Zeiterfassung auf Basis Microsoft Dynamics NAV

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1 Zeiterfassung auf Basis Micrsft Dynamics NAV

2 Zeiterfassung auf Basis Micrsft Dynamics NAV Das Mdul Zeiterfassung ist die ideale Ergänzung zu allen Micrsft Dynamics NAV Anwendungen und kann entweder separat der in Kmbinatin mit dem Persnalverrechnungsmdul eingesetzt werden. Zu den wichtigsten Funktinen zählen die Erfassung vn Kmmen/Gehen - Zeiten, Verwaltung vn Sll- und Abwesenheitszeiten swie die Berechnung, Auswertung und Umbuchung der kllektivvertraglichen Mehr- und - Überstunden. Bei Einsatz der Zeiterfassung mit der Persnalverrechnung werden die Persnaldaten autmatisch abgeglichen und die Zeitsalden übergeleitet. Durch eine standardisierte Schnittstelle kann eine breite Palette vn Eingabemedien, vm Web-Client bis hin zum elektrnischen Terminal, einfach und schnell eingebunden werden. Mit der Zeiterfassung vn Micrsft Dynamics NAV bekmmen Sie ein zukunftssicheres System, das Ihrem Betrieb erhöhte Wirtschaftlichkeit und eine bessere Kntrll-und Übersichtsmöglichkeit bietet. Das Hauptmenü der Zeiterfassung auf Basis Micrsft Dynamics NAV

3 Sllzeiten In der Zeiterfassung auf Basis Micrsft Dynamics NAV kann eine beliebige Anzahl vn Gleit- und Fixzeitarbeitsplänen erstellt und verwendet werden. Bei Fixzeitplänen kann man auswählen, b mnatlich, wöchentlich der einfach nach dem letzten definierten Tag wiederhlt wird. Vrdefinierte Kmmen/Gehen Zeiten bringen eine wesentliche Erleichterung bei der Eingabe eines neuen Gleitzeitschemas. Die täglichen Sllzeiten werden per Stapellauf für die Mitarbeiter erstellt. Dadurch kann jederzeit für jeden einzelnen Tag und Mitarbeiter eine abweichende Sllzeit eingetragen werden, hne den Sllzeitplan wechseln der ändern zu müssen. Beispiel für ein Fixzeit-Wchenschema inkl. definierter Pause Beispiel für ein Gleitzeitschema

4 Stempelungen/Zeiten erfassen Für die Erfassung der Kmmen- und Gehen Zeiten gibt es mehrere Möglichkeiten: Direkt in der Persnalzeiterfassung: In einem Buchblatt der durch das Sftterminal. Oder im Internet über die Webstechuhr der über ein externes Hardware-Terminal. Urlaube, Krankenstände, Dienstreisen etc. sind als geplante Abwesenheit am Persnalstamm einzutragen und werden bei der Abrechnung der Zeiten Ihrer Definitin entsprechend berechnet. PZE Erfassungs-Buch.-Blatt In diesem Buchungsblatt werden pr Mitarbeiter und Tag die Beginn- und Ende-Zeiten eingetragen. Weiters können hier auch sämtliche Abwesenheiten gebucht werden. Zusätzlich steht jeder Buchungszeile ein freies Textfeld, eine Begründung, zur Verfügung. PZE Buchungsblatt zur Erfassung der Kmmen- und Gehen Uhrzeiten

5 PZE-Sftterminal Ein Sftterminal ist direkt im Micrsft Dynamics NAV integriert und hat die gleichen Funktinen wie ein Hardware-Terminal. Zusätzlich zu den Buttns, wie an einem Hardware-Terminal, gibt es hier die Möglichkeit auch Abwesenheiten zu erfassen und sämtliche vrher definierte Infrmatin (Persnalinf) abzufragen. Mit diesem Bildschirmaufruf kann der Mitarbeiter seine eigenen Daten eingeben, verwalten und auch seinen Mnatsbericht abrufen. PZE Sftterminal

