Allgemeines zum Thema Pflichtenheft

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1 Allgemeines zum Thema Pflichtenheft Die Grundstruktur eines Pflichtenheftes Worum geht es? Zur Vereinheitlichung und besseren Organisation der Dokumentationen sollten alle Pflichtenhefte den gleichen Aufbau besitzen. Folgender Aufbau hat sich in unserer Arbeit bewährt: Deckblatt Inhaltsverzeichnis Sitzungen zu diesem Thema Offene Punkte Glossar Ausgangssituation Zielsetzung Fachliche Anforderungen/Beschreibung Dieser Gliederungsvorschlag kann noch erweitert werden. So ist es bei verschiedenen Unternehmen üblich, den Projektplan als Teil des Pflichtenheftes zu verstehen. Dies gilt in manchen Fällen auch für das Datenmodell. Sollten Sie Vorschläge für Erweiterungen haben oder die Notwendigkeit sehen, zusätzliche Punkte mit aufzunehmen, tun sie das. Softwaretools z.b. ABC-Flow-Charter, MS Visio oder MS Projekt Was bringt es? Sollten im Laufe der Zeit verschiedenen Pflichtenhefte erstellt werden, hilft eine einheitliche Struktur der Pflichtenhefte in verschiedenen Situationen weiter. Der Kunde erkennt beim zweiten Projekt die Struktur des ersten Pflichtenheftes wieder und findet sich im Dokument schneller zurecht. Der Autor des Pflichtenheftes hat die Möglichkeit bei neuen Projekten schnell auf Informationen alter Projekte zurückzugreifen. Hierdurch kann bei ähnlichen Problemstellungen der Arbeitsaufwand zur Erarbeitung von Lösungen vielfach stark vermindert werden. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter fällt sowohl auf Kunden- als auch auf Beraterseite wesentlich leichter. Bei umfangreichen Projekten wie z. B. einem Warenwirtschaftssystem werden für viele Teilprojekte Pflichtenhefte geschrieben. Jeder, der sich neu mit einem Thema beschäftigt, kann sich mit Hilfe eines einheitlichen Aufbaus der Unterlagen schnell das nötige Wissen erarbeiten. Daher sollte bei der Erstellung von Pflichtenheften folgender Leitsatz gelten: Vereinfachung durch Vereinheitlichung! Seite 1 von 6

2 Projektablauf der Pflichtenhefterstellung Der Auftrag zur Erstellung eines Pflichtenheftes Ideen realisieren; Strukturen schaffen; Ziele erreichen; A ) Worum geht es? Die Erstellung eines Pflichtenheftes erfolgt immer in einem bestimmten Rahmen. Dies kann zum einen ein Projekt sein, bei dem das Pflichtenheft Teil einer umfassenderen Aufgabe ist. Zum anderem kann die Erstellung auch ein eigenes Projekt sein. Unabhängig von der Einbettung der Pflichtenhefterstellung in einen organisatorischen Rahmen, sollte der Autor des Pflichtenheftes seine Arbeit wie ein Projekt organisieren. Dies hat den Vorteil das ihm alle Mechanismen des Projektmanagements zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber initiiert die Erstellung des Pflichtenheftes und stellt die notwendigen Mittel für die Umsetzung bereit. Der Autor des Pflichtenheftes ist in diesem Fall wie ein Projektleiter anzusehen. Er übernimmt die Rolle des Gesamtverantwortlichen. Beide Seiten haben während der Erstellung des Pflichtenheftes bestimmte Aufgaben und Erwartungen. Diese gilt es zu dokumentieren und fest zu schreiben. In der Projektarbeit wird dies mit Hilfe eines Projektauftrags getan. Bei der Pflichtenhefterstellung ist ein ähnliches Konstrukt hilfreich. Um eine Abgrenzung zu dem bereits belegten Begriff des Projektauftrages herbeizuführen, wird nachfolgend der Begriff Auftrag benutzt. Der Auftrag ist