auf das Schnellzugriffsymbol Kampagnen 6.) Im Adressauswahlfenster durch Betätigung der rechten Maustaste Donnerstag, 24. September 2009 Seite 4 von 39

5 Über die Multifunktionsleiste im i3 System 1: Verwenden Sie, um nach den verschiedensten Kriterien mehrere Adressen bzw. Ansprechpartner für eine neue Kampagne zu suchen In der Registerkarte CRM & Organisation finden Sie in dem Befehlsabschnitt Kampagnen. Um einen neue Kampagne zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol und es öffnet sich eine Auswahlliste mit den verschiedenste Auswahlkriterien zum Erstellen und Bearbeiten einer Kampagne Donnerstag, 24. September 2009 Seite 5 von 39

6 Adressen einfügen: Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, gelangen Sie in das Fenster Adresse - Suchen Hier können Sie nun nach verschiedenen Kriterien die Adressen Ihrer Kampagne auswählen: z.b. nach dem Adressname: in Name 1 geben Sie den Namen ein (min. aber 3 Zeichen) oder nach Straßen, Postleitzahl, Ort. Sie können aber auch verschiedene Adresstypen auswählen, indem Sie unter Typ: einen oder mehrere gewünschten Adresstypen anklicken. Sie können auch aus den vier Karteikarten Vertreter, Weitere Kriterien Information Details, Details Allgemein, Planbesuche Erweiterte Suchparameter die für Sie passenden Suchkriterien auswählen. Sie können auch mehrere Möglichkeiten miteinander kombinieren und mit dem Befehl Suchen oder mit Enter die Suche nach den gewünschten Adressen starten. z.b. Sie wollen diese Kampagne allen Adressen im i3 System 1 mit einer bestimmten Postleitzahl zukommen lassen, dann geben Sie im Feld Plz. die gewünscht Postleitzahl ein und starten die Suche entweder mit Enter oder mit einem Klick auf den Button Suchen. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 6 von 39

7 Tipp: Wenn Sie auf das Symbol vor dem Eingabefeld klicken, können Sie die Suchparameter des Feldes verändern. z.b. Sie möchten alle Postleitzahlen, die mit 10 anfangen, dann aktivieren Sie die Funktion Beginnt und erhalten, wenn Sie die Suche gestartet haben, alle Plz. mit 10xx beginnend Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie für die gefundenen Adressen eine neue Kampagne eröffnen wollen. Wenn Sie mit Nein antworten, kommen Sie in ein Fenster, in welchem alle vorhandenen Kampagnen angeführt sind und Sie können Ihre ausgewählte Adresse bzw. Adressen eine Kampagne zuordnen (näheres siehe Seite 23). Wenn Sie mit Ja bestätigen, gelangen Sie in ein weiteres Fenster, in welchem Sie gefragt werden, wie der Name bzw. die Bezeichnung der neuen Kampagne lauten soll. Sie schreiben den Kampagnenamen in das Feld und bestätigen mit Weiter. Tipp: Da das Dokument der Kampagne nicht gespeichert wird, empfiehlt es sich, den Kampagnenname sehr genau zu definieren, damit Sie bei einer späteren Suche, die richtige Kampagne leichter finden. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 7 von 39

8 Nun werden Sie gefragt, ob der erste eingegebene Ansprechpartner der Adresse die Kampagne erhalten soll (sofern ein Ansprechpartner angelegt wurde). Vorteil: Sie müssen nicht wissen, ob bei den ausgewählten Adressen ein Ansprechpartner hinterlegt wurde, denn wenn einer angelegt wurde, erhält dieser automatisch die Kampagne, wenn Sie diese Frage mit Ja bestätigen. (sind mehrere Ansprechpartner angelegt, wählt das System willkürlich einen aus). Entweder mit Ja oder Nein bestätigen Nun haben Sie Ihre gewünschten Adressen einer neuen Kampagne zugeordnet. Adressen über erweiterte Einträge einfügen: Klicken Sie auf diesen Befehl, und Sie können noch zusätzlich zur normalen Adressuche die Adressen auswählen, bei denen Sie erweiterte Informationen in den Stammdaten erfasst haben. Es öffnet sich ein Fenster mit allen erweiterten Informationen, die Sie jemals in der Eintragungsart der erweiterten Informationen zu einer Adresse erfasst haben. Sie können nun Ihre Auswahl tätigen (entweder einzeln anklicken oder auf den Button Alle auswählen gehen) bzw. können Sie bereits ausgewählte Kriterien wieder löschen, indem Sie sie entweder einzeln wieder wegklicken bzw. auf den Button Keine Auswählen gehen. Wenn Sie nun die gewünschten erweiterten Informationen ausgewählt haben, gehen Sie auf den Befehl Weiter. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 8 von 39

