swissdigin Forum Europäische Entwicklungen im E Invoicing

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1 swissdigin Forum Europäische Entwicklungen im E Invoicing Basel, 19. Juni 2012 Agenda 1. Vorstellung VeR 2. Die neue EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie 3. Steuervereinfachungsgesetz Interoperabilität/Roaming in Deutschland/Europa 5. Bedeutung und Erfahrungen mit der PDF Rechnung EU/Deutschland 6. Interoperabilität/Roaming in Deutschland nach dem VeR- Standard 2 1

2 Vorstellung VeR Vorstellung VeR Gründung des Verbandes Der VeR unterstützt den Rechnungsaustausch zwischen den Dienstleistern. Der VeR bietet eine Informationsplattform für Unternehmen, insbesondere bezüglich der Änderungen durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 Der VeR unterstützt die weitere Standardisierung der elektronischen Rechnungstellung. Vorstand Sekretariat AK1 Technik AK2 Qualität, Steuern & Recht AK3 Marketing AK4 International AK5 KMUs 4 2

3 Mitglieder (Stand 03/2012) 1. 1e Europe Deutschland GmbH 2. ACCELYA France 3. ADACOM Systems 4. ARGE Neue Medien e.v. 5. Ariba Deutschland GmbH 6. AutentiDate International AG 7. B&L Management Consulting GmbH 8. B4value GmbH 9. Basware GmbH 10. Billexco AG 11. Lufthansa AirPlus 12. Bonpago GmbH 13. Bundesdruckerei / D Trust 14. CONXPERT GmbH & Co. KG 15. Crossgate AG 16. Crossinx GmbH 17. Datev eg 18. Deutsche Bank AG 19. ebills & more GmbH 20. e integration GmbH 21. elform GmbH 22. eurodata GmbH 23. EURO LOG AG 24. Europcar Autovermietung GmbH 25. First Businesspost GmbH 26. GISA GmbH 27. Global Digital Post GmbH 28. gotomaxx Software GmbH 29. Itella Information GmbH 30. Lobster GmbH 31. LocaNet ohg 32. nexmart GmbH & Co. KG 33. Nowis GmbH & Co. KG 34. OpenLimit GmbH 35. Pagero AB 36. Peters, Schönberger & Partner GbR 37. Pitney Bowes Management Services 38. Retarus GmbH 39. Secrypt GmbH 40. sgh AG 41. StratEdi GmbH 42. TecCom GmbH 43. Tieto Deutschland GmbH 44. Tradeshift Network Ltd. 45. XimantiX Software GmbH 5 Initiativen FeRD Forum elektronische Rechnung Deutschland Deutsche Spitzenverbände (BDI, BDB, VDA, Bitkom,.) AWV und BMWi CEN e invoice Workshop Phase III bis Conformance criteria for interoperability across e business networks and services EESPA European E invoice Service Provider Association 6 3

4 Kooperation mit Verbänden Hub Alliance Nordics Hub Alliance UK Ametic, Spanien swissdigin, Schweiz??, Niederlande? 7 Die neue EU Mehrwertsteuersystemrichtlinie 4

5 Die neue Mehrwertsteuersystemrichtlinie Empfehlungen der e Invoicing Expertengruppe der Europäischen Kommission Annahme der zweiten Richtlinie über die MwSt. Anforderungen an die Rechnungsstellung (Richtlinie des Rates 2010/45/EU) am 13. Juli 2010 Umsetzung EU weit bis spätestens Elektronische Signatur / EDI Verfahren kein zwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung, Verwendung aber weiterhin möglich Gleichbehandlung Papier elektronisch, aber keine erhöhten Anforderungen für eine Papierrechnung 9 E Invoicing Änderungen der Mehrwertsteuersystemrichtlinie Artikel 233 (1) Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden. Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können. "Echtheit der Herkunft" bedeutet die Sicherheit der Identität des Lieferers oder des Dienstleistungserbringers oder des Ausstellers der Rechnung. "Unversehrtheit des Inhalts" bedeutet, dass der nach der vorliegenden Richtlinie erforderliche Inhalt nicht geändert wurde. 10 5

6 Änderungen der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (2) Neben der in Absatz 1 beschriebenen Art von innerbetrieblichen Steuerungsverfahren lassen sich die folgenden Beispiele von Technologien anführen, welche die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewährleisten: a) durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur im Sinne des Artikels 2 Nummer 2 der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Dezember 1999 über gemeinschaftliche Rahmen bedingungen für elektronische Signaturen, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit im Sinne des Artikels 2 Nr. 6 und 10 des 1999/93/EG erstellt worden ist; b) durch elektronischen Datenaustausch (EDI) nach der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, sofern in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. 11 Ablauf Rechnungsstellung bislang Papier Elektronische Signatur Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger EDI Elektronische Rechnung 12 6

7 Ablauf Rechnungsstellung zukünftig Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger 13 Steuervereinfachungsgesetz

8 Authentizität und Integrität Authentizität = Sicherheit über die Herkunft Integrität = Unveränderte umsatzsteuerliche Pflichtangaben Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten mittels innerbetrieblichem Kontrollverfahren. Qualifizierte elektronische Signatur und das EDI Verfahren werden nur noch als Beispiele für Technologien genannt, welche die Authentizität und Integrität gewährleisten. Weitere Technologien denkbar, wie z.b. De Mail 15 Für JEDE Rechnung gilt AUTHENTIZITÄT Echtheit der Herkunft (Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers) INTEGRITÄT Unversehrtheit des Inhalts (keine Veränderung der Daten) gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Alternativ: QES oder EDI Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen auch künftig der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung genügt 16 8

