Benutzerhandbuch diezeiterfassung

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1 Benutzerhandbuch diezeiterfassung 1. Personalverwaltung Neuen Mitarbeiter anlegen Rechteverwaltung Manager Abteilungsleiter Projektmanager Abteilungsleiter und Projektmanager Mitarbeiter Wochenpläne Abteilungen Personalübersicht Anwesenheitsliste Zeiterfassung Arbeitsbeginn/-ende Monatsübersicht Wochenansicht Arbeitszeit editieren Zeiten erfassen Kilometergeld und Diäten Urlaubszeiten Monatsabschluss Überstunden Projektverwaltung Projekte anlegen Aufgaben anlegen Projektzeit starten Projektübersicht Projektdaten exportieren Projekt abschließen Zeiterfassung über alternative Geräte Mobile Version Terminal Externe Terminals Reports...39 Inhalt Stand /41

2 1. Personalverwaltung 1.1 Neuen Mitarbeiter anlegen Mit einem Klick auf den Button 1. Personalverwaltung gelangt man zur Eingabemaske. 2/41

3 Für den Login des Mitarbeiters müssen folgende Felder befüllt werden: User-Name -Adresse Passwort und Passwortwiederholung Gemeinsam mit der Sub-Domain für den Einstieg in das System (z.b. firma.diezeiterfassung.at) müssen dem Mitarbeiter der User-Name, sowie das Passwort per Mail übermittelt werden. 1. Personalverwaltung 3/41

4 Der Mitarbeiter kann über die Auswahl von und die vor- gegebenen Daten (User-Name, -Adresse, Passwort) für den zukünftigen Einstieg in die Zeiterfassung selbstständig ändern. 1. Personalverwaltung 4/41

5 1.2 Rechteverwaltung Jedem Mitarbeiter können über sein Profil verschiedene Rechte zugewiesen werden. Zur Auswahl stehen folgende Möglichkeiten: Mitarbeiter Projektmanager Abteilungsleiter Abteilungsleiter und Projektmanager Manager 1. Personalverwaltung 5/41

6 1.2.1 Manager Manager sind Benutzer mit umfassenden Rechten. Sie können Mitarbeiter verwalten, neue Konten anlegen, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter bearbeiten und Monatsabschlüsse genehmigen. Weiters können Sie auch sämtliche Funktionen der Projektverwaltung administrieren und über Produkt-Upgrade zusätzliche Accounts erwerben und über die Einstellungen Zusatzfunktionen freischalten Abteilungsleiter Abteilungsleiter können vom Manager zu verschiedenen Abteilungen zugeteilt werden. Für den Abteilungsleiter sind nur die ihm zugeteilten Mitarbeiter zu sehen. Für diese Mitarbeiter hat der Abteilungsleiter dieselben Rechte, wie der Manager Projektmanager Projektmanager können Projekte anlegen, ändern und deaktivieren. Diese ermöglicht eine Übersicht über die laufenden Projekte, jedoch ohne Personalverantwortung. 1. Personalverwaltung 6/41

7 1.2.4 Abteilungsleiter und Projektmanager Die Funktion Abteilungsleiter und Projektmanager kann vom Manager zugewiesen werden und umfasst die umfangreichsten Rechte nach dem Manager. Diese Funktion ermöglicht die Führung der Mitarbeiter der zugewiesenen Abteilung. Die Rechte entsprechen für diese Mitarbeiter jenen des Managers. Die gesamte Projektverwaltung steht in dieser Funktion ebenfalls zur Verfügung Mitarbeiter Der Mitarbeiter hat nur Zugriff auf sein Profil, seine Monatsübersicht, seine Projekte und die Hilfe. 1. Personalverwaltung 7/41

8 1.3 Wochenpläne Wochenpläne regeln die Arbeitszeiten (Sollzeiten) und sind für jeden Mitarbeiter einzeln zu erstellen. Es können einem Mitarbeiter mehrere Wochenpläne zugeordnet werden, die zeitlich aufeinander folgen. Die Erstellung (mindestens) eines Wochenplanes pro Mitarbeiter ist Voraussetzung für eine funktionierende Zeiterfassung. 1. Personalverwaltung 8/41

