Projektorientierte Planung und Zeiterfassung

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1 Projektorientierte Planung und Zeiterfassung Pflichtenheft MAS-IT Abstract Mit dem Projekt Projektorientierte Zeiterfassung und Planung werden die auf Excel basierenden Planungsinstrumente der Valion Consulting AG abgelöst und mit einer Softwarelösung automatisiert. Zusätzlich wird für die Zeiterfassung eine Webanbindung erstellt. Keywords Ressourcenplanung, Projektplanung, Zeiterfassung, ASP.net,.Net, MS SQL Server Autoren: Oliver Bürki, Brunngasse 14, 3360 Herzogenbuchsee, Stefan Loretan, Klareistrasse 3, 3970 Salgesch, Klasse: MAS-IT Betreuer: André Bally, Monbijoustrasse 20, 3011 Bern, Dr. Marco Brogini, Monbijoustrasse 20, 3011 Bern, Experte: Othmar Bürgi Version V01.00, Valion Consulting AG Implementing Better Solutions Monbijoustrasse 20 CH-3011 Bern +41 (0)

2 Änderungskontrolle X Erstellen des Dokument-Skelets Oliver Bürki Stefan Loretan X Kapitel 1, 3 Stefan Loretan X Kapitel 3, 4, 5 Stefan Loretan X Kapitel 2, 7 Oliver Bürki X Überarbeitung des Dokuments Oliver Bürki Stefan Loretan X Bereitstellen des Dokuments für das Review Oliver Bürki Stefan Loretan V Überarbeitung nach PH-Review Oliver Bürki Stefan Loretan V Rechtschreibekorrekturen Oliver Bürki Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Zweck des Dokuments Leserkreis Projektziele Ziele des Auftraggebers Umfang der Masterthesis Mögliche Erweiterungen Referenzierte Dokumente Definitionen & Abkürzungen Positionierung Business Opportunity Problem Statement Projektübersicht Stakeholderprofile Anwenderprofile Hauptbedürfnisse Kontext Abgrenzungen Modulbeschreibung Kapazitätsplanung Modulbeschreibung Online Zeiterfassung Anwendungsfälle Modul Kapazitätsplanung Modul Online Zeiterfassung Beschreibung der Akteure Anwendungsfallbeschreibung Anwendungsfallbeschreibungen des Moduls Kapazitätsplanung Anwendungsfallbeschreibungen des Moduls Online Zeiterfassung Funktionale Anforderungen

3 4.1 Modul Kapazitätsplanung Anforderungen an den Abwesenheitskalender Anforderungen an die Verfügbarkeitsplanung Anforderungen an den Projektplan Anforderungen an die kurzfristige Ressourcenplanung Anforderungen an die mittelfristige Ressourcenplanung Anforderungen an die Wochenplanung Anforderungen an die Überzeitberechnung Modul Online Zeiterfassung Anforderungen an die online Zeiterfassung Nichtfunktionale Anforderungen Generell Usability Benutzeroberfläche Navigation Sicherheit Benutzerhandbuch Installation Datenbasis Grundlage / Abhängigkeit Testing Testübersicht Testapproach

4 1 Einleitung 1.1 Zweck des Dokuments Zweck dieses Pflichtenhefts ist die Beschreibung der Basisanforderungen an die zu realisierende Software aus Sicht des Marktes / Kunden. Das Pflichtenheft beschreibt, was im System abzubilden ist und nicht wie dies geschehen soll. Es bildet die Grundlage für die Masterthesis Projektorientierte Planung und Zeiterfassung. 1.2 Leserkreis Dieses Pflichtenheft bildet die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und richtet sich damit in erster Linie an die Stakeholder der zu entwickelnden Software, der valionconsulting sowie an die Entwickler. In zweiter Linie richtet sich dieses Dokument an alle weiteren, interessierten Leser/innen. Für das Lesen des Dokuments werden Kenntnisse über die Prozesse der Projekt- und Kapazitätsplanung, sowie der Zeiterfassung vorausgesetzt. 1.3 Projektziele Das Projekt beinhaltet zwei Hauptziele. In erster Priorität sollen heute manuell geführte Planungselemente (siehe [1]) automatisiert werden, weil diese die höchste Geschäftsrelevanz haben. In zweiter Priorität soll eine Schnittstelle eingeführt werden, welche die Zeiterfassung von ausserhalb des Firmennetzwerkes erlaubt Ziele des Auftraggebers Der Auftraggeber fasst seine Ziele wie folgt zusammen: - Verbesserung der Datenqualität bei den Planungsinstrumenten - Eliminierung der Mehrfacherfassung der Daten - Einzelprojektplanung - Automatisierte Einbindung von Ist-Daten (heute manuell geführt) - Möglichkeit von Ist-Aussagen zu einem beliebigen Stichtag - Zeiterfassung über das Internet - Überführung der Ist-Daten in die interne Balanced Scorecard im QPR System Umfang der Masterthesis Die Masterthesis bietet einen Umfang von 720 Stunden (2 * 360h). In dieser Zeit können nicht alle Ziele des Auftraggebers erreicht werden. In Kapitel 3.3 entnehmen sie den Kontext der in diesem Dokument beschriebenen Arbeit. Die zu erstellenden Dokumente und Softwarebestandteile beruhen auf den folgenden Methodiken: Business Modeling (Ist-Analyse), Requirements Engineering, Objektorientierte Analyse und Design, Software-Ergonomie, Testing und Dokumentation. 1.4 Mögliche Erweiterungen Die online Zeiterfassung beinhaltet die reine Zeiterfassung. Weitere Elemente wie Projekteröffnung, Auswertungen oder administrative Elemente können in einem weiteren Release erweitert werden. Die Planungselemente basieren auf Ist- und Soll- 3

5 Werten. Eine denkbare Erweiterung wäre eine Simulation, welches was wäre wenn Aussagen abbilden kann. 1.5 Referenzierte Dokumente [1] Ist-Analyse Kapazitätsplanung Ist_Analyse_V01.00.docx [2] Projekt-Glossar Glossar_V01.00.docx 1.6 Definitionen & Abkürzungen Siehe [2]. 2 Positionierung 2.1 Business Opportunity Mit dem neuen System wollen wir eine durchgängige und intuitiv zu bedienende Planungs- und Zeiterfassungssoftware zur Verfügung stellen, welche technologisch auf dem neusten Stand ist. 2.2 Problem Statement Die bestehenden Planungsinstrumente basieren auf Excel-Tabellen. Die Tabellen weisen untereinander eine hohe Abhängigkeit auf, was die Verwaltung aufwendig macht. Das bestehende Zeiterfassungsinstrument basiert auf Access. Die Mitarbeiter können nur intern darauf zugreifen. Die heutigen Planungsinstrumente haben folgende Mängel: Viele Excel-Tabellen, die manuell gepflegt werden müssen. Problem Redundante Datenhaltung über mehrere Tabellen. Betrifft Ressourcenplaner Auswirkung Grosser Arbeitsaufwand um die Excel-Tabellen zu pflegen. Hohe Fehleranfälligkeit beim erfassen/überarbeiten der Daten Inkonsistenzen. Lösung Einmaliges Erfassen der Daten an zentraler Stelle. Automatische Generierung von Ansichten, bei Tabellen die nur redundante Daten enthalten. Das Zeiterfassungsinstrument hat folgende Mängel: Problem Die Zeiterfassung kann nur am Arbeitsplatz erfolgen, da kein Zugriff von ausserhalb der Firma erfolgen kann. Betrifft Alle Mitarbeiter Auswirkung Die Mitarbeiter, welche extern tätig sind, müssen extra für die Zeiterfassung in die Firma kommen. Lösung Eine Internet basierte Zeiterfassung. 4

