Net at Work Mail Gateway 9.2 Outlook Add-In Gruppenrichtlinien. NoSpamProxy enqsig enqsig CS Large File Transfer

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1 Net at Work Mail Gateway 9.2 Outlook Add-In Gruppenrichtlinien NoSpamProxy enqsig enqsig CS Large File Transfer

2 Impressum Alle Rechte vorbehalten. Dieses Handbuch und die darin beschriebenen Programme sind urheberrechtlich geschützte Erzeugnisse der Net at Work GmbH, Paderborn, Bundesrepublik Deutschland. Änderungen vorbehalten. Die in diesem Handbuch enthaltenen Informationen begründen keine Gewährleistungs- und Haftungsübernahme seitens der Net at Work GmbH. Die teilweise oder vollständige Vervielfältigung ist nur mit schriftlicher Genehmigung der Net at Work GmbH zulässig. Copyright 2013 Net at Work GmbH Net at Work GmbH Am Hoppenhof 32a D Paderborn Handelsmarken Microsoft, Windows, Windows Server 2008, Windows Server 2012 und Windows Server 2012 R2 sind eingetragene Handelsmarken der Microsoft Corporation. NoSpamProxy und enqsig sind eingetragene Handelsmarken der Net at Work GmbH. Alle anderen verwendeten Handelsmarken gehören den jeweiligen Herstellern / Inhabern

3 Inhalt 1. Einleitung Steuerbare Optionen im Outlook Add-In... 5 Schreiben einer Steuerbare Optionen in 'PDF Mail'... 5 Steuerbare Optionen in 'D '... 6 Steuerbare Optionen in 'Übertragen von Dateien'... 7 Lesen einer Betreffkennzeichnungen beim Versenden einer Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen... 9 ADMX-Datei und Sprachdateien auf dem Server bereitstellen... 9 Im Gruppenrichtlinienmanager eine neue Gruppenrichtlinie anlegen... 9 Gruppenrichtlinie bearbeiten Einstellungen konfigurieren Konfiguration des Outlook Add-Ins über die Registrierung ohne Gruppenrichtlinien Net at Work GmbH

4 Einleitung 1. Einleitung Der Einsatz des Mail Gateway Outlook Add-Ins bietet den Nutzern einen schnellen und einfach zu bedienenden Umgang mit dem Mail Gateway. Dabei werden Gruppenrichtlinien für die individuelle Konfiguration des Add-Ins für verschiedene Benutzergruppen genutzt. Diese bieten den Vorteil einer zentralen Konfiguration über das Active Directory. Dadurch werden den unterschiedlichen Benutzern nur die für sie relevanten Funktionen angezeigt. Seite 4

5 Steuerbare Optionen im Outlook Add-In 2. Steuerbare Optionen im Outlook Add-In Die Verfügbarkeit der in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen wird über Einträge in Gruppenrichtlinien oder Registrierungseinträge gesteuert. Dadurch kann das Add-In so gesteuert werden, dass nur die Funktionen verfügbar sind, die der Endbenutzergruppe auch tatsächlich zur Verfügung stehen sollen. Schreiben einer Diese Funktionen werden nach der Installation im Menüband für eine neue eingeblendet (Bild 1). Es stehen dabei die folgenden einzeln ein- und ausblendbare Optionen beim Schreiben einer zur Verfügung. Automatisch verschlüsseln PDF Mail Verschlüsselung Zustelloptionen für D Large File Transfer Bild 1: Die Funktionen beim Schreiben einer (rot umrandet) Zusätzlich zu den ausblendbaren Bereichen im Menüband kann auch der Text des Antwortlink angepasst werden. Weitere ausblendbare Bereiche befinden sich in den Dialogen für 'PDF Mail' und 'D ' sowie im Bereich für den Large File Transfer. Diese Optionen werden im Folgenden aufgeführt. Steuerbare Optionen in 'PDF Mail' Im PDF Mail Dialog (Bild 2) können Sie die Möglichkeit zur automatischen Passwort Erstellung ausblenden. In diesem Fall steht weiterhin die manuelle Eingabe des Passworts zur Verfügung. Auch der Bereich der SMS-Benachrichtigung kann ausgeblendet werden, wenn diese Möglichkeit nicht zur Seite 5

