Fallstudie!I: Geschäftsprozessoptimierung (GPO), Controllingsystem und ERP-Softwareauswahl für ein Personennah- und Güterverkehrsunternehmen

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1 Fallstudie!I: Geschäftsprozessoptimierung (GPO), Controllingsystem und ERP-Softwareauswahl für ein Personennah- und Güterverkehrsunternehmen Nürnberg, Hamburg im Juni 2011

2 Ausgangssituation und Aufgabenstellung Aufgabenstellungen Drei Hauptziele wurden mit dem Projekt verfolgt: 1. Die Auswahl und Steuerung der Implementierung einer ERP-Software für einen Konzern aus der Nahverkehrs- und Logistikbranche (ÖPNV/SPNV/Logistik & Transport) 2. Die Durchführung einer unternehmensweiten Geschäftsprozessoptimierung (GPO) 3. Entwicklung der Grundstruktur eines konzernweiten Controllings mit einem unternehmens- und bereichsspezifischen Kennzahlensystem Rahmenbedingungen Der Konzern besteht aus sechs eigenständigen GmbHs, welche aufgrund rechtlicher Vorschriften die Leistungen Infrastruktur und Betrieb getrennt anbieten. Zudem ist der Konzern noch in verschiedenen Verkehrsverbünden integriert und arbeitet für mehrere Aufgabenträger. Dienstleistungen werden im ÖPNV/SPNV überwiegend regional und im Logistik-/ Transportbereich deutschlandweit sowie im angrenzenden europäischen Ausland durchgeführt. Im Rahmen von gesetzlichen Bestimmungen sind die Betreiber von Infrastruktur (Gleis) und Betrieb (Bahn) verpflichtet, diese beiden Bereiche als kaufmännisch eigenständige Organisationen abzubilden. Zusätzlich wurde im Projektverlauf ein weiteres Schienen-Transport-Unternehmen gekauft, welches bei der Geschäftsprozessoptimierung, der Entwicklung eines Controllingsystems und der Softwareauswahl zu berücksichtigen war. Software-Situation Zu Projektbeginn nutzte das Unternehmen keine einheitliche ERP-Software. Viele Aufgaben und Prozesse wurden in selbst erstellten Excel-Dateien abgebildet und mit hohem manuellen Aufwand arbeitsintensiv verknüpft. Die künftigen kaufmännischen Funktionen müssen die neuen gesellschaftsrechtlichen Strukturen abbilden. In dem Zusammenhang müssen u. a. aus der bisherigen Softwarelösung die buchhalterischen Alt-Daten übernommen und revisionssicher gespeichert werden. Aufgrund von Dokumentationspflichten im Bereich Bahn ist für eine vorhandene Software eine entsprechende Software- Schnittstelle zu garantieren, die den Datentransfer in das Finanz- und Controllingsystem rechtssicher gewährleisten.

3 Der Lösungsweg 1. Bildung eines Projektteams Um eine erfolgreiche Projektarbeit, hohe interne Akzeptanz und schnelle Umsetzung zu erzielen, wurde ein Projektteam gebildet. Jede Abteilung war durch mindestens einen Vertreter repräsentiert. Dieses Projektteam begleitete den gesamten Prozess. Spezifisch zusammengestellte Arbeitsgruppen widmeten sich der Lösung einzelner, abgegrenzter Fragestellungen. 2. Analyse und GPO Zunächst wurden in allen betroffenen Abteilungen Ist- und Bedarfsanalysen durchgeführt. Darauf aufbauend fand eine unternehmensweite GPO statt. Ziel war es anschließend, eine unternehmensweite ERP-Softwarelösung für die nun neu definierten Geschäftsprozesse zu finden. Dies hat den Vorteil, dass die neue Software bereits die optimierten Geschäftsprozesse mit ihren streng bedarfsorientiert definierten Abläufen unterstützt. 3. Lastenheft und Marktrecherche Als nächstes wurden die Software- Anforderungen zusammengefasst und in einem Lastenheft abgebildet. Parallel dazu wurde von uns eine Marktrecherche bei vergleichbaren Unternehmen durchgeführt. Sie hatte das Ziel, die dort verwendeten Softwarelösungen zu evaluieren, ggf. Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken der jeweiligen ERP-Softwarelösungen zu erfassen. Hier kristallisierten sich vier Software-Standardlösungen heraus. 4. Auswahlphase Aufbauend auf dem Lastenheft wurden mit Hilfe von Workshops Auswahlkriterien definiert. Anhand dieser wurden die vier Standardlösungen bewertet und im Anschluss die zwei besten ausgewählt. Im zweiten Schritt der Auswahlphase präsentierten dann die zwei ausgewählten Softwarehäuser nach einem intensiven Briefing durch uns ihre Lösungen. Aufgrund dieses Vorgehens konnte der Auftraggeber nun zwischen zwei komplett unterschiedlichen Softwarekonzepten entscheiden. 5. Implementation Im Rahmen der Implementation der neuen ERP-Software wurde Wert darauf gelegt, dass die Mitarbeiter/innen stark einbezogen wurden. Nur so ist es möglich, neben einer neuen Software auch neue Prozesse und Abläufe in einem kurzen Zeitraum einzuführen.

4 Weiterführende Literatur Hanschke, I.: Strategisches Management der IT-Landschaft, 2. überarbeitete Auflage, Hanser (2010) Jungebluth, V.: Das ERP-Pflichtenheft, 4. überarbeitete Auflage, mitp-verlag (2008) Sure, M.: Moderne Controlling-Instrumente, Vahlen (2009) Teich, I.; Kolbenschlag, W.; Reiners, W. : Der richtige Weg zur Softwareauswahl, Springer (2008) Tiemeyer, Ernst (Hrsg.): Handbuch IT-Projektmanagement, Carl Hanser Verlag (2010)

5 Kontakt Freese Marketing GmbH Büro Nürnberg Südwestpark Nürnberg Büro Hamburg Schöner Blick Hamburg Fon: Fax: Fon: Fax: Mobil Claas Freese: Mobil Dr. Christoph Freese:

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