K.I.S.S. FÜR BÖBLINGEN

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1 K.I.S.S. FÜR BÖBLINGEN Warum in der Stadt Böblingen Projekte besser laufen Nicht eingehaltene Termine, überzogene Projektbudgets, ineffiziente Projektorganisationen, unzufriedene Stakeholder diese und ähnliche Herausforderungen bringen Projekte der öffentlichen Verwaltung häufig ins Kreuzfeuer der Kritik. Selbst wenn ähnliche Probleme natürlich auch in der Privatwirtschaft vorkommen, sind die Konsequenzen öffentlicher Projektpleiten ungleich höher diese tragen nämlich die Steuerzahler! Christian Rinner und Tobias Alber Die große Kreisstadt Böblingen im deutschen Baden-Württemberg hat sich diesen Herausforderungen gestellt und das Management ihrer Projekte verbessert. Nach einer Phase der Standardisierung und Professionalisierung werden nun erste Projekte umgesetzt mit k.i.s.s., einem innovativen Projektmanagement-Ansatz für kleine und mittlere Projekte. k.i.s.s. verhilft uns zu mehr Professionalität! Wir können Fehlentwicklungen vermeiden und sparen Kosten, freut sich Oberbürgermeister Lützner.

2 Die Besonderheit öffentlicher Projekte Es wäre wohl verwegen von einem institutionellen Scheitern von Projekten zu sprechen. Dennoch malen die Zahlen einer internationalen Studie zur Erfolgsquote von Projekten im öffentlichen und privaten Bereich kein schönes Bild: Nur 16 % aller Projekte werden innerhalb des vereinbarten Zeit- und Budgetrahmens, mit den definierten Zielen abgeschlossen. Über die Hälfte aller Projekte kämpfen mit erheblichen Problemen, das heißt, Zeit und Budget werden ebenso wenig eingehalten wie die Ziele. Immerhin noch ein Drittel der Projekte werden abgebrochen.* Die Gründe für diese wenig erfreuliche Quote sind divers und bei öffentlichen Projekten auch in den Rahmenbedingungen zu suchen. Ein hochkomplexes Umfeld, das durch den Einfluss der politischen Ebene genauso gekennzeichnet ist wie durch schwierige Entscheidungsstrukturen, erschwert häufig die Arbeit. Hinzu kommt, dass durch die Vielfalt der beteiligten Akteure natürlich auch unterschiedliche Ziele und Anforderungen an die Projekte gerichtet werden. In vielen Fällen betreffen diese Anforderungen nicht die Wirtschaftlichkeit der Projekte Projektziele, wie beispielsweise die Herstellung von mehr Bürgernähe, sind schwer quantifizierbar oder Themen wie die Integration von Immigranten stark emotionalisiert und politisiert. Nicht zuletzt sind es starre Rahmenbedingungen, wie beispielsweise Vergaberechte, Haushaltsrechte oder Dienst- und Tarifrechte, die berücksichtigt und eingehalten werden müssen. All diese Rahmenbedingungen erhöhen die Komplexität öffentlicher Projekte, sind aber nicht alleinig für ihr Scheitern verantwortlich zu machen. In viel zu vielen Fällen ist es das unzulängliche Management von Projekten, das Krisen verursacht oder zumindest nicht verhindert. Genau hier hat die Stadt Böblingen angesetzt und sich die Professionalisierung ihres Projektmanagements zum Ziel gemacht. Durch den einheitlichen Projektmanagement-Ansatz können wir nun unsere Projekte professionell steuern. Während früher jeder Projektleiter seinen Statusbericht individuell gestaltete, sind nun bestimmte Kennzahlen zu liefern, die eine klare Einschätzung des Projektstatus und die Vergleichbarkeit unter den Projekten