9 Nun kommen Sie in ein neues Auswahlfenster in welcher sich die Detaileinträge zu den ausgewählten erweiterten Informationen befinden (haben Sie unter Text in den erweiterten Informationen angelegt bei den Adressen erfasst) Donnerstag, 24. September 2009 Seite 9 von 39

10 Sie können nun Ihre Auswahl tätigen (entweder einzeln anklicken oder auf den Button Alle auswählen gehen) bzw. können Sie bereits ausgewählte Kriterien wieder löschen, indem Sie sie entweder einzeln wieder wegklicken oder auf den Button Keine Auswählen gehen. Wenn Sie nun die gewünschten erweiterten Informationen ausgewählt haben, gehen Sie auf den Befehl Weiter. Nun gelangen Sie in das Fenster Adresse -Suchen Hier können Sie nun nach verschiedenen Kriterien die Adresse /Adressen für Ihre Kampagne auswählen: z.b. nach dem Adressname: in Name 1 geben Sie den Namen ein (min. aber 3 Zeichen) oder nach Straßen, Postleitzahl, Ort. Sie können aber auch verschiedene Adresstypen auswählen, indem Sie unter Typ: den gewünschten Adresstypen anklicken. Sie können auch aus den vier Karteikarten Vertreter, Weitere Kriterien Information Details, Details Allgemein, Planbesuche Erweiterte Suchparameter die für Sie passenden Suchkriterien auswählen. Sie können auch mehrere Möglichkeiten miteinander kombinieren und mit dem Befehl Suchen oder mit Enter die Suche nach den gewünschten Adresse starten. Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie für die gefundene Adresse / Adressen eine neue Kampagne eröffnen wollen. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 10 von 39

11 Wenn Sie mit Nein antworten, kommen Sie in ein Fenster, in welchem alle vorhandenen Kampagnen angeführt sind und Sie können Ihre ausgewählte Adresse bzw. Adressen eine Kampagne zuordnen (näheres siehe Seite 23). Wenn Sie mit Ja bestätigen, gelangen Sie in ein weiteres Fenster, in welchem Sie gefragt werden, wie der Name bzw. die Bezeichnung der neuen Kampagne lauten soll. Sie schreiben den Kampagnenamen in das Feld und bestätigen mit Weiter. Nun werden Sie gefragt, ob der erste eingegebene Ansprechpartner der Adresse die Kampagne erhalten soll (sofern ein Ansprechpartner angelegt wurde). Vorteil: Sie müssen nicht wissen, ob bei den ausgewählten Adressen ein Ansprechpartner hinterlegt wurde, denn wenn einer angelegt wurde, erhält dieser automatisch die Kampagne, wenn Sie diese Frage mit Ja bestätigen. (sind mehrere Ansprechpartner angelegt, wählt das System willkürlich einen aus). Entweder mit Ja oder Nein bestätigen Nun wird Ihre Adresse bzw. Ihre Adressen der neuen Kampagne hinzugefügt. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 11 von 39

12 Ansprechpartner einfügen: Mit diesem Befehl, schicken Sie ihre Kampagne direkt an den zuständigen Ansprechpartner. Mit einem Klick auf dieses Befehlssymbol kommen Sie in das Fenster Suchen Ansprechpartner. Hier können Sie auf die verschiedenste Arten Ihren Ansprechpartner wählen. Entweder Sie suchen über den Namen, die Adresse, über den Kontakt, zu welchem Zeitpunkt dieser Ansprechpartner angelegt wurde usw. Es gibt noch einige freie Suchfelder, die Sie passend für Ihr Unternehmen konfigurieren können Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie für den/die gefundenen Ansprechpartner eine neue Kampagne eröffnen wollen. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 12 von 39

13 Wenn Sie mit Nein antworten, kommen Sie in ein Fenster, in welchem alle vorhandenen Kampagnen angeführt sind und Sie können Ihren ausgewählten Ansprechpartner eine Kampagne zuordnen (näheres siehe Seite 23). Wenn Sie mit Ja bestätigen, gelangen Sie in ein weiteres Fenster, in welchem Sie gefragt werden, wie der Name bzw. die Bezeichnung der neuen Kampagne lauten soll. Sie schreiben den Kampagnenamen in das Feld und bestätigen mit Weiter. Nun wird Ihr Ansprechpartner bzw. Ihre Ansprechpartner der neuen Kampagne hinzugefügt. Ansprechpartner mit Adressbuch einfügen: Mit diesem Befehl können Sie sowohl mit der Adresssuche als auch mit der Ansprechpartnersuche die gewünschten Empfänger für Ihre Kampagne auswählen. Klicken Sie auf das Befehlssymbol und Sie gelangen in das Fenster: Adresse - Suchen, in welchem Sie nach der/den gewünschten Adresse/Adressen suchen können. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 13 von 39