6 3 Projektübersicht 3.1 Stakeholderprofile Stakeholder Vertreten durch Verantwortungsbereich Ressourcenplaner Corinne Maurer - Interessensvertretung der Mitarbeiter - Vereinfachung der Planungsinstrumente Auftraggeber Dr. Marco Brogini - Vereinfachung der Planungsprozesse Geschäftsleitung Dr. Marco Brogini Corinne Maurer - Gesamtsteuerung der Mitarbeiter - Auslastungstendenzen beobachten - Projekt-Akquirierung Entwicklungsleiter André Bally - IT spezifische Vorgaben und Richtlinien 3.2 Anwenderprofile Anwender Repräsentiert durch Beschreibung und Verantwortungsbereich Mitarbeiter Ressourcenplaner Erfassen der geleisteten Projektstunden und wöchentliche Planung. Verlangt, dass er die Zeiterfassung auch von extern machen kann, sowie die korrekte Abrechnung von Ferien und Überzeit. Ressourcenplaner - Erfassen aller Soll-Werte. Überwachung der Ist-Werte. Verlangt die Vereinfachung der Handhabung der Planungsinstrumente. Projektleiter Ressourcenplaner Erfassen der benötigten Kapazitäten je Projekt Hauptbedürfnisse Bedürfnis Priorität Heutige Lösung Neue Lösung Planungsinstrumente automatisieren 1 Die heutige Lösung basiert auf Excel- Dateien, welche manuell nachgeführt werden müssen. Überzeitberechnung 1 Die Überzeit wird mit Hilfe von Excel manuell nachgetragen und kontrolliert. Online Zeiterfassung 2 Heute steht keine Möglichkeit zur Verfügung, Zeit von ausserhalb zu rapportieren. Alle Werte werden einmalig erfasst und in den entsprechenden Instrumenten automatisch wiederverwendet. Die Überzeitberechnung geschieht ohne jegliche manuelle Interaktion. Die Mitarbeiter sollen ausserhalb des Firmennetzwerkes die Möglichkeit haben, ihre Arbeitsstunden zu erfassen. 5

7 3.3 Kontext Die folgende Abbildung zeigt das Gesamtsystem zur Kapazitätsplanung, Zeiterfassung und Auswertung der Ist-Daten. Die im Fokus dieses Projekts liegenden Module sind rot umkreist. In erster Priorität wird das Modul Kapazitätsplanung (durchgezogene rote Linie) bearbeitet. Das Modul Online Zeiterfassung (gestrichelte rote Linie) wird in zweiter Priorität bearbeitet. [Modul: Kapazitätsplanung] Mandatis Projekterstellung Projektauswertung Online Zeiterfassung Ressourcenplanung Projektplanung Wochenplanung Mittelfristige Ressourcenplanung Projektcontrolling Kurzfristige Ressourcenplanung Kapazitätsplanung Abwesenheitskalender Verfügbarkeitsplanung Synchronisierung / Transformation Access MS SQL Überzeit Überzeit BSC Anbindung QPR Abgrenzungen Die Benutzeradministration, die Verwaltung der Benutzerdaten und die An- und Abmeldefunktionalitäten werden vorausgesetzt und sind nicht Teil dieser Masterthesis. Ebenfalls ist die Zeiterfassungslogik nicht Teil dieser Arbeit. 6

8 3.3.2 Modulbeschreibung Kapazitätsplanung Das Modul der Kapazitätsplanung umfasst alle Instrumente zur Einsatzplanung der Mitarbeiter. Zusätzlich beinhaltet es die Überzeitberechnung. Kurzfristige Ressourcenplanung Abwesenheitskalender Verfügbarkeitsplanung Überzeit Projekt aus. Die kurzfristige Ressourcenplanung weist die Personentage pro Projekt pro Woche je Mitarbeiter aus. Der Abwesenheitskalender stellt eine Tagessicht dar, auf welcher alle geplanten Abwesenheiten je Mitarbeiter zu verwalten sind. Die Verfügbarkeitsplanung stellt eine Monatssicht dar, auf welcher die verfügbaren Arbeitstage je Mitarbeiter zu verwalten sind. Beinhaltet die monatlichen Berechnungen der Über- bzw. Unterzeit pro Mitarbeiter und Monat. Der Mitarbeiter hilft mit, die Überzeit zu steuern. X X X Instrument Beschreibung Soll- Werte Projektplanung Bei der Ressourcenplanung handelt es sich um eine Planung, die monatlich durchgeführt wird und Anzahl PT pro X Woche je Projektmitarbeiter beinhaltet. Wochenplanung Die Wochenplanung beinhaltet die Planung eines Mitarbeiters für die kommende Woche. Sie weist eine ¼- X Tage-Granularität auf. Mittelfristige Die mittelfristige Ressourcenplanung Ressourcenplanung weist die Personentage pro Monat und X Ist- Werte X X X X Modulbeschreibung Online Zeiterfassung Das Modul Online Zeiterfassung beinhaltet die reine Zeiterfassung auf Projekte von ausserhalb des Firmennetzwerkes. Die Mitarbeiter sollen darüber ihre geleisteten Arbeitsstunden erfassen können. 7

9 3.4 Anwendungsfälle Modul Kapazitätsplanung 8

10 3.4.2 Modul Online Zeiterfassung 3.5 Beschreibung der Akteure Akteur Mitarbeiter Ressourcenplaner Projektleiter Beschreibung Alle Mitarbeiter der Firma, unabhängig deren Funktion oder Position. Mitarbeiter mit der Funktion zur Ressourcenplanung. Projektverantwortlicher Mitarbeiter. 9

11 3.6 Anwendungsfallbeschreibung Die folgenden Anwendungsfallbeschreibungen gehen davon aus, dass der jeweilige Akteur erfolgreich am System angemeldet ist Anwendungsfallbeschreibungen des Moduls Kapazitätsplanung Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 1.0 Name des AWF Projektplan verwalten Kurzbeschreibung Der Projektleiter trägt die benötigten Anzahl PT pro Mitarbeiter und Woche je Projekt ein, dabei werden ihm die eingehenden Informationen zur Unterstützung bereits angezeigt. Auslöser / Motivation A) Der Projektplan muss angepasst werden. B) Es wird ein neues Projekt eröffnet. C) Monatlich. Ergebnis Die benötigten Mitarbeitertage je Mitarbeiter und Woche sind eingetragen. Akteure Projektleiter. Eingehende Projektmitarbeiterdaten, Mitarbeiterabwesenheiten, Soll- und Information Ist-Projektdaten, allgemeine Projektinformationen (Projekt- Nr., Projektbezeichnung, Projektleiter, PT gemäss Vertrag, Kostendach gemäss Vertrag). Vorbedingungen - Nachbedingungen Essenzielle Schritte Die Projektpläne sind aktuell. 1. Mitarbeiterdaten einlesen. 2. Mitarbeiterabwesenheiten einlesen. 3. Bereits erbrachte Leistungen einlesen und anzeigen. 4. Bereits erfasst Soll-Projektdaten einlesen und anzeigen. 5. Benötigte Projektressourcen eintragen. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 2.0 Name des AWF Kurzfristige Ressourcenplanung verwalten Kurzbeschreibung Der Ressourcenplaner kann die kurzfristige Ressourcenplanung anpassen (Überplanung möglich). Auslöser / Motivation Zeit (wöchentlich). Ergebnis Die geplanten Arbeitstage je Mitarbeiter und Projekt und Woche sind für die nächsten zwei Wochen dargestellt. 10

