Anleitung Projekt-Zeiterfassung

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1 Werkstrasse Diepoldsau Tel Fax Anleitung Projekt-Zeiterfassung Gültig: Ab Version 3.0 Consolidate: Version Datum: /MM M _M _M1600/ 1/36

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 es... 3 Start-Position... 4 User-Oberfläche... 5 User-Oberfläche... 5 Auswertungen...11 Administration...18 Designer...30 Arbeiten mit dem Designer...33 Tipps & Tricks...36 M _M _M1600/ 2/36

3 es Funktion Die Projekt-Zeiterfassung der Firma Dowar GmbH ermöglicht dem Anwender eine komfortable Erfassung und Auswertung von geleisteten Projekt-Stunden. Mithilfe einfachster Bedienung können Stunden erfasst, angepasst, bearbeitet ausgewertet sowie exportiert werden. Durch die enge Verknüpfung der Zeiterfassung mit dem Daten-Management-System Consolidate entfallen langwierige Konfigurationen der Rechte, Einarbeitung der Daten und andere, zeitintensive Einstellungen. Die Zeiterfassung ist ein Modul welches nur zusammen mit dem Hauptprogramm Consolidate funktioniert. Als Basis für diese Anleitung dient die Consolidate Version und die Zeiterfassung Version 3.0. Designer Der Designer ist ein Tool, mit welchem eigene Vorlagen erstellt und angepasst werden können. Der Nutzen und die Handhabung des Designers werden in den Kapiteln Designer sowie Arbeiten mit dem Designer genau erklärt. Kontakt Bei Fragen kontaktieren Sie uns: Dowar GmbH Werkstrasse Diepoldsau Tel: Fax: M _M _M1600/ 3/36

4 Start-Position Die Zeiterfassung erlaubt dem User die Grösse sowie die Form des Start- Fensters selbst zu bestimmen. Diese Werte werden pro Arbeitsplatz gespeichert und können mit wenigen Klicks jederzeit geändert werden. Aufruf Die Datei hat den Namen DPZStartPosition.exe und befindet sich im Ordner Dowar, welcher im Consolidate-Basisordner zu finden ist. Fenster 1. Auswahl, wie das Fenster beim Starten ausgerichtet sein soll. 2. Optische Vorschau, wie das Fenster aussehen wird. 3. Speichern der Auswahl. 4. Schliessen des Fensters. Auswahl-Möglichkeiten Die Auswahl (1) enthält vier mögliche Werte: Horizontal voll Horizontal klein Vertikal voll Vertikal klein Für Bildschirme mit niedriger Auflösung wird eines der beiden kleinen Fenster zu wählen. Diese Einstellung hat die Eigenschaft, dass nur die Symbole, jedoch keine Beschriftungen angezeigt werden. M _M _M1600/ 4/36

5 User-Oberfläche Einstiegsfenster Das Einstiegsfenster ist die visuelle Verbindung zwischen dem Consolidate und den Funktionen der Zeiterfassung. Der Aufruf des Fensters erfolgt durch C4 Zubehör Dowar Projekt Zeiterfassung. Die Form des Fensters kann durch das Programm DPZStartPosition verändert werden. Dieses Programm befindet sich im Ordner Dowar des Consolidate-Stammordners. 1. Verwaltungs-Optionen der Zeiterfassung. 2. Aufrufen der Erfassungs-Übersicht. 3. Aufrufen der Auswertungs-Optionen. 4. Aufrufen der allgemeinen Zeiterfassungs-Einstellungen. Das Aufrufen der Optionen benötigt Administrations-Rechte im Consolidate oder das Recht Personal-Verantwortlich in der Zeiterfassung. Datei-Menü 1. Aufrufen der Erfassungs-Übersicht. 2. Aufrufen der Auswertungs-Optionen. 3. Aufrufen der allgemeinen Zeiterfassungs-Einstellungen. 4. Aufrufen der persönlichen Bereichs innerhalb der Zeiterfassung. 5. Schliessen der Zeiterfassung. Consolidate wird dadurch nicht geschlossen. M _M _M1600/ 5/36

