Die besten Tipps und Tricks zu Outlook 2013

Transkript

1 Die besten Tipps und Tricks zu Outlook 2013 Abläufe automatisieren, Ordnung bei s schaffen und Besprechungen richtig absagen: Mit den richtigen Kniffen kann man sich den Umgang mit Microsofts Outlook 2013 deutlich erleichtern. Schon mal Quicksteps in Outlook benutzt oder mit Suchordnern gearbeitet? Mit Quicksteps können Anwender Abläufe in Outlook ganz einfach automatisieren, etwa um bestimmte s in Ordner zu verschieben. Und Suchordner zeigen Ihnen automatisch nur Mails nach bestimmten Kriterien an, die Sie zuvor festgelegt haben. Ungelesene Mails farblich hervorheben Nicht nur Umsteigern von älteren Outlook-Versionen (vor 2010) oder Lotus Notes ist die Kennzeichnung von ungelesenen Nachrichten im aktuellen Outlook nicht deutlich genug. Das lässt sich mit wenigen Klicks ändern. Zugegeben, die Blau-in-Grau gehaltene Darstellung von Outlook 2013 ist nicht jedermanns Sache. So gibt es durchaus Anwender-Feedback, in dem eine Darstellung der ungelesenen Mails in einer kräftigeren Farbe gewünscht wird. Das können Sie mit wenigen Klicks in Outlook 2013 bewerkstelligen. Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü Ansicht und wählen dort die Ansichtseinstellungen. Unter Bedingte Formatierung können Sie eine entsprechende Optik für ungelesene Mails einstellen. Wählen Sie hierzu unter Bedingte Formatierung die Option Ungelesene Nachrichten als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Größe sowie den Font der Darstellung nach Ihren Wünschen ändern. Über den Punkt Farbe lässt sich beispielsweise das relativ dezente serienmäßige Blau in Rot ändern. Und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Achtung: In der Standardeinstellung ist diese Farbe in Outlook 2013 den überfälligen Mails vorbehalten, will heißen: Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt. Wenn Sie eine Ansicht in Outlook 2013 ändern, wird dies nur für den aktuell geöffneten Ordner angewendet. Wollen Sie eine einmal festgelegte Ansicht auch auf andere Ordner anwenden, geschieht dies über das Menü Ansicht und den Punkt Ansicht ändern. Dort finden Sie die Option Aktuelle Ansicht für andere -Ordner übernehmen. Antwort soll automatisch anderen Empfänger erreichen Eine Nachricht, die an einen Kunden oder Lieferanten geht, soll bei Beantwortung durch diesen nicht nur den Absender, sondern auch einen Vertreter oder Kollegen erreichen, da der Absender einige Tage nicht online ist. Dies lässt sich in Outlook mit wenigen Klicks voreinstellen. Die Situation ist nicht außergewöhnlich: Man verschickt eine an einen bekannten Geschäftspartner, weiß aber beim Absenden nicht, ob man selbst in der nächsten Zeit zuverlässig Mails abrufen kann. Damit die Antwort zeitnah bearbeitet werden kann, soll deshalb auch ein anderer Mitarbeiter des Unternehmens in jedem Fall die Antwort des Geschäftspartners erhalten. Im Alltag behelfen sich Anwender oft damit, den Kollegen mit auf Kopie (CC) zu nehmen und den Empfänger zu bitten, doch allen zu antworten oder dem Kollegen direkt zu schreiben. Das funktioniert

2 natürlich prinzipiell, sicherer ist es aber, der gleich mit auf den Weg zu geben, dass eine Antwort auf die Nachricht einen bestimmten Empfänger erreichen soll. Dann genügt es, wenn der Geschäftspartner auf Antworten klickt, damit auch der Kollege informiert wird. Legen Sie mit Neue- eine neue Nachricht an. Wechseln Sie auf das Menü Optionen. Dort finden Sie bei den weiteren Optionen den Punkt Direkte Antworten auf. In dem Dialog können Sie über die Option Namen auswählen weitere Empfänger der Antwort festlegen. Es öffnen sich die Outlook-Kontakte, und Sie können den oder die Empfänger auswählen, die automatisch eine Antwort erhalten sollen. Das Häkchen vor Antworten senden an muss aktiviert sein. Erhält der Empfänger die Nachricht und klickt ganz einfach auf Antworten, erhalten nun beide hinterlegten Empfänger in Ihrem Unternehmen die Antwort und können den Vorgang