14 Hier können Sie nun nach verschiedenen Kriterien die Adressen für Ihrer Kampagne auswählen oder auch mehrere Möglichkeiten miteinander kombinieren und mit dem Befehl Suchen oder mit Enter die Suche nach den gewünschten Adresse starten. Nun gelangen Sie in das zweite Fenster Mailing Ansprechpartner erweitert, in welchem Sie nach dem/den gewünschten Ansprechpartner/Ansprechpartnern suchen können Donnerstag, 24. September 2009 Seite 14 von 39

15 Hier können Sie auf die verschiedenste Arten Ihren Ansprechpartner wählen. Entweder Sie suchen über den Namen, die Adresse, über den Kontakt, zu welchem Zeitpunkt dieser Ansprechpartner angelegt wurde usw. Tipp: Wenn Sie zu einer Adresse alle Ansprechpartner auswählen wollen, geben Sie entweder in das Feld Nachname ein %-Zeichen ein oder Sie gehen direkt auf den Button Suchen. Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie für den/die gefundenen Adresse eine neue Kampagne eröffnen wollen. Wenn Sie mit Nein antworten, kommen Sie in ein Fenster, in welchem alle vorhandenen Kampagnen angeführt sind und Sie können Ihren ausgewählten Ansprechpartner eine Kampagne zuordnen (näheres siehe Seite 23). Wenn Sie mit Ja bestätigen, gelangen Sie in ein weiteres Fenster, in welchem Sie gefragt werden, wie der Name bzw. die Bezeichnung der neuen Kampagne lauten soll. Sie schreiben den Kampagnenamen in das Feld und bestätigen mit Weiter. Nun wird Ihr Ansprechpartner bzw. Ihre Ansprechpartner der neuen Kampagne hinzugefügt. Adresse über Vorgangsstatistik einfügen: Donnerstag, 24. September 2009 Seite 15 von 39

16 Hier können Sie Ihre Adresssuche für die neue Kampagne nach Vorgängen und Positionen vornehmen. Wenn Sie auf dieses Befehlssymbol klicken, gelangen Sie in das Fenster: Vorgänge suchen in welchen Sie die verschiedensten Möglichkeiten haben, die gewünschten Vorgänge auszuwählen. Entweder Sie suchen nach der Vorgangsart (auch mehrere Markierungen möglich), nach der Vorgangsnummer, nach dem zuständige Betreuer, nach dem Status des Vorgangs oder Sie wählen aus den vier Kriterien Weitere Kriterien, Lieferadresse, Rechnungsadresse und Optionen Ihre Suchkriterien aus. Sie können auch mehrere Möglichkeiten miteinander kombinieren und mit dem Befehl Suchen oder mit Enter die Suche nach den gewünschten Adresse starten. Nun gelangen Sie in das Fenster Suchen Positionen in welcher Sie entweder nach Artikel, Warengruppen oder Bezeichnungen Ihre Position suchen können. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 16 von 39

17 Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie für den/die gefundenen Adresse eine neue Kampagne eröffnen wollen. Wenn Sie mit Nein antworten, kommen Sie in ein Fenster, in welchem alle vorhandenen Kampagnen angeführt sind und Sie können Ihren ausgewählten Adressen eine Kampagne zuordnen (näheres siehe Seite 23). Wenn Sie mit Ja bestätigen, gelangen Sie in ein weiteres Fenster, in welchem Sie gefragt werden, wie der Name bzw. die Bezeichnung der neuen Kampagne lauten soll. Sie schreiben den Kampagnenamen in das Feld und bestätigen mit Weiter. Nun wird Ihr Adresse bzw. Ihre Adressen der neuen Kampagne hinzugefügt. Abfrageergebnis hinzufügen: Donnerstag, 24. September 2009 Seite 17 von 39