6 User-Oberfläche, Fortsetzung Persönlicher Bereich Der persönliche Bereich wird pro Consolidate-Login verwaltet und enthält die Aktivitäts-Arten, welche in der Schnellsuche nicht aufgelistet werden. Dies erhöht die Übersicht und den Komfort der Schnell-Erfassung. 1. Auflistung der bisher erfassten, Datensätze. 2. Hinzufügen einer neuen Aktivitätsart. 3. Entfernen einer schon erfassten Aktivitätsart. 4. Schliessen des Fensters. M _M _M1600/ 6/36

7 User-Oberfläche, Fortsetzung Tageseinträge In diesem Fenster werden die bisher erfassten Tageseinträge verwaltet. Das Fenster ist die Schnittstelle zu weiteren Eintrag-Funktionen. 1. Das Datum, zu welchem die Tageseinträge, welche erfasst werden zugeordnet werden. In der Liste (7) werden jeweils die an diesem Datum erfassten Einträge angezeigt. 2. Navigation zwischen den Datums. Das Datum ändert sich pro Klick um je einen Tag vorwärts bzw. rückwärts. 3. Anzeige der Gleitstunden, welche am jeweiligen Tag zur Verfügung stehen. 4. Anzeige der bezogenen Ferientage bis zum jeweiligen Tag. 5. Anzeige wieviele Ferientage noch zur Verfügung stehen sowie wieviele Ferientage insgesamt vorhanden sind. 6. Anzeige wieviel Zeit an diesem Tag bereits erfasst worden ist. 7. Auflistung der erfassten Tätigkeiten und Zeiten an diesem Tag. 8. Löschen eines bereits erfassten Datensatzes. Falls kein Datensatz ausgewählt worden ist, wird der oberste Datensatz gelöscht. 9. Erfassung eines Datensatzes mittels Schnell-Suchliste. 10. Erfassung eines Datensatzes über das Details-Fenster. 11. Schliessen des Fensters. M _M _M1600/ 7/36

8 User-Oberfläche, Fortsetzung Schnellerfassung Die Schnellerfassung erlaubt es dem User, durch den Tag geöffnete Aktivitäten und Termine in die Zeiterfassung einzutragen. 1. Auflistung aller Termine oder Aktivitäten, welche an diesem Tag für eine bestimmte Dauer geöffnet worden sind. 2. Liest den ausgewählten Datensatz in das Detail-Fenster (Erweiterte Erfassung) und öffnet dieses. 3. Speichern des ausgewählten Datensatzes in die Zeiterfassung. 4. Schliessen des Fensters. Anmerkung Mittels OK-Button können nur Einträge übernommen werden, welche einem erfasstes Projekt zugeordnet werden können. Sollte der Wunsch bestehen, Aktivitäten ohne Projekt in die Zeiterfasung zu importieren, muss dies über den Button Erweiterte Erfassung geschehen. M _M _M1600/ 8/36

9 User-Oberfläche, Fortsetzung Detail- Fenster In diesem Fenster sind alle Zusatz-Informationen, welche ein Datensatz enthalten kann, ersichtlich und können vom User geändert bzw. neu eingetragen werden. 1. Falls der Eintrag einer im Consolidate bestehenden Aktivität zugeordnet ist, wird die Aktivitäts-Nummer hier angezeigt. 2. Kurzbeschreibung des Eintrags. 3. Typ des Eintrags. 4. Je nach Typ, wird ein Projekt, eine Abwesenheit oder im Fall von Ferien keine Information erwartet. 5. Abfrage, ob der Eintrag verrechnet werden soll. 6. Eintrag, welche Arbeitsart verrichtet worden ist. 7. Darstellungstyp der Anzahl Stunden. 8. Aufgewendete Zeit der Arbeit. 9. Tagessoll, wieviele Stunden an diesem Tag erwartet werden. M _M _M1600/ 9/36