12 Akteure Ressourcenplaner. Eingehende Projektplandaten, Mitarbeiterabwesenheiten, Information Wochenplandaten. Vorbedingungen Die Plandaten sind erfasst. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Projektplandaten einlesen. 2. Mitarbeiterabwesenheiten einlesen. 3. Wochenplanung einlesen. 4. Konflikte feststellen, durch Ressourcenplaner bereinigen. 5. Kurzfristplanung freigeben. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 3.0 Name des AWF Abwesenheitskalender verwalten Kurzbeschreibung Der Ressourcenplaner verwaltet alle Abwesenheiten der Mitarbeiter. Auslöser / Motivation Ein Mitarbeiter meldet eine neue Abwesenheit. Ergebnis Die Abwesenheiten aller Mitarbeiter sind erfasst. Die Anzahl der Abwesenheitstage, der Ferien- und Überzeitsaldo jedes Mitarbeitenden ist bekannt. Akteure Ressourcenplaner. Eingehende Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten, Ist-Werte (Ferien, Information Überzeit). Vorbedingungen Die Mitarbeiter sind mit ihren Arbeitspensen und ihrer Funktion im System erfasst. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Maximale Abwesenheitstage anhand der Mitarbeiterfunktion berechnen. 2. Bereits erfasste Abwesenheiten einlesen. 3. Abwesenheiten verwalten. 4. Neuer Saldo berechnen. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 4.0 Name des AWF Wochenplanung verwalten Kurzbeschreibung Der Mitarbeiter priorisiert seine geplanten Arbeiten für die kommende Woche (Überplanung möglich). Auslöser / Motivation Zeit (wöchentlich). Ergebnis Die geplanten Arbeiten je Mitarbeiter sind für die kommende 11

13 Akteure Eingehende Information Vorbedingungen Woche ausgewählt. Mitarbeiter. Mitarbeiterdaten. Die Mitarbeiterdaten sind erfasst, der PL hat sich mit dem MA abgesprochen. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Projektfreigaben je Mitarbeiter einlesen. 2. Geplante Arbeiten erfassen. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 5.0 Name des AWF Report generieren Kurzbeschreibung Der Akteur kann anhand seiner Berechtigungen Reports im System genieren. Auslöser / Motivation Der Akteur will einen Report generieren. Ergebnis Der Report wird dem Akteur angezeigt und kann als pdf- Datei gespeichert werden. Akteure Ressourcenplaner, Mitarbeiter. Eingehende Mitarbeiterdaten, Reportauswahl. Information Vorbedingungen Reportdaten sind vorhanden. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Gewünschter Report auswählen. 2. Mitarbeiter selektieren. 3. Report generieren. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 5.1 Name des AWF Verfügbarkeitsplanungsreport generieren Kurzbeschreibung Der Ressourcenplaner lässt sich einen Report generieren, der die effektiven verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten pro Monat enthält. Auslöser / Motivation Der Ressourcenplaner will einen Überblick über die maximal zur Verfügung stehenden Mitarbeiterkapazitäten haben. Ergebnis Die zur Verfügung stehenden Arbeitstage sind pro Mitarbeiter, pro Abteilung (IT / Business) oder über diese summiert pro Monat dargestellt. Akteure Ressourcenplaner. 12

14 Eingehende Information Vorbedingungen Mitarbeiterdaten, Abwesenheitsdaten, Berechnungsregeln. Die Mitarbeiter sind mit ihren Arbeitspensen erfasst, der Abwesenheitskalender ist für die Mitarbeiter gepflegt und die Verfügbarkeits-Berechnungsregeln sind im System hinterlegt. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Mitarbeiterdaten einlesen (Arbeitspensum). 2. Abwesenheitskalender einlesen. 3. Berechnungsregeln einlesen. 4. Maximale Anzahl Arbeitstage je Monat berechnen. 5. Effektive Arbeitstage pro Mitarbeiter berechnen. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 5.2 Name des AWF Mittelfristiger Ressourcenplanungsreport generieren Kurzbeschreibung Der Ressourcenplaner lässt sich einen Report generieren, der die Anzahl geplanter PT pro Monat pro Projekt enthält. Der Auszug zeigt ebenfalls den Erreichungsgrad der Zielgrössen je Funktionsstufe der Mitarbeiter an. Auslöser / Motivation Der Ressourcenplaner will einen Auszug über die mittelfristige Ressourcenplanung haben. Ergebnis Die geplanten Arbeitstage je Projekt und Monat sind pro Mitarbeiter, pro Abteilung (IT / Business) oder über diese summiert, ersichtlich. Der geplante Erreichungsgrad je Funktionsstufe ist berechnet. Akteure Ressourcenplaner. Eingehende Projektplandaten, Mitarbeiterdaten (Zielgrössen), Information Abwesenheiten, Verfügbarkeit. Vorbedingungen Die Projektplanverwaltung ist aktuell, die Mitarbeiterdaten sind im System hinterlegt. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Projektplanungsdaten einlesen. 2. Zielgrössen der Mitarbeiter einlesen. 3. Tendenzen und Auslastungen berechnen. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 5.3 Name des AWF Kurzfristiger Ressourcenplanungsreport generieren Kurzbeschreibung Der Ressourcenplaner lässt sich einen Report generieren, der die geplante Auslastung der Mitarbeiter fix für die nächsten 2 13

15 Wochen oder Variabel für die GL angezeigt. Der Mitarbeiter lässt sich einen Report generieren, der seine geplante Auslastung für die nächsten 2 Wochen anzeigt. Auslöser / Motivation Der Ressourcenplaner bzw. der Mitarbeiter will einen Auszug über die kurzfristige Ressourcenplanung haben. Ergebnis Der Report wird dem Akteur pro MA mit Anzahl PT pro Projekt pro Woche angezeigt. Akteure Ressourcenplaner, Mitarbeiter. Eingehende Mitarbeiterdaten, Projektplandaten, Wochenplandaten, Information Abwesenheiten. Vorbedingungen - Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Kurzfristige Ressourcenplanung einlesen und anzeigen. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 5.4 Name des AWF Überzeitreport generieren Kurzbeschreibung Der Mitarbeiter erstellt sich seinen Überzeitauszug. Der Ressourcenplaner erstellt einen Überzeitauszug über alle Mitarbeiter. Auslöser / Motivation Der Mitarbeiter bzw. der Ressourcenplaner will einen Überzeitauszug haben. Ergebnis Der Überzeitreport wird dem Benutzer pro MA, pro Funktion, oder pro Abteilung angezeigt. Akteure Mitarbeiter, Ressourcenplaner. Eingehende Mitarbeiterdaten, Ist-Projektzeiten (Abwesenheiten werden Information als Projekt verwaltet). Vorbedingungen Die Mitarbeiter sind mit ihren Arbeitspensen im System erfasst. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Mitarbeiterdaten einlesen. 2. Soll-Arbeitszeit berechnen. 3. Ist-Arbeitszeit berechnen. 4. Überzeit berechnen Anwendungsfallbeschreibungen des Moduls Online Zeiterfassung Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer

16 Name des AWF Kurzbeschreibung Auslöser / Motivation Ergebnis Buchungen anzeigen Der Mitarbeiter kann sich seine bereits erfassten Buchungen anzeigen lassen. Der Mitarbeiter will seine Buchungen überprüfen. Die Buchungen werden dem Mitarbeiter über eine bestimmte Zeitperiode angezeigt. Mitarbeiter. Mitarbeiterdaten, Ist-Projektdaten. Akteure Eingehende Information Vorbedingungen Die Mitarbeiterdaten sind erfasst. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Buchungen suchen und anzeigen. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 2.0 Name des AWF Zeit erfassen Kurzbeschreibung Der Mitarbeiter erfasst seine geleistete Arbeitszeit auf einem oder mehreren Projekten. Auslöser / Motivation A) Der Mitarbeiter will seine Zeiterfassung über das Internet vornehmen. B) Für den MA muss, über eine berechtigte Rolle, Zeit nachgebucht werden können. Ergebnis Die geleistete Arbeitszeit ist gebucht. Akteure Mitarbeiter. Eingehende Mitarbeiterdaten, zugewiesene Projekte. Information Vorbedingungen Die Mitarbeiterdaten sind erfasst, für jeden Mitarbeiter ist mindestens ein Projekt freigegeben. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Projektfreigaben für den Mitarbeiter einlesen. 2. Geleistete Arbeitszeit erfassen. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 3.0 Name des AWF Benutzer anmelden Kurzbeschreibung Der Benutzer meldet sich am System an. Auslöser / Motivation Der Mitarbeiter will seine Zeiterfassung über das Internet vornehmen oder seine Buchungen kontrollieren. 15

17 Ergebnis Akteure Eingehende Information Vorbedingungen Der Mitarbeiter ist erfolgreich am System angemeldet, seine Projekt-Berechtigungen sind bekannt. Mitarbeiter. Mitarbeiterdaten. Die Mitarbeiterdaten sind erfasst, der MA muss im Active Directory erfasst sein. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Mitarbeiter meldet sich an. 2. Zugangsdaten validieren. Essenzieller Geschäftsanwendungsfall Nummer 4.0 Name des AWF Benutzer abmelden Kurzbeschreibung Der Benutzer meldet sich vom System ab. Auslöser / Motivation A) Der Mitarbeiter will die Zeiterfassung beenden. B) Zeit. Ergebnis Der Mitarbeiter ist erfolgreich am System abgemeldet. Akteure Mitarbeiter. Eingehende - Information Vorbedingungen Der Mitarbeiter muss am System angemeldet sein. Nachbedingungen - Essenzielle Schritte 1. Mitarbeiter meldet sich ab oder wird nach einer bestimmten Zeit vom System automatisch abgemeldet. 4 Funktionale Anforderungen 4.1 Modul Kapazitätsplanung Anforderungen an den Abwesenheitskalender Bezeichnung FA-AWK-1 Priorität Muss Beschreibung Aperiodische und periodische Feiertage werden für alle Mitarbeiter gleichzeitig erfasst. Bezeichnung FA-AWK-2 Priorität Muss Beschreibung Abwesenheiten werden je Mitarbeiter pro Kalendertag erfasst. 16

18 Bezeichnung FA-AWK-3 Beschreibung Abwesenheiten werden in 0,1 Tage Grössen erfasst. Bezeichnung FA-AWK-4 Priorität Muss Beschreibung Es sind verschiedene Typen von Abwesenheiten verwaltbar. Bezeichnung FA-AWK-5 Priorität Muss Beschreibung Das System bucht Feriensaldi pro MA über den Jahreswechsel auf das Folgejahr um. Quelle Besprechungen Bezeichnung FA-AWK-6 Priorität Muss Beschreibung Alle Abwesenheiten der Firma sind auf einen Blick ersichtlich. Quelle PH-Review Bezeichnung FA-AWK-7 Priorität Muss Beschreibung Ferien- oder Überzeit-Auszahlungen werden vermerkt. Quelle PH-Review Anforderungen an die Verfügbarkeitsplanung Bezeichnung FA-VKP-1 Priorität Muss Beschreibung Effektive Verfügbarkeiten werden in 0,1 PT Grössen berechnet. Bezeichnung FA-VKP-2 Priorität Muss Beschreibung Die Verfügbarkeitsplanung verwaltet die verfügbaren Arbeitskapazitäten je Monat je Mitarbeiter. Bezeichnung FA-VKP-3 Priorität Muss Beschreibung Die Abwesenheiten je Mitarbeiter sind auf der Verfügbarkeitsplanung ersichtlich. Bezeichnung FA-VKP-4 Priorität Muss Beschreibung Für die Berechnung der effektiven Arbeitskapazitäten werden die Mitarbeiterpensen berücksichtigt. 17

19 Bezeichnung FA-VKP-5 Priorität Muss Beschreibung Für die Verfügbarkeitsplanung wird eine Berechnungsregel pro Funktionsstufe hinterlegt. Bezeichnung FA-VKP-6 Priorität Muss Beschreibung Die Verfügbarkeitsplanung weist die Zielwerte anhand der Zielgrössen je Projektart und Mitarbeiter aus Anforderungen an den Projektplan Bezeichnung FA-PPL-1 Priorität Muss Beschreibung Mitarbeiter-Abwesenheiten werden im Projektplan berücksichtigt. Bezeichnung FA-PPL-2 Priorität Muss Beschreibung Ein Projektplan weist die Sicht Tage pro Woche pro Mitarbeiter aus. Bezeichnung FA-PPL-3 Priorität Muss Beschreibung Der Projektplan weist den Tagessatz je Mitarbeiter für das Projekt aus. Bezeichnung FA-PPL-4 Priorität Muss Beschreibung Der Projektplan weist die Ist-Personentage für die abgeschlossenen Zeitperioden des Projekts aus. Bezeichnung FA-PPL-5 Priorität Muss Beschreibung Der Projektplan weist die aufgelaufenen Honorarkosten, für die abgeschlossenen Zeitperioden, des Projekts, aus. Bezeichnung FA-PPL-6 Priorität Muss Beschreibung Das System zeigt die Mitarbeiter-Abwesenheiten auf dem Projektplan an. Quelle Besprechungen 18

