Lizenzierung von Office 2013

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1 Lizenzierung von Office 2013

2 Die Microsoft Office-Suiten sind in der aktuellen Version 2013 in mehreren Editionen erhältlich, jeweils abgestimmt auf die Bedürfnisse verschiedener Kundengruppen. Alle Office-Suiten werden weiterhin pro Gerät lizenziert. Für jeden PC ist also eine separate Lizenz erforderlich. Office Home & Student 2013 wurde für die private Nutzung, zum Beispiel zu Hause in der Familie, konzipiert. Office Home & Student 2013 RT wird nur vorinstalliert auf einem Windows RT-Gerät wie zum Beispiel dem Surface RT ausgeliefert. Office Home & Business 2013 und Office Professional 2013 hingegen können für private oder geschäftliche Zwecke genutzt werden und wenden sich daher auch an Selbständige und kleine Unternehmen. In den Microsoft-Volumenlizenzprogrammen für Unternehmenskunden stehen zwei Editionen zur Verfügung: Office Standard 2013 und Office Professional Plus Diese beiden Editionen sind auf die Bedürfnisse von Unternehmenskunden zugeschnitten und bieten im Vergleich zu den Einzellizenzen erweiterte Optionen und Rechte zur Nutzung.

3 Werfen wir einen Blick auf die Gemeinsamkeiten und Unterschiede dieser beiden Office-Suiten. Office Standard 2013 und Office Professional Plus 2013 haben sechs gemeinsame Komponenten: Word, Excel, PowerPoint und OneNote, die auch als browserbasierte Office Web Apps genutzt werden können, sowie Publisher und Outlook. Mit Office Web Apps lassen sich Office-Dokumente von einem beliebigen Gerät gemeinsam mit Kollegen und Geschäftspartnern nutzen, auch wenn Office auf dem Gerät gar nicht installiert ist. Jede Lizenz von Office Standard 2013 und Office Professional Plus 2013 beinhaltet auch das Recht zur kommerziellen Nutzung von Office Home & Student 2013 RT. Dieses Recht kommt dann zum Tragen, wenn der Hauptnutzer eines für Office Standard 2013 und Office Professional Plus 2013 lizenzierten Geräts neben dem PC ein Windows RT-Gerät als Zweitgerät im Unternehmen einsetzt. Durch die Volumenlizenz von Office für das Erstgerät wird das Verbot der kommerziellen Nutzung von Office Home & Student RT aufgehoben. Office Professional Plus 2013 bietet darüber hinaus mit Access, Lync und InfoPath weitere Komponenten sowie erweiterte Funktionalitäten zur vertieften Server-Integration. Als Beispiel ist hier Outlook im Zusammenspiel mit Exchange Server zu nennen. Will der Kunde die Möglichkeiten des Archivpostfachs oder der Outlook-Richtlinientipps mit Schutz vor Datenverlust nutzen, ist Outlook aus Office Professional Plus 2013 erforderlich. Keine andere Office-Suite ermöglicht die Nutzung dieser für Unternehmen wichtigen Features.

4 Eine Volumenlizenz von Office Standard 2013 oder Office Professional Plus 2013 wird zunächst einem einzelnen Gerät zugewiesen. Dieses Gerät kann beispielsweise ein Desktop-PC, ein Laptop, ein Notebook oder auch ein Thin Client sein und wird als lizenziertes Gerät bezeichnet. Auf dem lizenzierten Gerät darf Office beliebig oft installiert werden. Dies ist ein entscheidender Unterschied zu den Einzelplatzlizenzen. In Kombination mit dem Downgrade-Recht können unterschiedlichen Versionen in mehreren virtuellen Maschinen genutzt werden. Das Unternehmen kann damit die aktuellste Version von Office nutzen und für Anwendungen und Tools, die eine ältere Version von Office erfordern, einfach die Version wechseln. Da die Office-Suiten pro Gerät lizenziert werden, ist die lokale Nutzung der Software, die auf dem lizenzierten Gerät ausgeführt wird, jedem Nutzer erlaubt, allerdings nur jeweils einem Nutzer zur selben Zeit. Arbeiten mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens zum Beispiel im Schichtbetrieb nacheinander an einem Computer, werden durch dieses Lizenzmodell keine weiteren Office-Lizenzen erforderlich. Ist ein Hauptnutzer für das lizenzierte Gerät zu identifizieren, werden diesem Hauptnutzer weitere Nutzungsrechte eingeräumt. Dazu gehört die zusätzliche Installation und Nutzung von Office auf einem tragbaren Gerät, also zum Beispiel einem Laptop. Diese auch als Zweitkopie-Regel bekannte Lizenzgewährung ist nur dann anwendbar, sofern nicht unter einem Volumenlizenzvertrag eine Standardisierung der Desktop Plattform auf Office erfolgt. Mit anderen Worten: Im Enterprise Agreement und Open Value Company-wide kommt die Zweitkopie-Regel nicht zur Anwendung, da in diesen Lizenzprogrammen die Lizenzierung der Anzahl aller qualifizierten Geräte inklusive tragbarer Geräte die Vertragsgrundlage bildet. Bitte beachten Sie, dass Office auf einem tragbaren, über die Zweitkopie-Regel lizenzierten Gerät, ausschließlich lokal genutzt werden darf. Für die Remote-Nutzung von Office ist in jedem Fall eine separate Lizenz pro Gerät erforderlich.