10 User-Oberfläche, Fortsetzung Detail- Fenster Fortsetzung 10. Zeigt das Tages-Soll an sowie wieviel Stunden noch einzutragen sind bis das Tages-Soll erreicht ist. 11. Kommentar zum Eintrag. 12. Zusatz-Informationen im Text-Format. (Diese müssen zuerst vom Administrator konfiguriert werden, um aktiv zu sein.) 13. Beschreibung des Zusatzfeldes. Ist ein Zusatzfeld nicht aktiv, lautet die Beschreibung automatisch N/A. 14. Zusatz-Suchlisten. (Diese müssen zuerst vom Administrator konfiguriert werden, um aktiv zu sein.) 15. Laden der Details des eingetragenen Datensatzes in dieser Suchliste. 16. Speichern des Datensatzes und Öffnen eines neuen, leeren Detail- Fensters. 17. Speichern des Datensatzes und Schliessen des Fensters. 18. Abbrechen = Schliessen ohne zu speichern M _M _M1600/ 10/36

11 Auswertungen Auswertungen In diesem Fenster werden die Standard-Auswertungen definiert und gedruckt. Pro Standard-Auswertung werden gewisse Informationen erwartet, welche vom User geliefert werden müssen. Dieses Formular die Schnittstelle zu den komplexen Auswertungen, dem Designer sowie der Vorlagen-Zuordnung. 1. Verwaltungs-Optionen der Auswertungen. Dies beinhaltet den externen Designer für Vorlagen sowie die komplexen Auswertungen. 2. Zuordnung der selber erstellten Vorlagen zu den einzelnen Auswertungen. 3. Auswahl der möglichen Auswertungen. 4. Datum, mit welchem die Auswertung errechnet wird. 5. Mitarbeiter, mit welchem die Auswertung errechnet wird. 6. Projekt, mit welchem die Auswertung errechnet wird. 7. Der Monat und das Jahr, für welchen die Auswertung errechnet wird. 8. Kostensatz, welcher je nach Einstellung in der Vorlage angezeigt werden soll. 9. Erstellen und Anzeigen der Auswertung in einem neuen Fenster. Anmerkung Die Felder (4) bis (8) erscheinen je nach Vorlage. Es ist nicht möglich, dass alle Felder gemeinsam erscheinen. M _M _M1600/ 11/36

12 Auswertungen, Fortsetzung Komplexe Auswertung Die komplexe Auswertung erlaubt des dem User mittels unterschiedlicher Kriterien eine sehr genau spezifizierte Liste von Datensätzen zu erstellen. Die so erstellte Liste kann in ein Excel-File exportiert werden 1. Zur Detail-Auswahl der Treffer-Liste. 2. Datensatz-Typ. 3. Parameter zum Datensatz-Typ. 4. Mitarbeiter, zu welchem der Datensatz zugeordnet ist. 5. Start-Datum der Auswahl. 6. End-Datum der Auswahl. 7. Verrechnungs-Art. 8. Arbeitsart. 9. Cusomsuchfelder; sind vom Administrator definierte Felder. 10. Starten der Suche. 11. Bereinigen der Suchparameter und der Trefferliste (löscht Trefferliste und Parameter). 12. Anzeige aller gefundenen Datensätze. 13. Exportieren der Datensätze in Excel. Grundsätzlich werden alle Datensätze in eine Excel-Liste exportiert. Sind nur einzelne Datensätze gewünscht, müssen diese markiert und somit ausgewählt werden. M _M _M1600/ 12/36

13 Auswertungen, Fortsetzung Felderliste Die Felderliste definiert, welche Felder in der Treffer-Liste der komplexen Auswertung angezeigt werden. Die Felder werden mit einem Klick auf die entsprechende Box aus- sowie abgewählt. 1. Auflistung aller Felder, welche in der Treffe-Liste angezeigt werden können. 2. Speichern der Auswahl und Schliessen des Fensters. 3. Schliessen des Fensters ohne zu speichern. 4. Anmerkung Die Listen-Auswahl wird in der Windows-Registry gespeichert und ist in der Datenbank nicht vorhanden. M _M _M1600/ 13/36

14 Auswertungen, Fortsetzung Vorlagen- Zuordnung In diesem Fenster wird der Pfad zu den selber erstellten Vorlagen definiert. Sollte sich in diesem Ordner Vorlagen (RPX-Dateien) befinden, können diese zu den einzelnen Reports zugeordnet werden. Falls keine Vorlagen zugeordnet werden, wird die Standard-Vorlage, welche die Zeiterfassung mitliefert, verwendet. 1. Definition des Pfads, in welchem die Vorlagen gespeichert sind. 2. Suche des Pfads über das Windows-Suchfenster. 3. Auswahl des jeweiligen Reporting-Typs. 4. Auswahl der Vorlagen. Pro Kosten-Typ wird eine Vorlage ausgewählt. 5. Speichern des Reporting-Typs und den dazugehörigen Vorlagen. 6. Schliessen des Fensters. M _M _M1600/ 14/36

