Papierlose Buchhaltung die Zukunft Herzlich Willkommen!

Transkript

1 Papierlose Buchhaltung die Zukunft Herzlich Willkommen!

2 Papierlose Buchhaltung die Zukunft Dr. Markus Knasmüller Leiter Software Entwicklung BMD-Systemhaus GmbH gerichtlich zertifizierter Sachverständiger Leiter des Arbeitskreises Registrierkassen im FV UBIT der WKÖ 2

3 Papierlose Buchhaltung wo stehen wir? Festnetztelefon, Fax und Pendelordner mit Papierrechnungen sind OUT! 3

4 Papierlose Buchhaltung wo stehen wir? 4

5 Papierlose Buchhaltung wo stehen wir? , 188 Teilnehmer 5

6 Papierlose Buchhaltung wo stehen wir? , 162 Teilnehmer 6

7 Papierlose Buchhaltung wo stehen wir? , 231 Teilnehmer 7

8 Papierlose Buchhaltung wo stehen wir? , 825 Teilnehmer 8

9 Woher kommen die Daten? 9

10 Papierlose Buchhaltung? Ideenliste! Ausgangsrechnungen importieren! Ausgangsrechnungen elektronisch versenden! Bankbuchungen! Eingangsrechnungen automatisch verbuchen! Kleinbelege, Kasse,! Weiteres Automatisierungspotential! Zusammenspiel mit Mandant 10

11 Ausgangsrechnungen! Erstellt in einem Warenwirtschaftsprogramm! Import in Fibu über Schnittstelle! Quasi-Standards " BMD " Datev " RZL,! Teilweise auch mit Dokumentenverknüpfung! Auch Kassenbelege automatisch verbuchen, ebenfalls fast alle Standardexportschnittstelle 11

12 Versand der Ausgangsrechnungen! Elektronisch " PDF-Rechnung " XML- (und PDF-) Rechnung elektronisch erstellen! Wird im Regelfall vom Programm unterstützt! Manuell oder Automatisiert! Adresse muss hinterlegt sein, Kz. am Kunden! Vereinbarung (AGB, implizite Zustimmung reicht aus)! Auch Sinnvoll für Mahnungen, ABs, Angebote 12

13 Bankbuchungen! Nicht unbeträchtliche Anzahl von Buchungen! Viele Bankeinzüge! Kundenzahlungen! Manuell oft mühsam zu buchen! Abstattung offene Posten! Da kann viel automatisiert werden 13

14 Automatische Bankauszugsverbuchung CAMT-Dateien 14

15 Bankbuchungen: Effizienz auch ohne Sie? 15

16 Bankbuchungen! Automatische Bankauszugsverbuchung! Einlesen der Bankfiles! Einfach mit Zahlungsreferenz! Weitere Infos durch Lesen Buchungstext: Kundennummer, -name! Weiterer Vorteil: OP-Führung! Sachausgaben wie Miete, Strom, Zinsen können durch Regelwerk richtig gebucht werden! Regel für Textkonstante Gegenkonto, Steuersätze,! Detto: Kreditkartenbuchung 16

17 Eingangsrechnungen! Wohl eines der größten Probleme! Viele kommen auf Papier! Können eingescannt werden (Klient / Berater)! Elektronische Eingangsrechnungen (PDF)! Strukturierte Formate (ebinterface)! Schnittstellen, z.b. Hogast 17

18 Eingangsrechnungen PDF nur wenig Vorteile! PDF kann einfach erzeugt werden, leicht lesbar! Spart Porto und Kuvertierung aus Sendersicht! Falls elektronische Speicherung beim Empfänger kleiner Vorteil, weil Scannen entfällt! Ansonsten eher Nachteil! WKO Studie! Empfänger Papier 13 Euro, PDF manuell 14 Euro! Sender Papier 9,60 Euro, PDF 7 Euro 18

19 Eingangsrechnungen XML-Optimierung! XML: ev. bekannt von der Steuererklärung! ebinterface-format! Wird von österreichischen Herstellern unterstützt! Auch Office-Plugin! Kann Computer optimiert verarbeiten! Buchung kann automatisiert erstellt werden! Automatisierter Abgleich mit Bestellung möglich! Empfänger Papier 13 Euro, PDF manuell 14 Euro! XML 2 Euro 19