20 Bezeichnung FA-PPL-7 Priorität Muss Beschreibung Die Differenz der Ist- und Soll-Honorarkosten sowie der Ist- und Soll- Personentage werden angezeigt. Quelle PH-Review Anforderungen an die kurzfristige Ressourcenplanung Bezeichnung FA-KRP-1 Priorität Muss Beschreibung Die kurzfristige Ressourcenplanung weist eine ¼-Tage-Sicht auf. Bezeichnung FA-KRP-2 Priorität Muss Beschreibung Die kurzfristige Ressourcenplanung weist die Anzahl PT pro Mitarbeiter pro Projekt pro Woche aus. Bezeichnung FA-KRP-4 Priorität Muss Beschreibung Die kurzfristige Ressourcenplanung weist die Total-Tage je Mitarbeiter aus Anforderungen an die mittelfristige Ressourcenplanung Bezeichnung FA-MRP-1 Priorität Muss Beschreibung Die mittelfristige Ressourcenplanung weist die Anzahl Tage je Monat je Projekt auf. Bezeichnung FA-MRP-2 Priorität Muss Beschreibung Die mittelfristige Ressourcenplanung weist die Zielgrössen je Mitarbeiter oder Funktionsstufe auf und führt eine Planberechnung darauf aus. Bezeichnung FA-MRP-3 Priorität Muss Beschreibung Die mittelfristige Ressourcenplanung berechnet die Zielgrössen summiert für die Bereiche (IT / Business) und die darauf angehängten Plandaten. 19

21 Bezeichnung FA-MRP-4 Priorität Muss Beschreibung Die mittelfristige Ressourcenplanung berechnet die Zielgrössen summiert über alle Funktionen und die darauf angehängten Plandaten. Bezeichnung FA-MRP-5 Priorität Muss Beschreibung Die mittelfristige Ressourcenplanung berechnet die Zielgrössen pro Mitarbeiter und seinen Plandaten. Quelle PH-Review Anforderungen an die Wochenplanung Bezeichnung FA-WPL-1 Priorität Muss Beschreibung Einträge in die Wochenplanung werden nur auf Projekte gemacht, die dem Mitarbeiter im System zugeschalten sind. Bezeichnung FA-WPL-2 Priorität Muss Beschreibung Die Wochenplanung erlaubt eine ¼-tägliche Planung. Bezeichnung FA-WPL-4 Priorität Muss Beschreibung Überplanung ist möglich. Quelle PH-Review Anforderungen an die Überzeitberechnung Bezeichnung FA-UZB-1 Priorität Muss Beschreibung Die Überzeitberechnung wird in Stunden mit 1 Nachkommastelle berechnet. Bezeichnung FA-UZB-2 Priorität Muss Beschreibung Für die Überzeitberechnung werden eine Unter- und eine Obergrenze pro Funktionsstufe erfasst. Bezeichnung FA-UZB-3 Priorität Muss Beschreibung Über den Jahreswechsel wird der Überzeitsaldo pro Mitarbeiter übernommen. Quelle PH-Review 20

22 4.2 Modul Online Zeiterfassung Anforderungen an die online Zeiterfassung Bezeichnung FA-OZE-1 Priorität Muss Beschreibung Die Zeiterfassung verwaltet als kleinste Einheit ½ Stunden. Quelle Befragungen Bezeichnung FA-OZE-2 Priorität Muss Beschreibung Die Zeiterfassung zeigt nur Projekte an, auf welche der einzelne Mitarbeiter auch Zeit erfassen darf. Quelle Befragungen Bezeichnung FA-OZE-3 Priorität Soll Beschreibung Für den Mitarbeiter ist ersichtlich, welche Rapportierungen er schon vorgenommen hat. Quelle Befragungen 5 Nichtfunktionale Anforderungen 5.1 Generell Bezeichnung NFA-GEN-1 Priorität Muss Beschreibung Die Software wird mittels.net Technologie erstellt. Quelle IT-Strategie Bezeichnung NFA-GEN-2 Priorität Muss Beschreibung Die Zeiterfassung wird über das Internet gemacht. Quelle Befragungen Bezeichnung NFA-GEN-3 Priorität Muss Beschreibung Das Kapazitätsplanungsmodul wird als Standalone-Applikation entwickelt. Quelle Befragungen Bezeichnung NFA-GEN-4 Priorität Muss Beschreibung Für die Zeiterfassung wird der Internet Information Service (IIS) von Microsoft verwendet. Quelle IT, Befragungen 21

23 Bezeichnung NFA-GEN-5 Priorität Muss Beschreibung Es wird SQL Server 2008 mit der Reporting Engine 2008 verwendet. Quelle PH-Review Bezeichnung NFA-GEN-6 Priorität Muss Beschreibung Es wird eine detaillierte Logdatei geführt, um die Benutzerinteraktionen nachzuvollziehen. Quelle PH-Review Bezeichnung NFA-GEN-7 Priorität Muss Beschreibung Für die Zeiterfassung wird der Internet Explorer 7 unterstützt. Quelle PH-Review 5.2 Usability Benutzeroberfläche Bezeichnung NFA-BOB-1 Priorität Soll Beschreibung Das Layout der Standalone-Benutzeroberfläche lehnt sich an Microsofts Office 2007 an. Quelle Befragungen Bezeichnung NFA-BOB-2 Priorität Soll Beschreibung Die verwendeten Schriften und Farben entsprechen dem CI/CD der valionconsulting. Quelle Befragungen Navigation Bezeichnung NFA-NAV-1 Priorität Kann Beschreibung Standalone-Applikationen werden sowohl über ein Menü wie auch über Schaltflächen (Ikonen) gesteuert. Quelle Befragungen Bezeichnung NFA-NAV-2 Priorität Kann Beschreibung Web-Applikationen werden über ein Menü gesteuert. Quelle Befragungen Bezeichnung NFA-NAV-3 Priorität Soll Beschreibung Für den Benutzer ist jederzeit ersichtlich, wo er sich gerade befindet. Quelle Befragungen 22

24 Bezeichnung NFA-NAV-4 Priorität Muss Beschreibung Für den Benutzer ist jederzeit ersichtlich, welche Navigationspunkte er ansteuern kann. Quelle Befragungen 5.3 Sicherheit Bezeichnung NFA-SEC-1 Priorität Muss Beschreibung Über das Internet übermittelte Daten werden verschlüsselt. Quelle IT Bezeichnung NFA-SEC-2 Priorität Muss Beschreibung Berechtigungen werden über Rollen verwaltet. Quelle IT Bezeichnung NFA-SEC-3 Priorität Soll Beschreibung Für Logins wird eine Anbindung an das bestehenden Active Directory verwendet. Quelle IT 5.4 Benutzerhandbuch Bezeichnung NFA-BHB-1 Priorität Muss Beschreibung Ein Benutzerhandbuch/Hilfe liegt in elektronischer Form auf Deutsch vor. Quelle Befragungen 5.5 Installation Bezeichnung NFA-INS-1 Priorität Muss Beschreibung Webapplikationen werden durch die interne IT-Abteilung installiert. Quelle IT Bezeichnung NFA-INS-2 Priorität Muss Beschreibung Standalone-Applikationen liegen als msi-package vor und werden durch die IT-Abteilung verteilt. Quelle IT 23