eine Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Autor des Pflichtenheftes. Dort werden die Rahmenbedingungen definiert, unter denen das Pflichtenheft erstellt werden soll. Der Auftraggeber definiert seine Anforderungen an Inhalt des Pflichtenheftes. Der Autor definiert seine Anforderungen, damit er das Pflichtenheft erfolgreich erstellen kann. Der Auftrag dient für beide Seiten auch als Meßlatte für die erfolgreiche Erstellung des Pflichtenheftes. Allein die Fertigstellung des Pflichtenheftes innerhalb eines definierten Zeitraumes ist kein Indiz für die erfolgreiche Fertigstellung. Das Pflichtenheft ist erst dann fertig, wenn alle Ziele erreicht worden sind. Neben rein zeitlichen Aspekten kommen hier monetäre und funktionale Aspekte hinzu. Aus diesem Grunde müssen alle Kriterien, die an das Pflichtenheft bzw. dessen Erstellung gestellt werden, Teil des Auftrages sein. Häufig kommt es vor, dass der Auftraggeber nicht von selbst auf die Idee kommt, für die Erstellung eines Pflichtenheftes einen Auftrag zu definieren. In solch einem Fall sollte der Autor auf den Auftraggeber zukommen. Es kann allerdings passieren, dass der Auftraggeber mit Unverständnis reagiert. Es können Aussagen kommen, wie: "Wir haben doch alles besprochen, wozu noch einmal alles aufschreiben?" oder "Machen Sie doch nicht gleich alles so kompliziert!" Dies sind ganz natürliche Reaktionen aus Firmen, in denen sich eine projektorientierte Vorgehensweise noch nicht in aller Konsequenz durchgesetzt hat. In Situationen wie dieser muss dann Überzeugungsarbeit geleistet werden. Am einfachsten ist es, den Entwurf des Auftrages vorzubereiten. Dies hat zwei Vorteile. Zum einen hat der Autor des Pflichtenheftes so die Möglichkeit, seine Sicht der Dinge zu formulieren. Zum anderen spart sich der Auftraggeber die Mühe, selbst einen Auftrag zu schreiben. Externe Berater sollten jedes Ihrer Pflichtenhefte über einen Auftrag absichern. Nur so kann gewährleistet werden, dass die zu leistende Arbeit unter einem gemeinsamen Verständnis erfolgt. Bevor mit der Arbeit an dem Pflichtenheft begonnen wird, sollte der ausgearbeitete und unterschriebene Auftrag vorliegen. Seite 2 von 6

3 B ) Was bringt es? Der Auftrag schafft Sicherheit auf beiden Seiten. Dem Auftraggeber ist es auf diese Weise möglich, alles das was er von dem Pflichtenheft wünscht, als Teil des Auftrages zu definieren. So ist schon vor Beginn der Arbeit klar festgelegt, was von dem Autor erwartet wird. Probleme mit Nachforderungen oder Unzufriedenheit nach oder während der Erstellung des Pflichtenheftes sollten so fast ausgeschlossen sein. Jeder der im Bereich der Softwareentwicklung tätig ist, kennt die Forderungen seiner Auftraggeber. Alles soll möglichst heute noch fertig werden. Es darf nichts kosten und wenn möglich soll alles ohne Mitarbeiter erledigt werden. Der Autor eines Pflichtenheftes hat mit Hilfe des Auftrages die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen abzustecken, die als Voraussetzung für einen möglichst reibungslosen Verlauf aus seiner Sicht notwendig sind. Dem Autor eines Pflichtenheftes dient der Auftrag als Leitlinie während der gesamten Zeit der Pflichtenhefterstellung. Anhand des Auftrages kann der Autor zu jeder Zeit überprüfen, ob die vereinbarten Ziele erreicht werden. Während seiner Arbeit können immer wieder Situationen auftreten, welche größere Änderungen zur Folge haben. Diese Änderungen beziehen sich zumeist auf den ehemals