CHECKLISTE NEUER MITARBEITER 2009/04/16. BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 CHECKLISTE NEUER MITARBEITER 2009/04/16 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

2 INHALT CHECKLISTE NEUER MITARBEITER... 3 WICHTIGE FELDER AM MITARBEITER-STAMM... 3 Felder für die Zeiterfassung... 4 Felder für die Überleitung von Leistungen in die KORE... 5 Dienstverhältnisse... 5 Historische Mitarbeiterdaten... 6 ZUSÄTZLICHE DATEN... 6 Zuständigkeiten... 6 Mitarbeitergruppen... 6 Stundensätze... 6 ZA/Urlaubstabelle... 6 Mitarbeiter-Ausweise

3 CHECKLISTE NEUER MITARBEITER Um einen neuen Mitarbeiter im BMD NTCS anzulegen, braucht es folgendes: Mitarbeiter werden im Paket Büroverwaltung in der Mitarbeiterverwaltung angelegt (<Stammdaten> <Personen> <Mitarbeiter>, oder in den Paketen Zeiterfassung bzw. Human Resource), über das Feld UserID erfolgt die Verknüpfung zum Benutzer. Benutzer werden unter <Tools> <Administration> <Berechtigung> <Benutzer> angelegt (siehe Schulungsvideo im Clientsinfobereich: CRM/LEA Neuer Mitarbeiter Was muss beachtet werden?) bzw. (siehe Fensterhilfe <Tools> <Administration> <Benutzer> <Hilfe> <Hilfe zum Fenster>) Berechtigungsgruppen: Benutzer werden der/den gewünschten Berechtigungsgruppe(n) zugeordnet. <Tools> <Administration> <Berechtigung> <Gruppen> Datenbesitzergruppen können ebenfalls den Benutzern zugeordnet werden, ist notwendig wenn DMS-Berechtigungen, Büroberechtigungen, etc. zum Einsatz kommen. <Tools> <Administration> <Berechtigung> <Datenbesitzergruppen> (siehe Fensterhilfe Tools Administration Berechtigungen ) Berechtigungen werden immer auf Benutzer-Ebene (=UserID) vergeben. Neu erfasste Benutzer sind automatisch der Standardberechtigungsgruppe zugeteilt, die in den Tools-Paramtern eingetragen ist (<Tools> <Überblick über alle Tools-Parameter> <Einstellungen für Gruppen> <Allgemeine Einstellungen> <Gruppenparameter> <Standardgruppe für neuen Benutzer>). Weitere Infos zur Berechtigungsvergabe sind in der Fensterhilfe der Funktion Berechtigungen enthalten <Hilfe> <Hilfe zum Fenster> WICHTIGE FELDER AM MITARBEITER-STAMM (neben Namensfeldern, Adressfeldern usw.): UserID Durch die Zuordnung der UserID beim Mitarbeiter wird zb. im Terminkalender oder in der Leistungserfassung gleich der richtige Mitarbeiter vorgeschlagen. (siehe NTCS-Benutzer und Berechtigungen) Wenn die Benachrichtigungen aus dem Organizer via anstatt dem internen Nachrichtensystem erfolgen sollen, tragen Sie hier die -Adresse des Mitarbeiters ein. Für die LEA ist dieses Feld weiters relevant, um via Benachrichtigungen über fehlende Leistungseingaben zu erhalten oder für eine gültige Absenderadresse für den Honorarnotenversand per Mail. Kurzname Der Kurzname wird z.b. für Auswertungen in der LEA verwendet oder in der Rechnungsbearbeitung. Position Dadurch wird festgelegt, ob der neue Mitarbeiter Geschäftsführer / Abteilungsleiter / Mitarbeiter ist, wenn diese Hierarchie im NTCS abgebildet wird. Geschäftsführer Durch dieses Feld wird die hierarchische Einbindung des Mitarbeiters ins Unternehmen definiert, d.h. welchem Geschäftsführer der Mitarbeiter zugeordnet ist. (wichtig für Termingenehmigungen, Tagesabschlussansicht in der LEA, abteilungsleiterbezogene Erlösbzw. Aufwandsbuchungen LEA) 3