3 Ein wichtiges Kriterium war es auch, dass das Projektmanagement für die gesamte Vielfalt der Böblinger Projekte anwendbar ist. möglich machen. Wir haben damit mehr Übersicht und arbeiten effizienter! erklärt Oberbürgermeister Lützner. Darüber hinaus konnte auch die Qualität der Zusammenarbeit verbessert werden: Ein eindeutiges Rollenverständnis klärt die Rechte und Pflichten und ein abgestimmter Projektauftrag sorgt für gleiche Erwartungshaltungen aller Projektbeteiligten und damit weniger Konfliktpotential. Die Stadtverwaltung Böblingen Vorreiter in Sachen PM Die Kreisstadt Böblingen ist mit ihren knapp Einwohnern die zweitgrößte Stadt im Landkreis Böblingen (Baden-Württemberg). Böblingen zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität aus, die sich nicht zuletzt durch das gute Angebot von interessanten Arbeitsplätzen begründet: Mehr als 350 ansässige Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen (Einzelhandel, Autohäuser, Hightech-Unternehmen), darunter einige namhafte Unternehmen wie Hewlett- Packard oder Philips Medizin Systeme und das erfolgreiche Softwarezentrum Böblingen/Sindelfingen, bieten hochqualifizierten Spezialisten Arbeitsplätze und haben den Standort zu einem leistungsstarken Gewerbegebiet entwickelt. Die Stadtverwaltung von Böblingen ist wie viele andere öffentliche Verwaltungen mit der Aufgabe konfrontiert, ihre Stadt den demografischen Veränderungen, den veränderten wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und dem gesellschaftlichen Wertewandel anzupassen. Dem gegenüber steht eine zunehmend herausfordernde kommunale Finanzaustattung. Professionelles Arbeiten wird daher zunehmend unausweichlich. Die Fachkompetenz war natürlich vorhanden. Was fehlte war die Methodenkompetenz, erzählt Oberbürgermeister Lützner. So planten die Spezialisten ihre Projekte wie sie es für richtig hielten mehr oder weniger professionell. Das machte das Controlling für uns natürlich sehr schwierig und zeitaufwändig. Dem wollte die Stadtverwaltung ein Ende setzen und machte sich auf die Suche nach einem Projektmanagement- Ansatz, der praktikabel und möglichst einfach zu mehr Professionalität in den Projekten verhalf. Ein wichtiges Kriterium war es auch, dass das Projektmanagement für die gesamte Vielfalt der Böblinger Projekte anwendbar ist immerhin hat die Stadtverwaltung Projekte zur Infrastruktur, zur Organisationsentwicklung, zur Gartengestaltung, zur Einführung neuer IT-Systeme und noch vieles mehr zu bewältigen. Wir wurden fündig, erklärt Tobias Alber, Leiter der Abteilung Organisation und Informationstechnik und federführend bei der Professionalisierung des Projektmanagements in der Stadtverwaltung Böblingen. k.i.s.s. ist ein pragmatischer Projektmanagement-Ansatz, der unseren Leuten alles mitgibt, was sie für ihre Projekte benötigen: anwendbare Methoden, einfach gestaltete Prozesse und ein unkompliziertes Tool zur Umsetzung, so Alber. k.i.s.s. Projektmanagement keep it short and simple k.i.s.s. entstand, weil der Aufwand klassischer Projektmanagement-Ansätze für kleine oder mittelgroße Projekte einfach zu hoch war, erklärt Christian Rinner, k.i.s.s. Experte bei pmcc consulting. Projektmanagement ist ja kein Selbstzweck, sondern soll nur so viel Aufwand bedeuten wie nötig, um Projekte steuerbar zu machen und zu einem positiven Abschluss zu bringen, so der Experte. Im Falle von k.i.s.s. sind das ein ausgewähltes Set an Methoden, einfach gestaltete Prozesse und ein kompatibles PM-Tool, das Projektleiter dabei unterstützt, ihre Projekte mit wenig Zeitaufwand zu planen und zu steuern.

4 Diese ersten Erfolge veranlassten die Stadtverwaltung weitere ausgesuchte Projektleiter aus den verschiedensten Bereichen nach k.i.s.s. zu schulen. Zuerst waren es ausgewählte Führungskräfte der Stadtverwaltung Böblingen, die das dreitägige k.i.s.s.-training besuchten und im Rahmen dessen erste reale Musterprojekte nach diesem Ansatz planten. Es war vor allem die Ganzheitlichkeit des Ansatzes, die uns überzeugte, erinnert sich Alber. Die Methoden konnten 1:1 mit dem Tool umgesetzt werden und die verfügbaren Hilfsmittel und Vorlagen ließen uns rasch und effizient arbeiten. Die Projektbeteiligten gaben ein durchaus positives Feedback: Inhalte wurden professioneller geplant, Ziele eher erreicht, Ressourcen effizienter eingesetzt und die unterschiedlichen Projekte mit wesentlich weniger Zeitaufwand koordiniert. Diese ersten Erfolge veranlassten die Stadtverwaltung weitere ausgesuchte Projektleiter aus den verschiedensten Bereichen nach k.i.s.s. zu schulen. Selbstverständlich waren nicht alle Projektleiter von Beginn an begeistert. Die Stadtverwaltung ging mit der Skepsis und dem Widerstand einzelner Beteiligten jedoch sehr professionell um. Derlei Reaktionen sind natürlich und müssen ernst genommen werden, erklärt Alber. Wir haben uns daher bemüht, alle Beteiligten von unserem Vorhaben umfassend und frühzeitig zu informieren, ihnen Gehör für ihre Ängste zu schenken und ihnen Zeit zur Anpassung zu gewähren. Mit Erfolg mittlerweile wurden bereits über 70 Projektleiter nach k.i.s.s. ausgebildetet und zahlreiche Projekte danach abgewickelt. Die Leute haben erkannt, dass k.i.s.s. ihnen helfen kann, ihre Projektziele zu erreichen und keinen Mehraufwand bedeutet, resümiert Alber. Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung worauf es ankommt! Akzeptanz auf Ebene der Führungskräfte! Nur wenn die Führungsebene hundertprozentig hinter dem Vorhaben einer Projektmanagement-Professionalisierung steht und den neuen Ansatz selbst lebt, kann Committment von allen Beteiligten erwartet werden.