9 Für die Einrichtung eines Wochenplans wählen Sie den Menüpunkt Personal und nachdem Sie einen Mitarbeiter ausgewählt haben, wechseln Sie auf den Reiter Wochenplan. Falls Sie Arbeitsbeginn oder Gleitzeitbeginn angeben, ist ein früheres Eintragen nicht möglich. Früher gestempelte Zeiten werden automatisch mit der angegebenen Beginnzeit eingetragen. Genauso verhält es sich mit Arbeitsende und Gleitzeitende. Hier werden keine späteren Zeiten akzeptiert. Soll ein Eintragen der gestempelten Zeiten immer möglich sein, lassen Sie die entsprechenden Felder bitte einfach leer. Es ist auch möglich z.b. nur den Arbeitsbeginn festzulegen. 1. Personalverwaltung 9/41

10 Abwechselnde Wochenpläne (z.b.: Saison Sommer/Winter, wechselnde Schichten) können vorweg angelegt werden sie werden automatisch ab dem von Ihnen festgelegten Gültigkeitsdatum wirksam. Dafür legen Sie einfach zwei Wochenpläne an und wählen den nachfolgenden Plan bei der gleichnamigen Option aus. Zu beachten: Uhrzeiten sind im Format hh:mm einzugeben, Kommastellen müssen mit einem Punkt (.) eingegeben werden. Bei einer vollständig bezahlten Mittagspause wird die Pause in der Monatsansicht nicht bei der Sollzeit abgezogen. Sie können den Wochenplan auch als Vorlage speichern indem Sie die Option auswählen und einen Vorlagennamen angeben. 1. Personalverwaltung 10/41

11 1.4 Abteilungen Ermöglicht das Zuordnen von Mitarbeitern zu Abteilungen und die Bestimmung von Abteilungsleitern. Mitarbeiter und Abteilungsleiter für die jeweiligen Abteilungen können im Mitarbeiterprofil definiert werden. 1. Personalverwaltung 11/41

12 1.5 Personalübersicht Dieser Bereich bietet eine Übersicht über alle Mitarbeiter. Über den Filter kann ausgewählt werden, ob alle Mitarbeiter, nur die aktuell beschäftigten oder nur die ausgetretenen Mitarbeiter angezeigt werden sollen. Weiters können durch den Filter auch nur einzelne Abteilungen mit den dort zugeordneten Mitarbeitern ausgewählt werden. In dieser Übersicht können neue Mitarbeiter (oder Manager) im System angelegt bzw. vorhandene Profile bearbeitet werden. In der Übersicht werden die Rechte des Mitarbeiters (Details unter Kapitel 1.2 Rechteverwaltung), der Stundensaldo des Vormonats, der letzte abgeschlossene Monatsabschluss (Details unter Kapitel 2.8 Monatsabschluss), sowie der Urlaubsanspruch des Vormonats angezeigt. 1. Personalverwaltung 12/41

13 Mit einem Klick auf den Mitarbeiternamen gelangt man auf die Detailinformationen des Mitarbeiters. Alle mitarbeiterbezogenen Daten - Login, Stammdaten, Kontaktdaten, Wochenpläne, Monatsübersichten - können abgerufen und bearbeitet werden. 1. Personalverwaltung 13/41

14 1.6 Anwesenheitsliste Die Anwesenheitsliste zeigt alle Mitarbeiter mit dem aktuellen Status ihrer Anwesenheit. Abwesende Mitarbeiter werden mit der Dauer ihrer Abwesenheit aufgelistet. Der Zugriff auf diese Seite kann wahlweise unter der Funktion Einstellungen nur für Manager oder für alle Mitarbeiter freigegeben werden. 1. Personalverwaltung 14/41

15 2. Zeiterfassung 2.1 Arbeitsbeginn/-ende Die wohl wichtigste Funktion der Zeiterfassung ist das Starten und Beenden der Arbeitszeit. Den Button dafür finden Sie in der rechten Hälfte des Kopfbereichs. Ein Klick auf 'Arbeitsbeginn' startet Ihre Arbeitszeit - der rechte Rand des Buttons bietet ein Dropdown-Menü mit weiteren Optionen (Projekte, Kommentare). Ein Klick auf 'Arbeitsende' beendet Ihre Arbeitszeit und es kann sofort eine weitere Arbeitszeit gestartet werden. Pausen können ebenfalls über 'Arbeitsende' und 'Arbeitsbeginn' gestartet bzw. beendet werden. 2. Zeiterfassung 15/41

16 2.2 Monatsübersicht Diese Seite bietet Ihnen einen Überblick über den aktuellen Monat. Rechts oben können Sie den angezeigten Monat ändern. Ein Klick auf einen Tag (Zeile) öffnet die Detailansicht mit allen (Teil-)Zeiten. Klicken Sie auf den Link 'Arbeitszeit', um die Zeit zu bearbeiten. 2. Zeiterfassung 16/41