9 Das innerbetriebliche Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? > Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen, manuelle Schritte möglich 17 Das innerbetriebliche Kontrollverfahren Gleichbehandlung der Rechnungen bedeutet: Für alle Rechnungen sind Authentizität und Integrität zu gewährleisten! Rechnung auf Papier elektronisch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Gültig für alle Rechnungen Authentizität + Integrität Qualifizierte elektronische Signatur* EDI Verfahren** Gültig nur für elektronische Rechnungen 18 9

10 Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht Kriterien: Leistung bestellt? Leistung korrekt erbracht? Zahlungsanspruch korrekt? Als Prüfpfade eignen sich: Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung 19 Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass Die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden Kriterien: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG Vollständigkeit und inhaltlich richtig Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit Ausschluss von Redundanzen 20 10

11 Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung Vorsteuerabzugsberechtigung ist unabhängig von der Übermittlung und der Aufbewahrung einer Rechnung Meinung PSP: Signatur, EDI, innerbetriebliches Kontrollverfahren stellen keine materiell rechtliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug dar. Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. 21 Die sich abzeichnende Auffassung der Finanzverwaltung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen somit wohl kaum Mehraufwand bei der Durchführung Vorsteuerabzugsberechtigung ist wohl losgekoppelt von der Übermittlung (und somit der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bzw. Signatur/EDI) und von der Aufbewahrung einer Rechnung zu sehen Keine erhöhte Dokumentationspflicht 22 11

12 Auswirkungen im Markt Bisher: Teilweise warten auf BMF schreiben Aber vor allem weiter steigendes Interesse an elektronischen Rechnungen! Tendenz: Relevanz elektronischer Signaturen nimmt ab EDI Verfahren wird langfristig vollständig ersetzt Starke Zunahme von PDF Rechnungen Rechnungsempfänger entscheidend für das gewählte Verfahren Service Provider: Abbildung aller Verfahren (wie kann internes Kontrollverfahren unterstützt werden?) Verarbeitung von PDF Rechnungen 23 Interoperabilität/Roaming in Deutschland/Europa 12

13 Anzahl Service Provider Europa Quelle: billentis 25 EESPA Organisation und Ziele EESPA received its Royal Decree in Belgium on 3 October Stand Mai 52 Mitglieder Ziele: Promoting interoperability and the creation of an interoperable eco system Advocating and supporting the wide adoption of e invoicing and its benefits Representing the industry, engaging in the public policy debate and recommending best practice within appropriate European forums Providing services to its members Interoperabilität: Interoperability Working Group mit kick off im Januar Präsentation des Ergebnisses bis November 2012 Fixed Model Interoperability Agreement Companion document 26 13

14 Model Interoperability Agreement Main Clauses including.. Parties Definitions Purpose Services Responsibilities Controls Liabilities Description of Services Contacts Scope Transport Mode (Payload) Set Up Charges Certification Other Terms Companion to Model Interoperability Agreement How to complete the MIA + Supporting Technical Information Technical Recommendations Message components Data format Message envelope Addressing and routing protocol Transport protocol + Network by which data exchange is achieved Response Messaging 28 14

15 Bedeutung und Erfahrungen mit der PDF Rechnung EU/Deutschland Bedeutung / Erfahrung mit PDF Rechnung Verstärkte Verbreitung nach der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes, insbesondere bei KMU Verstärkte Aktivitäten bei Rechnungsversendern Führt zu Problemen bei Rechnungsempfängern: Dezentraler Eingang von PDF Rechnungen Keine automatisierte Verarbeitung von Daten Einschätzung der künftigen Entwicklung: Kommunikation der Vorteile strukturierter Daten durch Verbände und Gremien Entwicklung neuer Lösungen durch Rechnungsempfänger und Dienstleister 30 15

16 Interoperabilität/Roaming in Deutschland nach dem VeR Standard Roaming findet statt, wenn der Empfänger sich exklusiv für einen Provider entschieden hat der Empfänger keine direkte Datenlieferung zulässt (öffentliche Schnittstellen) der Lieferant sich exklusiv für einen Provider entschieden hat 32 16

17 Roaming im VeR Standard Der erste Provider erstellt die gesetzliche Rechnung Es wird ein PDF Container gebildet, der folgende Dinge enthält: Lesbare Darstellung der Rechnung Standard Roaming Datensatz (Edifact) Signatur des Bildteils des PDFs Signatur Prüfprotokoll Nur 1 Datei (PDF Container) wird übertragen Der 2. Provider Extrahiert den Roaming Datensatz Konvertiert diesen Datensatz in das Exportformat des Empfängers Stellt den Empfängersystemen diesen Datensatz zur Weiterverarbeitung bereit 33 4 corner model a b Geschäftsvorfall elektronischer Dokumentenaustausch Roaming Standard SP1 SP2 Mögliche Dienstleistungen: Format Konvertierung, Adressierung, Stammdaten Management Prüfung UStG 14, Signatur, Verifikation (optional) Hoher Automatisierungsgrad bei Interoperability Agreement / Roaming Vertrag 34 17

18 Erfahrungen Umsetzung noch limitiert auf die großen Marktteilnehmer Handlungsbedarf Anschaltformulare Erweiterte Inhaltsstandards pro Kunde Schwierigkeiten bei der Umsetzung des PDF Containers Keine Definition einheitlicher Signaturstandards bzw. des Prüfprotokolls Einheitliche Acknowledgements Positive Aspekte Einheitliches Vertragswerk Einheitliches Datenformat und Datenübertragung 35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Marcus Laube Tel.: Mobil: invoice alliance.de 36 18