6 Weberfassung Die Weberfassung ist ebenfalls einem Hardware-Terminal nachempfunden, jedch erflgt der Aufruf direkt im Internet. Das heißt, man kann seine Kmmen- und Gehen Zeiten über jeden Internetzugang mittels dieser Weberfassung erfassen. Der Mitarbeiter identifiziert sich über sein Passwrt und drückt dann den entsprechenden Buttn (z.b.: Kmmen). Hier können auch Pausenstempelungen der Arztgänge erfasst werden. Die erfassten Daten werden autmatisch in die Micrsft Dynamics NAV Datenbank gestellt und stehen damit der Zeitberechnung sfrt zur Verfügung. Webstechuhr Externes Hardwareterminal Über eine bestehende und individuell einzurichtende Schnittstelle werden die extern gestempelten Zeiten in das Zeiterfassungssystem eingelesen. Standardschnittstelle für Datenimprt

7 Abwesenheiten erfassen Auch für die Erfassung der Abwesenheiten gibt es mehrere Möglichkeiten: Pr Mitarbeiter kann man bequem und übersichtlich die Abwesenheiten setzen der direkt als Planzeiten eintragen der für einen, mehrere der alle Mitarbeiter, eine Abwesenheit setzen z.b.: 1 Wche Betriebs-Urlaub

8 Krrekturen Etwaige Krrekturen können direkt über die jeweilige Persnalkarte durchgeführt werden. Die erste, ursprüngliche Uhrzeit, die im System eingetragen wrden ist, bleibt dabei immer als slche gespeichert. Erfassungszeilen (Kmmen- und Gehenzeiten) eines Mitarbeiters Die Kmmen- und Gehenstempelungen können auch in dem Fenster Erfassungskrrektur durchgeführt werden. Hier werden alle Mitarbeiter mit Ihren Stempelungen angezeigt. Man sieht hier auf einen Blick, welche Stempelungen fehlerhaft und damit zu krrigieren sind. PZE Erfassungskrrektur

9 Abrechnung/Mnatsbericht Welche Zeitknten (z.b.: Ist-Zeit, Pause, Diff -/+ usw.) hier angedruckt werden, können Sie selbst am Zeitknt hinterlegen.

10 Berichte/Auswertungen Sll / Ist Auswertung am Bildschirm Hier werden die Sllstunden und die errechneten Ist-Stunden pr Mitarbeiter inkl. der Sllarbeitszeit und der tatsächlich gestempelten Uhrzeit angezeigt. Etwaige Abwesenheiten sind hier natürlich auch enthalten. Sll / Ist Auswertung Saldenübersicht pr Mnat Für die ausgewählte Peride werden die einzelnen Salden der Mitarbeiter übersichtlich dargestellt. Auszahlungsübersicht

11 Excelauswertung der Salden pr Mitarbeiter Die gewünschten Salden wie z.b.: Urlaub, Zeitausgleich, Überstunden etc. definieren Sie selbst in der Einrichtung. Die Ausgabe der Salden erflgt im Excel. Mit dieser Funktin können Sie die Mehr- und Überstunden, das Zeitausgleichsguten, den Resturlaub der auch die Abwesenheiten pr Mitarbeiter auflisten.

12 Überleitung in den Lhn An den einzelnen Zeitknten gibt man an, b diese in den Micrsft Dynamics NAV-Lhn übergeleitet werden sllen. Weiters wird am Zeitknt definiert, b diese im Lhn eine An- der Abwesenheit auslösen sll. Bevr die tatsächliche Überleitung in den Lhn durchgeführt wird, kann diese simuliert werden. Liefert dieser Bericht nicht die gewünschten Daten, können Sie in der Zeiterfassung nch Krrekturen durchführen und die Überleitung erneut simulieren. Überleitung in den Lhn