15 Auswertungen, Fortsetzung Generierte Vorlage Der generierte Rapport erscheint als A4-Setei auf dem Bildschirm, sobald das Sammeln der Daten und die Erstellung abgeschlossen sind. In dem so geöffneten Fenster kann die Vorlage analysiert und entsprechend weiterverarbeitet werden. 1. Verwaltungs-Funktionen. 2. Export-Funktionen. 3. Word-Funktionen: a. Anzeige der Inhalte. b. Drucken des Rapports. c. Kopieren des Rapports. d. Wortsuche im Rapport. e. Anzeigefunktion: Eine Seite anzeigen. f. Anzeigefunktion: Darstellung mehrerer Seiten. g. Darstellungsperspektive vergrössern. h. Darstellungsperspektive verkleinern. M _M _M1600/ 15/36

16 Auswertungen, Fortsetzung Generierte Vorlage Fortsetzung i. Darstellungsperspektive in Prozent. j. Eine Seite zurückblättern. k. Eine Seite vorwärtsblättern. l. Aktuelle sowie Anzahl der im Rapport verfügbaren Seiten. m. Rückwärts navigieren. n. Vorwärts navigieren. 4. Horizontalte sowie vertikale Linealfunktionen. 5. Darstellung des Rapportinhalts. 6. Rapport im Rich Text Format (RTF) ins Consolidate exportieren. 7. Rapport im PDF-Format ins Consolidate exportieren. 8. Schliessen des Rapports. Datei-Menü 1. Starten des Druck-Assistenten. 2. Schliessen des Rapports. Export-Menü 1. Export des Rapports als PDF-Datei. 2. Export des Rapports als RTF-Datei. M _M _M1600/ 16/36

17 Auswertungen, Fortsetzung Vorlage exportieren Jede Vorlage kann als RTF- oder PDF-Datei direkt ins Consolidate exportiert werden. Das Auswahl-Fenster öffnet sich, sobald man im Rapportfenster die entsprechende Option ausgewählt hat. Die Aktivität des importierten Dokuments wird dem Benutzer, der den Import durchführt, zugeordnet. Die anderen Meta-Daten werden im Exportfenster definiert. 1. Betreff der Aktivität, in der das Dokument im Consolidate abgelegt wird. 2. Aktivitäts-Art, als welche die Dokument-Aktivität definiert wird. 3. Bestätigen der Angaben, Start des Imports und Schliessen des Fensters. 4. Schliessen des Fenster ohne den Import zu starten. M _M _M1600/ 17/36

18 Administration Globale Einstellungen In diesem Fenster werden die globalen Einstellungen definiert und ist die Schnittstelle zu den Abschlüssen, den Korrekturen sowie zu den Informationen und Konfigurationen der einzelnen User. 1. Pfad zu den User-Informationen sowie zum Schliessen des Fensters. 2. Verwaltungs-Optionen der Zeiterfassung. 3. Einstellungen des Tagessoll pro Wochentag. 4. Einstellungen der Tages-Sollstunden über alle Tage. 5. Einstellungen des Standard-Ferienguthabens. 6. Einstellungen, ab wann mit der Zeiterfassung gearbeitet wird. 7. Die Erfassungszeit, welche minimal eingetragen werden muss.wird ein kleinerer Wert als dieser genommen, wird automatisch die eingetragene minimale Erfassungszeit genommen. 8. Abfrage, ob nur Projektstunden erfasst werden. 9. Speichern der Daten und Schliessen des Fensters. 10. Abbrechen = Schliessen ohne zu speichern. Reine Projektstunden Erfassung Die Zeiterfassung bietet die Möglichkeit, nur Projektstunden zu erfassen. Dies bedeutet, dass Benutzer-relevante Informationen, wie Gleitstunden, Tages-Soll etc., nicht gespeichert und abgebildet werden. M _M _M1600/ 18/36

