Daten transparent verwalten. Integration in Bestehendes. Leichte Bedienung.

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1 nscale MS Outlook Integrationen Daten transparent verwalten. Integration in Bestehendes. Leichte Bedienung. Desktop Filesystem Desktop Web Office Integrator mobile MS Outlook Integrationen Cockpit

2 Flexibel und vielseitig Ein Programm, welches bei Millionen von Anwendern permanent im Einsatz ist: Microsoft Outlook. MS Outlook ist an vielen Arbeitsplätzen ein zentrales Werkzeug und dient nicht nur zur Verwaltung von Nachrichten. Es bietet dabei eine gewohnte Oberfläche, um täglich anfallende Arbeiten durch den Anwender an zentraler Stelle erledigen zu können. Da liegt es nahe, Integrationen in MS Outlook anzubieten, durch die der Anwender jedwede Herausforderungen im Kontext einer Informationsplattform zentral und transparent bewältigen kann komplett innerhalb der gewohnten Oberfläche von MS Outlook. MS Outlook wird damit für viele Anwender zur zentralen Stelle für die Interaktion mit der nscale Informationsplattform, ohne, dass der Anwender nscale als Produkt überhaupt wahrnimmt. Um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, steht teilweise mehr als eine Lösung für eine konkrete Aufgabe zur Verfügung. Beispielsweise können s mit MS Outlook IMA ebenso verwaltet werden wie mit dem nscale Office Integrator oder auch dem IMAP Adapter. Alle Integrationen haben unterschiedliche Schwerpunkte, die in dieser Broschüre kurz dargestellt werden. Das von nscale ausgehende Potential ist vollkommen transparent in MS Outlook integriert, für den Benutzer sind keine Umgewöhnungszeiten für neue Oberflächen notwendig. -Handling mit Outlook IMA Ein effektives -Handling besticht durch Einfachheit und Sicherheit, ein lästiges Herumhantieren mit s und ihren Anhängen gilt es zu vermeiden. Diese Herausforderungen bewältigt der nscale IMA-Client. Mit Hilfe dieser Lösung lassen sich s direkt aus MS Outlook in nscale ablegen. Das Add-In stellt dem Anwender von MS Outlook neue Funktionen in der MS Outlook Ribbon-Leiste zur Verfügung. Grün gekennzeichnete Nachrichten wurden bereits abgelegt. Am rechten Rand zeigt sich die automatisch erfolgte Verstichwortung der Nachricht. Abgelegte s werden mit einem grünen Balken kenntlich gemacht (siehe Screenshot). Werden die s an mehrere interne Empfänger versendet und archiviert, dann wird das Archivierungs-Flag auch dementsprechend in den Posteingängen gesetzt. So ist gewährleistet, dass eine nicht doppelt abgelegt wird. Wird aus dem nscale System die abgelegte gelöscht, dann ist auch das Flag nicht mehr in MS Outlook gesetzt und kann erneut clientseitig archiviert werden.

3 Der Screenshot zeigt eine geöffnete mitsamt der nscale IMA Funktionen -Handling mit dem nscale Office Integrator Nachrichten lassen sich direkt in nscale ablegen, dabei kann der Anwender entscheiden, ob die gesamte Nachricht oder z. B. nur die Anhänge in nscale abgelegt werden sollen. Um eine Nachricht in nscale zu speichern, muss lediglich nscale über das in MS Outlook integrierte Menüband aufgerufen und anschließend auf Dokument speichern geklickt werden. Es lässt sich zusätzlich voreinstellen, ob Nachrichten generell mit oder ohne mögliche Anhänge gespeichert werden sollen. Der nscale Office Integrator stellt dem Anwender grundsätzlich unterschiedliche Speicherformate (Originalformat, PDF, PDF/A und TIFF) zur Verfügung, die sich jeweils auswählen lassen. Somit sind implizite Formatkonvertierungen möglich. Zusätzlich wird dem Anwender die Möglichkeit einer Verstichwortung mit nscale Verstichwortungsmasken angeboten. nscale IMAP Connector Das standardmäßige MS Outlook Menüband wird durch nscale IMA erweitert. Zur Ablage einer neuen Nachricht in nscale wird die geöffnet und über die neuen Menüeinträge in der Ribbon-Leiste werden dem Anwender unterschiedliche Optionen der Ablage in nscale angeboten. Der Anwender wählt mit Hilfe des Menüs den Ablageort. Die Auswahl des nscale Ablageortes wird zusätzlich mit einem Drop- Down Menü unterstützt. Zusätzlich erkennt der IMA-Client anhand des Absenders und Betreffs um welchen Kunden und welche Belegart es sich handelt. Dann kann mit einem Klick auf den Schnellzuordnungs-Button die in den zugeordneten Bereich direkt archiviert werden. Eine Verstichwortung der neu abgelegten Nachrichten erfolgt über den nscale Ablage- bzw. Projektordner. Die Nachrichten werden dabei automatisch mit ausgesuchten Attributen des nscale Zielordners verstichwortet. Zusätzlich kann eine Ersatzdarstellung im PDF-Format erzeugt und in den gleichen Ordner abgelegt werden. Der nscale IMAP Connector stellt für -Programme mit IMAP-Unterstützung (Internet Message Access Protocol) einen Zugriff auf ein nscale System zur Verfügung, welches wiederum einen transparenten Zugriff auf nscale Objekte innerhalb von MS Outlook bietet. IMAP bindet marktrelevante -Clients (etwa Microsoft Outlook, Novell GroupWise, Mozilla Firefox) ein und ermöglicht so die Nutzung der gewohnten -Funktionen sowie den Zugriff auf nscale Objekte. Ausgewählte nscale Ordner werden als -Ordner in MS Outlook eingeblendet, vorhandene nscale Dokumente werden als s dargestellt. Im regulären Posteingang können eingehende s bei Bedarf als Ganzes oder nur die Anhänge per Drag & Drop nach nscale überführt werden ohne dabei MS Outlook verlassen zu müssen. Neue Dokumente in nscale werden als neue s im IMAP Konto angezeigt. Desktop Filesystem Desktop Web Office Integrator mobile MS Outlook Integrationen Cockpit