18 Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, werden über eine vorkonfigurierte Abfrage die Daten selektiert und hinzugefügt Ansprechpartner über Vorgangsstatistik einfügen: Hier können Sie Ihre Ansprechpartnersuche für die neue Kampagne nach Vorgängen und Positionen vornehmen (funktioniert nur, wenn die Vorgänge eine Zuordnung zu den Ansprechpartnern haben). Wenn Sie auf dieses Befehlssymbol klicken, gelangen Sie in das Fenster: Vorgänge suchen in welchen Sie die verschiedensten Möglichkeiten haben, die gewünschten Vorgänge auszuwählen. Entweder Sie suchen nach der Vorgangsart (auch mehrere Markierungen möglich), nach der Vorgangsnummer, nach dem zuständige Betreuer, nach dem Status des Vorgangs oder Sie wählen aus den vier Kriterien Weitere Kriterien, Lieferadresse, Rechnungsadresse und Optionen Ihre Suchkriterien aus. Sie können auch mehrere Möglichkeiten miteinander kombinieren und mit dem Befehl Suchen oder mit Enter die Suche nach den gewünschten Adresse starten. Nun gelangen Sie in das Fenster Suchen Positionen in welcher Sie entweder nach Artikel, Warengruppen oder Bezeichnungen Ihre Position suchen können. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 18 von 39

19 Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie für den/die gefundenen Adresse eine neue Kampagne eröffnen wollen. Wenn Sie mit Nein antworten, kommen Sie in ein Fenster, in welchem alle vorhandenen Kampagnen angeführt sind und Sie können Ihren ausgewählten Ansprechpartner eine Kampagne zuordnen (näheres siehe Seite 23). Wenn Sie mit Ja bestätigen, gelangen Sie in ein weiteres Fenster, in welchem Sie gefragt werden, wie der Name bzw. die Bezeichnung der neuen Kampagne lauten soll. Sie schreiben den Kampagnenamen in das Feld und bestätigen mit Weiter. Nun wird Ihr Ansprechpartner bzw. Ihre Ansprechpartner der neuen Kampagne hinzugefügt. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 19 von 39

20 In der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster: im Befehlsabschnitt Neue Einträge für aktuelle Adresse Wenn Sie die Kampagne nur einer Adresse zuordnen wollen (ohne Ansprechpartner): Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und klicken in der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster im Befehlsabschnitt: Neue Einträge für aktuelle Adresse mit der linken Maustaste auf das Symbol. In der Adresskartei über Organisation: auf Organisation gehen und dann auf das Schnellzugriffsymbol klicken Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und klicken im Arbeitsbereich Organisation auf das Schnellzugriffssymbol und sehen schon das Symbol im rechten Arbeitsfenster. Mit einen Doppelklick der linken Maustaste auf dieses Symbol können Sie eine neue Kampagne anlegen In der Multifunktionsleiste im Ansprechpartnerfenster: Wenn Sie die Kampagne nicht nur einer Adresse zuordnen wollen sondern auch einen bestimmten Ansprechpartner Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und Klicken im Arbeitsbereich Stammdaten auf das Symbol Ansprechpartner. Sie müssen den gewünschten Ansprechpartner auswählen und die Kartei mit einem Doppelklick öffnen. In der Multifunktionsliste des Ansprechpartners klicken Sie im Befehlsabschnitt: Neue Einträge für aktuellen Ansprechpartner mit der linken Maustaste auf den Befehl. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 20 von 39

21 In dem Arbeitsbereich Stammdaten über Ansprechpartner: gehen Sie im Fenster des Ansprechpartners auf das Schnellzugriffssymbol Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und klicken im Arbeitsbereich Stammdaten auf das Symbol Ansprechpartner, wählen den gewünschten Ansprechpartner mittels Doppelklick auf die linke Maustaste aus. Nun gehen Sie in den Arbeitsbereich Organisation und wählen das Symbol aus und sehen nun das Symbol im rechten Arbeitsfenster. Mit einen Doppelklick der linken Maustaste auf dieses Symbol können Sie eine neue Kampagne anlegen. Im Adressauswahlfenster durch Betätigung der rechten Maustaste: Sie suchen über Schnellsuche die gewünscht Adresse (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und wenn Sie die richtige ausgewählt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und es öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem Sie den Befehl Neue Kampagne auswählen und nun werden Sie gefragt, ob Sie einen Ansprechpartner auswählen wollen (natürlich nur, wenn ein Ansprechpartner zu dieser Adresse erfasst wurde). Sie können diese Auswahlliste überspringen (mit Esc), oder einen Ansprechpartner aus der Liste auswählen. Je nachdem, über welchen der Wege (außer über den der Multifunktionsleiste) Sie eine neue Kampagne anlegen wollen, hängen die verschiedenen Verknüpfungen Ihrer Kampagne zusammen (wenn Sie über die Adresse gehen, dann ist die Kampagne mit der Adresse verknüpft). Sie gelangen nun in das Fenster: Kampagnen Themen (in welchem die bereits vorhandenen Kampagnenordner stehen) und gehen auf den Button Neuer Eintrag. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 21 von 39

22 Nun gelangen Sie in das Fenster Kampageneintrag und geben hier den Namen der neuen Kampagne ein und gehen auf Weiter. Sie haben nun den Ordner der neuen Kampagne angelegt und können damit arbeiten. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 22 von 39