19 Administration, Fortsetzung Globale Einstellungen Fortsetzung Menü Datei 1. Aufruf des Fensters, in welchem Abfragen zu einem einzelnen User getätigt werden. 2. Schliessen der globalen Einstellungen. Menü Administration 1. Definition der Abwesenheitsarten. 2. Definition der Arbeitsarten. 3. Definition der Zusatzfelder. 4. Einstellungen, welche auf einen spezifischen User bezogen sind. 5. Abschluss eines Monats durchführen. 6. Abschluss eines Jahres durchführen. 7. Verändern eines Jahressaldos. 8. Korrigieren der Gleitstunden eines einzelnen Users. M _M _M1600/ 19/36

20 Administration, Fortsetzung Statistik In diesem Fenster können Informationen eines Users der letzten zwei sowie des aktuellen Jahres abgefragt werden. 1. Auswahl des Mitarbeiters, dessen Informationen angezeigt werden sollen. 2. Anzeige der Zeiterfassungsinformationen des aktuellen sowie der letzten zwei Jahren. 3. Aktualisieren der Informationen. 4. Schliessen des Fensters. M _M _M1600/ 20/36

21 Administration, Fortsetzung Abwesenheitsgründe In diesem Fenster werden die verschiedenen Abwesenheitsgründe verwaltet, die wiederum beim Erfassen von Arbeitsstunden ausgewählt werden können. 1. Auflistung aller bisher erfassten Abwesenheitsgründe. 2. Hinzufügen einer neuen Abwesenheitsart. 3. Löschen einer ausgewählten Abwesenheitsart. 4. Speichern der Daten und Schliessen des Fensters. 5. Abbrechen = Schliessen ohne zu Speichern. M _M _M1600/ 21/36

22 Administration, Fortsetzung Abwesenheitsart hinzufügen In diesem Fenster können neue Abwesenheitsarten definiert und hinzugefügt werden. 1. Bezeichnung der Abwesenheitsart. 2. Speichern der neuen Abwesenheit und Schliessen des Fensters. 3. Abbrechen = Schliessen des Fensters ohne zu speichern. M _M _M1600/ 22/36

23 Administration, Fortsetzung Arbeitsarten In diesem Fenster werden die verschiedenen Arbeitsarten erstellt, bearbeitet oder gelöscht. Sollten Arbeitsarten gelöscht werden, welche bereits im Einsatz sind, werden diese in den Tageseinträgen ebenfalls gelöscht. 1. Verwaltungs-Optionen der Arbeitsarten. Zu diesem Zeitpunkt befindet sich in diesem Menü ausschliesslich der Button, welcher das Fenster schliesst. 2. Funktionen, welche das Bearbeiten der Datensätze ermöglicht. Zur Zeit enthält dieses Menü die Funktionen Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen und "Abbrechen". 3. Auflistung aller bisher erfassten Arbeitsarten. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Datensatz wird das Detail- Fenster geöffnet und der Datensatz kann betrachtet und bearbeitet werden. 4. Hinzufügen eines neuen Datensatzes. 5. Löschen eines ausgewählten Datensatzes. 6. Speichern und Schliessen des Fensters. 7. Abbrechen = Schliessen ohne zu speichern. M _M _M1600/ 23/36

24 Administration, Fortsetzung Arbeitsart Details In diesem Fenster wird eine Arbeitsart neu erstellt oder eine bestehende Arbeitsart bearbeietet. 1. ID der Arbeitsart. Wird die Arbeitsart neu erstellt, wird noch kein Schlüssel angezeigt. 2. Bezeichnung der Arbeitsart. 3. Interner Kostensatz der Arbeitsart. 4. Abfrage, ob die Arbeitsart aktiv ist. 5. Speichern und Schliessen des Fensters. 6. Abbuch = Speichern ohne zu schliessen. M _M _M1600/ 24/36