weiterbearbeiten. Die Fehlerquelle, ob der Partner die Antwort wirklich an alle Beteiligten schickt, ist damit deutlich reduziert. Sie können diese Funktion natürlich auch so nutzen, dass nur eine bestimmte -Adresse die Antwort bekommt und nicht beide Empfänger. Dafür müssen Sie Ihre eigene Adresse im Fenster Antworten senden an durch die andere ersetzen. Diese Vorgehensweise könnte sich beispielsweise bei Einladungen anbieten, bei der eine bestimmte Person über die Teilnehmer informiert werden soll. In jedem Fall gilt es, die Funktion sorgfältig einzusetzen und die eingetragene Adresse gut zu prüfen. Mit Suchordnern arbeiten Mit dem Einsatz von Suchordnern können Sie unter Outlook Ihre -Nachrichten deutlich übersichtlicher organisieren. Das erspart manch manuelle Suche nach bestimmten s. Suchordner helfen Ihnen dabei s nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren. Prinzipiell sind Suchordner virtuelle Ordner, die Nachrichten anzeigen, die bestimmte. definierbare Bedingungen erfüllen. Dies bedeutet, die betroffenen s werden nicht in den Suchordner verschoben, sondern verbleiben an Ort und Stelle und werden nur im Suchordner anzeigt. Microsoft hat Outlook einige vordefinierte Suchordner spendiert, die Sie mit wenigen Klicks aktivieren können. Diese zeigen die Mails nach relativ einfachen Kriterien wie "ungelesen" oder "wichtig" an. Ebenso kann man hier einfach Suchordner mit Nachrichten anlegen, die von bestimmten Personen abgesendet wurden. So kann ein Suchordner mit Mails, die von einem bestimmten Geschäftspartner abgesetzt wurden, in der Praxis durchaus hilfreich sein. Aufräumarbeiten im Nachrichten-Verzeichnis lassen sich durch einen Suchordner mit ungelesenen Mails durchaus vereinfachen. Die vorgegebenen Suchordner finden Sie über den Menüpunkt Ordner und dort unter Neuer Suchordner. Ebenso finden Sie für jedes Konto in der Ordnerstruktur den Punkt Suchordner. Per Klick darauf erstellen Sie einen neuen Suchordner. Am schnellsten geht es wie immer per Tastenkombination 2 : STRG+UMSCHALT+P. Für eine übersichtlichere Anzeige der eigenen s, kann es durchaus hilfreich sein, Suchordner nach eigenen Kriterien einzurichten. Wenn Sie zum Ende der Liste mit den vordefinierten Suchordnern scrollen, erreichen Sie den Punkt Benutzerdefinierten Suchordner erstellen. Hier können Sie einen Suchordner nach ihren Vorgaben einrichten. Die Möglichkeiten sind vielfältig, so können Sie etwa alle Nachrichten mit Anhang, alle ungelesenen Nachrichten oder nur Mails mit hoher Wichtigkeit in einem Suchordner anzeigen. Über den Reiter Erweitert lassen sich tiefergehende Bedingungen definieren, über

3 die einzelnen -Felder. So können Sie beispielsweise alle vertraulichen s in einem Suchordner darstellen. Folgendes gilt es noch zu beachten: Suchordner können keine Ergebnisse aus unterschiedlichen pst- Dateien enthalten. Hinsichtlich der Suche von Textzeichenfolgen bei Suchordnern sollte man noch diesen Umstand berücksichtigen: Suchordner unterstützen Präfixübereinstimmungen. Dazu liefert Microsoft folgendes Beispiel: Soll der Suchordner beispielsweise alle -Nachrichten mit dem Wort "über" beinhalten, enthält der Suchordner auch Wörter wie "Übersetzer" oder "überlegen", jedoch keine Wörter wie "darüber". Besprechungen richtig absagen Der Umgang mit Besprechungen und Besprechungsserien gehört zum Alltag im Outlook-Tagesgeschäft. Wer Meetings nicht korrekt absagt, erntet meist Missmut von den Teilnehmern. Und wer Besprechungsserien einfach löscht, verliert unter Umständen wichtige Daten. Das aus der Vergangenheit bekannte Ping-Pong-Spiel zwischen Einladungen und Absagen zu Besprechungen ist mit den neuen Versionen von Exchange und Outlook zwar meist vorbei, dennoch kommt es immer wieder zu ungewollten Effekten, wenn Besprechungen nicht richtig abgesagt werden. Wenn sich Teilnehmer per Stille Post darüber verständigen müssen, ob im Outlook-Kalender vorhandene Meetings nun tatsächlich stattfinden oder nicht, führt sich