Die Bedeutung elektronischer Medien für die Finanzverwaltung

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1 Die Digitalisierung im Mittelstand Die Finanzverwaltung macht mit. Veranstaltung bei der IHK Heilbronn Franken am Die Bedeutung elektronischer Medien für die Finanzverwaltung 1. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) 2. Die Rechnung im Spannungsfeld zwischen elektronischem Verarbeitungszwang im Massenverfahren und materieller Anspruchsvoraussetzung für den Vorsteuerabzug (Die elektronische Rechnungstellung) Finanzpräsident Dietrich 2

2 1. Die GoBD (1) Darstellung und Bündelung der Regelungen zur ordnungsgemäßen Buchführung und zum Datenzugriff: BMF-Schreiben vom , BStBl. I 2014,1450 für alle Gewinnermittler nach 4 Abs. 1 oder Abs.3 EStG auch Kaufleute (BFH VIII R 80/06, BStBl. II 2010, 452) Nicht: Falls keine inländische Buchführungspflicht auch nicht bei lediglich ausländischer Buchführungspflicht 3 1. Die GoBD (2) Ersetzt folgende Regelungen mit Wirkung ab : GoS vom GoBS vom GDPdU vom FAQ GDPdU vom GoBD: Aufzeichnung auf Datenträgern 146 Abs. 5 AO: Bücher und Aufzeichnungen auch auf Datenträgern möglich Keine Standards durch Finanzverwaltung Mögliche Handreichung: IDW RS FAIT I - V 4

3 1. Die GoBD (3) Datenverarbeitungssystem: wirkt für Haupt-, Vor -, und Nebensysteme Finanzbuchführung, Anlagen-, Lohnbuchhaltung Kassen-, Warenwirtschafts und Zahlungsverkehr Materialwirtschaft, Fakturierung BFH-Urteil vom X R 42/13, DStR 2015, 892 Verantwortlichkeit ausschließlich beim Steuerbürger auch bei organisatorischer Auslagerung Bei Personengesellschaft: Verantwortlichkeit für die Buchführung im SBV 5 1. Die GoBD (4) Verfahrensdokumentation Nachprüfbarkeit sichern durch Aussagekraft und Vollständigkeit Nachweis von aktuellen und historischen Inhalten Programmidentität zwingend! Vollständigkeit: 146 Abs. 1 AO und 239 Abs. 2 HGB Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten Ggfs. Begrenzt durch Zumutbarkeit Aufbewahrung von Daten und maschinell auswertbare Vorlagepflicht ( BFH-Urteil v , X R 42/13) 6

4 1.5 Die GoBD (5) Einrichtung eines IKS zur Kontrolle der Einhaltung von Ordnungsvorschriften - Durchführung und Protokollierung neben der Einrichtung - Beschreibung des IKS Bestandteil der Verfahrensdokumentation - vgl.: IDW-RS-FAIT v Sicherung des EDV-Systems gegen Verlust und unberechtigte Eingaben und Veränderungen falls kein Schutz: Buchführung formell ordnungsgemäß! 7 1. Die GoBD (6) Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht Nach 147 Abs. 2 AO auch auf Bilddatenträger möglich Genügt dem Ursprungsprinzip und der funktionalen Betrachtung Aufbewahrung von Unterlagen beim Online-Banking Verfügung der OFD Frankfurt vom S 0317 A 7 St 33 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften BMF-Schreiben vom , BStBl. I 2010,

5 1. Die GoBD (7) Keine Zertifizierung durch Finanzverwaltung Keine Anerkennung von Software-Testaten Dritter durch die Finanzverwaltung BMF-Schreiben in erster Linie Handreichung der Finanzverwaltung an nachgeordneten Bereich keine konstitutive Außenwirkung vor allem: keine Wechselwirkung auf handelsrechtliche Bestimmungen und die GoB! 9 2. Die elektronische Rechnungstellung (1) Rechnung materielle Voraussetzung für den Vorsteuerabzug Anwendungsfragen bei der Abwicklung der Zahlungsvorgänge als Massengeschäft für die Praxis von grundlegender Bedeutung Zwei BMF-Schreiben als mögliche Handreichung zu - Rechnungstellung und - Rechnungsübermittlung 10

6 Die elektronische Rechnungserstellung (2) Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 BMF v IV D 2 - S 7270/12/10001 BMF v IV D 3 - S 7170/10/10012 jetzt auch im UStAE verankert 11 Die elektronische Rechnungserstellung (3) Änderungen für die elektronische Rechnung Neufassung des 14 Abs. 1 und 3 UStG umsatzsteuerliche Regelungen für Begriff der elektronischen Rechnungen geändert: danach: elektronische Rechnung = Rechnung in elektronischem Format ausgestellt und empfangen Anforderungen an Übermittlung elektronischer Rechnungen spürbar reduziert 12

