Hilfe zum PDF Formular Editor

Transkript

1 Hilfe zum PDF Formular Editor Mit diesem Programm können Sie die Felder vom einen PDF Formular automatisch befüllen lassen. Die Daten können aus einer Excel Datei und/oder aus der Coffee Datenbank stammen. Coffee bietet je nach Aufrufstelle folgende Daten: Mandantendaten (Eigene bzw. Firmenanschrift) Benutzerdaten (Name, Tel, Anschrift, Freifelder vom Benutzer, z.b. Name Sachbearbeiter) Kundendaten Schadensmeldung *1 Vertragsdaten *1 Nachdem Sie die PDF Formular Datei angegeben haben, kann der Editor automatisch eine passende Excel Datei erstellen. Excel enthält anschließend alle Felder des PDF Formulars sowie zwei Spalten am Anfang zur Auswahl der Datenzeile, d.h. Sie können in mehreren Zeilen verschiedene Vorbelegungen für die Formular Felder eintragen. Später beim Befüllen des Formulars können Sie über ein Auswahlfeld (Inhalt erste Spalte) die gewünschte Datenzeile von Excel auswählen. Der Formular Editor: *1) Gilt nur für die Version CRM Versicherungen. IT-Reiners 2014 Seite 1

2 Wenn Sie bereits verschiedene Formulare angelegt haben, können Sie links das gewünschte Formular wählen und im Auswahl Fenster (oben Mitte) die gewünschte Excel Datenzeile wählen. Drücken Sie den Button Formular ausfüllen. Das PDF Formular wird dann entsprechend der Definition befüllt. Anschließend wird ihr Standard PDF Reader mit dem ausgefüllten Formular gestartet. Hinweis: Wenn das Feld zur Auswahl der Excel Datenzeile leer bleibt, oder natürlich wenn bei der Definition keine Excel Datei angegeben wurde, werden keine Excel Daten verwendet. Wie Sie sehen ist die Anwendung sehr einfach. Natürlich kann der Formular Editor auch im Mehrplatzsystem benutzt werden. Benutzen Sie dann Datei Angaben die auf einem gemeinsamen Serverlaufwerk für alle Benutzer verfügbar sind. Formular definieren: Am Anfang müssen Sie jedoch einmal definieren wie die Befüllung der Felder erfolgen soll. Auch dies ist sehr einfach. Dazu gibt es zwei Bereiche: 1. Excel: Hier müssen Sie nur noch in den Spalten der gewünschten Formularfelder ihre Daten eingeben. 2. Coffee: Hier muss eine Feldzuordnung definiert werden, damit bekannt ist, welches Datenbank Feld in welches Formularfeld zu übertragen ist. In dem Feld Bezeichnung tragen Sie einen Text ein, der später zur Auswahl der verschiedenen Formulare dient. Geben Sie im zweiten Feld ein vorhandene PDF Formular Datei ein. Die Ausgabedatei ist eine Kopie der obigen PDF Vorlage. In dieser Kopie werden später die Felder befüllt. Geben Sie einen Dateinamen für eine neue Excel-Datei ein und drücken Sie nach der Eingabe den Button. IT-Reiners 2014 Seite 2

3 Es wird eine Excel Datei mit den Spalten der Formularfelder erstellt. Anschließend wird Excel mit dieser Datei gestartet. Die orange 1. Zeile enthält die Kopfzeile mit den Namen der Formularfelder sowie zwei Spalten zur Auswahl der Excel-Datenzeile. Verändern Sie auf keinen Fall diese Kopfzeile. Sie können nun die Daten für die Formularfelder eintragen. In der ersten Spalte muss ein Text eingegeben werden über dem Sie später die gewünschte Zeile auswählen können. Die zweite Spalte dient zur Kommentierung. Ein kleines Problem? Sie wissen nicht wo sich welches Formularfeld befindet? HINWEIS: Drücken Sie den Button PDF Muster. Es wird eine Muster PDF Datei erstellt in der alle Formularnamen eingetragen werden. Zusätzlich wird eine Excel Datei erstellt mit allen Feldnamen sowie möglichen Eingaben. 1. Werden Ankreuzfelder verwendet, so sind für das entsprechende Feld nur ganz bestimmte Eingaben erlaubt. Beachten Sie in Excel die Spalte Daten Diese zeigt die mögliche Eingaben. 2. Die PDF Datei darf nicht schreibgeschützt sein. Ankreuzfelder in PDF habe folgendes Konzept: Es können mehrere Ankreuzfelder mit einem Formularfeld definiert werden. Dabei wird das entsprechende Ankreuzfeld gesetzt, wenn der passende Text übergeben wurde, z.b. Herr, Frau oder ein, zwei, drei. PDF Muster mit den Namen der Formularfelder: IT-Reiners 2014 Seite 3

4 Excel Datei mit der Auflistung der Feldnamen: Die Feldzuordnung definieren: Drücken Sie diesen Button um den Dialog für die Feldzuordnung zu öffnen. In dem obigen Dialog sehen Sie links die PDF Formularfelder und rechts die Felder der Coffee Datenbank. Über diese Schalter können Sie Anzeige der Coffee Datenfelder filtern. IT-Reiners 2014 Seite 4

5 Ziehen Sie den Coffee Feldnamen mit der Maus von rechts nach links. Es können auch konstante Werte in der linken Tabelle eingegeben werden. Beginnen Sie dazu mit dem besprochen. In der Spalte Auswahl können Sie bei einer Checkbox sehen welche Eingaben erlaubt sind. Es muss genau einer dieser Werte übergeben werden, ansonsten bleibt das entsprechende Ankreuzfeld leer. Noch ein paar Hinweise: 1. Verwenden Sie in der Mehrplatz-Version ausschließlich Dateien die für alle auf entsprechende Server Laufwerke verfügbar sind. 2. Das Formular wird zuerst mit den Excel Daten gefüllt und anschließend mit den Coffee Datenbank Feldern, d.h. Coffee Datenbank Felder überschreiben ggf. die Excel Vorlage. 3. Bleibt die Spalte Coffee Feld leer so erfolgt auch keine Zuordnung zum Formularfeld. Dies gilt auch für leere Felder in der Excel-Datei. 4. Eine schreibgeschützte PDF Datei kann nicht ausgefüllt werden. Es wird zwar vor dem Befüllen eine Kopie erstellt, aber auch diese Kopie enthält noch immer den Schreibschutz. Sie haben noch Fragen? Besuchen Sie unsere FAQ auf Melden Sie sich an und erfassen Sie ihre Frage. Dies ist uns sehr wichtig. Wir werden dann unsere Hilfedateien entsprechend ergänzen. Viel Spaß bei der Anwendung IT-Reiners 2014 Seite 5