5 Zusätzlich zur lokalen Installation und Nutzung berechtigen nur Volumenlizenzen von Office auch zur Remote-Nutzung der Software. Konkret bedeutet das, dass Office auch auf einem Netzwerkserver installiert werden darf, zum Beispiel zur Nutzung über die Windows Server Remote Desktop Services, früher auch als Terminal Services bekannt, oder in einer virtuellen Desktop-Infrastruktur (VDI). Für die Installation auf dem Server ist keine separate Lizenz erforderlich. Der Zugriff auf Office, das auf einem Server ausgeführt wird, ist von jedem lizenzierten Gerät erlaubt. Das bedeutet, dass das Lizenzmodell Eine Lizenz pro Gerät auch in diesem Szenario Gültigkeit hat. Darüber hinaus gilt, dass eine Volumenlizenz von Office dem lizenzierten Gerät für mindestens 90 Tage zugewiesen bleiben muss. Es ist also nicht möglich, nur die Höchstzahl gleichzeitiger Zugriffe auf die Office Software zu lizenzieren. In der Darstellung auf der Folie wurde dem Desktop-PC links eine Lizenz von Office Professional Plus 2013 zugewiesen, und dem Thin Client rechts wurde ebenfalls eine Lizenz von Office Professional Plus 2013 zugewiesen. Es handelt sich also bei beiden Geräten um ein lizenziertes Gerät, das auf Office zugreifen darf.

6 Software Assurance erweitert die Nutzungsrechte für Office Software und sorgt damit für mehr Flexibilität und Mobilität. Befindet sich der Hauptnutzer des lizenzierten Geräts außerhalb des Betriebsgeländes, kann er von einem beliebigen Drittgerät eine virtuelle Instanz von Office einsetzen und nutzen, dank eines mit Software Assurance für Office kommenden sogenanntes Roaming Use- Rechts. Der Hauptnutzer des für Software Assurance lizenzierten Geräts hat dabei zwei Optionen, von dem Drittgerät, zum Beispiel seinem Heim-PC, auf Office zuzugreifen: 1. Entweder greift er über eine VDI-Lösung seines Unternehmens auf eine zentral bereitgestellte virtuelle Instanz von Office zu. 2. Oder er nutzt die mit Software Assurance für Windows kommende technische Alternative Windows To Go. Windows To Go ermöglicht ihm nicht nur Windows 8, sondern auch Office über ein USB- Laufwerk zu starten und zu nutzen, sofern das Gerät von den entsprechenden Roaming Use-Rechten erfasst ist. Diese erweiterten Nutzungsrechte werden nur mit aktiver Software Assurance gewährt. Wird die Software Assurance nach Ende der Laufzeit nicht verlängert, dürfen diese Rechte nicht mehr ausgeübt werden.

7 Software Assurance bietet noch weitere Vorteile. Unternehmen mit aktiver Software Assurance für Volumenlizenzen von Office sind berechtigt, am Home Use Program teilzunehmen. Dazu gibt das Unternehmen einen Programm-Code an die berechtigten Mitarbeiter weiter, die dann gegen eine geringe Gebühr eine Lizenz von Office Professional Plus 2013 für die Nutzung auf ihren Heimcomputern erwerben können. Voraussetzung dafür ist, dass der jeweilige Mitarbeiter der Hauptnutzer eines für Software Assurance für Office lizenzierten Geräts im Unternehmen ist. Ist der Mitarbeiter nicht mehr der Hauptnutzer oder wird das Beschäftigungsverhältnis beendet, darf der Mitarbeiter die Software auf seinem Heim-PC nicht mehr nutzen und muss sie deinstallieren. Voraussetzung auf Seiten des Unternehmens ist aktive Software Assurance. Wird die Software Assurance nach Ende der Laufzeit nicht verlängert, muss das Unternehmen seine Mitarbeiter informieren, dass die Teilnahme am Home Use Program beendet wurde und eine Deinstallation auf den Heimcomputern erforderlich ist.

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