7 Änderungen ab Jetzt anerkannte Rechnung auch, wenn Übermittlung per (ggfs. Bilddatei oder Textdokumentanhang) nicht mehr erforderlich: elektronische Signatur oder EDI-Verfahren (= qualifizierte elektronische Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung nach dem Signaturgesetz und den elektronischen Datenaustausch Ab : Gleichstellung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen keine Erhöhung der Anforderungen an Papierrechnung Bei beiden Formen bestimmte Formerfordernisse zwingend 13 Anforderungen an die elektronische Rechnung Diese sind: 1. Echtheit der Herkunft 2. Unversehrtheit des Inhalts 3. Lesbarkeit der Rechnung Sicherstellung des verlässlichen Prüfpfades zwischen Leistung und Rechnung durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren möglich 14

8 Signatur und Kontrollverfahren elektronische Signatur keine materielles Erfordernis sondern lediglich (Anwendungs-) beispiel geeigneter Technologie für die Beachtung der Formerfordernisse Innerbetriebliches Kontrollverfahren: Definition: Verfahren zum Abgleich von Rechnung und tatsächlicher Zahlungsverpflichtung 15 Kontrollverfahren und Vorsteuerabzug kein Vehikel zur materiellen Überprüfung der Vorsteuerabzugsberechtigung nach 15 UStG keine Gewährleistung inhaltlicher Ordnungsmäßigkeit ( 14 Abs. 4, 14a UStG) lediglich Sicherstellung korrekter Rechnungsübermittlung Überschneidungen von Kontrollverfahren und materieller Prüfung des VSt-Abzuges in der Praxis wenn VSt-Berechtigung feststeht Tauglichkeit des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens indiziert wegen möglicher Mängel im Kontrollverfahren keine Versagung des VSt-Abzugs 16

9 Sinn des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens innerbetriebliches Kontrollverfahren im eigenen Interesse Niemand zahlt ohne Rechtsgrund. Folgende Überprüfungen in der Praxis: - Rechnung entspricht der tatsächlichen Leistung in Qualität und Quantität. - Rechnungsaussteller hat Zahlungsanspruch. - die Angaben zum Zahlungsverkehr (Kontoverbindung etc.) sind korrekt. 17 Aufbewahrungspflichten Zehn Jahre Aufbewahrung der Rechnungen ( 14b UStG) ob in Papierform oder in elektronischer Form Während dieser Zeit: Sicherstellung von Echtheit, Unversehrbarkeit und Lesbarkeit ( 14b Abs.1 S. 2 UStG) Ausgestellte Rechnung als Voraussetzung für VSt-Abzug Verletzung der Aufbewahrungspflicht: Ordnungswidrigkeit VSt-Abzug davon unberührt 18

10 Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung: Buchung aller Geschäftsvorfälle aufgrund von Belegen Entstehung und Abwicklung retrograd ( von der Buchung über den Beleg zum Geschäftsvorfall ) und progressiv ( vom Geschäftsvorfall über den Beleg zur Buchung ) nachvollziehbar (sog. Grundsatz der Nachprüfbarkeit 238 Abs. 1 Satz 3 HGB und 145 Abs. 1 Satz 2 AO) 19 Aufbewahrung und Archivierung Verletzung von Aufbewahrungspflichten keine schädlichen Folgen für Vorsteuerabzug Umsatzsteuerlich unbeachtlich, wenn eine im Eingangsformat nicht auswertbare elektronische Eingangsrechnung lediglich im Eingangsformat archiviert Ausnahmeregelung für elektronische Rechnungen Originalzustand elektronisch übermittelter Daten muss aber erkennbar sein 20

11 Fazit: Das neue BMF-Schreiben zu den GoBD fasst die bisherigen Postitionen der Finanzverwaltung zusammen und trägt somit zu Klarheit und Vereinfachung bei. Der Vorsteuerabzug hängt nicht von der Erfüllung der GoBD ab. Der innere betriebliche Ablauf in einem geordneten Betrieb stellt aus ureigenem wirtschaftlichen Interessen der Regel bereits die Tauglichkeit innerbetrieblicher Kontrollmaßnahmen sicher. Die Erleichterungen in der Praxis durch die neue Verfahrensweise der Finanzverwaltung tragen zum Bürokratieabbau bei