Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD weniger Kosten, mehr Effizienz

Transkript

1 Veranstaltungsreihe "Elektronische Rechnung" (Fortgeschrittene) - Mit der E-Rechnung Kosten sparen Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD weniger Kosten, mehr Effizienz IHK Rhein-Neckar (Standort Heidelberg), Seite DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

2 Ihr Referent Dipl.-Betriebswirt Guido Badjura Unternehmenskammern und -verbände DATEV eg, Niederlassung Mobil: Reichskanzler-Müller-Str. 21 Fax: Mannheim Internet:

3 Wer ist DATEV? Genossenschaft von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 50 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums- Dienstleistungen 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ca Unternehmen nutzen DATEV-SW DATEV-Rechenzentrum ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z. B. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) umfangreicher Service rund 2,5 Mio. Servicekontakte jährlich mehr als Seminarteilnehmer pro Jahr Seite 3 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

5 Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel 6

7 Die Themen im Ablauf 1. Allgemeines zur elektronischen Rechnung 2. Was ist ZUGFeRD? Mit ZUGFeRD Rechnungseingangsprozesse optimieren Mit ZUGFeRD Kosten im Rechnungsausgang sparen, Liquidität erhöhen und Kundenzufriedenheit steigern 5. ZUGFeRD umsetzen 6. Fazit Warum sollten Sie umstellen? DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 8

8 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Übermittlungswege per (Bilddatei, Textdatei) D , Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) erechnung mit ZUGFeRD Seite 9 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

10 Elektronische Rechnung Rechnung = Geschäftsdokument Rechnung = Kernelement des Europ. Mehrwertsteuersystems Vielfalt der elektronische Rechnung: Datenformate erechnung mit ZUGFeRD Seite 11 Quelle: Trunog et al., 2013 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

11 Besonderheiten der Archivierung und der Berechtigung des Vorsteuerabzugs erechnung mit ZUGFeRD * s. ersetzendes Scannen Substanz: Rechnung stimmt mit Bestellung überein, Seite 12 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

13 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBD (ehemals GoBS, GDPdU) Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. erechnung mit ZUGFeRD Seite 14 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

14 erechnung rechtliche Hintergründe Erhalt elektronischer Rechnungen vom Lieferanten Ausdrucken der elektronischen Rechnungen Weitergabe an Buchführung/ Steuerberater zur Buchung Berechtigte nicht zum Vorsteuerabzug! DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 15

15 Digitalisieren als erster Schritt Digitalisieren Scannen, Faxen Verarbeiten Prüfen Buchen Zahlen OCR Manuelle Indizierung Automatisierte Buchungsvorschläge Laufende Buchführung durch die Kanzlei ermöglicht DATEV Rechenzentrum Unternehmen online Kanzlei-/ Rechnungswesen Auswerten aktuelle Auswertungen DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 16

17 Der Nutzen der digitalen Zusammenarbeit für den Unternehmer Lösung für kompletten kaufmännischen Prozess übersichtliche Belegverwaltung Originalbelege bleiben im Unternehmen Belege revisionssicher archiviert einfacher Zahlungsverkehr Forderungen im Blick Verbindlichkeiten im Überblick beste Zusammenarbeit mit Ihrem steuerlichen Berater aktuelle Auswertungen DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 18

18 Statistik ca. 85 % der Belegbilder werden im DATEV-RZ automatisch analysiert, um die Anwender durch Vorschläge zu unterstützen Erkennungsquote für OCR- Buchungsvorschläge Feld Rechnungsdatum 93 Feld Beleg-Nummer 83 Feld Bruttobetrag 83 alle 3 Felder 73 Geschäftspartner / Kontonummer 74 % plus Bankbuchen mit digitalen Kontoauszügen plus Kassenbücher korrekte Buchungsvorschläge 2/3 bis 3/4 bei Standard-FIBUs mit wiederkehrenden Geschäftsvorfällen gute Ausgangsposition für Automatisierung Wie kommen wir zu weiteren Prozessverbesserungen? DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 19

20 Abgrenzung analoge und digitale Belegbearbeitung analoge Belegbearbeitung Posteingang Rechnungsbearbeitung Buchung Ablage analoger Prozess: aufwendig nicht transparent hohe Fehlerquote teuer digitale Belegbearbeitung Posteingang Scannen und/oder Upload Vernichten der Papierunterlagen Buchungsvorschlag Rechnungsbearbeitung digitale Ablage revisionssicheres Archiv digitaler Prozess: effizient und transparent Ordnung der Ablage einfache Suche unterstützte Erfassung (OCR-Buchungsassistent) nachvollziehbarer Prozess (durch Dokumentation) Sicherheit der Daten Seite DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