5 Behutsamer Umgang mit Widerstand! Befürchtungen, Ängste oder Widerstände der Beteiligten müssen ernst genommen werden. Informieren Sie Beteiligte umfassend und früh zeitig und geben Sie Gerüchten keine Chance. Ganzheitlicher PM-Ansatz! Achten Sie bei der Auswahl Ihres PM- Ansatzes darauf, dass Sie diesen auch mit einem PM-Tool umsetzen können. Ein Tool allein verhilft Ihnen genauso wenig zu erfolgreicheren Projekten wie ein Set an Methoden, das zwar in der Theorie überzeugend klingt, sich allerdings nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand umsetzen lässt. Schaffen Sie ein klares Rollenverständnis! Sorgen Sie dafür, dass alle Projektbeteiligten (Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektteammitglieder) ihre Rechte und Pflichten kennen und entsprechend wahrnehmen. Starten Sie kein Projekt ohne einen schriftlichen Projektauftrag! Der Projektauftrag ist die Basis für eine fundierte und professionelle Projektmanagement-Planung und muss vom Projektleiter und Projektauftraggeber unterschrieben werden. Quellen * The Standish Group (2015): The Standish Group Report, Chaos, Standardisieren Sie Ihr Projektmanagement! Finden Sie einen passenden Projektmanagement-Ansatz, der für alle Ihre Projekte anwendbar ist. Nur so können Sie langfristig einen Überblick und eine professionelle Beauftragung und Zuteilung der Ressourcen sicherstellen. Statten Sie Ihre Projektleiter mit dem nötigen PM-Know-how aus! Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektleiter neben der nötigen fachlichen Kompetenz auch PM-Know-how mitbringen. Vergessen Sie auch nicht zu berücksichtigen, dass sowohl der Projektauftraggeber als auch der Projektleiter Kapazität für das Projekt haben müssen. Christian Rinner, MIP, zpm Partner, Senior Consultant M 0043/ 676/ E christian.rinner@pmcc-consulting.com Tobias Alber Stadtverwaltung Böblingen M 0049/7031/ E t.alber@boeblingen.de

6 K.I.S.S. PROJEKTMANAGEMENT Training Komprimierter Wissenserwerb: Kompakt wie der Ansatz ist das Training. In nur drei Tagen erlernen Projektleiter/innen und Führungskräfte in KMUs und in Unternehmensbereichen, die vorwiegend kleine und mittlere Projekte durchführen, ein abgestimmtes Set an PM-Methoden und PM- Prozessen und deren Transfer in das k.i.s.s. Tool. Tool Adäquate IT-Unterstützung: Das persönlich lizenzierte k.i.s.s. Tool, ein auf MS-Excel basierendes Projekthandbuch, rundet den Ansatz ab: Abgestimmt auf die k.i.s.s. Methoden und Prozesse vereinfacht es die operative Planung und Steuerung von Projekten und ermöglicht einen professionellen Überblick über den aktuellen Projektverlauf. Coaching Individuelle Unterstützung: Sie stehen vor einer besonderen Projektherausforderung und möchten auf Nummer sicher gehen? Unsere k.i.s.s. Coaches begleiten Sie auch nach dem Training bei der Planung, dem Controlling und der Koordination Ihrer k.i.s.s. Projekte. Portfoliomanagement k.i.s.s. project portfolio: Das zentrale Management-Informations-Tool für Ihr Projekteportfolio. k.i.s.s. project portfolio ermöglicht Ihnen einen Überblick über die gesamte Projektelandschaft, unterstützt Sie in allen Multiprojektmanagement- Prozessen und in der Steuerung des Projektportfolios. Buch Kompaktes Handbuch: Ob als punktuelles Nachschlagewerk oder zur ganzheitlichen Wissensvermittlung: Der Mix aus k.i.s.s. Methodenund Prozessbeschreibungen sowie Checklisten, Vorlagen und Hilfsmitteln sichern den unmittelbaren Praxiseinsatz.