Fragenkatalog. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling

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1 Fragenkatalog Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling Dieser Fragenkatalog wurde fachbegleitend für private Zwecke erstellt. Ich übernehme somit keine Gewähr für inhaltliche Fehler! Fachbereich Wirtschaft Technische Hochschule Mittelhessen c Yvonne Pfeifer (SS 2015)

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Was versteht man unter einem PPS-System, einem ERP-System und was ist eine Business-Suite? Was ist der Unterschied zwischen Modul, Komponente und Unterkomponente in der SAP-Terminologie? Was versteht man unter Modularität und Customizing? Warum sind diese Merkmale für eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware wie SAP R/3 oder SAP ERP besonders bedeutsam? Was versteht man unter Client-Server, welche Varianten dieser Architektur gibt es und welche Vorteile bringt eine solche Architektur mit sich? Welche Eigenschaften muss eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware aufweisen, um international einsetzbar zu sein? Welche Einführungsstrategien gibt es für ein ERP-System? Nennen Sie Vor- und Nachteile Nennen Sie mindestens ein Beispiel für Daten- und Prozessintegration Erläutern Sie die wichtigsten Kosten- und Nutzenelemente betriebswirtschaftlicher Standardsoftware Welche 2 Module in SAP ERP zeichnen sich durch die höchste Integration aus? 10 2 Rechnungswesen Beschreiben Sie die Bedeutung der Organisationselemente Mandant und Buchungskreis in SAP ERP sowie deren Stellung zueinander Welches sind Organisationselemente der Logistik in SAP? Bitte benennen und beschreiben Sie diese Nennen und beschreiben Sie die wesentlichen Organisationselemente des internen Rechnungswesens und deren Stellung zu Mandant und Buchungskreis Was versteht man unter Verkaufsorganisation und was unter Vertriebsweg? Was sind die wesentlichen Adressaten des internen und externen Rechnungswesens? Bitte erläutern Sie die Hintergründe Erläutern Sie die Aufgaben der Haupt- und der Nebenbuchhaltung Was versteht man unter Mitbuchtechnik Schildern Sie kurz die Aktivitäten beim Monatsabschluss Erläutern Sie kurz den vorläufigen und den endgültigen Jahresabschluss Aus welchen Segmenten besteht der Sachkontenstamm? Welche Vorteile sind mit dieser Segmentierung verbunden? Erläutern Sie, aus welchen Gründen ein international operierendes Unternehmen mehrere Kontenpläne führen muss

3 2.12 Erläutern Sie an einem Beispiel den Unterschied zwischen Konzernbilanz und Bilanzen der Tochtergesellschaften bei einem Unternehmen mit Konzernsitz in Deutschland und Tochtergesellschaften in Frankreich und England. Deutschland sei Hersteller der Produkte, Frankreich und England reine Vertriebsgesellschaften. Auch in Deutschland werden die Produkte verkauft Welche steuerlichen Problematiken können sich international operierende Unternehmen entgegensehen, wenn Vorprodukte z.b. von einer Produktionstochter in Tschechien im deutschen Stammwerk in Produkte für den deutschen Markt verbaut werden? Erläutern Sie das Prinzip der Mitbuchtechnik Was ist ein Abstimmkonto und warum sind die Abstimmkonten nicht manuell bebuchbar? Was ist ein Beleg und welche Belegarten unterscheidet SAP? Welche Festlegungen werden über den Buchungsschlüssel getroffen? Nennen Sie Beispiele für automatische Buchungen in SAP Für welche Organisationsebenen werden im Debitorenstamm Daten verwaltet? Beispiele Für welche Organisationsebenen werden im Kreditorenstamm Daten verwaltet? Beispiele Erläutern Sie kurz die Integration der Debitorenbuchhaltung mit anderen Modulen eines ERP-System! Erläutern Sie Steuerung und Ablauf des Mahnwesens in der Debitorenbuchhaltung! Welche Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung in der Debitorenbuchhaltung kennen Sie? Wofür werden Buchungs- und Belegdatum bei der Buchung von Kreditorenrechnungen benötigt? Welche Schritte sind bei der Regulierung von Kreditorenrechnungen notwendig? Erläutern Sie Steuerung und Ablauf des automatischen Zahlungsverkehrs in der Kreditorenbuchhaltung! Warum wird beim automatischen Zahllauf das Datum des nächsten Zahllaufs benötigt? Welche Vorteile sind mit dem automatischen Zahlungsverkehr verbunden? Erläutern Sie kurz die Integration von Einkauf und Finanzbuchhaltung! Was versteht man unter Bestellkopf und Bestellposition und welche Daten werden dort jeweils verwaltet? Erläutern Sie den Ablauf im Wareneingang! Erläutern Sie den Ablauf bei der Rechnungsprüfung Welche Funktion hat das WE-/RE-Verrechnungskonto? Beschreiben Sie kurz die einzelnen Schritte des Beschaffungsprozesses Controlling Geben Sie einen kurzen Überblick über die Funktionalitäten des SAP-Moduls CO Was sind Kostenrechnungskreise und wie hängen diese mit den Buchungskreisen zusammen? Benennen Sie alle Kosten, die in die Kostenträgerrechnung eingehen! Welchen Beitrag liefert das Modul SD zur Erlösrechnung? Machen Sie eine Skizze zum Zusammenhang zwischen Sachkonto und Kostenart 30 3

