Unterstützung von Instituten mit IT-Basisservices

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1 ein TU-weites - und Kalenderservice für alle TU-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter. Wolfgang Meyer, Philipp Kolmann (ZID) Nobert Kreuzinger (E226) Unterstützung von Instituten mit IT-Basisservices Konsoliderte Basisservices auf leistungsfähigen redundanten Plattformen (private Cloud) Entlastung der Institute vom IT-Routinebetrieb Effizienzsteigerung 1

2 TU-weites Mail- und Kalender- Service Kriterien für das Servicedesign: Orientierung an den Anforderungen der Kunden (Institute) Integration in die bestehenden Strukturen des Mailsystems Konsolidierung der Mailserver Features -Empfang und -Versand mit einer Vielzahl von Mailclients (z. B. Outlook, Thunderbird,...) via IMAP Webzugriff Outlook Web Access (OWA) Interface mit Standardbrowsern (Firefox, Safari, IE) Synchronisation mit mobilen Endgeräten (z. B. mit Smartphones oder Tablets). Integration des TU-weiten Adressbuchs in eine Vielzahl von Mailclients. 2

3 Features (Fortsetzung) Kalenderfreigabe sowie Mailverteiler für Gruppen: uptudate-berechtigungsgruppen (können von Adressmanagern auch institutsübergreifend gebildet werden!) Organisationsgruppen (bestehen aus allen Mitgliedern einer Organisationseinheit, inkl. "Weitere Mitarbeiter") Funktionale Accounts (= Gemeinsamer Account für mehrere User, z. B. E020.sekretariat). Validierung mittels persönlicher Credentials Auch Absenden möglich! Kalender für Institutsräume (oder andere Ressourcen ) mit dem Kalender-Service (zur Reservierung). Features (Fortsetzung) Übernahme bestehender Adressen z. B. Maildomains können GESAMT oder TEILWEISE nach uptudate übersiedeln. Unterstützung für Mailing-Listen mit beliebigen Mailadressen 3

4 Realisierung Microsoft Exchange Active-Directory-Einträge für ALLE Mitarbeiter(innen) vorhanden. Hochverfügbarkeit gewährleistet durch gebäudeübergreifende Redundanz Aktivierung mittels Online Account Management Postfach-Aktivierung in Online Account Management Ausnahme: NEUE Mitarbeiter(innen), die in TISS noch keine Zustelladresse eingetragen haben (werden automatisch aktiviert) Screenshots: 4

5 Kontoaktivierung in Mailclient Autoconfig für Outlook und Thunderbird ( falls Zustelladresse korrekt eingetragen) Server: mail.intern.tuwien.ac.at Domäne: intern.tuwien.ac.at Benutzername: username oder (sonst: oder intern\username) OWA: Adressen In TISS muss die Zustelladresse eingetragen sein Checkbox "im Adressbuch sichtbar?" ohne Häkchen! erreichbar unter generischer Adresse: Falls Erreichbarkeit auch über eine -Adresse der Organisationseinheit, z. B. gewünscht: ZID Service Center kontaktieren (agiert in Koordination mit dem -Administrator der Organisationseinheit) 5

6 Calendar Only User: Problem s, die von anderen uptudate-konten versandt werden, werden gleich lokal auf das uptudat konto zugestellt. Wenn dort aber keine s gelesen werden und kein Forward eingetragen ist Calendar Only User: Lösung (derzeit) Mailumleitung für das uptudate-postfach eintragen z. B. über OWA rechts oben auf Optionen > Posteingangsregel erstellen Genaue Anleitung: _ueber_owa/ Lösung mit automatischer Umleitung auf die Zustelladresse für Calendar Only User in Planung (via TISS) 6

7 Kalenderfreigabe und Mailverteiler für Gruppen uptudate- Berechtigungsgruppe kann von einem Adressmanager auch institutsübergreifend aus beliebigen Mitarbeiter(innen) gebildet werden Bildung einer Gruppe über TISS: buch/uptudate Organisationsgruppe enthält automatisch alle Personen einer Organisationseinheit Adressmanager muss für Kalenderfreigabe oder Mailverteiler ZID kontaktieren. Funktionale Accounts Gemeinsamer Account für mehrere User z. B. Ennn.sekretariat Funktionen unabhängig von einzelnen Personen Zugriff als Mitglied einer Berechtigungsgruppe mit eigener Benutzername/Passwort-Kombination! Versand von s über funktionalen Account Funktionaler Account Berechtigungsgruppe Vorgangsweise für das Anlegen eines funktionalen Accounts Ennn.sekretariat mit fiktiver Berechtigungsgruppe Ennn.Sekgruppe 7

8 Kalender für Institutsräume (oder andere Ressourcen ) z. B. Abteilungslaptop, Kamera, Schlüssel, Spezialgeräte Aufnahme in das uptudate Service jederzeit möglich (ZID Service Center kontaktieren) Übernahme von Maildomains, Übersiedlung nach uptudate Migration jederzeit möglich auch wenn die Domain nur teilweise übernommen werden soll (ZID Service Center kontaktieren) 8

9 Mailrouting List Server für Fremddomänen, die auch TU-Externe (also ohne AD- Eintrag) haben Unterstützung für Mailing-Listen mit beliebigen Mailadressen (ZID Service Center kontaktieren) Weitere Services und Ausblick Serverhosting (Bereitstellung von virtuellen Servern) in Betrieb Serverhousing (im Maschinenraum Freihaus) in Betrieb uptufile Fileshare(Netzwerklaufwerk) für Institute. Testbetrieb ab Q2/2013 uptushare Microsoft Sharepoint 2013 (Webanwendungssystem/Kooperationsplattform/ Dokumentenarchiv) Testbetrieb ab Q3/2013 9

10 Support Servicecenter tel uptudate-user (Mail und Kalender): 1750 komplett migrierte Org-Einheiten: 11 Sicht eines Anwenders Ass.Prof. Mag.rer.nat. Dr.rer.nat. Norbert Kreuzinger (E226) Institut für Wassergüte, Ressourcenmanagement und Abfallwirtschaft 10

11 Sicht eines Anwenders EDV-Betreuung ist nicht meine Haupttätigkeit. EDV-Infrastruktur muss primär funktionieren und die Arbeit der Mitarbeiter(innen) unterstützen und nicht behindern. Vorteile (Anwendersicht) keine eigene Software / Wartung / Konfiguration / Backup... Einarbeiten in Software entfällt Unabhängigkeit von eigener Hardware Redundanzen und hohe Verfügbarkeit rasche Reaktion des ZID bei Problemen und Wünschen 11

12 Vorteile (Anwendersicht) - Fortsetzung Anbindung an TISS problemlose Migration vom alten System problemlose Integration von Smartphones problemlose Abbildung von Abteilungsstruktur und etablierter Arbeitsabläufe (Gruppen; Kalender; Kontakte; Postfächer) einfache Wartung der Gruppen Serverhosting für Domaincontroller demnächst Fazit (Anwendersicht) Lösung kann meine Standarduser- und Standardadmin-Ansprüche bzw. -Anforderungen zu 99 % erfüllen, und das Wichtigste: es funktioniert Reduktion des Aufwands und mehr Zeit für Wissenschaft und Lehre! 12

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