23 Arbeiten mit einer neuen Kampagne: Sie haben nun die Möglichkeit, entweder Ihrer neuen Kampagne noch Adresse bzw. Ansprechpartner hinzuzufügen bzw. welche zu entfernen oder die neue Kampagne zu versenden. Hinzufügen bzw. Entfernen von einer/mehrerer neuen Adressen bzw. Ansprechpartner in eine neue Kampagne: Hinzufügen: Das Hinzufügen der neuen Kampagnenempfänger bewerkstelligen Sie auf den gleichen Weg, wie Sie eine neue Kampagne anlegen. Wenn Sie eine einzelne Adresse bzw. Ansprechpartner Ihrer neuen Kampagne hinzufügen wollen, dann wählen Sie einen der fünf verschiedenen Möglichkeiten aus (siehe (2-6) Anlegen einer neuen Kampagne). Wenn Sie in das Fenster Kampagnen Themen kommen, klicken Sie nicht auf den Button: Neuer Eintrag sondern wählen den gewünschten Kampagnenordner mittels eines Doppelklicks auf die Kampagnenbezeichnung aus, oder sie markieren die gewünschte Kampagne und gehen auf den Button Weiter. Die neue Adresse bzw. Ansprechpartner wird nun dem ausgewählten Kampagnenordner hinzugefügt. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 23 von 39

24 Wenn Sie mehrere Adressen/Ansprechpartner hinzufügen wollen, gehen Sie in der Multifunktionsleiste auf den Befehlsabschnitt Kampagnen und dort auf das Befehlssymbol Zuordnen und wählen die gewünschte Suchoption für Adresse/Ansprechpartner aus. Siehe Seite 5 dieses Handbuches ( (1) Anlegen einer neuen Kampagne). Im Fenster mit der Frage, ob Sie die Adresse einem neuen Mailing hinzufügen wollen, gehen Sie auf den Button: Nein Nun kommen Sie in das Fenster Mailing Themen und wählen den gewünschten Kampagnenordner mittels eines Doppelklicks auf die Kampagnenbezeichnung aus, oder sie markieren die gewünschte Kampagne und gehen auf den Button Weiter. Die neue Adresse bzw. Ansprechpartner wird nun dem ausgewählten Kampagnenordner hinzugefügt. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 24 von 39

25 Bei einer Hinzufügung neuer Kampagnenempfänger über den Punkt a oder b (Adresse einfügen, Adresse über erweiterte Einträge einfügen) werden Sie nun gefragt, ob der erste eingegebene Ansprechpartner der Adresse die Kampagne erhalten soll (sofern ein Ansprechpartner angelegt wurde). Vorteil: Sie müssen nicht wissen, ob bei den ausgewählten Adressen ein Ansprechpartner hinterlegt wurde, denn wenn einer angelegt wurde, erhält dieser automatisch die Kampagne, wenn Sie diese Frage mit Ja bestätigen. (sind mehrere Ansprechpartner angelegt, wählt das System willkürlich einen aus). Entweder mit Ja oder Nein bestätigen Entfernen: Um Adressen bzw. Ansprechpartner aus der Kampagne entfernen zu können, müssen Sie in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation in den Befehlsabschnitt Kampagnen, dort auf das Befehlssymbol Anzeigen klicken. Sie kommen in das Fenster: Mailing Themen in welchem alle Kampagnen angeführt sind. Sie wählen die gewünschte Kampagne aus, bestätigen Ihre Wahl mit einem Klick auf den Button Weiter und gelangen nun in das Fenster: Kampagnenstatus. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 25 von 39

26 Sie gehen nun auf den Button Alle auswählen und bestätigen mit einem Klick auf den Button Weiter. Nun gelangen Sie in das Fenster Kampagnen und sehen alle Adressen/Ansprechpartner zu dieser Kampagne. Sie wählen mittels eines Doppelklick auf die linke Maustaste die gewünschte Adresse/Ansprechpartner aus und gelangen in das Fenster: Kampagneneintrag für X wo Sie Ihre Einträge bearbeiten können. Hier gehen Sie auf den Befehl Löschen und bestätigen Ihre Auswahl mit Weiter. Wenn Sie nun auf das Aktualisierungszeichen entfernt. gehen, wird die soeben gelöschte Adresse/Ansprechpartner aus der Kampagnenliste Kampagnenabgleich: Es empfiehlt sich, vor einen Kampagnenversand einen Abgleich zu machen, um mögliche Doppelsendungen zu vermeiden (wenn eine Adresse sowohl mit Ansprechpartner als auch ohne Ansprechpartner vorhanden ist, wird die ohne Ansprechpartner gelöscht). Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation in den Befehlsabschnitt Kampagnen, dort auf das Befehlssymbol Zuordnen und hier wiederum auf den Befehl Kampagne abgleichen. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 26 von 39