21 Jeder ist für (erechnungs-)standards. EDIFACT VDA XML SAP IDOC CROSS INDUSTRY INVOICE OPEN TRANS ISO DATEV XML UBL GS.1 XML Problem: Es gibt zu viele davon DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 22

23 ZUGFeRD Grundlagen FeRD FeRD: Forum elektronische Rechnung Deutschland Unabhängiger Mittler an der Schnittstelle von Ministerien, Verbänden und Unternehmen Ergebnis: einheitliches Rechnungsdatenformat Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. Eine nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen, um Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland zu schaffen. Aufgabe: Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. (XML-) Rechnungsdaten ZUGFeRD: Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland erechnung mit ZUGFeRD Seite 24 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

24 FeRD-Mitglieder FeRD ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland und versteht sich als unabhängiger Mittler an der Schnittstelle von Ministerien, Verbänden und Unternehmen. erechnung mit ZUGFeRD Seite 25 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

25 ZUGFeRD Grundlagen ZUGFeRD ZUGFeRD Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (XML-) Rechnungsdaten einheitliches Rechnungsdatenformat Nutzen des ZUGFeRD-Datenmodells für Unternehmen: Versand und Empfang elektronischer Rechnung so einfach wie Papierrechnungen Austausch elektronischer Rechnungen für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache Optionale Nutzung der strukturierten Daten Optimierte Prozesse beim Rechnungsempfänger mit strukturierten Daten Jede, auf dem ZUGFeRD-Datenmodell basierende, Rechnung muss eine vollständige, gültige Rechnung darstellen Branchenübergreifender Rechnungsstandard erechnung mit ZUGFeRD Seite 26 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

26 ZUGFeRD in aller Munde! Das ZUGFeRD-Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden und ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ohne vorherige Verabredung. DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 27

28 Digitalisierung - GoBD Zusammenhänge Trend zur Digitalisierung, ZUGFeRD, ersetzendes Scannen GoBD Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten (Bare und Unbare Geschäftsvorfälle) Eingescannte Papierbelege Ein- und Ausgangsrechnungen als PDF Ersetzendes Scannen Aufbewahrung eingescannter Belege und Vernichtung Papier- Belege Ein- und Ausgangsrechnungen als PDF mit XML- Rechnungsdaten-Daten PDF u./o. ZUGFeRD erechnung mit ZUGFeRD Seite 29 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

29 Verfahrensbeschreibung erforderlich Verfahrensdokumentation Beschreibung wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden Erfassung durch Belegablage: Beschreibung des Belegablagesystems (Ordnerstruktur), der Sicherstellung, der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit (z. B. Nummerierung der Belege, Kontierung) erechnung mit ZUGFeRD Seite 30 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

30 Europa: Formate heute und Ausblick 100 % 90 % 80 % reine Strukturdaten EDI, XML 70 % 60 % Hybrid PDF, XML 50 % 40 % 30 % elektronische Bilder PDF etc. 20 % 10 % 0 % erechnung mit ZUGFeRD Seite 31 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

31 Informationsgehalt Informationsverlust durch Medienbruch Rechnungsprozess mit Papier/PDF- Rechnung Informationsverlust durch Medienbruch Aufwand für manuelle Indizierung: Rechnungsausgang Papier-/ PDF- Rechnung Rechnungseingang Scannen Upload in System Erfassung der Daten (ggf. unterstützt durch OCR) erechnung mit ZUGFeRD Seite 32 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

32 Informationsgehalt ZUGFeRD als Lösung Digitaler Rechnungsprozess mit ZUGFeRD ZUGFeRD medienbruchfreie Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten für Folgeprozesse Rechnungsausgang Rechnungseingang erechnung mit ZUGFeRD Seite 33 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

34 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland die entkoppelte, bildhafte Lösung ZUGFeRD die Lösung, die beides verbindet die aufeinander abgestimmten IT-Systeme Papier Bild-Datei ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI Verarbeitungstiefe erechnung mit ZUGFeRD allgemeine Verarbeitbarkeit Grafikquelle: AWV e.v Seite 35 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