20 Eingangsrechnungen Beispiel 20

21 Eingangsrechnung mit XML-Style! Kann auch entsprechend gestylt werden! Eigene Layoutvorlagen! Sicherlich nicht so schön wie PDF! Nur von Vorteil, wenn Empfänger auch XML verarbeiten kann, sonst gleiche Nachteile wie PDF! DMS fast notwendig! Ausdrucken sicherlich oft problematisch 21

22 Eingangsrechnung mit XML-Style 22

23 EB-Interface Erfahrungen als Hersteller! Seit 2004 Mitarbeit an ebinterface! Davor schon umfassende Erfahrungen mit EDI! Einfach gehalten, nahezu alle Anbieter! Deutliche Unterstützung durch WKO,! Eigene Roadshow mit in Summe über 500 TN! Kundenzeitschrift mit Empfängern! Natürlich auch selbst eingesetzt 23

24 EB-Interface Erfahrungen als Hersteller 24

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27 Input von Kunden! Keiner will der Erste sein! EDI war immer unbeliebt bzw. erzwungen! Bei Kosten wird vor allem nur Porto gesehen! Signatur hat stark verunsichert (nicht mehr nötig!)! Was hat Empfänger davon?! Dennoch einige Erfolgsstorys 27

28 Best Practise: Kundenprojekte! Webshopanbindung! Interne Konzernverrechnung! Zotter: Think green! EDI-Ersatz! Verwaltungsvereinfachung 28

29 Best Practise - Kundenprojekte: Dennoch! Das waren Einzelbeispiele innovativer Kunden! Der große Run blieb aus! Auch kein einziger typischer KMU, der Papierrechnung mit elektronischer Rechnung ablöst! XML-Format verwendet! Alle Beispiele sind Spezialfälle 29

30 Aber: Rechnungen an den Bund! Bund akzeptiert per Gesetz seit nur e-rechnung! Strukturierte e-rechnung, nicht PDF! EB-Interface wurde leicht angepasst! Gesetz statt AGB! Damit wurde e-rechnung für viele ein Thema! Sehr einfach möglich! Barrieren sind gefallen! Gab einen Schub, wenn auch noch ausbaubar! Einsparungspotential berechnen! 30

31 Probleme gab es nur am Anfang 31

32 Probleme gab es nur am Anfang 32

33 Einfache Eingabe: USP Alternativen: XML-Datei hochladen WebService 33

34 EB-Interface Word Plugin! Einfache Lösung! AUSTRIAPRO hat Word-Plugin implementieren lassen! Kostenfrei erhältlich! Einfach zu bedienen! Erzeugt Rechnung in PDF und eb-interface-format! Mit/ohne Signatur! Speichern oder direkt mailen! Kann auch für Rechnung an Bund verwendet werden! Webservice kostenpflichtig 34

35 EB-Interface Word Plugin 35

36 EB-Interface Webformular bills/ebinterface 36

37 E-Rechnung per Mail 37

38 E-Rechnung importieren! Auch der Empfänger hat etwas davon! Nur so kann es funktionieren! Rechnung kann einfach importiert werden! Daten können aus XML-Datei automatisch eingelesen werden! Auf Knopfdruck dann Verbuchung möglich! Vergleich mit Bestellung möglich (auf Artikelebene)! Aber auch interne Kontrolle 38

39 E-Rechnung importieren 39

40 E-Rechnung importieren Workflow 40

41 Rechtlicher Hintergrund! Verlässlicher Prüfpfad (UStR, Rz g)! Rechnung kommt per Mail! Als ER erfasst und einem Verantwortlichen zugeordnet! ER wird archiviert! Archiv unveränderbar und nicht löschbar! Änderungen dieser Einstellungen sind nachvollziehbar! Richtigkeit der Rechnung (Bestellung, Lieferung, Leistungserhalt) geprüft! Freigabe durch Sachbearbeiter! Verbuchung in der EDV! Offene Postenliste! Abgleich 41