jedes Besprechungs-Tool selbst ad absurdum. Im einfachsten Fall gilt es eine einzelne Besprechung abzusagen. Ein Meeting canceln kann immer nur derjenige, der es auch einberufen hat. Wechseln Sie dazu im Kalender auf die entsprechende Besprechung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü oder dem Menü Besprechung absagen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen kurzen Text einzugeben, warum die Besprechung abgesagt wurde. Klicken Sie nun auf Absage senden, und die eingeladenen Teilnehmer der Besprechung bekommen die Absage überstellt und das Meeting als abgesagt gekennzeichnet. Die Besprechung wird inklusive Notizen und Anlagen gelöscht. Bei Besprechungsserien kommt es bei der Absage darauf an, ob Sie ein einzelnes Meeting oder die ganze Serie absagen möchten. Wenn Sie auf einer Besprechung einer Besprechungsserie im Kontextmenü auf Besprechung absagen wechseln, können Sie wählen, ob Sie eine einzelne Besprechung oder die ganze Serie absagen möchten. Beachten Sie: Wenn Sie die Serie löschen, werden alle Tagesordnungen, Notizen und Anlagen gelöscht werden. Daher empfiehlt sich bei Serien unter anderem folgende Vorgehensweise: Möchte man eine bestehende Besprechungsserie absagen, von der bereits einige Termine stattgefunden haben, empfiehlt es sich, eine Besprechungsaktualisierung mit neuem Enddatum zu versenden. Dies hat nämlich zur Folge, dass die Tagesordnungen, Notizen und Anlagen, die vom Einladenden oder von Teilnehmern zu den vergangenen Besprechungen im Kalender gespeichert wurden, erhalten bleiben. Wechseln Sie hierfür in den Outlook-Kalender und klicken doppelt auf eine Besprechung der Besprechungsserie. Wählen Sie in dem erscheinenden Dialog die Option Die gesamte Serie. Wählen Sie dann im Menü unter Besprechungsserie das Symbol Serientyp. Im folgenden Fenster geben Sie unter Seriendauer ein neues Enddatum ein. Bestätigen Sie mit OK, geben im folgenden Fenster eine Nachricht für die Teilnehmern ein und versenden die Absage.

4 s mit Verzögerung absenden Ein Klick oder eine Tastenkombination, und weg ist die . Ein kleiner Zeitpuffer beim Versenden gibt einem die Chance, etwa noch etwas zu ändern oder einen Anhang anzufügen, bevor die Nachricht wirklich versendet wird. Die Situation ist bekannt: Man hat just eine versendet, und schon ärgert man sich, weil man etwas vergessen oder einen Fehler nicht beseitigt hat. Wenn man dann noch Mails aus Outlook meist mit STRG + Eingabe auf den Weg bringt, geschieht dies oft besonders schnell (siehe auch Die wichtigsten Tastenkombinationen für Microsoft Outlook ). Ruckzuck hat man die falsche Grußformel für den Geschäftspartner gewählt oder den wichtigen Anhang für den Projektkollegen vergessen. Und schon folgt eine zweite Mail hinterher, was die Sache meist nicht besser macht. Zwar kann man Mails - zumindest interne - zurückrufen, aber auch das klappt meist nur bedingt. Um sich etwas Puffer zu verschaffen, kann es daher sinnvoll sein, eine kleine Verzögerung beim Versenden von s einzubauen. Das geschieht am einfachsten über eine neue Regel. Wählen Sie hierzu aus dem Menü Start den Punkt Regeln. Suchen Sie dort den Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wenn Sie stattdessen Regel erstellen anwählen, bietet Ihnen Outlook an, zur gerade markieren Nachricht eine Regel anzulegen. Klicken Sie im nächsten Fenster nach Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf den Punkt Neue Regel. Gehen Sie in dem Regel-Assistenten bis zum Punkt Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Im nächsten Fenster könnte man noch Bedingungen auswählen, aber das entfällt hier, denn da die Regel ja für alle Mails gelten soll, klicken Sie auf Weiter. Ein Dialog weist Sie darauf hin, dass diese Regel auf alle Nachrichten angewendet wird; dies müssen Sie bestätigen. Im nächsten Fenster wählen Sie den Punkt diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln. Die Anzahl der Minuten können Sie bei einem Klick darauf festlegen; im Beispiel haben wir uns für zwei Minuten entschieden. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter. Im folgenden Fenster könnten Sie noch Ausnahmen von dieser Regel bestimmen; hier genügt es ebenfalls, einfach auf Weiter zu klicken. Am Schluss können Sie der Regel noch einen Namen geben. Mit Quicksteps Abläufe automatisieren Wer in Outlook immer wieder die gleichen Arbeitsschritte durchführt, kann diese ganz einfach mit Quicksteps automatisieren. Ein Quickstep fasst diese Arbeitsschritte zusammen und führt diese dann auf einen Klick aus. In unserem Beispiel sollen s immer in einen bestimmten Ordner verschoben werden und als gelesen markiert werden. Um einen neuen Quickstep anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige und wählen Quicksteps sowie Neuer QuickStep oder Neu erstellen. Unter Neuer QuickStep bietet Ihnen Outlook gleich ein paar standardisierte Quickstep-Aktionen an, Neu erstellen führt ebenso ans Ziel, hier können Sie aus einer Reihe von Aktionen auswählen. Für unser Beispiel wählen wir Neuer QuickStep und dort In Ordner verschieben. Im folgenden Fenster vergeben wir einen Namen für den Quickstep, damit man später leichter erkennt, welche Aktionen ausführt wird. Dann gilt es den Ordner auszuwählen, in den die s verschoben werden sollen.

5 Unter Optionen wollen wir eine weitere Aktion hinzufügen, denn die s sollen nicht nur verschoben, sondern auch automatisch als gelesen gekennzeichnet werden. Über Aktion hinzufügen können Sie diese Kette bei Bedarf noch weitere Schritte ergänzen, die automatisch erledigt werden sollen. Wer Arbeiten unter Windows zügig erledigen will, tut dies am besten per Tastenkombination, an dieser Stelle können Sie dem Quickstep eine zuweisen. Unter Quickinfo-Text kann man eine Beschreibung angeben, die angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über den angelegten Quickstep im Kontextmenü fahren. Wie ruft man den angelegten Quickstep nun auf? Entweder aus dem Kontextmenü einer Mail per rechter Maustaste, über die festgelegte Tastenkombination oder aus dem Menüband unter Quicksteps. (mje) Signatur in Outlook Web App einrichten In vielen Organisationen ist der Einsatz von Outlook Web App (OWA) parallel zu lokalen Installationen von Outlook durchaus gängige Praxis, insbesondere natürlich bei der Verwendung von Office Während im lokalen Outlook die vorgeschriebenen Firmensignaturen meist ordentlich hinterlegt sind, fehlen diese bei per OWA versandten Mails häufig. Die Signaturen müssen dort nochmals gesondert angelegt werden. Wechseln Sie in OWA auf Einstellungen und . Dort finden Sie das Feld, in dem Sie die Signatur einfügen können. Meist existiert ja bereits eine formatierte Signatur aus dem installierten Outlook. Ihre vorhandene Signatur können Sie daher beispielsweise aus einer gesendeten Mail herauskopieren und in dieses Feld einfügen. Erfahrungsgemäß kommt es dabei immer wieder zu der Fehlermeldung beim Speichern der Seite, dass der Text zu lang sei. Das liegt meist weniger an der tatsächlichen Anzahl der Zeichen, auch OWA verträgt mehrere KByte Signatur, sondern an Formatierungs-Tags, die beim Kopieren mit übertragen werden. Um sich dieser zu entledigen und trotzdem die wichtigen Formate zu behalten, kopieren Sie die Signatur in ein neues Word-Dokument und speichern Sie die Datei als Webseite gefiltert (html) ab. Öffnen Sie die Signatur in einem Browser und kopieren Sie die Signatur nun in das Feld in OWA. Der Fehlermeldung der Länge sollte nun nicht mehr erscheinen. Falls Sie möchten, dass Ihre Signatur automatisch in allen ausgehenden Mails enthalten ist, können Sie dies hier gleich an Ort und Stelle über die entsprechende Option festlegen. Alternativ können Sie die Signatur jeder Nachricht manuell hinzufügen. Wählen Sie dazu in einer neuen Mail das Menü Einfügen und dort Signatur. Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit der aktuellen Version von Outlook Web App Quelle: Channelpartner Autor:Malte Jeschke