25 Administration, Fortsetzung Zusatzfelder In diesem Fenster werden die Zusatzfelder (Textfelder und Suchfelder) deklariert: Die einen Zusatzfelder sind reine Textfelder und übernehmen den Text, welcher der User erfasst. Die Such-Felder, dienen dem User entweder aus einer Consolidate- oder selben definierten Suchliste einen Eintrag zu suchen. 1. Auflistung der Text-Zusatzfelder. Diese können mit einem Namen versehen werden, um die Übersicht zu erhöhen. 2. Abfrage, ob das betreffende Text-Zusatzfeld in-/aktiv gesetzt wird. 3. Auflistung der Such-Zusatzfelder. Diese können ebenfalls mit einem Namen versehen werden. 4. Abfrage, ob das betreffende Such-Zusatzfeld in-/aktiv gesetzt ist. 5. Speichern und Schliessen des Fensters. 6. Schliessen ohne zu speichern. M _M _M1600/ 25/36

26 Administration, Fortsetzung Zusatzfeld Definition In diesem Fenster werden die Listen definiert, welche bei den Such- Zusatzfeldern angezeigt werden. Diese Listen können selber ausgefüllt werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine Consolidate-Suchliste zu verwenden. 1. Anzeige aller Einträge, welche bei der eigenen Definition in der Such-Liste angezeigt werden. 2. Hinzufügen eines neuen Eintrags in die eigene Such-Liste. 3. Löschen des ausgewählten Eintrags aus der eigenen Such-Liste. 4. Abfrage, ob die Consolidate- oder die eigene Suchliste aktiv sein soll. 5. Auswahl der Consolidate-Suchliste. Diese ist nur auswählbar, wenn (4) aktiv gesetzt worden ist. 6. Speichern und Schliessen des Fensters. 7. Abbrechen = Schliessen ohne zu speichern. M _M _M1600/ 26/36

27 Administration, Fortsetzung User- Verwaltung In diesem Fenster werden Einstellungen für einen spezifischen User vorgenommen. Diese haben immer Vorrang über die allgemeinen Einstellungen. 1. Auswahl des Mitarbeiters, welchem die Einstellungen zugeordnet werden. 2. Laden der Einstellungen des ausgewählten Mitarbeiters. 3. Anzahl Soll-Stunden des Tages Montag. 4. Anzahl Soll-Stunden des Tages Dienstag. 5. Anzahl Soll-Stunden des Tages Mittwoch. 6. Anzahl Soll-Stunden des Tages Donnerstag. 7. Anzahl Soll-Stunden des Tages Freitag. 8. Anzahl Ferientage, welche dem User pro Jahr zur Verfügung stehen. 9. Kostensatz, mit welchem bei internen Kosten berechnet werden. 10. Kostensatz, mit welchem bei externen Kosten berechnet werden. 11. Das Eingabe-Format, mit welchem die geleisteten Stunden erfasst können. 12. Angabe, ab welchem Tag für diesen Mitarbeiter die Stunden berechnet werden. 13. Standard-Verrechnungsart. Diese kann Verrechnen oder Nicht verrechnen lauten. 14. Abfrage, ob der betreffende Mitarbeiter Personalverantwortlicher ist und somit das Recht hat die Konfiguration anzupassen. 15. Speichern und Schliessen des Fensters. 16. Schliessen ohne zu speichen. M _M _M1600/ 27/36

28 Administration, Fortsetzung In diesem Fenster kann ein Monat für einen bestimmten oder alle User (User) ge- und entsperrt werden. Gesperrte Monate können nicht mehr manipuliert werden, es ist also nicht mehr möglich, einen bestehenden Datensatz zu ändern oder zu löschen. Auch neue Datensätze können nicht mehr angelegt werden. 1. Abfrage, ob der Monat für ein oder alle User gesperrt werden soll. 2. Falls der Monat nur für einen User gesperrt werden soll, den entsprechenden User anwählen. 3. Abfrage, welcher Monat in welchem Jahr gesperrt werden soll. 4. Abfrage, ob der Monat ge- oder entsperrt worden soll. 5. Laden der Daten. 6. Speichern der Daten. 7. Abbrechen = Schliessen des Fensters ohne Speichern. Monatsabschluss Jahresabschluss In diesem Fenster kann ein Jahr für einen User abgeschlossen werden. 1. Abfrage, bei welchem Mitarbeiter das Jahr abgeschlossen werden soll. 2. Angabe, welches Jahr abgeschlossen werden soll. 3. Bestätigen der Angaben und Abschliessen des Jahres. 4. Schliessen des Fensters ohne Speichern. M _M _M1600/ 28/36