17 2.3 Wochenansicht In der Monatsübersicht unter Wochenansicht können Sie Arbeits- oder Projektzeit eintragen indem Sie mit der Maus über einen freien Zeitraum ziehen. 2. Zeiterfassung 17/41

18 2.4 Arbeitszeit editieren Alle Arbeitszeiten können nachträglich geändert werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Wählen Sie den Menüpunkt 'Monatsübersicht'. Klicken Sie auf den Wochentag der zu ändernden Arbeitszeit und anschließend auf den zu ändernden Eintrag. Nehmen Sie im folgenden Fenster die gewünschte Änderungen vor und speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf 'Abschicken'. 2. Zeiterfassung 18/41

19 2.5 Zeiten erfassen Sie haben auch die Möglichkeit Zeiten in der Zukunft und über mehrere Tage hinweg, wie zum Beispiel Zeitausgleich oder Urlaub, einzutragen. Klicken Sie dazu auf 'neue Zeit erfassen' in der rechten Hälfte des Kopfbereichs und wählen Sie die Art des Events. 2. Zeiterfassung 19/41

20 Beispiel Urlaub: wählen Sie das Event 'Urlaub' und die Option 'Ganz-/Mehrtägig'. Urlaube können auch nur stundenweise eingetragen werden. Geben Sie den gewünschten Zeitraum ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf 'Abschicken'. 2. Zeiterfassung 20/41

21 2.6 Kilometergeld und Diäten Ermöglicht das Erfassen von Kilometergeld und Diäten bei Dienstreisen. Wenn bei einer Dienstreise Reisekosten angegeben werden können Sie eine Übersicht über diese unter dem Menüpunkt 'Reisekosten' sehen. 2. Zeiterfassung 21/41

22 2.7 Urlaub Um die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter zu genehmigen gehen Sie ins Menü 'Freigaben' und wählen dann Sie 'Genehmigen'. Gegebenenfalls können Sie Anträge auch ablehnen indem 'Ablehnen' auswählen. Die Event-Typen 'Urlaub' und 'Zeitausgleich' müssen von einem Manager oder Abteilungsleiter genehmigt oder abgelehnt werden. 2. Zeiterfassung 22/41

23 2.8 Monatsabschluss Der Monatsabschluss (am unteren Ende der Monatsübersicht) zeigt Ihnen Ihre aktuellen Soll- und Ist-Stunden und den Urlaubsanspruch sowie -verbrauch des aktuellen Monats. Am Ende des Monats müssen Sie mittels 'Abschließen' Ihre Zeiten des jeweiligen Monats bestätigen. Die Zeiteinträge (Stunden, Urlaube, etc.) werden dann als Übertrag in das nächste Monat überführt. 2. Zeiterfassung 23/41

24 2.9 Überstunden Um Überstunden hinzuzufügen gehen Sie wie in '2.4 Arbeitszeit editieren' beschrieben vor. Dort haben Sie die Möglichkeit 25%/50%/100% Überstundenzuschlag einzutragen. 2. Zeiterfassung 24/41

25 Mit dem Button 'Zeiteinträge drucken' haben Sie auch die Möglichkeit die Monatsansicht auszudrucken. Bereits vordefiniert ist die Unterschriftsmöglichkeit von Dienstnehmer und Dienstgeber. 2. Zeiterfassung 25/41

26 2. Zeiterfassung 26/41

27 In der Übersicht 'Monatsabschlüsse' sehen Sie alle bereits von Ihren Mitarbeitern abgeschlossenen Monate, sowie die zugewiesenen und ausstehenden Monatsabschlüsse. Über die Filtermöglichkeit 'Status' können Sie auswählen welche Monatsabschlüsse in der Übersicht angezeigt werden sollen. Um die Übernahme der Zeiten in dem Folgemonat zu ermöglichen, müssen die Monatsabschlüsse vom Manager oder dem Abteilungsleiter abgeschlossen werden. Hierfür überprüfen Sie die Monatsabschlüsse und genehmigen oder lehnen diese gegebenenfalls ab. Ein Ablehnen öffnet den betreffenden Monat für den Mitarbeiter wieder zur Bearbeitung und es können Änderungen an den Zeiten vorgenommen werden. Danach muss der Monat wieder durch den Mitarbeiter und den Manager/Abteilungsleiter abgeschlossen werden. 2. Zeiterfassung 27/41

