Stammdaten und Personalzeiterfassung

Transkript

1 Stammdaten und Personalzeiterfassung Die Flexibilität von GeCOTime zeigt sich bereits bei der Möglichkeit zur freien Gestaltung der Unternehmenshierarchie. Von Kleinunternehmen mit flacher Unternehmensstruktur bis hin zum Großunternehmen mit bis zu fünf unterschiedlichen Strukturebenen GeCOTime ist den Anforderungen entsprechend einsetzbar. Über die Anlage eines oder mehrerer Firmenkalender ist es möglich, individuell Zuweisungen der eingegebenen Feiertage, entweder für einzelne Mitarbeiter oder Gruppen vorzunehmen. In der Benutzerverwaltung werden dem System alle teilnehmenden Mitarbeiter und deren Berechtigung für die Ausführung bestimmter Funktionen bekannt gegeben. GeCOTime vergleicht die im System hinterlegten Vorgaben mit den tatsächlichen gestempelten Daten und weist Abweichungen aus. GeCOTime wird mit Beispiel Stammdaten ausgeliefert. Diese ermöglichen einen sofortigen Start der Anwendung. Diese, im System bereits angelegten Beispieldaten, erleichtern das Einpflegen der betriebseigenen Daten und können problemlos den jeweiligen Anforderungen entsprechend, modifiziert und aktualisiert werden. Stammdaten können in GeCOTime erfasst und bearbeitet, sowie auch einmalig oder permanent mit einem externen System ausgetauscht werden. GeCOTime bietet die Möglichkeit, Einzelblatt-, Tabellen-, oder auch Gruppenbearbeitungen vorzunehmen. Selektionen können in GeCOTime über alle Felder der Stammdaten ohne Aufwand und in selbst bestimmter Rangfolge ausgeführt werden. Zu den Stammdaten gehören alle fest im System hinterlegten Basisdaten, wie Zeitarten, Abwesenheiten, Tagesmodelle, Wochenmodelle, Konten (Zeit), Zutrittsberechtigungen- und Profile (Zutritt), Auftragsdaten, Kostensätze (BDE), Menüs (Kantine), Benzinpreise (Tank). Die Anzahl der frei definierbaren Basisdaten ist unbegrenzt, wobei die Eigenschaften der einzelnen Elemente frei bestimmbar sind. Die Verarbeitungsregeln sind direkt bei der jeweiligen Erfassung sichtbar und veränderbar. Personalzeiterfassung Hauptbestandteile von GeCOTime - Zeit sind Zeitarten, Abwesenheiten, Tagesmodelle, Wochenmodelle, Springermodelle und die Periodenkonten. Die Zeitarten werden den Tagesmodellen zugeordnet. Hier wird jeder entstandenen Zeit eine Zeitart zugeordnet. Es wird ebenso festgelegt, ob die einzelnen Zeiten gerundet werden sollen, ob Minimalwerte erreicht, oder Maximalwerte nicht überschritten werden dürfen und in welcher Reihenfolge mit welcher Priorität diese Zeiten bewertet werden sollen.

2 Im System können feste, variable, oder zeitdauerabhängige Pausen hinterlegt werden. Eine Verrechnung dieser Pausenzeiten erfolgt dadurch automatisch nach den gewünschten Verarbeitungsregeln. Ebenso automatisch können Kommt und Geht Meldungen erzeugt werden, die bei nicht erfolgten Stempelungen den nachträglich nötigen Korrekturaufwand reduzieren. In den Tagesmodellen werden auch die unterschiedlichsten tariflichen und betrieblichen Sollzeiten definiert. Alle Zeiten können Schwellwertverfahren unterworfen werden. Die erstellten Tagesmodelle dienen der Definition von Wochenmodellen. Diese können aus allen erdenklichen Kombinationen von Gleitzeit, fester Arbeitszeit und Mehrschichtbetrieb definiert werden. Die erstellten Wochenmodelle werden den Mitarbeitern zugeordnet. GeCOTime unterstützt dies mit Sammel- Änderungsfunktionen, die helfen, den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Ebenso werden Konten den einzelnen Mitarbeiter zugeordnet. Die Anzahl der anzulegenden Konten ist dabei unbegrenzt. Die Konten können in Stunden oder Tagen geführt werden. Die Kumulierung der einzelnen Konten kann über verschiedene Perioden (Woche, Monat, Jahr) erfolgen. Zur Berechnung der Konten können auch andere Konten herangezogen werden. Einzelne Kontenstände kann der Mitarbeiter am Terminal abrufen. Die Tastenzuweisung erfolgt in der Kontendefinition. Verarbeitung Unter Berücksichtigung aller Verarbeitungsregeln im Stammdatenbereich und eventuell geplanter Werte wie Vorarbeit oder Mehrarbeit, Sondereinsätzen oder Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit u. a.) verarbeitet GeCOTime die Buchungen der Mitarbeiter. Dabei werden Vorgaben automatisch mit den tatsächlich gestempelten Werten verglichen und Abweichungen festgehalten. Diese können nun analysiert und bei Bedarf die entsprechenden Buchungen und Bewertungen korrigiert werden. Dabei ist GeCOTime ohne zeitliche Begrenzung rückrechnungsfähig. Alle noch vorhandenen Daten können erneut, nach neuen Kriterien bewertet werden. Dies gilt sowohl für Daten der Zeiterfassung und Verarbeitung, als auch für die Ermittlung von Zuschlägen. Auswertungen / Berichtswesen GeCOTime ist ein Online System. Dies ermöglicht die Anzeige und Auswertung von Stempeldaten unmittelbar nach ihrem Entstehen (buchungsaktuell). Standardanzeige und Druckfunktionen, sowie MS-ACCESS Berichte