27 Wenn Sie auf diesen Befehl gehen, gelangen Sie in das Fenster Kampagnen Themen in welcher sich eine Liste mit allen angelegten Kampagnen befindet. Dort wählen Sie Ihre gewünschte Kampagne aus und bestätigen mit einem Klick auf den Button Weiter und das System gleicht automatisch die Adressen miteinander ab. Versenden einer neuen Kampagne: Um eine Neue Kampagne zu versenden, gehen Sie in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation im Befehlsabschnitt Kampagnen auf das Befehlssymbol Versenden. Nun gelangen Sie in ein neues Fenster: Versand von Kampagnen in welchem alle Kampagnen aufgelistet sind. Sie wählen Ihre Kampagne aus und bestätigen die Auswahl mit einem Klick auf den Button Weiter. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 27 von 39

28 Nun gelangen Sie nun in ein weiteres Fenster, in welchem Sie die zu verwendete Versandart/Versandarten auswählen müssen. Wichtig: Hier sind nur Einträge zu finden, wenn Sie bei der Adresse welche erfasst haben, d.h. Sie müssen bei den Adressen/Ansprechpartnern, denen Sie eine Kampagne verschicken wollen, eine Art des Kampagnenversandes erfassen. Hier definieren Sie die Auswahlkriterien der Adresse/Ansprechpartners für diese Kampagne. d.h. die Versandart greift auf die Eingabe zu, die Sie bei einer Adresse/Ansprechpartner im Arbeitsbereich Stammdaten unter dem Befehl Adressdaten im Punkt Kampagnenversand eingegeben haben. z.b. Wenn Sie Standard (sprich, der Adresse/dem Ansprechpartner ist es egal, in welcher Form er einen Aussendung bekommt), wird diese Adresse nur dann verwendet, wenn Sie in der Auswahl des Versands das Kriterium Standard anklicken. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 28 von 39

29 Info: diese Auswahl hat nichts mit der endgültigen Art des Dokuments bzw. des Versands zu tun. Beim Markieren der gewünschten Versandart wird der Button Weiter aktiviert. Wenn Sie alle gewünschten Arten markiert haben, gehen Sie auf den Befehl Weiter. Nun wählen Sie im neuen Fenster die gewünschte Statusart der Kampagne aus und bestätigen mit Weiter. Im folgenden Fenster werden Sie nun gefragt, ob Sie bei jedem Kampagnenempfänger eine Aktivität anlegen wollen, in welcher Sie, bei Bedarf einen Text konfigurieren können. Mit einem Klick auf den Button Weiter gelangen Sie in das nächste Fenster. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 29 von 39

30 Hier haben Sie die Möglichkeit, für Ihre Kampagnenempfänger Time-Box Einträge anzulegen, die Sie flexibel auf ein bestimmtes Datum legen und dem zuständigen Betreuer (User) zuordnen können. Mit Weiter bestätigen Sie Ihre Auswahl und gelangen in das Finalfenster. Hier wählen Sie nun aus, in welcher Form Sie Ihre Kampagne versenden wollen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, bestätigen Sie mit einem Klick auf die Taste Fertigstellen. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 30 von 39

31 Serienbrief MicrosoftWord oder Auswahl Druckformular: Sie gelangen in das Fenster Drucken Mailing: x. Hier können Sie nun Ihr Kampagnendaten mit der ausgewählten Vorlage ausdrucken oder Sie erstellen über Microsoft Word Ihren Serienbrief den Sie dann jederzeit ausdrucken und versenden können. Personalisiertes (pro Empfänger eine Nachricht): Sie gelangen in die Mailvorlage, in welcher Sie Ihre Mailvorlage auswählen können, und kommen nun in das normale Nachrichtenfenster, in welchem Sie Ihren Kampagnentext, Ihre Dateien und PDF s anhängen und verschicken können. Um die persönliche Anrede des Empfängers einzufügen, geben Sie den an gewünschter Position im Text ein. Gehen Sie auf Senden, wird dieses Mail an alle Kampageneinträge mit adressen geschickt. Massenmail (Eine Nachricht für alle Empfänger): Sie gelangen in die Mailvorlage, in welcher Sie Ihre Mailvorlage auswählen können, und kommen nun in das normale Nachrichtenfenster, in welchem Sie Ihren Kampagnentext, Ihre Dateien und PDF s anhängen und verschicken können. Gehen Sie auf Senden, wird dieses Mail an alle Kampageneinträge mit adressen geschickt. Sie können keine persönliche Anrede verwenden. Datenexport: Hier können Sie die Adressdaten Ihre Kampagne als eigene Datei im Explorer abspeichern Info: Das Dokument der Kampagne wird nicht bei den ausgewählten Adressen /Ansprechpartnern hinterlegt. Es wird max. eine Aktivität (wenn Sie es gewünscht und ausgewählt haben) bzw. eine Time-Box mit Adressverknüpfung angelegt Arbeiten mit einer bereits bestehenden Kampagne: Hinzufügen bzw. Entfernen von einer/mehrerer neuen Adressen bzw. Ansprechpartner in eine bestehende Kampagne: Sie haben auch bei einer bereits bestehenden Kampagne die Möglichkeit, noch Adresse bzw. Ansprechpartner hinzuzufügen bzw. welche zu entfernen. Das Hinzufügen bzw. Entfernen der neuen Kampagnenempfänger bewerkstelligen Sie auf den gleichen Weg, wie wenn Sie bei einer neuen Kampagne eine Adresse bzw. Ansprechpartner hinzufügen wollen. (siehe Hinzufügen bzw. Entfernen von einer/mehrere neuen Adressen bzw. Ansprechpartner in einer neuen Kampagne). Donnerstag, 24. September 2009 Seite 31 von 39