28 3. Projektverwaltung 3.1 Projekte anlegen Um ein Projekt anlegen zu können, müssen Sie der Manager des Personals sein. Als Mitarbeiter können Sie bei einem Projekt nur die Zeiterfassung starten und beenden. Über den Button 'Neues Projekt' gelangen Sie zu der zugehörigen Seite, um ein neues Projekt anzulegen. Hier kann durch Klicken auf das Kästchen neben dem jeweiligen Mitarbeiter festgelegt werden, wer in das neue Projekt involviert ist. Darüber hinaus kann ebenfalls das Ausmaß der geplanten Arbeitsstunden und die Deadline für jeden Mitarbeiter einzeln bestimmt werden. Nach dem Klicken auf den 'Speichern' Button erscheint erneut die allgemeine Übersicht der Projektverwaltung. 3. Projektverwaltung 28/41

29 3.2 Aufgaben anlegen Sie können Aufgaben für Projekte bearbeiten indem Sie 'Aufgaben für 'Projekt' bearbeiten' auswählen. 3. Projektverwaltung 29/41

30 3.3 Projektzeit starten Unter dem Menüpunkt 'Projekte' können Sie eine Übersicht über ihre Projekte sehen. Sie haben die Möglichkeit den Projektfortschritt zu sehen, sowie die Zeiterfassung für Projekte zu starten und beenden. Wenn Sie das Dropdown-Menü beim 'Start'-Button öffnen können Sie die Zeiterfassung für verschiedene Aufgaben starten sowie auch ein Kommentar hinzufügen. 3. Projektverwaltung 30/41

31 3.4 Projektübersicht Die Projektverwaltung dient der Übersicht aller aktuellen Projekte mittels Angabe des Projektfortschritts in Stunden und der verbleibenden Tage. Des weiteren ist es möglich über den Filter nach eigenen Auswahlkriterien nur bestimmte Projekte anzeigen zu lassen. 3. Projektverwaltung 31/41

32 3.5 Projektdaten exportieren Sie haben die Möglichkeit die Projektzeiten als CSV Datei zu exportieren. Wählen Sie dafür einfach den gewünschten Zeitraum und dann die Funktion 'Projektzeiten als CSV Datei exportieren' aus. Diese Datei kann dann mit einem beliebigen Tabellenprogramm geöffnet werden. 3. Projektverwaltung 32/41

33 3.6 Projekt abschließen Sobald das Projekt beendet ist, nehmen Sie die Häkchen bei 'Aktiv' und 'Verrechenbar' weg und das Projekt ist damit abgeschlossen. 3. Projektverwaltung 33/41

34 4. Zeiterfassung über alternative Geräte 4.1 Mobile Version Die mobile Version der Zeiterfassung ist speziell für Handys/Handhelds konzipiert und stellt die wichtigsten Funktionen für unterwegs zur Verfügung. Den Link zur mobilen Version der Zeiterfassung finden Sie unter Einstellungen Mobile Version oder unter 4. Zeiterfassung über alternative Geräte 34/41

35 4.2 Terminal Mit Hilfe des Terminals können mehrere Angestellte über ein zentrales, vereinfachtes Interface Arbeitszeiten eingeben. Die Eingabe erfolgt über nur einen Button, wahlweise kann - pro Mitarbeiter - eine Passwortabfrage aktiviert werden. 4. Zeiterfassung über alternative Geräte 35/41

36 Um eine andere Variante des Terminals auszuwählen gehen Sie ins 'Personal'-Menü und wählen dort unter 'Terminal' einen beliebigen Typen. 4. Zeiterfassung über alternative Geräte 36/41

37 Sie können den Link zu Ihrem Terminal unter Einstellungen Terminal finden. 4. Zeiterfassung über alternative Geräte 37/41

38 4.3 Externe Terminals Mit Hilfe des externen Terminals können Mitarbeiter ohne Computerzugang Arbeitszeiten erfassen. 4. Zeiterfassung über alternative Geräte 38/41

39 5. Reports Reports zeigen Statistik bezüglich Ihrer Mitarbeiter und Time-Events. 5. Reports 39/41

40 Erstellen Sie individuelle Reports und Charts und exportieren Sie die Auswertungen entweder als.csv oder.jpg für die Verwendung in anderen Programmen. Mitarbeiterbezogener Report: 5. Reports 40/41

41 Projektbezogener Report: Mitarbeiter-Vergleich: 5. Reports 41/41

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