6 Steuerbare Optionen im Outlook Add-In Verfügung stehen soll und das Passwort über einen anderen Weg an den Empfänger übermittelt werden soll. Bild 2: Ausblendbare Optionen im PDF Mail Dialog (rot umrandet) Steuerbare Optionen in 'D ' Die Option Abholbestätigung ist in D nur für bestimmte Teilnehmer verfügbar (Bild 3). Ämter können sie benutzen, für Privatleute ist sie nicht vorgesehen. Seite 6

7 Steuerbare Optionen im Outlook Add-In Bild 3: Ausblendbare Optionen in D (rot umrandet) Steuerbare Optionen in 'Übertragen von Dateien' Der gesamte Bereich 'Übertragen' wird nur angezeigt wenn die Richtlinie Web Portal URL mit einer gültigen URL konfiguriert ist. Der Knopf 'Optionen' wird nur angezeigt wenn die Richtlinie Wann wird der Large File Transfer für Anhänge verwendet nicht konfiguriert ist. Sobald diese Richtlinie konfiguriert ist, werden die Werte aus der Richtlinie verwendet und 'Optionen' wird ausgeblendet. Lesen einer Diese Funktionen werden nach der Installation im Menüband für die Leseansicht einer eingeblendet (Bild 4). Die folgenden Optionen stehen beim Lesen einer zur Verfügung. Entschlüsseln von PDF-Anhängen (und löschen der zugehörigen Passworte) Passwort zurücksetzen Seite 7

8 Steuerbare Optionen im Outlook Add-In Bild 4: Die Funktionen beim Lesen einer (rot umrandet) Beim Lesen einer wird die Funktion für die Entschlüsselung von passwortgeschützten PDF Dokumenten eingeblendet. Dazu gehört auch der Knopf Passworte löschen. Mit diesem können bereits gespeicherten Entschlüsselungspassworte für die Entschlüsselung von PDF-Anhängen gelöscht werden. Die Funktion Passwort zurücksetzen ermöglicht es den Benutzern eine Passwort-Rücksetz- für einen Kommunikationspartner zu versenden. Betreffkennzeichnungen beim Versenden einer Sie können das Add-In so einstellen, dass beim Versenden der zusätzlich zu den -Headern auch die korrespondierenden Betreffzeilenkennzeichnungen hinzugefügt werden. Diese Funktion ist standardmäßig abgeschaltet. Sie dient dazu, das Net at Work Mail Gateway über das Outlook Add-In zu steuern, selbst wenn aus der auf dem Weg zum Gateway alle Header-Informationen gelöscht werden. Um diese Funktion zu benutzen, müssen die Betreffzeilenkennzeichnungen den im Net at Work Mail Gateway vorgegebenen Standardwerten entsprechen. Falls Sie Betreffzeilenkennzeichnungen im Mail Gateway verändert haben müssen Sie diese wieder auf den Standardwert zurückgesetzt werden. Seite 8

9 Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen 3. Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen ADMX-Datei und Sprachdateien auf dem Server bereitstellen Die Dateien müssen auf der Domänen-Controller in den Ordner %windir%\sysvol\domain \Policies\PolicyDefinitions (Bild 5) kopiert werden. Sollte das Verzeichnis nicht exisiteren, müssen Sie es erstellen. Die Sprachdateien werden in den jeweiligen Ordner mit der Sprachbezeichnung, z.b. de-de für Deutsch oder en-us für Englisch, als ADML-Datei eingefügt. Um die ADML-Dateien für die verschiedenen Sprachen zu unterscheiden wurde an den jeweiligen Dateinamen ein Suffix mit der Länderkennung, zum Beispiel: '.en' oder '.de' angehängt. Löschen Sie bitte dieses Suffix aus dem Dateinamen, so dass die Dateien wieder die Endung '.adml' besitzen. Bild 5: Der Ordner für die ADMX-Vorlagen Im Gruppenrichtlinienmanager eine neue Gruppenrichtlinie anlegen Um eine neue Gruppenrichtlinie anzulegen wird in der Gruppenrichtlinien-Management-Konsole im Kontextmenü der entsprechenden Domäne der Punkt Gruppenrichtlinienobjekt hier erstellen und verknüpfen... / Create a GPO in this domain and link it here... ausgewählt (Bild 6). Seite 9