42 Verlässlicher Prüfpfad 42

43 Weitere Möglichkeiten falls nur PDF! OCR-Erkennung! Ist auch ein Weg (allerdings nur eingeschränkt)! Mustererkennung! Höchster Betrag ist Rechnungsbetrag! UID-Nummer auslesen! Schablonen-Erstellung! Trennung der Seiten! Ca % ist realistisch! Outsourcing: Rundumpakete 43

44 Weitere Möglichkeiten falls nur PDF 2! QR-Code! Telebanking! RKSV! Leider nicht sehr viele verwertbare Informationen, aber für Grundbuchung reicht es. 44

45 Papierlos Buchen 45

46 Kostendruck wird enorm! Publikationen nennen Cent pro Buchungszeile als Zielwert! Mandanten erwarten billigere Preise, übernehmen ja Arbeit, geht eh automatisiert! Entwicklung aber noch nicht so weit! 100% Erkennung braucht Dienstleister, ca Cent! Gute Erkennungswerte brauchen auch Zeit, Schablonen müssen aufgebaut werden,. 46

47 E-Rechnung selbst erstellen! Versender natürlich nur Vorteile! ebinterface-format ideal! Im Rechnungsstapel möglich! Kopie gleich ablegen! Übrigens: EDI-Format, kann von einem Konverter in das gewünschte Format konvertiert werden. 47

48 E-Rechnung selbst erstellen 48

49 Blick über die Grenze ZugFeRD! Elektronische Rechnung Deutschland! auf CeBit 2014 erstmalig vorgestellt! XML wird in PDF/A-3 Format integriert! Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung! Gefördert durch BM für Wirtschaft und Technologie! De facto alle deutschen Anbieter! 49

50 Blick über die Grenze Standardisierung CEN/ ASI! Einheitliches Europäisches Rechnungsformat! CEN/PC 434! Gerade in Arbeit! Expertengruppe! Semantisches Datenmodell wird ausgearbeitet, bis November! 2017 Syntaxvarianten (mehrere möglich)! Wird dann unterstützt werden müssen (Bund muss derartige Rechnungen annehmen) 50

51 Blick über die Grenze ABANINJA 51

52 ABANINJA: Kostenloses Fakturierungstool! ABACUS Marktführer bei Treuhändern (Steuerberatern) in der Schweiz! Vergleichbar mit Datev in Deutschland, BMD in Österreich! Bietet kostenloses Tool für Fakturierung an! Klient macht Faktura, Steuerberater kann diese importieren über Schnittstelle und macht UVA und Bilanz,! Fakturierungstool erzeugt ZUGFERD-Format! Unterstützt von Raiffeisen als strategischer Partner 52

53 Blick über die Grenze NetPosti! E-Zustellungsportal! Empfang kostenfrei! Browserzugriff! Alle Dokumente! Auch Rechnungen! Telebanking kann direkt aus Applikation gestartet werden 53

54 Diverse Kleinbelege! Einfach fotografieren und Metadaten erfassen 54

55 Alles wird mobiler? 55

56 Wo ist noch Automatisierungspotential?! Lohnbeleg verbuchen! Lohnzettel elektronisch versenden! BUMI, UVA elektronisch! Analysen elektronisch zur Verfügung stellen! Elektronische Signaturen auf Abschlüsse! UID-Prüfungen! Insolvenzprüfungen! Mahnwesen! 56

57 Zusammenspiel mit Mandant! Laut WKÖ-Umfrage bei 30% Fibu ausgelagert! Mandant übernimmt Rechnungen! Macht Vorerfassung! Schickt diese in Databox bei BB! BB bucht die Belege, werden automatisch archiviert! Mandant kann sich Buchungen am Server mit Zugriff auf Dokumente ansehen! 57

58 Dokumente hochladen 58

59 Dokumente ansehen als Mandant 59

60 Vorteil Automatisierung und Digitalisierung! Klienten haben Belege immer im Haus! Teure Transportwege entfallen! Distanz zum Klienten spielt keine Rolle mehr! Rasches Auffinden der Belege! Betriebsprüfungen sind einfacher vorbereitet! Jahresabschluss schneller erstellt! Alltägliche Klientenabfragen und Beratungen sind leichter! Umweltschutz, Nachhaltigkeit! Thema aber sicher: Kosten 60

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63 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Fragen???! Gerne auch per Mail:! XING-Gruppe: Die papierlose Buchhaltung!