36 Was bedeutet das praktisch? EIN Ausgabeformat VIELE Wege damit umzugehen Manuelle Verarbeitung: Empfang per Mail & ausdrucken Halb-automatische Verarbeitung: Nutzung zur Vorbelegung der Buchung und Zahlungsträger DATEV eg; alle Rechte vorbehalten Quelle: FeRD / AWV e.v. Voll-automatische Verarbeitung: Vollautomatischer Bestellabgleich, Buchung und Zahlung 37

37 Was wird einfacher durch ZUGFeRD? Nutzen für den Unternehmer Weiterer Ausbau der Digitalisierung der Buchführungsprozesse Übernahme der Rechnungsdaten für Buchungsvorschläge Vereinfachung des Zahlungsprozesses Automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten für Folgeprozesse Mögliche Fehler durch manuelle Datenübernahme und fehlerhafte Erfassung von Rechnungsdaten entfallen DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 38

38 Was spricht für ZUGFeRD? 1. Fokus auf Prozessoptimierung auch für kleine und mittlere Unternehmen Prüfen ( 14 UStG relevanten Felder) Zahlen Buchen 2. Belegbild (als PDF/A-3) ist immer dabei Etabliertes Archivierungsformat (ISO ) Viele Prozesse in KMU laufen anhand des Belegbildes Einheit von Bild und strukturierten Daten 3. Branchenübergreifende Lösung Internationale Norm für die Rechnungsdaten (UN/CEFACT CII) Alle wesentlichen Branchen beteiligt (Bsp. VDA) Zukünftig euch europäischer Standard? DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 39

39 Profile des ZUGFeRD-Datenmodells und internationale Einordnung Cross Industry Invoice ZUGFeRD Extended ZUGFeRD Comfort ZUGFeRD Basic Grundlage für das ZUGFeRD- Datenmodells ist das semantische Datenmodell der UN/CEFACT Core Cross- Industry-Invoice und weitere europäische Harmonisierungsbestrebungen erechnung mit ZUGFeRD Seite 40 Grafikquelle: AWV e.v DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

40 Primärziele der definierten Profile Basic: Stellt die für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung Comfort: Möglichst vollautomatisierte Verarbeitung in Bezug auf die Prozesse Buchen, Zahlen und Rechnungsprüfung Extended: Möglichst vollständige Abdeckung branchenübergreifender Anforderungen an den strukturierten Rechnungsdatenaustausch Branchen: Flexible Erweiterbarkeit branchenspezifischer Anforderungen, ohne dabei die allgemeine Verarbeitbarkeit der drei definierten Profile einzuschränken Seite 41 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

41 ZUGFeRD verknüpft die Vorteile einer elektronischen Rechnung um digitale Nutzdaten Nach außen ist die elektronische Rechnung eine normale PDF- Rechnung ergänzt um strukturierte Daten im XML- Format, die einfach per Mail verschickt... und durch Programme automatisch eingelesen werden kann. erechnung mit ZUGFeRD Seite 43 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

46 Arbeitsweise mit digitalen Belegen Die Organisationslösung für intelligente Prozesse. Und das DATEV-Rechenzentrum verbindet. Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 49

49 Belege online Belegdetails & Zahlen Kennung ZUGFeRD Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten Daten direkt in Erfassungsfelder Bankverbindungsdaten aus ZUGFeRD-XML oder bei aktivierten Buchungsassistenten evtl. aus historischen Daten Seite 52 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

51 Elektronische Rechnung rechtssicher Unternehmen Steuerkanzlei Prüfung der Lesbarkeit und sachlichen Richtigkeit Revisionssichere Archivierung Buchen der elektronischen Rechnung Buchen der Zahlung Unveränderliche Aufbewahrung über den gesetzliche vorgeschriebenen Zeitraum Belege online Verknüpfung der Rechnung mit der Buchung über eindeutige ID Rechnungswesen Eindeutige Zuordnung der Rechnung zur Zahlung über den OPOS-Ausgleich Betriebsprüfung DATEV eg; alle Rechte vorbehalten Unterstützung der progressiven und retrograden Prüfung Archiv DVD Maschinelle Auswertbarkeit GOBD Konform

53 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf den zunehmenden Wettbewerbsdruck reagieren -> Digitalisierung als Wettbewerbsfaktor! auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). umweltbewusst agieren. erechnung mit ZUGFeRD Kosten für Papier, Druck, Porto senken. Seite 56 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