32 Löschen einer Kampagne: Sie können auch eine komplette Kampagne löschen, nicht nur einzelne Adressen oder Ansprechpartner. Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation im Befehlsabschnitt Kampagnen auf das Befehlssymbol Löschen. Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, öffnet sich das Fenster Kampagnen Themen in welchem sämtliche Kampagnen aufgelistet sind. Hier wählen Sie Ihre zu löschende Kampagne aus und bestätigen mit einem Klick auf den Button Weiter. Kopieren einer Kampagne: Sie haben die Möglichkeit, die Adressen/Ansprechpartner von einer Kampagne zu kopieren. Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation im Befehlsabschnitt Kampagnen auf das Befehlssymbol Kopieren. Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, öffnet sich das Fenster Kampagnen Themen in welchem sämtliche Kampagnen aufgelistet sind. Hier wählen Sie Ihre zu kopierende Kampagne aus und bestätigen mit einem Klick auf den Button Weiter. Nun gelangen Sie in das Fenster: Kampagne x kopieren in welcher Sie den neuen Kampagnennamen eingeben, auf welchen die Adressen/Ansprechpartner übernommen werden sollten. Sie bestätigen Ihre Eingabe mit einem Klick auf den Button Weiter. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 32 von 39

33 Nun gelangen Sie in das Fenster: Kampagnenstatus, wählen den Status der zu kopierenden Kampagne aus und bestätigen mit Weiter. Nun bekommen Sie die Info, dass die Kampagne kopiert wurde, welche Sie mit einem Klick auf den Button OK bestätigen. Ausdruck der Postliste: Sie haben die Möglichkeit, für Ihre Kampagne eine Postliste auszudrucken, die Ihnen die Anzahl der Kampagnenempfänger, geordnet nach Land, Postleitzahl und Versandart, auflistet. Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation im Befehlsabschnitt Kampagnen auf das Befehlssymbol Postliste. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, gelangen Sie in das Fenster Kampagnen Themen in welchem alle Kampagnen aufgelistet sind. Sie wählen nun Ihre gewünschte Kampagne aus und bestätigen die Auswahl mit einem Klick auf den Button Weiter. Nun kommen Sie in das Fenster Übersicht-Postliste in welchem Sie Ihre Kampagnenpostliste ausdrucken können. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 33 von 39

34 Setzten eines Kampagnenstatus: Mit dieser Funktion können Sie ein Status zu einer versendeten Kampagne setzten bzw. einen bestehenden Status verändern. (z.b. sie versenden eine Einladung zu einem Meeting und können nun die Zusagen oder Absagen des jeweiligen Kampagnenempfängers hinterlegen). Es gibt verschiedene Wege, um einen Status zu setzten: 1.) Multifunktionsleiste: Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation im Befehlsabschnitt Kampagnen auf das Befehlssymbol Anzeigen. Sie kommen in das Fenster: Mailing Themen in welchem alle Kampagnen angeführt sind. Sie wählen die gewünschte Kampagne aus, bestätigen Ihre Wahl mit einem Klick auf den Button Weiter und gelangen nun in das Fenster: Kampagnenstatus. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 34 von 39