festgelegten Leistungsumfang. Davon ist dann zumeist auch der Fertigstellungstermin betroffen. In letzter Konsequenz gibt es Veränderungen zu dem ursprünglichen formulierten Auftrag. In solch einer Situation muss genau die Verhältnismäßigkeit geprüft werden. Der Auftrag soll keinen zusätzlichen administrativen Overhead schaffen oder Verwaltung als Selbstzweck betreiben. Ziel des Auftrages ist es, Sicherheit zwischen den beiden Partnern schaffen. Immer dann, wenn diese Sicherheit nicht mehr gegeben ist, sollte der Auftrag geändert werden. Darunter fällt jedoch nicht jede Kleinigkeit. Fachliche Inhalte beschreiben Die maximale Anzahl von Elemente festlegen Worum geht es? Der Vorgang ist für die Beschreibung programminterner Verarbeitungen vorgesehen. Hierunter fällt alles das, was innerhalb einer Anwendung passiert, wenn bestimmte Aktionen ausgeführt werden. Jeder Vorgang hat einen Anfang und ein Ende. Zwischen diesen Punkten gibt es verschiedene Verarbeitungsschritte. In Anlehnung an das EVA-Prinzip könnte der Vorgang auch als Verarbeitung bezeichnet werden. Ziel der Beschreibung von Vorgängen ist es, der Fachabteilung relevante programminterne Verfahren nahe zu bringen. Optimal ist solch eine Beschreibung dann, wenn die Darstellung eines relevanten Vorgangs alle für die Fachabteilung notwendigen Informationen auch ohne tiefere EDV-Kenntnisse liefert. Zudem sollte die Beschreibung des Vorgangs auch als Ausgangspunkt für die Programmierung bei der Erstellung des technischen Konzeptes dienen. Was bringt es? Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, daß zum einen die Fachabteilung programminterne Vorgänge qualifiziert bewerten kann. Zum anderen kann die Programmierung direkt auf diesen Informationen aufsetzen. Sie kann dann die vorliegenden Informationen im technischen Konzept weiterverwenden. Vorgänge können entweder in textueller Form und/oder mit Hilfe von Grafiken beschrieben werden. Bei beiden Vorgehensweisen sollte jeder relevante Schritt separat ausgewiesen werden. Die Zerlegung eines Vorgangs in mehrere Verarbeitungsschritte macht nur Sinn, wenn dadurch zusätzliche Informationen gewonnen werden können. Seite 3 von 6

4 Als relevant sind hierbei alle Schritte zu sehen, die die jeweilige Zielgruppe für das Verständnis des Vorgangs benötigt. Fachliche Inhalte beschreiben Die textuelle Beschreibung von Vorgängen Hierarchische Dokumentation von Objekten Wie wird es gemacht? Wenn ein Vorgang beschrieben wird, beginnt man mit einem einleitenden Satz. Er hilft innerhalb des Pflichtenheftes festzustellen, von wo der Vorgang aufgerufen bzw. wo er ausgelöst worden ist. Der Kontext ist so einfacher ersichtlich. Der einleitende Satz ist hierbei als Minimalanforderung an den Einsteig in eine Vorgangsbeschreibung zu sehen. Wenn zusätzliche Erklärungen sinnvoll sind, sollten Sie hier an dieser Stelle gemacht werden. Der einleitende Satz könnte lauten: "Nach Aufruf des Menüpunktes <Menüpunkt> / der Funktion <Funktion > wird der folgende Vorgang <Name des Vorgangs> abgearbeitet: Beispiel: Durchführen der Preisermittlung bei der Auftragserfassung Währung feststellen Im Auftragskopf kann pro Auftrag individuell eine Währung hinterlegt werden. Voreingestellt ist die Währung aus dem Kundenstamm. Zur Ermittlung der korrekten Preisliste wird die Währung aus dem Auftragskopf herangezogen. Preisliste feststellen Im Kundenstamm sind die Preislisten des Kunden hinterlegt. Für den