25 Bezeichnung NFA-INS-3 Priorität Muss Beschreibung Allfällige Installationsparameter sind dokumentiert und an die IT- Abteilung abgegeben. Quelle IT Bezeichnung NFA-INS-4 Priorität Muss Beschreibung Verwendete Konfigurationsparameter sind innerhalb der jeweiligen Konfigurationsdatei dokumentiert/erklärt. Quelle IT 6 Datenbasis 6.1 Grundlage / Abhängigkeit Die Daten der Module Kapazitätsplanung und Online Zeiterfassung werden auf einer bestehenden SQL Datenbank gehalten, welche vom bestehenden System Mandatis gespiesen werden. Alle in diesen Modulen zu persistierenden Daten werden auf derselben Datenbank gespeichert. 7 Testing 7.1 Testübersicht Typ Projektphase Function Usability Voranalyse Konzept Realisierung Pflichtenheft-Review: Schwerpunkt auf den Stakeholderanforderungen. Usability Walktrough: Schwerpunkt auf die tägliche Bedienung. GUI-Prototyp. Unittests: Möglichst viele Fehler finden. Erstellen von automatischen Unittests. Reliability. Weekly-Builds, inklusive Ausführung der Unittests Integration Systemtest: Überprüfen der funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen. 24

26 7.2 Testapproach Test Typ Pflichtenheft Review Unittest Usability- Walkthrough Systemtest Vorgehen / Begründung Quellen / Tools End-Kriterium Das Pflichtenheft muss einem Review unterzogen werden, damit sichergestellt werden kann, dass alle Anforderungen der Stakeholder berücksichtigt wurden und korrekt sind. White-Box Test Die Unittests werden von den Entwicklern erstellt und durchgeführt. Ziel ist es möglichst viele Fehler zu finden. Durchführen eines Usability- Walkthrough mit den künftigen Anwendern. Testfälle aus den Anforderungen und Use Cases ableiten. Pflichtenheft Alle Stakeholder haben die Anforderungen verstanden und sind mit diesen einverstanden. Die zu erstellenden Softwaremodule Integriertes Unittest- Framework von VisualStudio 2008 Unittests müssen fehlerfrei durchlaufen. Weekly Build mit automatischer Ausführung der Unittests muss fehlerfrei durchlaufen. Gui-Skizzen Wenn Verbesserungsvorschläge nur noch eine persönliche Meinung widerspiegeln, gilt der Test als abgeschlossen. Pflichtenheft Wenn alle Anforderungen erfüllt sind und alle Use Cases erfolgreich getestet wurden. 25

27 Projektorientierte Planung und Zeiterfassung Ist-Analyse MAS-IT Autoren: Oliver Bürki, Brunngasse 14, 3360 Herzogenbuchsee, Stefan Loretan, Klareistrasse 3, 3970 Salgesch, Klasse: MAS-IT Betreuer: André Bally, Monbijoustrasse 20, 3011 Bern, Dr. Marco Brogini, Monbijoustrasse 20, 3011 Bern, Experte: Othmar Bürgi Version V01.00, Valion Consulting AG Implementing Better Solutions Monbijoustrasse 20 CH-3011 Bern +41 (0)

28 Änderungskontrolle X Erstellt Oliver Bürki X Überarbeitung Stefan Loretan X Überarbeitung Oliver Bürki Stefan Loretan X An Corporate Design angepasst Oliver Bürki X Überarbeitung nach Stellungnahme von C. Maurer Oliver Bürki X Business Analysis Modell hinzugefügt Oliver Bürki V V01.00 Freigegeben Oliver Bürki Stefan Loretan V Rechtschreibekorrekturen Oliver Bürki MAS-IT , Ist-Analyse Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Referenzen Überblick Abgrenzung und Kontextdiagramm Business Use Case Modell Akteure Business Use Cases Business Objects Business Worker Business Entities IT-Systeme Paket: Kapazitätsplanung BUC Realisation: Abwesenheitskalender verwalten Business Analysis Modell Prozessmodell BUC Realisation: Kapazitätsplanung verwalten Business Analysis Modell Prozessmodell Paket: Projektplanung BUC Realisation: Projektplan verwalten Business Analysis Modell Prozessmodell BUC Realisation: Kurzfristige Planung verwalten Business Analysis Modell Prozessmodell BUC Realisation: Mittelfristige Planung verwalten Business Analysis Modell Prozessmodell Paket: Überzeit BUC Realisation: Überzeit verwalten Business Analysis Modell Prozessmodell

29 1 Einleitung In dieser Dokumentation ist die IST-Situation der Kapazitätsplanung aus Sicht der Ressourcenplanung der valionconsulting beschrieben. Sie umfasst die am häufigsten wiederkehrenden Prozesse. 1.1 Referenzen [1] Glossar Glossar_V01.00.docx 2 Überblick 2.1 Abgrenzung und Kontextdiagramm Die Kapazitätsplanung hat drei Hauptaufgaben, die in der folgenden Abbildung ersichtlich sind. Geschäftssystem: Kapazitätsplanung Kapazitätsplanung Projektplanung Überzeit Kapazitätsplanung: Projektplanung: Überzeit: Sie umfasst alle Planungsinstrumente, die sich auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter beziehen. Die Projektplanung umfasst alle Projektpläne sowie die Kurz- und Mittelfristplanung. Berechnung der Überzeit je Mitarbeiter. MAS-IT , Ist-Analyse 2

30 2.2 Business Use Case Modell Die Geschäftsanwendungsfälle zu den in Kapitel 2.1 definierten Paketen: BUC: Kapazitätsplanung Abwesenheitskalender verwalten B-Aktor::Mitarbeiter Kapazitätsplanung verwalten B-Aktor::GL BUC: Projektplanung Projektplan verwalten B-Aktor::Projektleiter Kurzfristige Planung verwalten B-Aktor::Mitarbeiter Mittelfristige Planung verwalten B-Aktor::GL BUC: Überzeit Überzeit verwalten B-Aktor::Mitarbeiter B-Aktor::GL MAS-IT , Ist-Analyse 3

31 2.2.1 Akteure Es folgt eine Übersicht aller in diesem Dokument verwendeten Akteure. Akteur Beschreibung Rolle GL Mitarbeiter Projektleiter Will über die zur Verfügung stehenden Ressourcen und deren Auslastung informiert sein, um allenfalls Massnahmen zu ergreifen. Liefert die Informationen zur Abwesenheitsplanung und erstellt seine persönliche Wochenplanung, die in die kurzfristige Planung einfliesst. Ist verantwortlich für die Erstellung des Projektplans und welche Mitarbeiter wie viele Tage pro Woche auf dem Projekt arbeiten sollen. Beauftragter Kunde Kunde Business Use Cases Nachfolgend sind alle Business Use Cases zusammengefasst. Business Use Case Name Abwesenheitskalender verwalten Kapazitätsplanung verwalten Kurzfristige Planung verwalten Mittelfristige Planung verwalten Projektplan verwalten Überzeit verwalten Beschreibung Verwalten der Abwesenheiten der einzelnen Mitarbeiter. Verwalten der effektiven PT pro Mitarbeiter und Monat unter Berücksichtigung des Abwesenheitskalenders und des Anstellungsgrades. Erstellen der kurzfristigen Planung anhand der Wochenplanung des Mitarbeiters, des Projektplans und des Abwesenheitskalenders. Auslastungsgrad auf den Projekten anhand des Projektplans und des Abwesenheitskalenders berechnen. Aktualisieren des Projektplans mit den bevorstehenden Abwesenheiten der Mitarbeiter und der effektiven Ist-Werte des Projekts. Überzeit der Mitarbeiter berechnen anhand der effektiven Arbeitszeit und den Abwesenheiten. 2.3 Business Objects Es folgt eine Übersicht aller in diesem Dokument verwendeten Business Worker, Business Entities und Systeme Business Worker Übersicht von allen Business Worker. Business Worker Name Ressourcenplaner Beschreibung Ist für die Verwaltung der verschiedenen Entitäten, die im nachfolgenden Kapitel beschrieben sind, verantwortlich. MAS-IT , Ist-Analyse 4

