TRAVEL MANAGER IM MITTELSTAND

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1 TRAVEL MANAGER IM MITTELSTAND Kerstin Klee, Travel Managerin, Webasto SE Aufgaben, Herausforderungen und Positionierung im Unternehmen

2 Was tun wir in den nächsten 90 Minuten Wir sprechen über folgende Themen: Vorstellung AirPlus Vorstellung Webasto Was bedeutet Travel Management Zahlen im Travel Management Was braucht das Travel Management Aufgaben im Travel Management Anforderungen an den Travel Manager Grundlagen für ein erfolgreiches Travel Management Herausforderungen im Travel Management Erkenntnis Seite 2

3 Travel Management bei Webasto Kerstin Klee seit 2001 bei Webasto als Assistentin des CFO mit zusätzlicher Aufgabe des Aufbaus eines Travel Management erste Berührung überhaupt mit dem Begriff Business Travel Management 2003 Abschluss CTM - Certified Travel Manager seit 2005 hauptamtlich als Travel Managerin tätig zuständig für ca Reisende in Deutschland Tendenz steigend zunehmend Unterstützung ausländischer Webasto- Gesellschaften Seite 3

4 Travel Management bei Webasto Derzeit lokale, zunehmend internationale Ausrichtung Organisatorisch im Bereich Finanzen Verantwortlich für Reiserichtlinie (RRL) und (z. T.) Reisekostenabrechnung Verhandlung und Einkauf aller Reisedienstleistungen inkl. Implementierung der Prozesse mit Dienstleistern Festlegen, Steuern und Anpassen aller Prozesse rund um Dienstreisen intern und extern hin zur zunehmenden Automatisierung + Internationalisierung Interne Services, Kommunikation, Intranetauftritt, Schulungen, etc. Versicherungen im Zusammenhang mit Dienstreisen RRL derzeit gültig für alle deutschen Gesellschaften, Anfragen von Auslandsgesellschaften für gemeinsame RRL werden z. Zt. geprüft. Seite 4

5 Was bedeutet Travel Management offizielle Definition (Business) Travel Management ist die Gesamtheit der strategischen und operativen Maßnahmen zur Planung, Organisation sowie zum Controlling der Geschäftsreiseaktivitäten im realen Leben Alle (strategischen und operativen) Aufgaben entlang der gesamten Prozesskette einer Reise (gem. Darstellung), Inkl. Implementierung der Prozesse im Unternehmen mit dem Dienstleister, und mit Fachabteilungen, u.v.a.m. Seite 5

6 Travel Management als eigener Verantwortungsbereich im Unternehmen Seite 6

7 Zahlen im Travel Management In 2012 wurden für insg. 166,3 Mio. Geschäftsreisen 46,7 Mrd. EUR ausgegeben. Betriebe mit 10 bis 500 Mitarbeitern haben daran den höchsten Anteil. Häufig entfallen ca. 3-4% der Betriebskosten auf Reisekosten. Ein Geschäftsreisender gab in pro Tag aus (fast doppelt so viel wie auf Urlaubsreisen). Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse 2013 Seite 7

8 Zahlen im Travel Management Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse 2013 Seite 8

9 Was braucht das Travel Management? Einen offiziellen Auftrag der Geschäftsleitung Zahlen, Daten & Fakten Klar definierte Ziele & Aufgaben Kostenüberblick und transparenz Senkung der direkten und indirekten Reisekosten Vereinheitlichung von Prozessen Vereinheitlichung der Reisequalität,. Klar definierte Entscheidungsbefugnisse Was kann TM selbst entscheiden? Was ist mit wem abzustimmen? Wer hat für welches Thema den Hut auf? Seite 9