3 gewährleisten die sofortige Anzeige: - aller an bzw. abwesender Mitarbeiter mit oder ohne Fehlgrund - Kontostand aller definierten Konten mit Abrufmöglichkeit am Zeiterfassungsgerät Für jeden an der Zeiterfassung teilnehmenden Mitarbeiter können Zeitkontenübersichten am Bildschirm angezeigt oder am Drucker ausgedruckt werden. Sind so genannte Ampelkonten festgelegt, werden die Kontostände ihrem Kontostand entsprechend in den Farben rot, gelb oder grün angezeigt. Statistische Auswertungen über einzelne Zeitarten oder Abwesenheiten sind standardmäßiger Bestandteil von GeCOTime. Darüber hinaus können Sie jederzeit alle vorhandenen Daten nach beliebigen Selektionskriterien auswählen und die Standardauswertungen am Bildschirm anzeigen, oder ausdrucken lassen. Selbstverständlich ist es möglich, mit MS-ACCESS weitere Berichte zu erstellen und diese über GeCOTime direkt aufzurufen. Zusammengefasster Leistungsumfang Modul "Zeit": - Stammdatenverwaltung: - Photo und Zusatzinformation zur Person möglich - 20 individuelle Feiertagskalender definierbar - differenzierte User-Berechtigungen - 5-stufige Gruppenstruktur definierbar - unbegrenzte Anzahl von Zeitarten und Abwesenheitsarten - unbegrenzt viele Tages-, Wochen- und Springermodelle möglich - freie Anzahl von Konten definierbar - unlimitierte Kontenzuweisung zum Personalstamm möglich - Personen-Leserzuordnung - Anordnungsberechtigung kann individuell vergeben werden - Kopierfunktion zur problemlosen Erfassung

4 - Korrekturen und Planung: - Rückrechnungen und Planungen über frei definierbare Zeiträume - Abwesenheitsplanung - Sonderschichtenplanung - Kontenumbuchungen - Modellplan- Änderungen - Berechnungsfunktionen: - automatische Schichterkennung durch Springermodelle - zeitgesteuertes Aktivieren und Deaktivieren von Personalstämmen - definitionsgesteuerte Konten Ab - und - Umbuchungen - automatisches Ermitteln und Fortschreiben von Jahresansprüchen - automatische Führung von lohnabhängigen Zeitkonten (Abgleich zwischen Periodensummen- Auswertung und Entgelt-Vereinbarung) - Auswertungen und Listen: - über 100 diverse Listen in individuell wählbarer Sortierreihenfolge ausdruckbar - dynamische Bildschirmanzeigen zur Personen-Statusabfrage - Gruppenauswertungen - Graphische Darstellungen in Farbe - Standardmäßige Exportmöglichkeit nach MS Word oder MS Excel und als - Einfache Einbindung selbst erstellter Access-Listen - System- und Log-Protokoll - Systemsteuerung: - zeitgesteuerte Automatik für Online- und Datenbank- Reorg- Funktionen - individuelle Angabe der Protokollzeiträume

5 - wählbare Displayanzeigen bei Stempelungen - Konten- oder Statusabfrage über Leser möglich - Druckansteuerung über das Erfassungsterminal Zuschlagsermittlung Da GeCOTime den genauen Zeitpunkt einer Stempelung festhält und hinterlegt wird, mit welchen Zeitarten die Zeiträume bewertet werden, kann den einzelnen Zeit und Abwesenheitsarten, sowie Kontenständen oder Kappwerten eine genaue Zuweisung der Lohnarten aus Ihrem Lohn- und Gehaltssystem gemacht werden. Dabei werden sowohl tarifliche, als auch betriebliche Vorschriften berücksichtigt. Es spielt keine Rolle, ob es sich um Mehrarbeit, Nacht- oder Feiertagszuschläge handelt, GeCOTime ordnet die entsprechende Lohnart richtig zu. Selbstverständlich können auch Abwesenheiten oder Konten oder Konten- Kappwerte mit dementsprechenden Lohnarten bewertet werden. Zeiten können einzeln oder als Summe übertragen, oder Abwesenheiten als Stunden und / oder als Tage übermittelt werden. Die erforderlichen Daten werden dem Abrechnungssystem im erforderlichen Format zur Verfügung gestellt. Das Entfallen der monatlichen Aufrechnungen von Einzelzeiten und die mühselige manuelle Zuordnung von Zuschlägen, die nicht nur zeitraubend, sondern oft auch mit Fehlern behaftet sein kann, ist ein gravierender Vorteil von GeCOTime. Zusammengefasster Leistungsumfang Modul "Zuschläge": - unbegrenzt definierbare Lohnarten - individuell parametrierbare Lohnmodelle - Funktionen zur Rück- und Neuberechnung - komplexe Prioritäten und Abgleichsdefinitionen einfach darstellbar - Listenausdrucke und Auswertungen - über 100 Lohnschnittstellen im Standard - auf Wunsch individuelle Lohnschnittstellenprogrammierung