54 Warum ZUGFeRED für die Kundenrechnungen? Durch auswertbare Daten Kundennutzen stiften Lesbarkeit und Weiterverarbeitbarkeit der Rechnung beim Kunden gewährleistet 1 Rechnungsformat für alle Kunden Potentiell schnellerer Zahlungseingang Auch geeignet für die zwischenbetriebliche Datenübernahmen, z.b. in die Belegablage und/oder in die Buchführung erechnung mit ZUGFeRD Seite 57 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

56 ideal: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung. Rechnung ausdrucken oder direkt per versenden DATEV eg; alle Rechte vorbehalten erechnung mit ZUGFeRD 59

60 Wie können Sie ZUGFeRD nutzen? Für Anwender Fragen Sie Ihre Lieferanten nach ZUGFeRD Rechnungen. Fragen Sie Ihre Softwarehersteller und Dienstleister, wann diese ZUGFeRD unterstützen. Für Softwarehersteller Holen Sie sich die Spezifikation aus dem Web ( Viele Tools (auch Open Source) stehen bereit DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 63

61 Auswahl von ERP Systemen mit ZUGFeRD Unterstützung Quelle: market potential about 12,000 companies: more than 249 employees about 53,500 companies: up to 249 employees about 247,000 companies: up to 49 employees und viele mehr! about 3.2 million companies: up to 9 employees small DATEV eg; alle Rechte vorbehalten company size large DATEV eg; All rights reserved

65 ZUGFeRD in der Praxis (2015) 25893,0 ZUGFeRD-Rechnungen im DATEV Rechenzentrum 14795,0 5884,0 4225, ,0 2092,0 2838,0 erechnung mit ZUGFeRD Sep JJ Okt JJ Nov JJ Dez JJ Jan JJ Feb JJ Mrz JJ Apr JJ Mai JJ Jun JJ Jul JJ Aug JJ Sep JJ Seite 68 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

67 Warum sollte ich umstellen? Als Rechnungsempfänger: Kein manuelles Handling notwendig Integration in elektronische Bearbeitung Abgleich zu (wenn vorhanden) Bestellbezug Ein strukturiertes Format für alle Lieferanten Digitale Archivierung Als Rechnungsversender: Kunden verlangen es Ein strukturiertes Format für alle Kunden Druck-, Papier- und Portokostenersparnis Beschleunigung der Bearbeitung beim Empfänger Digitale Archivierung Seite 70 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

68 Einsparpotenziale Einsparpotenziale nur mit strukturierten Daten Prozesse Automatisierte Verarbeitung der Rechnungsinhalte Schnellere Arbeitsabläufe im Eingang und Ausgang Wegfall mehrfacher manueller Prüfungen bei Eingangsrechnungen Effizienz Senkung der Fehlerquote der Rechnungsbearbeitung Verbesserung der Transparenz der jeweiligen Prozessschritte Beschleunigung des Prozessablaufs bei der Rechnungsbearbeitung Kosten Wegfall manueller Prüfungskosten Nennenswerte Kostenersparnis, z.b. 15 Euro/Rechnung* Niedrigere Druck- und Portokosten Geringere Zahlungsverzögerungen *Uni Frankfurt, Kommunales Rechnungsvolumen, , S. 13 Seite 71 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

69 Datensicherung offline und online Cloud-Computing Lösungen in und aus der Wolke Zentrale Lösungen zur Sicherung Zusätzliche Datensicherungen in Rechenzentren offline lokal eingesetzte Lösungen standortgebundene Lösungen in eigener Verantwortung online dezentral eingesetzte Lösungen Nicht an Standorte gebunden in fremder Verantwortung DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 72

70 Rechtliche Hürden bei der Nutzung von Cloud Computing Bundesdatenschutzgesetz Die Übermittlung personenbezogener Daten an Staaten außerhalb der EU ist grundsätzlich untersagt. Der Cloud-Nutzer ist verantwortlich und haftet. Der Cloud-Nutzer muss sich davon überzeugen, dass der Cloud-Anbieter hinsichtlich der technischen Sicherheitsmaßnahmen und organisatorischen Vorkehrungen ausreichende Gewähr bietet. Abgabenordnung Steuerrelevante Aufzeichnungen sind grundsätzlich in Deutschland zu belassen. Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Beantragung bei der Finanzverwaltung. Ausnahmen einer Verlagerung sind nur in Mitgliedsstaaten der EU möglich. Der Cloud-Nutzer muss den Zugriff der Finanzbehörde auf steuerrelevante gespeicherte Daten, Nutzung des DV- Systems, Auswertung der Daten nach Vorgabe der Finanzbehörde sicherstellen. DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 73