4 Ein besonderes Feature des nscale IMAP Connectors besteht darin, auch individuell auf Inhalte und Strukturen in nscale über die MS Outlook Oberfläche zugreifen zu können. Der Screenshot zeigt beispielhaft das eingebundene IMAP Konto Docs. Auf der rechten Seite wird ein nscale Dokument als präsentiert. nscale Dokumente werden dem Anwender als zugänglich gemacht. nscale IMAP liefert dabei ein Template, welches bestimmte nscale Attributeigenschaften und verschiedene Zugriffslinks auf das Dokument beinhaltet. Darüber werden dem Anwender zusätzlich zum Dokumenteninhalt bestimmte Informationen angeboten (siehe rechts im Screenshot). Hierbei handelt es sich um ein Default Template, welches standardmäßig mit ausgeliefert wird. Dieses Template lässt sich je nach Anforderung individuell verändern. So ist z. B. einstellbar, ob und welche Attributeigenschaften im -Body sichtbar werden. Zudem lässt sich ein Template für jede nscale Objektklasse definieren. Damit ist es möglich, dem Benutzer verschiedene Templates und damit verbundene unterschiedliche Ansichten mit verschiedenem Inhalt für Dokumentarten (Rechnung, Liederschein, etc.) zu präsentieren. Über den IMAP Konnektor hat der Anwender überdies Zugriff auf seine aktuellen nscale Aufgaben. Analog zur Darstellung von nscale Dokumenten als s werden auch nscale Aufgaben als s dargestellt und können mittels nscale Desktop Web bearbeitet werden. Die nscale Aufgaben werden dem Anwender dabei im Posteingang des IMAP-Kontos angezeigt. Neben einfachen Informationen, welche Aufgaben vorliegen oder gegebenenfalls hinzugekommen sind, lassen sich nscale Aufgaben auch mittels nscale Desktop Web bearbeiten.

5 Durch RSS aktiv informieren Häufig besteht der Wunsch oder Anspruch, über Statusveränderungen bestimmter Themenbereiche immer informiert zu sein, schlichtweg immer über die aktuellsten Informationen Bescheid zu wissen. Cockpit Dieser Anforderung kann durch den nscale Nachrichtenkanal nachgekommen werden. Really Simple Syndication, kurz RSS, ermöglicht den Nutzern beliebige nscale Objekte durch die Mitteilung von Aktualisierungen zu überwachen. MS Outlook als Client zum Abruf des nscale Infokanals RSS-Feeds werden dafür genutzt, um Informationen schnell und vor allem unkompliziert über das Internet zu verbreiten. Ist bezogen auf nscale der RSS-Feed abonniert, ermöglicht dieser seinem Benutzer über beliebige nscale Objekte durch die Mitteilung von Aktualisierungsnachrichten einen ständigen Statusüberblick zu behalten. Pro Benutzer gibt es einen Infokanal, dem beliebig viele Objekte hinzugefügt werden können. Das Besondere ist, dass der Anwender umgehend per Nachricht über Änderungen informiert wird. So können einzelne Dokumente bis hin zu großen Dokumentenmengen (auch Ordner und Prozesse) ohne großen Aufwand überwacht werden. RSS-Feeds werden in einem standardisierten, auf XML basierenden, Format bereitgestellt und können im gewohnten -Client (z. B. Microsoft Outlook, Novell GroupWise) abgerufen und angezeigt werden. Ein Abonnement ist für Dokumente, Ordner und Referenzen möglich. Nach dem Hinzufügen zum persönlichen Infokanal des Anwenders können die abonnierten nscale Objekte beispielsweise über Microsoft Outlook zur Anzeige gebracht werden. Der nscale Nachrichtenkanal lässt sich einfach als News Feed in MS Outlook einklinken. Als zusätzliches Highlight bietet nscale die Möglichkeit, beliebige nscale Suchen als RSS Feeds zu abonnieren. Die Ergebnisse der Suche werden bei Abruf als RSS Feed generiert. Ein Blick auf die neuen Feeds genügt, um zu wissen, ob beispielsweise neue Dokumente zu einem bestimmten Thema erstellt wurden oder Dokumente im Kontext eines bestimmten Themas der Informationsplattform hinzugefügt wurden. Anzeige eines konkreten RSS Feeds Desktop Filesystem Desktop Web Office Integrator mobile MS Outlook Integrationen