32 2.3.2 Business Entities Übersicht von allen Business Entities. Business Entity Name Abwesenheitskalender Kapazitätsplanung Kurzfristplanung Mittelfristplanung Projektplan Überzeitberechnung Wochenplanung IT-Systeme Übersicht von allen IT-Systemen. IT-System Mandatis Beschreibung Excel-Datei Beinhaltet die Abwesenheiten aller Mitarbeiter über ein ganzes Jahr. Excel-Datei Beinhaltet die effektiv verfügbaren PT je Mitarbeiter je Monat. Excel-Datei Instrument zur Verwaltung der kurzfristigen Planung (einige Wochen). Excel-Datei Instrument zur Verwaltung der mittelfristigen Planung (mehrere Monate). Excel-Datei Instrument für die Projektplanung. Excel-Datei Dient zur Berechnung der effektiven Unter- und Überzeit der Mitarbeiter. Excel-Datei Jeder Mitarbeiter plant seine Arbeiten für die nächste Woche in dieser Excel-Datei. Beschreibung Access-Anwendung für die Projektverwaltung und die Erfassung der Ist-Werte. MAS-IT , Ist-Analyse 5

33 3 Paket: Kapazitätsplanung 3.1 BUC Realisation: Abwesenheitskalender verwalten Business Analysis Modell BAM: Abwesenheitskalender verwalten informiert B-Worker::Ressourcenplaner aktualisiert B-Aktor::Mitarbeiter B-Entity::Abwesenheitskalender Prozessmodell AD: Abwesenheitskalender verwalten Mitarbeiter Ressourcenplaner Business Entities B-Aktor::Mitarbeiter Abwesenheiten planen B-Entity::Abwesenheitskalender Abwesenheiten im Abwesenheitskalender eintragen Abwesenheiten planen Der Mitarbeiter plant seine bevorstehenden Abwesenheiten. MAS-IT , Ist-Analyse Abwesenheiten im Abwesenheitskalender eintragen Die gemeldeten Abwesenheiten werden im Abwesenheitskalender eingetragen. Folgende Typen von Abwesenheiten werden dabei erfasst: Feiertage Geplante Ferien Militär/Zivilschutz Sonstige Absenzen 6

34 3.2 BUC Realisation: Kapazitätsplanung verwalten Business Analysis Modell BAM: Kapazitätsplanung verwalten verwendet B-Entity::Abwesenheitskalender informiert B-Worker::Ressourcenplaner B-Aktor::GL aktualisiert B-Entity::Kapazitätsplanung Prozessmodell GL AD: Kapazitätsplanung verwalten Ressourcenplaner Business Entities B-Aktor::GL Erfolgt bei Abwesenheitsänderungen B-Entity::Abwesenheitskalender Abwesenheiten übertragen B-Entity::Kapazitätsplanung Effektive Arbeitstage berechnen Abwesenheiten übertragen Die geplanten Abwesenheiten werden vom Abwesenheitskalender in die Kapazitätsplanung übernommen Effektive Arbeitstage berechnen Anhand der Abwesenheiten, können die effektiven Arbeitstage pro Monat für die Mitarbeiter berechnet werden. MAS-IT , Ist-Analyse 7

35 4 Paket: Projektplanung 4.1 BUC Realisation: Projektplan verwalten Business Analysis Modell BAM: Projektplan verwalten aktualisiert B-Entity::Projektplan informiert B-Worker::Ressourcenplaner verwendet B-Entity::Abwesenheitskalender B-Aktor::GL verwendet System::Mandatis informiert B-Aktor::Projektleiter Prozessmodell AD: Projektplan verwalten GL Projektleiter Ressourcenplaner Business Entities & IT- Systeme Erfolgt monatlich B-Aktor::GL B-Aktor::Projektleiter Abwesenheiten übertragen B-Entity::Abwesenheitskalender B-Entity::Projektplan Ist-Werte übertragen System::Mandatis Massnahmen definieren Projekt planen Abwesenheiten übertragen Abwesenheiten der Mitarbeiter in den Projektplan übertragen Ist-Werte übertragen Ist-Werte der Mitarbeiter aus dem Mandatis in den Projektplan übertragen, um eine Kontrolle über den Projektverlauf und die bisher aufgelaufenen Kosten zu haben. MAS-IT , Ist-Analyse Massnahmen definieren Anhand des aktualisierten Projektplans kann die GL allfällige Massnahmen definieren Projekt planen Projekt weiter planen. 8

36 4.2 BUC Realisation: Kurzfristige Planung verwalten Business Analysis Modell BAM: Kurzfristige Planung verwalten informiert aktualisiert B-Entity::Kurzfristplanung B-Aktor::Mitarbeiter priorisiert B-Worker::Ressourcenplaner verwendet verwendet B-Entity::Projektplan B-Entity::Abwesenheitskalender informiert verwendet B-Entity::Wochenplanung B-Aktor::GL MAS-IT , Ist-Analyse 9

37 4.2.2 Prozessmodell AD: Kurzfristige Planung verwalten Mitarbeiter GL Ressourcenplaner Business Entities Kurzfristplanung erfolgt wöchentlich B-Aktor::Mitarbeiter B-Aktor::GL Daten aus Abwesenheitskalender übernehmen B-Entity::Abwesenheitskalender B-Entity::Wochenplanung Daten aus der Wochenplanung übernehmen Daten aus den Projektplänen übernehmen B-Entity::Kurzfristplanung Geplante Arbeiten priorisieren B-Entity::Projektplan Kurzfristige Planung anpassen Kurzfristige Planung lesen Daten aus Abwesenheitskalender übernehmen Geplante Abwesenheiten aus dem Abwesenheitskalender in die Kurzfristplanung übernehmen Daten aus der Wochenplanung übernehmen Geplante Arbeiten der Mitarbeiter aus der Wochenplanung in die Kurzfristplanung übernehmen Daten aus den Projektplänen übernehmen Geplante Arbeiten aus den Projektplänen übernehmen und in die Kurzfristplanung übernehmen Geplante Arbeiten priorisieren Wochenplanung und Projektplanung vergleichen. Bei Unstimmigkeiten wird entschieden, welche Arbeit effektiv in der nächsten Woche durchgeführt wird. Entweder die geplante Arbeit des Mitarbeiters oder die des Projekts Kurzfristige Planung anpassen Kurzfristplanung anhand des Entscheids der GL anpassen und an die Mitarbeiter weiterleiten. MAS-IT , Ist-Analyse Kurzfristige Planung lesen Lesen der Kurzfristplanung und wenn möglich nach dieser arbeiten. 10