10 Aufgaben im Travel Management Einkauf von Reisedienstleistungen Reiserichtlinie Reisequalität Analyse und Reporting von Kosten und internen Abläufen Prozessoptimierung Konzeption und Umsetzung Reduzierung von Bearbeitungszeiten (Planung bis Abrechnung) Reduzierung der Kosten (direkt und indirekt, ggf. auch extern) Entscheidung über in house oder outsourcing Implementierung neuer Tools und Services Steuerung Der Kosten und internen Prozesse Richtlinien-Kompetenz in Anlehnung an btm4u - Andrea Zimmermann Seite 10

11 Anforderungen an Travel Manager Managementfähigkeiten Führungsqualitäten/-erfahrung Projekt-/Change Management-Erfahrung Erkennen von (BWL) Zusammenhängen Verhandlungssicherheit z. B. im Einkauf Marktkenntnisse/Netzwerk Kommunikationsgeschick intern und extern IT- und Sprachkenntnisse Fachkenntnisse Rechtliche Grundlagen (Steuerrecht, Arbeitsrecht, Versicherungsrecht, ) Fachbegriffe in Anlehnung an btm4u - Andrea Zimmermann Seite 11

12 Grundlagen für ein erfolgreiches Travel Management Die Geschäftsführung muss unterstützen Die Befugnisse des Travel Managements müssen klar definiert und v. a. kommuniziert sein. Die Ziele müssen klar sein. Steuerungswilligkeit des Unternehmens Maßnahmen müssen gelebt werden. Kompetenz des eingesetzten Travel Managements Know-How und Akzeptanz Prozessverantwortlichkeiten klar definieren Seite 12

13 Grundlagen für ein erfolgreiches Travel Management Wo und wann macht Travel Management Sinn? Fast immer und in beinahe jedem Unternehmen Entscheidend ist die Ausgestaltung Der Aufwand muss im Verhältnis zum Ertrag stehen (Kosten-Nutzen Analyse) Steuerung ist immer da sinnvoll, wo mehrere Reisende unterwegs sind und nicht nur die Firmeninhaber selbst in Anlehnung an btm4u - Andrea Zimmermann Seite 13

14 Herausforderungen im Travel Management Travel Manager nur selten ein Full-Time Job effizientes Travel Management wird häufig durch das Tagesgeschäft be- bzw. verhindert, da das Travel Management oft nebenbei bewältigt wird. Häufig wird Travel Management nur als Buchungsstelle für Reisen, Tagungen, Transferleistungen, etc. verstanden je kleiner ein Unternehmen, desto weniger Arbeitszeit kann ein Reiseverantwortlicher für das Travel Management einsetzen! Seite 14

15 Herausforderungen im Travel Management Unterschiedlichste Interessen müssen berücksichtigt und zu einem gemeinsamen Ziel/Projekt vereint werden, z. B. aus den Bereichen Geschäftsführung, Betriebsrat, Buchhaltung, Fachabteilungen, IT, Rechtsabteilung, Seite 15

16 Herausforderungen im Travel Management Travel Manager zwischen allen Stühlen Geschäftsführung Kostenreduzierung, Transparenz, Steuerung, und alles chic, schnell & richtig Dienstleister: Profit, Steuerung, Vertragserfüllung, dynamische Entwicklung von Prozessen Travel Manager Reisender Service, Qualität und Sicherheit vor, während und nach der Reisen auf höchstem Niveau Der Markt: Der TM muss über alle Entwicklungen und Trends am Markt informiert sein. in Anlehnung an btm4u - Andrea Zimmermann Seite 16

17 neue Herausforderungen im Travel Management Der Reisemarkt ist ständig und immer schneller in Bewegung. Die neuen Medien beschleunigen einerseits die Abwicklung vieler Prozesse und machen andererseits die Steuerung des Travel Management zunehmend komplex und schwierig. Die Dienstleister entwickeln unaufhörlich neue Strategien und Prozesse. Travel Management entwickelt sich zum Mobilitätsmanagement Seite 17

18 Erkenntnis Was Sie als Travel Manager/in tun und bewegen, ist sehr wichtig für das Unternehmen! Tun Sie Gutes und sprechen Sie darüber. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg dabei! Seite 18

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