10 Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen Bild 6: Hinzufügen der Vorlage an eine Gruppe von Benutzern Das neue Objekt erscheint unterhalb der Domäne, wo jetzt die Sicherheitsfilterung angepasst werden kann (Bild 7). Hier sollte die Organisationseinheit oder die Benutzer angegeben werden, für die das Outlook Add-In installiert werden soll. Bild 7: Der Gruppenrichtlinienmanager (Group Policy Management) mit der Outlook Add-In Gruppenrichtlinie Seite 10

11 Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen Gruppenrichtlinie bearbeiten Um die Gruppenrichtlinie zu bearbeiten wird im Kontextmenü des Gruppenrichtlinienobjekts den Punkt Bearbeiten... / Edit... ausgewählt. Es erscheint der Gruppenrichtlinienobjekt-Editor. In diesem wählen Sie bitte den Knoten Benutzerkonfiguration / User Configuration, Richtlinien / Policies, Administrative Vorlagen / Adminstrative Templates, Net at Work Mail Gateway, Outlook Add-In. Einstellungen konfigurieren In dem ausgewählten Knoten des Gruppenrichtlinienobjekt-Editors werden die konfigurierbaren Einstellungen des Outlook Add-Ins angezeigt. Diese können bearbeitet werden. Bild 8: Alle zur Verfügung stehenden Einstellungen des Outlook Add-Ins Für die Konfiguration stehen die folgenden Optionen zur Verfügung. Richtlinienname Beschreibung Nicht konfiguriert Ist 'PDF-Anhänge entschlüsseln' verfügbar Zeigt den 'Passwort zurücksetzen' Knopf im Menüband des Posteingangs an, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendet den Knopf aus, wenn sie deaktiviert ist. Der Knopf wird angezeigt, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Ist 'Passwort zurücksetzen' verfügbar Zeigt den 'Passwort zurücksetzen' Knopf im Menüband des Posteingangs an, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendet den Knopf aus, wenn sie deaktiviert ist. Der Knopf wird angezeigt, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Seite 11

12 Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen Ist 'Automatisch verschlüsseln' verfügbar Zeigt den 'Automatisch verschlüsseln' Knopf im Menüband einer neuen an, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendet den Knopf aus, wenn sie deaktiviert ist. Der Knopf wird angezeigt, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Ist 'PDF Mail' verfügbar Zeigt den 'PDF Mail' Knopf im Menüband einer neuen an, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendet den Knopf aus, wenn sie deaktiviert ist. Der Knopf wird angezeigt, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Ist der PDF PasswortGenerator verfügbar Zeigt die PDF-Passwort-Generator Option im 'PDF Mail'-Dialog an, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendet die Option aus, wenn sie deaktiviert ist. Die Option wird angezeigt, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Ist die SMS-Benachrichtig verfügbar Zeigt die SMS-Benachrichtigungsoption im 'PDF Mail'-Dialog an, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendet die Option aus, wenn sie deaktiviert ist. Die Option wird angezeigt, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Ist 'Verschlüsselung' verfügbar Zeigt den 'Verschlüsselung' Knopf im Menüband einer neuen an, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendet den Knopf aus, wenn sie deaktiviert ist. Der Knopf wird angezeigt, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Ist 'D ' verfügbar Zeigt den 'D ' Knopf im Menüband einer neuen an, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendet den Knopf aus, wenn sie deaktiviert ist. Der Knopf wird ausgeblendet, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Ist die 'Abholbestätigung' verfügbar Zeigt die 'Abholbestätigung' Option im D -Dialog an, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendet die Option aus, wenn sie deaktiviert ist. Die Option wird ausgeblendet, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Web Portal URL Legt die Web Portal URL fest, z.b.: 'https://portal.example.com/enqsig'. Der 'Übertragung'-Bereich im Menüband einer neuen wird angezeigt, wenn diese Richtlinie eingeschaltet und mit einer gültigen URL konfiguriert ist. Der Bereich wird ausgeblendet, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist oder die URL ein ungültiges Format besitzt. Seite 12