38 4.3 BUC Realisation: Mittelfristige Planung verwalten Business Analysis Modell BAM: Mittelfristige Planung verwalten aktualisiert B-Entity::Mittelfristplanung informiert verwendet B-Worker::Ressourcenplaner B-Entity::Projektplan B-Aktor::GL verwendet B-Entity::Kapazitätsplanung Prozessmodell GL AD: Mittelfristige Planung verwalten Ressourcenplaner Business Entities B-Aktor::GL Mittelfristige Planung erfolgt monatlich Daten aus den Projektplänen übertragen B-Entity::Mittelfristplanung Auslastung berechnen B-Entity::Projektplan B-Entity::Kapazitätsplanung Massnahmen definieren Daten aus den Projektplänen übertragen Für jedes Projekt werden die geplanten Personentage/Monat in die Mittelfristplanung übertragen Auslastung berechnen Anhand des Projektplans wird die Auslastung auf den Projekten pro Stufe berechnet Massnahmen definieren Je nach Auslastung der Mitarbeiter werden Massnahmen definiert. MAS-IT , Ist-Analyse 11

39 5 Paket: Überzeit 5.1 BUC Realisation: Überzeit verwalten Business Analysis Modell informiert BAM: Überzeit verwalten aktualisiert B-Entity::Überzeitberechnung B-Aktor::GL B-Worker::Ressourcenplaner verwendet System::Mandatis informiert verwendet B-Entity::Abwesenheitskalender B-Aktor::Mitarbeiter MAS-IT , Ist-Analyse 12

40 5.1.2 Prozessmodell AD: Überzeit verwalten Mitarbeiter GL Ressourcenplaner Business Entities & IT- Systeme Überzeitverwaltung erfolgt monatlich B-Aktor::Mitarbeiter B-Aktor::GL Effektive Abwesenheiten übertragen System::Mandatis Effektive Arbeitszeit übertragen B-Entity::Überzeitberechnung Überzeit berechnen Überzeit kompensieren Massnahmen definieren Effektive Abwesenheiten übertragen Die effektiven Abwesenheiten werden vom System Mandatis in die Überzeitberechnung übertragen Effektive Arbeitszeit übertragen Ist-Arbeitszeiten von jedem Mitarbeiter werden vom System Mandatis in die Überzeitberechnung übertragen Überzeit berechnen Überzeit pro Mitarbeiter berechnen Überzeit kompensieren Planen, wann die Überzeit kompensiert wird Massnahmen definieren Massnahmen einleiten wenn ein Mitarbeiter zu viel Über- oder Unterzeit hat. MAS-IT , Ist-Analyse 13

41 Projektorientierte Planung und Zeiterfassung Glossar MAS-IT Autoren: Oliver Bürki, Brunngasse 14, 3360 Herzogenbuchsee, Stefan Loretan, Klareistrasse 3, 3970 Salgesch, Klasse: MAS-IT Betreuer: André Bally, Monbijoustrasse 20, 3011 Bern, Dr. Marco Brogini, Monbijoustrasse 20, 3011 Bern, Experte: Othmar Bürgi Version V01.00, Valion Consulting AG Implementing Better Solutions Monbijoustrasse 20 CH-3011 Bern +41 (0)

42 Änderungskontrolle X Erstellt Oliver Bürki X Ergänzungen hinzugefügt Stefan Loretan V Überarbeitung nach PH-Review Oliver Bürki Stefan Loretan V Rechtschreibekorrekturen Oliver Bürki Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Begriffe... 1 MAS-IT , Glossar 1

43 1 Einleitung Dieses Dokument gibt eine Übersicht über die verwendeten Begriffe und Abkürzungen. 2 Begriffe Begriff Abkürzung Beschreibung Active Directory AD Ein Verzeichnis, welches es ermöglicht, ein Netzwerk entsprechend der realen Struktur des Unternehmens zu gliedern (Bsp. Abteilungen, Benutzer). Akteur - An einem Anwendungsfall beteiligte Rolle. Aktivitätsdiagramm AD Dient zur Darstellung von Abläufen. Anwendungsfall AWF Beschreibung einer typischen Interaktion zwischen dem Anwender und dem System. Business Akteur BA Repräsentiert eine Rolle, die ein Aussenstehender eines Geschäftssystems annimmt, wenn er mit einem Geschäftssystem interagiert. Business Analysis Model BAM Zeigt grafisch auf, welche Geschäftsobjekte von welchen Mitarbeitern im Verlauf eines Geschäftsprozesses bearbeitet werden. Business Entity BE Beschreiben die eigentlichen Geschäftsobjekte und sind passiv. Sie initiieren nie eine Interaktion. Business Use Case BUC Beschreibt die Interaktion die zwischen einem Akteur und dem Geschäftssystem stattfindet. Business Use Case Diagramm BUCD Beschreibung einer Menge von Aktionsfolgen, die ein Geschäftssystem ausführen kann und die ein erkennbares nützliches Ergebnis für den Business Akteur liefern. Business Worker BW Beschreiben die Rolle von Mitarbeitern, die innerhalb des Geschäftssystems die Geschäftsprozesse abwickeln. Geschäftsleitung GL Organisation innerhalb der Firma, welche die strategischen Entscheidungen der Firma fällt. Geschäftssystem - Zu modellierendes System im Sinne einer Black Box. Definiert den Kontext zu dem die Business Use Cases zugeordnet sind. Grafical User Interface GUI Grafische Benutzeroberfläche einer Applikation. IT-System - Computersystem bestehend aus Hard- und Software. 1

44 Mandatis - Bestehende Access-Applikation zur projektspezifischen Zeiterfassung, Controlling, Nachkalkulation und Umsatzplanung. Menü - Navigationsmenü, Punkte die durch anwählen zu einem definierten Bildschirm führen. Microsoft Installer Package msi-package Datei, welche zum installieren von Anwendungen benutzt wird. Mitarbeiter MA Person, die für die Firma arbeitet. Portable Document Format pdf Dateiformat, welches vom Anwendungsprogramm, Betriebssystem und der Hardware-Plattform unabhängig ist. Persistieren - Vorgang um Daten wiederverwendbar zu halten. Personentag PT Masseinheit des Arbeitsaufwandes eines Vorganges pro Person. Projektzeit - Arbeitszeit die effektiv für ein Projekt aufgewendet wurde. QPR QPR Software zur Erfassung und Darstellung von Prozessen und Scorecard Modellen. Ressource - Siehe Mitarbeiter Stakeholder Stk Interessenhalter hat Anforderungen an das System. Standalone-Applikation - Softwareanwendung, die als Client lokal auf dem Rechner installiert ist. Überzeit - Mehr geleistete Arbeitszeit pro Tag gegenüber der Obergrenze der Firmenarbeitszeit. Verfügbarkeits- Berechnungsregel - Muss-Wert, der angibt wie viel Zeit rapportiert werden muss (prozentualer Wert). Zielgrösse - Planwert - gibt einen prozentualen Wert pro Mitarbeiter an, der aussagt, wie viel von seiner Arbeitszeit er auf Projekte buchen sollte. 2