35 Sie wählen nun den Kampagnenstatus aus, den Sie bearbeiten wollen und bestätigen Ihre Auswahl mit einem Klick auf den Button Weiter. Nun gelangen Sie in das Fenster Kampagnen und sehen alle Adressen / Ansprechpartner, bei denen dieser Status der Kampagne zutrifft. Sie wählen mittels eines Doppelklick auf die linke Maustaste die gewünschte Adresse/Ansprechpartner aus und gelangen in das Fenster: Kampagneneintrag für X wo Sie Ihre Einträge bearbeiten können. Nun wählen Sie den Befehl Status setzten aus, bestätigen mit Weiter und gelangen in das Fenster: Status des Kampagneneintrages. Die auszuwählenden Punkte können Sie in der Konfiguration individuell nach Ihren Wünschen festlegen. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 35 von 39

36 Sie bestätigen Ihre Auswahl mit Weiter und der neue Status wird gesetzt und eingetragen. 2.) Direkt über die Adresse bzw. den Ansprechpartner: Sie suchen sich die gewünschte Adresse bzw. Ansprechpartner aus (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) und gehen im Arbeitsbereich Organisation auf den Schnellsuchbefehl. Dort wählen Sie die entsprechende Kampagne mittels einen Doppelklick der linken Maustaste aus und gelangen in das Fenster Kampagneneintrag für x. Nun wählen Sie den Befehl Status setzten aus, bestätigen mit Weiter und gelangen in das Fenster: Status des Kampagneneintrages. Die auszuwählenden Punkte können Sie in der Konfiguration individuell nach Ihren Wünschen festlegen. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 36 von 39

37 Sie bestätigen Ihre Auswahl mit Weiter und der neue Status wird gesetzt und eingetragen. Auswertung einer Kampagne: Über den Kampagnenstatus kann man interessante Auswertungen zur Kampagne abfragen. Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation im Befehlsabschnitt Kampagnen auf das Befehlssymbol Anzeigen. Sie kommen in das Fenster: Mailing Themen in welchem alle Kampagnen angeführt sind. Sie wählen die gewünschte Kampagne aus, bestätigen Ihre Wahl mit einem Klick auf den Button Weiter und gelangen nun in das Fenster: Kampagnenstatus. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 37 von 39

38 Sie wählen nun den Kampagnenstatus aus, den Sie auswerten wollen und bestätigen Ihre Auswahl mit einem Klick auf den Button Weiter. Nun gelangen Sie in das Fenster Kampagnen und sehen alle Adressen / Ansprechpartner, bei denen dieser Status der Kampagne zutrifft. Sie können diese Liste ausdrucken indem Sie auf das Symbol oder gehen, in das Fenster: Drucken Kampagnen gelangen und aus den Druckvorlagen das gewünschte Druckformular auswählen. Oder Sie gehen auf den Befehl und gelangen in den Listenassistenten: Kampagnen und können sich dort eine für Ihre Auswertung passende Liste zusammenstellen und die Adressen / Ansprechpartner mit dem gewünschten Status ausdrucken. Abgleich einer Kampagne: Es empfiehlt sich, vor einen Kampagnenversand einen Abgleich zu machen, um mögliche Doppelsendungen zu vermeiden. Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation in den Befehlsabschnitt Kampagnen, dort auf das Befehlssymbol Zuordnen und hier wiederum auf den Befehl Donnerstag, 24. September 2009 Seite 38 von 39

39 Wenn Sie auf diesen Befehl gehen, gelangen Sie in das Fenster Kampagnen Themen in welcher sich eine Liste mit allen angelegten Kampagnen befindet. Dort wählen Sie Ihre gewünschte Kampagne aus und bestätigen mit einem Klick auf den Button Weiter und das System gleicht automatisch die Adressen miteinander ab. Versenden einer Kampagne: Sie können natürlich die gespeicherten Adressen und Ansprechpartner von einer Kampagne auch mehrmals verwenden und verschicken. Vorgehensweise: siehe Seite 27 in diesem Handbuch ( Versenden einer neuen Kampagne) Suchen einer Kampagne: Sie haben zwei Möglichkeiten um nach einer Kampagne zu suchen: entweder über die Multifunktionsleiste oder im persönlichen Arbeitsbereich Multifunktionsleiste: Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation im Befehlsabschnitt Kampagnen auf das Befehlssymbol Anzeigen und sehen nun alle erstellten Kampagnen. Persönlicher Arbeitsbereich: Im Hauptfenster des i3 System 1 wird im Arbeitsbereich: Persönlicher Arbeitsbereich, in der Schnellzugriffsleiste unter dem Bereich Erweitert der Befehl Kampagnen ohne Zuordnung angezeigt. Gehen Sie auf dieses Symbol, werden Ihnen im Anzeigefenster in einer Liste die Kampagnen aufgelistet, die keine Zuordnung haben. Donnerstag, 24. September 2009 Seite 39 von 39