13 Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen Wann wird der 'Large File Transfer' für Anhänge verwendet Wenn die Richtlinie konfiguriert ist, entscheidet der Administrator ob der 'Large File Transfer' 'niemals', 'immer' oder 'falls der Anhang eine bestimmte Größe übersteigt' angezeigt wird. Legt fest, wie Dateien behandelt werden, die über die Standard-Outlook-Funktionalität an eine angehängt werden. 1: Immer direkt an die anhängen. 2: Immer über das Web Portal übertragen. 3: Über das Web Portal übertragen, falls groß genug. Falls die Richtlinie nicht konfiguriert ist, können diese Einstellungen durch den Benutzer festgelegt werden. Antwort-Limit für den Large File Transfer Wenn die Richtlinie konfiguriert ist, entscheidet der Administrator wie oft Empfänger von Large-File-TransferEinladungen mit dieser Antworten an den Absender schicken dürfen. Die Auswahl geht von beliebig oft über 1 bis 10 mal. Falls die Richtlinie nicht konfiguriert ist, können diese Einstellungen durch den Benutzer festgelegt werden. Ablauf von Antworten für den Large File Transfer Wenn die Richtlinie konfiguriert ist, entscheidet der Administrator wie lange Empfänger von Large-File-TransferEinladungen mit dieser Antworten an den Absender schicken dürfen. Die Auswahl geht von beliebig lang über über Heute um Mitternacht bis zu einem Jahr. Falls die Richtlinie nicht konfiguriert ist, können diese Einstellungen durch den Benutzer festgelegt werden. Schreibe Betreffkennzeichnungen Betreffkennzeichnungen werden beim Absenden einer zusätzlich zu den -Headern geschrieben, wenn die Richtlinie aktiviert ist. -Header werden ohne Betreffkennzeichnungen geschrieben, wenn sie deaktiviert ist. -Header werden ohne Betreffkennzeichnungen geschrieben, wenn die Richtlinie nicht konfiguriert ist. Antwortlink-Text Definiert einen alternativen Text für den Antwortlink des Large File Transfer. Falls der alternative Text nicht eingegeben wurde, wird der Standardtext angezeigt. Gemeinsames Passwort des Web Portals Definiert ein gemeinsames Passwort zwischen Web Portal und Outlook AddIns. Dieses muss in der Management Konsole in den Einstellungen des Web Portals und im Mail Gateway Outlook AddIn eingetragen werden, um sicherzustellen, dass der Large File Transfer Dateien hochladen kann. Der Bereich Large File Transfer wird ausgeblendet, wenn kein Passwort konfiguriert ist. Seite 13

14 Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen Durch diese Optionen kann der Funktionsumfang des Outlook Add-Ins für individuelle Benutzergruppen angepasst werden. Seite 14

15 Konfiguration des Outlook Add-Ins über die Registrierung ohne Gruppenrichtlinien 4. Konfiguration des Outlook Add-Ins über die Registrierung ohne Gruppenrichtlinien Wenn das Mail Gateway Outlook Add-In ohne den Einsatz von Gruppenrichtlinien konfiguriert werden soll, steht zusätzlich auch die Konfiguration der Optionen direkt über die Windows Registrierung zur Verfügung. Die Konfiguration über Gruppenrichtlinien und die direkte Eintragung in die Registrierung kann auch kombiniert werden. Dabei ist zu beachten, dass Konfigurationen durch Gruppenrichtlinien Vorrang vor direkten Registrierungseintragungen haben. Die unkorrekte Verwendung des Registrierungseditors kann schwerwiegende Probleme verursachen, die das gesamte System betreffen und eine Neuinstallation des Betriebssystems erforderlich machen. Net at Work kann nicht garantieren, dass Probleme, die von einer falschen Verwendung des Registrierungseditors herrühren, behoben werden können. Benutzen Sie den Registrierungseditor auf eigene Verantwortung. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Registrierungsunterschlüssel und Registrierungswerte mithilfe einer.reg-datei hinzufügen, ändern oder löschen können. Regedit.exe verwendet.reg-dateien, um Registrierungsunterschlüssel und Registrierungswerte zu importieren und zu exportieren. Sie können mithilfe dieser.regdateien Änderungen an der Registrierung durch Remoteverteilung an mehrere WindowsComputer weitergeben. Wenn Sie auf eine.reg-datei klicken, wird der Dateiinhalt in die lokale Registrierung eingefügt. Daher müssen Sie bei der Verteilung von.reg-dateien sehr vorsichtig vorgehen. Bitte sichern Sie vor einer Änderung der Registrierung alle Daten. Der Pfad für die direkte Eintragung von Konfigurationseinstellungen in der Registrierung ist folgender: [HKEY_CURRENT_USER\Software\Net at Work GmbH\ Net at Work MailGateway\Outlook AddIn] Die Einstellungen der Gruppenrichtlinien werden im Gegensatz dazu in diesem Pfad abgelegt: [HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Net at Work GmbH\ Net at Work MailGateway\Outlook AddIn] Das Outlook Add-In durchsucht beim Start zuerst den Pfad für die Einstellungen der Gruppenrichtlinien. Falls hier keine Einstellung für die zu konfigurierende Option durchgeführt wurde, wird der Pfad für die direkte Eintragung durchsucht. Dieser Vorgang wiederholt sich für jede der Konfigurationsoptionen, damit eine gleichzeitige Verwendung von sowohl Gruppenrichtlinien als auch direkten Eintragungen in die Registrierung möglich ist. Die für die Registrierung zur Verfügung stehenden Optionen entsprechen den Optionen für die Gruppenrichtlinien. Im Folgenden zeigen wir eine Beispiel-REG-Datei bei der alle Optionen vorhanden und eingeschaltet sind. Die Optionen können über den DWORD-Wert ' ' aktiviert und über ' ' deaktiviert werden. Windows Registry Editor Version 5.00 Seite 15