4 Abteilungsleiter Durch dieses Feld wird die hierarchische Einbindung des Mitarbeiters ins Unternehmen definiert, d.h. welchem Abteilungsleiter der Mitarbeiter zugeordnet ist. (wichtig für Termingenehmigungen, Tagesabschlussansicht in der LEA, abteilungsleiterbezogene Erlös- bzw. Aufwandsbuchungen LEA) Abteilung Damit wird die hierarchische Einbindung des Mitarbeiters ins Unternehmen definiert. Stellvertreter Wochenmodell Anzeige Zeiterfassung Aktiv Eintrittsdatum Firma Dienstverhältnis Fotonummer Wenn ein Stellvertreter hinterlegt ist, kann dieser die verdeckten Termine und Aufgaben des Mitarbeiters ansehen und bearbeiten. Für private Termine ist jedoch auch der Stellvertreter gesperrt. Das Wochenmodell, welches aus Tagesmodellen zusammengesetzt ist (<Stammdaten> <Zeiterfassung> <Tagesmodelle> bzw. <Wochenmodelle>) legt fest, wie viele Stunden der Mitarbeiter pro Woche arbeiten muss (Sollstunden). (Relevant für die Leistungserfassung und die ZA-/Urlaubstabelle) Wenn man die Zeiterfassung in Verwendung hat, ist dieses Feld relevant. Dadurch wird geregelt, ob Zeitbuchungen in der Leistungserfassung eingeblendet werden, und ob die erfassten Stunden der Arbeitsberichte die Stunden der Zeitbuchungen übersteigen dürfen. (je nach Einstellung) Jeder Mitarbeiter, der seine Leistungen in der Leistungserfassung eingeben soll, muss als aktiver Mitarbeiter angelegt sein. Dieses Datum legt fest, ab welchem Tag der Mitarbeiter Leistungen erfassen darf ab diesem Zeitpunkt werden auch die Sollstunden angezeigt, die sich aus dem Wochenmodell ergeben. Außerdem sind diese Informationen für die ZA- und Urlaubstabelle sowie für die Leistungsstatistik relevant. Muss hinterlegt werden, wenn es mehrere Eigene Firmen gibt und der Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma nicht gesetzt ist. Die Dienstverhältnisse werden historisch geführt. (<Stammdaten> <Personen> <Mitarbeiter> <Extras> <Dienstverhältnisse>) Das in der Fotoverwaltung (<Stammdaten> <Diverse Stammdaten> <Fotoverwaltung>) angelegte Foto kann hier dem Mitarbeiter zugeordnet werden, damit z.b. in der Mitarbeiterverwaltung, in der Zeiterfassung (bei Zeitbuchung) oder im Mitarbeitertelefonbuch das jeweilige Mitarbeiterfoto angezeigt wird. Felder für die Zeiterfassung Abrechungsgruppe Schicht/Dienstplan Nummer in BMD 5.x Muss nur dann erfasst werden, wenn der Lohnabrechnungszeitraum nicht monatsgenau (erster bis letzter des Monats) erfolgt. Ist nur dann erforderlich, wenn z.b. im Schichtrad gearbeitet wird, bei Wechseldiensten, Sind unterschiedliche Nummern im NTCS und der LV vergeben, so kann hier die Nummer aus BMD.x eingetragen werden. 4