6 MS Outlook Social Connector Mit dem MS Outlook Social Connector (OSC) stellt Microsoft eine Schnittstelle zur Verfügung, die eine Verbindung zu sozialen Netzwerken und die Synchronisation von Kontakten und Aktivitäten von Freunden und Kollegen in MS Outlook ermöglicht. Der OSC zeigt diesbezügliche Inhalte in Microsoft Outlook an, sobald eine eines Kontaktes im Postfach selektiert wird. Der nscale Outlook Social Connector (OSC) Provider stellt die Verbindung zwischen der nscale Informationsplattform und dem Outlook Social Connector her. Damit wird die Synchronisation der Kontaktdaten in MS Outlook durchgeführt, sowie die vom betreffenden Kontakt zuletzt eingestellten oder bearbeiteten Dokumente in Outlook dargestellt. Der Screenshot zeigt einen geöffneten Kontakt mit seinen Details, unter anderem den Personenbereich (grüner Kasten), dieser stellt die letzten 15 bearbeiteten oder neu hinzugekommenen Dokumente des Kontaktes dar. Der Zugriff auf diese Dokumente kann über die Verweise (verborgen hinter den Dokumentnamen), abhängig von den eigenen Berechtigungen, erfolgen. Optional ist eine persönliche Infopool-Seite des Benutzers durch anklicken des Namens erreichbar. Im Notizfenster im rechten Bereich werden weitere Details und gegebenenfalls Änderungen/Aktualisierungen an den Kontaktdaten dargestellt. Die Vorteile des nscale OSC im Überblick: Transparente Integration in MS Outlook in gewohntem Outlook-Design Einfaches, manuelles Hinzufügen oder Entfernen von Kontakten Kontaktdaten der Kollegen als vcf-dateien im eigenen MS Outlook-Kontaktebereich Bequemer Zugriff auf die aktuell bearbeiteten nscale Dokumente der Kollegen (Rechteabhängig) Überblick über die aktuellen Vorgänge anhand der gelisteten nscale Dokumente Optionaler Zugriff auf persönliche Infopool-Seiten der Kollegen

7 nscale-termine in MS Outlook verwalten Sämtliche nscale Kalenderinformationen können über icalendar in die gängigen Kalender-Clients (z. B. Microsoft Outlook, Novell GroupWise) integriert und dort angezeigt werden. Cockpit icalendar (ical) ist ein Standardprotokoll zum Austausch von Kalenderinhalten. Die Informationsplattform nscale 7 vecto stellt alle nscale Termine zur externen Synchronisation zur Verfügung. Damit lassen sich nscale Termine z. B. als eigenständiger Kalender nach MS Outlook synchronisieren. nscale bietet standardmäßig die Möglichkeit, nscale Objekte auf Wiedervorlage zu setzen, also einen Termin auszuwählen, an welchem z. B. ein Dokument innerhalb eines Termins vom System automatisch wieder vorgelegt wird. So lässt sich eine Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt einrichten, dies kann im Kontext eines konkreten Dokumentes oder auch ohne Dokument erfolgen. Es wird jedoch nicht nur der Termin synchronisiert; ist ein Dokument auf Wiedervorlage gesetzt, so beinhaltet der synchronisierte Termin auch einen Link, mit dem der Anwender bequem auf das Dokument zugreifen und es auch bearbeiten kann. Ein geöffneter, auf Wiedervorlage gesetzter nscale Termin nscale Termine werden als neuer MS Outlook Kalender eingebunden und grafisch wie ein solcher realisiert Desktop Filesystem Desktop Web Office Integrator mobile MS Outlook Integrationen

8 Key Features im Überblick Tägliche Aufgaben bequem im gewohnten Arbeitsumfeld erledigen Intuitives -Handling mit MS Outlook IMA Ablage und aktive Verstichwortung durch den nscale Office Integrator Transparenter Zugriff auf nscale durch den nscale IMAP Connector Aktive Benachrichtigung durch den nscale Informationskanal Integration der nscale Termine in MS Outlook Einfache Synchronisation von Kontakten durch den MS Outlook Social Connector Ceyoniq Technology GmbH Boulevard Bielefeld Telefon: Telefax:

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