aktuellen Zeitraum wird die gültige Preisliste unter Berücksichtigung des Währungskennzeichens ermittelt. Preisliste konnte nicht ermittelt werden In diesem Falle werden bei den Artikeln keine Preise vorgeblendet. Sie müssen manuell erfasst werden. Ende der Preisermittlung (Manuelle Preise) Preisliste konnte ermittelt werden Abhängig von der erfassten Menge wird der Preis aus der Preisliste vorgeblendet. Bei Einzelbestellung greift der Stückpreis. Bei Bestellungen von mehr als einem Stück wird die Mengenstaffel bei der Preisermittlung berücksichtigt. Ende der Preisermittlung (Preise gemäß Preisliste) Die Struktur der Auflistung zeigt, dass es eine Überschrift und eine kurze Beschreibung gibt. Diese Struktur erlaubt es, sich schnell in den jeweiligen Schritten der Verarbeitung zurecht zu finden. Werden keine Überschriften gemacht, muss man erst den gesamten Text lesen, bis man das Richtige gefunden hat. Sollten die Verarbeitungsschritte des Vorgangs nur aus Überschriften bestehen, fällt es u. U. schwer nach einer gewissen Zeit den Gesamtumfang bzw. den Inhalt des Vorgangs zu erkennen. Aus diesem Grunde sollte die Darstellung der Verarbeitungsschritte immer aus beiden Elementen bestehen. Nutzen Sie zur besseren visuellen Abgrenzung der einzelnen Überschriften Aufzählungszeichen. Bei der Textdarstellung von Vorgängen mit Abfragen sollten die zusammengehörigen Schritte einer Abfrage auf einer Ebene zusammengefaßt werden. Seite 4 von 6

5 Beispiel: Start Verarbeitungsschritt 1 Verarbeitungsschritt 1a Verarbeitungsschritt 1b Verarbeitungsschritt 2 Abfrage 1 Verarbeitungsschritt 3 Ende Verarbeitungsschritt 4 Verarbeitungsschritt 5 Ende Die Darstellung der Gliederung zeigt, daß die rein textuelle Darstellung nur bedingt geeignet ist, komplexe Vorgänge zu beschreiben. Ein Bild sagt in diesen Fällen doch mehr als tausend Worte. Hierarchische Dokumentation von Objekten Wie wird es gemacht? Wie auch bei vielen anderen Bereichen gilt hier die 7+2 Regel. Wenn mehr als 9 Elemente in einem Vorgang vorkommen, sollte versucht werden, Verarbeitungsschritte in separate Grafiken auszulagern. Zur Unterscheidung innerhalb des Vorgangs sollte für zusammengefaßte Verarbeitungsschritte ein separates Symbol gewählt werden. So kann einfach zwischen Einzelschritten und Zusammenfassungen unterschieden werden. Beispiel: In dieser Grafik wird schematisch verdeutlicht, wie die Auslagerung von Teilvorgängen hilft, den Gesamtüberblick über den Vorgang zu behalten. Die nachfolgende Grafik stellt zwar alles auf einen Blick dar, jedoch macht die Fülle der einzelnen Symbole die Übersicht recht schwer. Seite 5 von 6

6 So sollte ein Vorgang nicht visualisiert werden! Allgemeiner Hinweis TEAMARBEIT Worum geht es? Die Arbeit an einem Pflichtenheft wird in der Regel von einem Team durchgeführt. (5+2) Neben dem Autor des Pflichtenheftes besteht dieses Team aus Mitarbeitern verschiedenen Fachabteilungen, die bei der Umsetzung ihrer fachlichen Anforderungen mitarbeiten. Der Prozess der Erstellung eines Pflichtenheftes besteht neben dem eigentlichen Schreiben des Pflichtenheftes aus vielen Besprechungen. Damit diese Besprechungen effizient durchgeführt werden haben sich zwei organisatorische Hilfsmittel bewährt. Zu einem das Erstellen einer Agenda als Vorbereitung auf eine Besprechung. Zum anderen das Anfertigen eines Protokolls als Nachbereitung einer Besprechung. Viel Erfolg! Dozent: Tobias Geisler Seite 6 von 6