SOFTWARE, DIE ERFOLGE VERBUCHT. PORTOS Informatik GmbH ZEITERFASSUNG

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1 ZEITERFASSUNG Zürcherstrasse Baden Tel. +41 (0) Fax. +41 (0) Hotline +41 (0)

2 Die Zeiterfassung für den KMU Betrieb Klar im Aufbau Einfach in der Handhabung Integrierte Schnittstellen Professionelle Unterstützung Permanente Weiterentwicklung Aufbau der Zeiterfassung Grundeinstellungen Firmen interne Vorgaben Stammdaten Firma Mitarbeitende Ausweise Abteilungen Gruppen Profile Kalender Kostenstellen Zeitsystem Periodenverwaltung Manuelle Zeiten- Schnellerfassung Absenzerfassung Einsatzübersicht Anwesenheitskontrolle Rapporte drucken - Periodenrapport - Wocherapport - Unternehmerrapport - Abteilungsrapport Zutritts-Verwaltung Terminals Kassen Online- oder Offline- Betrieb für Stempel- Terminals Abholen der Daten von internen oder externen Ladenkassen Daten an Terminals senden: Zeitumstellung, Stammdaten oder Systemzeit Hilfsdaten Fernwartung, Datensicherung, Hilfe, Handbuch, Updateautomatik, Passwort Mit der PORTOS Zeiterfassung werden alle Zeitdaten der Mitarbeiter verwaltet. Präsenzzeiten werden mittels Stempel-Terminal oder Laden-Kasse erfasst und per Abruf oder online in das Zeitsystem überführt. Das Zeitsystem erkennt und berechnet die Ausgleichsruhezeit wie auch die Zuschlag berechtigte Nachtarbeitszeit. Feiertage werden über einen Kalendereintrag oder über eine separate Tabelle verwaltet und gutgeschrieben - 2 -

3 Die Funktionen der Zeiterfassung Der dreigeteilte Aufbau der Periodenverwaltung ist das Herz der Zeiterfassung und dient der Übersicht. Dem Mitarbeiter zugeordnete Stempelzeiten wie auch Absenzen sind auf einen Blick einsehbar, einfach zu kontrollieren und rasch zu korrigieren. Absenzen werden als ganze oder halbe Kalendertage erfasst. Ist eine Absenz kleiner als ein halber Kalendertag, so kann diese in Stunden erfasst werden. Regelmässige Absenzen können einfach kopiert werden. Schultage bei Auszubildenden können bis zu den nächsten Ferien oder bis zu einem gewünschten Termin vorgetragen (kopiert) werden. Die Art der Absenz (Korrektur) ist vorgegeben: Unfall, Krankheit, Ferien, AGRZ Kompensation, Schule, Mutterschafts-Urlaub, Feiertag und Andere. Der Grund einer Absenz kann individuell erfasst werden. Für Teilzeit-Angestellte im Monatslohn kann je nach Art des Profils der Beschäftigungsgrad für eine Absenz vorgegeben oder weggelassen werden

4 Mit der Funktion Multi-Absenz kann eine Absenz einer bestimmten Auswahl an Mitarbeitenden gleichzeitig zugeordnet werden. Das Beispiel zeigt für die im Monatslohn angestellten Produktions-Mitarbeitenden eine Tagesabsenz. Der Grund Firmenausflug Teil 1 erscheint auf dem Periodenrapport der entsprechenden Mitarbeitenden. Falsch erfasste Absenzen einzelne oder zusammenhängende können direkt in der Periodenverwaltung unter Absenzen markiert und gelöscht werden. Bei mehreren Absenzen kann auch die Funktion Absenzen löschen zu Hilfe genommen werden. Von der Stempel-Uhr oder von der Ladenkasse erfasste Stempelungen werden an das System gesandt und können für Korrekturen geöffnet werden. Korrekturen an Stempeldaten werden mit einem Kommentar versehen und dadurch dem Mitarbeiter auf dem Periodenrapport aufgedruckt. Die Original-Stempelungen werden in einer separaten Tabelle aufbewahrt. Mutationen sind in dieser Sicherungsdatei nicht erlaubt. Der Standort der Stempel-Uhr oder der Ladenkasse sowie die Kostenstelle können ausgewertet werden. Das System erkennt vor Mitternacht erzeugte Stempelungen und organisiert diese automatisch

5 Für das manuelle Erfassen von Stempelungen ist die Schnellerfassung in der Standard-Version (Option zu light Version) eine äusserst hilfreiche Funktion. In der Schnellerfassung werden die Zeitdaten mit dem Zahlenblock der Tastatur erfasst; Der Doppelpunkt als Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten wird mit dem normalen Punkt erzeugt. Die F12- Taste verursacht den Wechsel von Zeitzur Absenzerfassung. Moderne Ladenkassen besitzen eine eigene Kommunikationssoftware, von welcher die Daten dem Zeiterfassungs-System zur Verfügung gestellt werden. Das Stempel-Terminal wird mit einer Ethernet-Verbindung an den PC / Server gekoppelt und mittels einer TCP/IP Adresse angesteuert. Externe Geräte (nicht im gleichen Gebäude) werden mit einer VPN Einrichtung versehen - 5 -

6 Die Mitarbeitenden werden ihrer Funktion und ihrem Anstellungsvertrag entsprechend im System konfiguriert. das Model1, dem Servicepersonal das Model 3 zuordnen. Im Monatslohn angestellte Personen können unterschiedlichste Konfigurationen aufweisen. Mit verschiedenen Einschränkungen gilt dies auch für Angestellte im Stundenlohn. Das Zeitfenster für die Nachtarbeit kann GAV-gemäss voreingestellt werden. Das Fenster für die Ausgleichsruhezeit wird gemäss der Firmen internen Richtlinie definiert und GAV-gemäss beim Mitarbeiter aktiviert. Firmen mit verschiedenen Bereichen wie Bäckerei- Produktion kombiniert mit Restaurant, dürfen beispielsweise dem Produktionspersonal Am Stempel-Terminal oder an der Ladenkasse produzierte Stempelungen werden beim Einlesen in das System für Beweis- und Sicherungs- Zwecke in einer separaten Tabelle gespeichert. Original Stempeldaten können nur ausgedruckt, in die Periodenverwaltung erneut übertragen jedoch niemals verändert werden. Die Ruhetage Kontrolle für das Gastgewerbe ist neu im Mitarbeiter-Rapport integriert

7 Der Mitarbeiter- oder Perioden- Rapport kann den Angestellten ausgehändigt werden. Stempelungen vom Vortag können mit entsprechender Einstellung auch am Vortag dargestellt werden Der Text für mehrere Ferientage muss nur einmal erfasst werden Die SOLL-Zeit wird anhand des Mitarbeiter-Profils errechnet In der Regel sind pro Woche 2 Ruhetage vorgesehen - 7 -

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