29 Administration, Fortsetzung Jahressaldo editieren In diesem Fenster können die Gleitstunden sowie die Ferientage eines einzelnen Users überprüft und gegebenenfalls geändert werden. 1. Abfrage, von welchem Mitarbeiter die Werte geladen und gegebenenfalls editiert werden sollen. 2. Laden der Daten des Users. 3. Eintrag des Jahres, für welches gerechnet wird. 4. Eintrag, der in dem Jahr zur Verfügung stehenden Überstunden. 5. Eintrag der zur Verfügung stehenden Ferientage, welche der User in dem Jahr zur Verfügung stehen. 6. Speichern der Daten. 7. Abbrechen = Schliessen des Fensters ohne Speichern. Gleistundenkorrektur In diesem Fenster können die Gleitstunden eines Users neu berechnet und, sofern Fehler bei der Ausrechnung vorhanden sind, diese korrigiert werden. 1. Abfrage, bei welchem Mitarbeiter die Gleitstunden berechnet werden sollen. 2. Auswahl, ab wann die Gleitstunden berechnet werden sollen. Dies bedeutet, dass die Gleitstunden vom angegebenen Datum bis zum Datum der Berechnung berechnet werden. 3. Starten der Berechnung und Korrektur. 4. Schliessen des Fensters. M _M _M1600/ 29/36

30 Designer Der Designer der Firma Dowar GmbH erlaubt es, eigene Vorlagen zu erstellen. Dies bedeutet, dass eine ganze Anzahl von Feldern selber vom User ausgewählt und platziert werden können. Der Designer enthält die Möglichkeit, verschiedene Abschnitte einzufügen, welche sich je nach Situation anders verhalten. Die einzelnen Vorlagen werden als RPX-Dateien in einen vom User ausgewählten Ordner gespeichert. Achtung: Das Programm benötigt alle Rechte auf diesem Ordner, um ein sauberes Lesen und Schreiben gewährleisten zu könnnen. Aufruf M _M _M1600/ 30/36

31 Designer, Fortsetzung Hauptfenster 1. Verwaltungs-Optionen des Designers. 2. Besondere Funktionen/Felder des Designers. 3. Auswahl der Standard-Felder, welche in den Designer eingefügt werden können. 4. Darstellung der eingefügten Felder in den entsprechenden Abschnitten. 5. Schliessen des Fensters. Menü Datei 1. Öffnen einer neuen, leeren Vorlage. 2. Öffnen einer bereits erstellten Vorlage. 3. Speichern der Datei. Wurde sie vorher schon gespeichert, wird der dort verwendete Pfad genommen. Wurde die Datei noch nie gespeichert, erfolgt automatisch "Speichern unter". 4. Auswahl, in welchen Pfad die Datei gespeichert werden soll. Durch Bestätigen des neuen Fensters wird die Datei dort gespeichert. 5. Schliessen des Designers. M _M _M1600/ 31/36

32 Designer, Fortsetzung Fortsetzung Menü Bearbeitem 1. Einfügen eines -Feldes. In diesem Feld kann jedes beliebige, kompatible -Element eingefügt und angezeigt werden. 2. Einfügen des -Feldes in die Kopfzeile. 3. Einfügen des Grafk-Feldes in die Fusszeile. 4. Einfügen eines Seitenumbruchs. 5. Einfügen eines Textblocks. Dieser wird als Text angezeigt und kann beliebig formatiert werden. 6. Einfügen einer horizontalen Linen. Diese kann belieliebig positioniert und formatiert werden. M _M _M1600/ 32/36

33 Arbeiten mit dem Designer Einfügen eines Standard-Feldes Feld einfügen 1. Ein beliebiges Feld mit der linken Maustage anwählen und angewählt lassen. 2. Das Feld in die gewünschte Position im Formular ziehen. 3. Maustaste loslassen. Feld bearbeiten 1. Links-Klick auf ein bereits eingefügtes Feld. 2. Feld den Wünschen entsprechend formatieren. Sobald ein Text-Feld angewählt worden ist, erscheint oberhalb der Formularumgebung eine Bearbeitungsliste. So lassen sich Felder beliebig formatieren. Sofern das bearbeitete Feld ein Vorlagenfeld ist, werden alle Daten, welche in das jeweilige Feld gefüllt werden, ebenfalls so formatiert. M _M _M1600/ 33/36