16 Konfiguration des Outlook Add-Ins über die Registrierung ohne Gruppenrichtlinien [HKEY_CURRENT_USER\Software\Net at Work GmbH\ Net at Work MailGateway\Outlook AddIn] "AutomaticEncryptionAvailable"=dword: "ConfirmationOfRetrieveAvailable"=dword: "D DeliveryOptionsAvailable"=dword: "DecryptPdfAvailable"=dword: "FileTransferAttachBehaviour"=dword: "FileTransferAttachBehaviourThreshold"=dword: "MailEncryptionAvailable"=dword: "PasswordResetAvailable"=dword: "PdfPasswordGeneratorAvailable"=dword: "PdfSecurityAvailable"=dword: "TextMessageForPdfPasswordAvailable"=dword: "WebPortalSharedSecret"="ExamplePassword" "WebPortalUrl"="https://portal.example.com/enqsig" "WriteSubjectFlags"=dword: "ResponseLinkText"="Respond and upload files via Web Portal" "ReplyLinkExpirationTimeInDays"=dword: "ReplyLinkReplyLimit"=dword: Die oben gezeigte Beispiel-Datei ist ebenfalls im Gruppenrichtlinien-Installationspaket vorhanden und kann von der Mail Gateway Webseite mit diesem Paket heruntergeladen werden. Die Zuordnung der Werte aus Registrierungsdatei zu den Gruppenrichtlinien können Sie der folgenden Tabelle entnehmen. Registrierungsschlüssel Gruppenrichtlinienname DecryptPdfAvailable Ist 'PDF-Anhänge entschlüsseln' verfügbar PasswordResetAvailable Ist 'Passwort zurücksetzen' verfügbar AutomaticEncryptionAvailable Ist 'Automatisch verschlüsseln' verfügbar PdfSecurityAvailable Ist 'PDF Mail' verfügbar PdfPasswordGeneratorAvailable Ist der PDF Passwort-Generator verfügbar TextMessageForPdfPasswordAvailable Ist die SMS-Benachrichtig verfügbar MailEncryptionAvailable Ist 'Verschlüsselung' verfügbar D DeliveryOptionsAvailable Ist 'D ' verfügbar ConfirmationOfRetrieveAvailable Ist die 'Abholbestätigung' verfügbar WebPortalUrl Web Portal URL FileTransferAttachBehaviour Wann wird der Large File Transfer für Anhänge verwendet: Legt der Wert 'Nie', 'Immer' oder 'Falls groß genug' fest. Seite 16

17 Konfiguration des Outlook Add-Ins über die Registrierung ohne Gruppenrichtlinien FileTransferAttachBehaviourThreshold Wann wird der Large File Transfer für Anhänge verwendet: Legt den Wert in Megabyte fest, ab dem das Attachment groß genug für den Large File Transfer ist, falls in 'FileTransferAttachBehaviour' der Wert 'Falls groß genug' gewählt ist. WriteSubjectFlags Schreibe Betreffkennzeichnungen ResponseLinkText Antwortlink-Text ReplyLinkExpirationTimeInDays Anzahl an Tagen, nach denen der Link abläuft. Spezielle Werte: 0: Heute um Mitternacht : Nie. ReplyLinkReplyLimit Anzahl an Antworten, die der Empfänger auf eine Einladung schicken kann. Spezieller Wert: 0: Beliebig oft. WebPortalSharedSecret Gemeinsames Passwort des Web Portals. Seite 17

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