5 Sollzeit aufbuchen Rundungsmodell Lohnklientennummer Wenn dieses Feld aktiviert wird, so wird mit dem Tagesabschluss täglich die Sollzeit des Mitarbeiters automatisch aufgebucht (ausgenommen: wenn geplante Zeiten vorhanden sind) Muss nur hinterlegt werden, wenn nicht minutengenau gebucht wird. Für den Export in die LV; nicht bei Leasingpersonen; Felder für die Überleitung von Leistungen in die KORE Kostenstelle Kostenträger Abteilung Geschäftsbereich Dimension Geschäftsführer Abteilungsleiter Erlöstabelle Dieses Feld muss befüllt werden, wenn die Kostenstelle des Mitarbeiters für die Kore-Verbuchung als Dimension herangezogen wird. Dieses Feld muss befüllt werden, wenn der Kostenträger des Mitarbeiter für die Kore-Verbuchung als Dimension herangezogen wird. Ermöglicht die organisatorische Einbindung des Mitarbeiters ins Unternehmen und muss zudem befüllt werden, wenn dieses Feld als Kore-Dimension herangezogen wird. Dieses Feld muss befüllt werden, wenn der Geschäftsbereich des Mitarbeiters für die Kore-Verbuchung als Dimension herangezogen wird. Muss befüllt werden, wenn die Dimension des Mitarbeiters für die Kore- Verbuchung als Dimension herangezogen wird. Relevant für die hierarchische Einbindung des Mitarbeiters ins Unternehmen und für geschäftsführerbezogene Erlös- bzw. Aufwandsbuchungen. Relevant für die hierarchische Einbindung des Mitarbeiters ins Unternehmen und für abteilungsleiterbezogene Erlös- bzw. Aufwandsbuchungen. Über dieses Feld wird die Zuordnung von Erlöstabellen gesteuert, wenn die Erlös- bzw. Aufwandsbuchungen (Kore und Fibu) mitarbeiterbezogen erfolgen sollen. Dienstverhältnisse Wenn der Mitarbeiter nicht nur für jene Firma Leistungen erbringt, unter der er angelegt ist, muss dafür ein Dienstverhältnis angelegt werden, und dieses mit den entsprechenden Feldern gewartet werden (z.b. Beginn, Ende, Firma Dienstverhältnis, Geschäftsführer usw.), sofern der entsprechende Parameter gesetzt ist. Dies ist nur sinnvoll, wenn es mehrere eigene Firmen gibt und aus Sicht der Fakturierung/Auswertungen diese Information unbedingt im System mitgeführt werden müssen (wenn z.b. die Honorarverrechnung von einer anderen Firma durchgeführt wird als die Lohnverrechnung des Mitarbeiters). Für die zukünftige Verwendung von Dienstverhältnissen, kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen BMD-Berater. 5

6 Historische Mitarbeiterdaten Damit sichergestellt wird, dass BMD NTCS die zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Stammdaten verwendet (z.b. für die Bewertung von Leistungen aus der Leistungserfassung), können gewisse Stammdaten historisch geführt werden. Der Stand der Stammdaten an jedem vergangenen Tag lässt sich dadurch rekonstruieren. Wenn sich bei den Feldern - Wochenmodell - Kostenstelle - Karriere - Abteilung - Tätigkeitsgruppe eine Änderung ergibt, die nicht für die Vergangenheit ebenso gilt, so muss der Zustand vor der Veränderung in den historischen Mitarbeiterdaten dokumentiert werden. ZUSÄTZLICHE DATEN Zuständigkeiten Unter <Stammdaten> <Zuständigkeiten> <Zuständigkeiten nach Mitarbeiter> können Sie festlegen, für welchen Bereich bei welchem Kunden der Mitarbeiter zuständig ist. Mitarbeitergruppen Wenn Mitarbeitergruppen im Einsatz sind, können neue Mitarbeiter auch der/den entsprechenden Gruppe(n) zugeordnet werden. ((<Stammdaten> <Personen> <Mitarbeiter> <Extras> <Mitarbeitergruppen>) Stundensätze Für die Honorarverrechnung ist es notwendig, bei neuen Mitarbeitern Stundensätze zu hinterlegen. (Interne Stundensätze und Verrechnungssätze Firmen/Kunde/Projekte) (siehe Schulungsvideo CRM/LEA Anlage Stundensatz neuer Mitarbeiter) ZA/Urlaubstabelle Wenn mit der ZA/Urlaubstabelle im NTCS gearbeitet wird, kann der Urlaubsanspruch für den neuen Mitarbeiter eingegeben werden. Hierfür ist auch das Eintrittsdatum des Mitarbeiters ausschlaggebend. (siehe Fensterhilfe <Paket Büroverwaltung> <LEA/ZLE> <Auswertungen> <Zeitausgleich- und Urlaubstabelle> <Hilfe> <Hilfe zum Fenster>) 6

7 Mitarbeiter-Ausweise Relevant, wenn die Zeiterfassung im NTCS verwendet wird. Die Ausweise dienen zur Abfrage beim Buchen. Sie sind einer Personalnummer zugeordnet und können sowohl Ziffern als auch Buchstaben enthalten. Im Normalfall ist die Ausweisnummer mit der Personalnummer identisch, es sei denn, es wird mit Terminals gebucht - in diesem Fall werden meistens fortlaufende Nummern verwendet. (siehe Skriptum Zeit - Standardablauf) 7