34 Arbeiten mit dem Designer, Fortsetzung Bild bearbeiten 1. Bild-Feld auswählen. 2. Mit den entsprechenden Eigenschaften das Bild in die gewünschte Form bringen. Das Bild-Feld ist beim Einfügen ein leeres Feld. Um ein Bild einzufügen, klicken Sie das Feld an und wählen Sie bei der Eigenschaft Picture den Pfad zum entsprechenden Bild aus. M _M _M1600/ 34/36

35 Arbeiten mit dem Designer, Fortsetzung Abschnitte Die Abschnitte im Designer können das Dokument genauer spezifieren, da sie nur nach bestimmten Mustern angezeigt werden. Dies ermöglicht es dem User, bestimmte Informationen nur an bestimmten Positionen anzeigen zu lassen und so die Übersichlichkeit der Dokumente zu erhöhen. ReportHeader Dieser Abschnitt wird nur am Anfang eines Reports angezeigt. Dieser Abschnitt ist ideal um wichtige Initial-Informationen mitzugeben. PageHeader Dieser Abschnitt wird bei jedem Seitenanfang angezeigt. GroupHeader Eine Gruppe wird erstellt, sobald das entsprechende Feld in diesem Bereich den Wert ändert. Dies bedeutet, dass z.b. pro Datum eine neue Gruppe angelegt wird, sofern ein Datums-Feld in diesem Bereich vorhanden ist. Detail Dieser Abschnitt wird pro Datensatz, der dem Report geliefert wird, angezeigt. Dieser Abschnitt wird verwendet um Datensatz-Relevante Metadaten listenförmig und komplett darstellen zu können. GroupFooter Der Groupfooter-Bereich funktioniert wie sein Header-Pendant. Die Gruppe wird jedoch erst nach den Details neu erstellt. PageFooter Dieser Abschnitt wird bei jedem Seitenende gezeigt. ReportFooter Dieser Abschnitt wird nur am Ende eines Reports angezeigt. In diesem Abschnitt sollten Schluss-Informationen wie Ersteller, Bemerkungen etc. eingefügt werden. M _M _M1600/ 35/36

36 Tipps & Tricks Teilzeit- Ferienerfassung Bei Personen, welche nur Teilzeit-Arbeit verrichten, kann die entsprechende Anzahl Ferientage konfiguriert werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Ferien effektiv eintragen Wenn eine Person, die 100% arbeitet, 20 Ferientage zur Verfügung hat, hat jemand, der nur 80% arbeitet, 16 Ferientage zur Verfügung. Dieser Wert kann direkt in der Zeiterfassung konfiguriert werden. Arbeitszeit verkürzen Sie können für den entsprechenden Mitarbeiter pro Tag nur den Bruchteil der Soll-Stunden erfassen. So erfassen Sie z.b. bei einem Mitarbeiter, der 80% arbeitet, bei einer 42 Stunden Woche nur 6.8 Stunden pro Tag. Wenn bei den Ferien-Einträgen dieses Tages-Soll verwendet wird, haben die Teilzeit-Personen ihre vollen 20 Tage. Minimale Erfassungs-zeit verwenden Die Zeiterfassung erlaubt dem Administrator, eine minimale Erfassungszeit zu konfigurieren. Dies bedeutet, dass, wenn eine Person weniger als diese Zeit erfasst, automatisch der konfigurierte Wert genommen wird. Diese Einstellung kann zur Standartisierung der Zeiten aber auch zur grösseren Übersicht bei den Auswertungen benutzt werden. Termine in die Zeiterfassung einpflegen Die Zeiterfassung erlaubt dem Benutzer, Termine, welche er an diesem Tag gar nicht als Aktivität geöffnet hat, in die Zeiterfassung einzupflegen. Im Schnellerfassungs-Button werden alle Termine angezeigt, welche der entsprechende Benutzer an diesem Tag im Consolidate hat. Diese werden genau wie die anderen Datensätze behandelt und können. Sofern sie einem Projekt zugeordnet sind, direkt erfasst oder über das Detais- Formular weiterverarbeitet werden. M _M _M1600/ 36/36

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