13 Einrichtung/Steuerung der Zeiterfassung Die Zeiterfassung auf Basis Micrsft Dynamics NAV bietet ein hhes Maß an Flexibilität und Knfiguratinsmöglichkeiten: Zeiterfassungseinrichtung Frei definierbare Rundung vn Kmmen / Gehen - Zeiten swie vn berechneten Stunden Mehrere Möglichkeiten für die autmatische Abmeldung bei vergessener Gehen-Stempelung Flexible Behandlung vn Arbeitszeiten über Mitternacht, diese können zum Vr- der Flgetag gerechnet der um Mitternacht gesplittet werden Frei wählbare Tage für Wchenende bzw. arbeitsfreie Wchentage nicht immer ist der Snntag das Wchenende Verwendung mehrerer Feiertagskalender möglich ein Feiertagskalender kann als allgemeiner Kalender definiert werden, ein zweiter als Betriebsfeiertagskalender Sämtliche Optinen sind für ganze Persnalgruppen und einzelne Mitarbeiter jeweils individuell definierbar. Zum Beispiel könnten bei Gleitzeitpersnal die Stempelungen gerundet werden, bei Fixzeit hingegen nicht. Bei Betriebsstätten in mehreren Ländern können die jeweiligen Feiertagskalender verwendet werden. Flexible Knfiguratin durch mehrere, frei zurdenbare Einrichtungssätze

14 Berechtigungen/Benutzereinrichtung Zusätzlich zu den Standard-Micrsft Dynamics-NAV-Zugriffsrechten können in der Persnalzeiterfassung Berechtigungen für den einzelnen User hinterlegt werden. Ist hier ein User nicht eingetragen, kann dieser die PZE nicht öffnen. Ist bei einem User z.b. ein Persnalgruppenfilter hinterlegt, sieht dieser nur jene Daten der Mitarbeiter, die in diesen Persnalgruppenfilter vrkmmen. Benutzereinrichtung

15 Weitere Highlights der Zeiterfassung Genehmigungsverfahren für bestimmte Zeitarten z.b. für Überstunden Berücksichtigung der Überstundenpauschale Darstellung des Stundenfrmates in HM (1:30) der Dezimal (1,50) Einfache Umbuchungen z.b. bei Auszahlung Weitere Berichte: Gleitzeitverletzung Gruppennachricht für mehrere Mitarbeiter an ihr Sftterminal An- UND Abwesenheiten pr Mitarbeiter und Tag Abwesenheitsliste Erfassungscheck (Prüft auf fehlerhafte Stempelungen) Alle Stempelungen pr Mitarbeiter Mehrere Ausgabemöglichkeiten der Mnatsjurnale können klassisch ausgedruckt werden können auf dem Server im jeweiligen Mitarbeiterrdner autmatisiert abgelegt werden können täglich über die Jb-Queue autmatisch berechnet werden können den Mitarbeitern per (als PDF Anhang) übermittelt werden Autmatische Sllzeitfindung Durch die autmatische Sllzeitfindung die pr Mitarbeiter hinterlegt werden kann ist die richtige Abrechnung für Schichtbetrieb-Mitarbeiter wesentlich vereinfacht wrden. Das System erkennt anhand der ersten Beginn-Stempelung am Tag, um welche Schicht, z.b. Nachmittagsschicht, es sich handelt. Das dazugehörige Abrechnungsmdell wird autmatisch beim Mitarbeiter zu diesem Datum hinterlegt. Damit können Sie die Schichtmitarbeiter schnell und krrekt, mit den jeweiligen Zulagen der Ähnliches abrechnen.

16 Omega Slutins Sftware GmbH Seit 1996 sind wir zertifizierter Micrsft Dynamics Partner und haben bei über 170 Kunden in ganz Österreich Sftware-Lösungen auf Basis Micrsft Dynamics NAV implementiert. Unser Ziel ist es, mit neuester Technlgie innvative Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln - flexible Lösungen, die sich an geschäftliche Neuerungen jederzeit anpassen und ein breites Spektrum an Funktinen bieten. Wir begleiten und unterstützen unsere Kunden in allen Prjektphasen; vn der Planung über die Implementierung bis zur Schulung. Auch später, wenn das Prjekt bereits abgeschlssen ist, stehen wir für die laufende Betreuung und Wartung zur Verfügung. Was letztendlich wirklich zählt, ist der Nutzen für den Anwender. Deshalb gestalten wir Lösungen, die die Geschäftsprzesse ptimieren und einen raschen Return n Investment bringen. Dafür muss man mit den Kunden eng zusammenarbeiten und partnerschaftlich denken - und handeln.

17 time fr slutins Omega Slutins Sftware GmbH A-8200 Gleisdrf Schillerstraße 13 Telefn Fax Lösungspartner: ACP Business Slutins GmbH A-8055 Graz Neuseiersberger Straße 157 Telefn Fax

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