4 3.6 Beschreiben Sie den Unterschied zwischen echten und statistischen Innenaufträgen? Erläutern Sie den Begriff Leistungsart Fallstudie: Entwickeln Sie eine Kostenstellenstruktur für das in der Fallstudie beschriebene Unternehmen Entwickeln Sie weitere Beispiele für einen statistischen Innenauftrag Erläutern Sie anhand von Beispielen die Istkostenerfassung bei Einsatz eines ERP-Systems! Beschreiben Sie den wesentlichen Unterschied zwischen der Umlage und der Verteilung von Kosten Welche Möglichkeiten der Istkostenverrechnung bietet CO? Was versteht man unter Zyklus-Segment-Technik? Welche Aufgaben hat das Produktkostencontrolling und welche Fragen können damit beantwortet werden? Erläutern Sie den Unterschied zwischen der Produktkostenplanung und der Kostenträgerrechnung! Welche Stammdaten werden für das Produktkostencontrolling benötigt? Warum benötigt das Produktkostencontrolling Fertigungsaufträge? Erläutern Sie die Kategorien der Abweichungsanalyse bei Fertigungsaufträgen Beschreiben Sie die einzelnen administrativen Schritte eines Fertigungsauftrags. 35 4

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6 1 Einführung 1.1 Was versteht man unter einem PPS-System, einem ERP-System und was ist eine Business-Suite? Unter ERP (Enterprise Resource Planing) versteht man eine funktionsbereichs-übergreifende unternehmensweite Planung und Steuerung unternehmensinterner Ressourcen auf Basis einer integrierten Datenverwaltung. Hervorgegangen sind ERP-Systeme aus den sogenannten PPS-Systemen (PPS = Produktionsplanung und -steuerung), welche auf MRP I (Material Requirements Planing) und MRP II (Manufactoring Resource Planing) aufbauen. Unter MRP I versteht man eine rechnergestützte Materialbedarfsplanung und zeitliche Grobplanung ( 1965), welche mit MRP II ( 1970) um ein Modul der Kapazitätsplanung erweitert wurde. Ein PPS-System ist ein System, welches den Anwender bei Produktionsplanung und -steuerung unterstützt. Es übernimmt die komplette Datenverwaltung und verfolgt folgende Ziele: Realisierung kurzer Durchlaufzeiten Termineinhaltung Optimale Bestandshöhen Wirtschaftliche Nutzung der Betriebsmittel Heute werden PPS-Systeme im Rahmen von ERP-Paketen angeboten. Im Gegensatz zu ERP ( 1990) versteht man unter ERP II / APS (Advanced Planing and Scheduling, 2000) eine unternehmensübergreifende Planung und Steuerung der Supply Chain vom Lieferanten bis zum Kunden. Business Suiten sind erweiterte ERP-Systeme, welche hauptsächlich Business Intelligence Funktionen anbieten. Business Intelligence bezeichnet Verfahren und Prozesse zur systematischen Analyse (Sammlung, Auswertung und Darstellung) von Daten in elektronischer Form. Business Suiten bestehen neben dem SAP ERP System als Datenbasis und dem SAP Netweaver (einer Middleware von SAP, SW zur Speicherung, zum Transport oder zum Zugriff auf Informationen) als technischer Basis, aus weiteren Bestandteilen wie dem SAP CRM, SAP SRM, dem SAP PLM und dem SAP SCM. 6

7 1.2 Was ist der Unterschied zwischen Modul, Komponente und Unterkomponente in der SAP-Terminologie? Bei SAP bezeichnet man die Bausteine als Module, Komponenten und Teilkomponenten bzw. Unterkomponenten. Dabei werden als Modul komplette Anwendungsbereiche wie Controlling (CO = Controlling), Materialwirtschaft (MM = Materials Management) oder Finanzwesen (FI = Financial Accounting) verstanden. Innerhalb der Module gibt es dann Komponenten wie die Hauptbuchhaltung (FI-GL = FI General Ledger) oder die Kreditorenbuchhaltung (FI-AP = FI Accounts Payable). Innerhalb der Komponenten findet eine Unterteilung nach Unterkomponenten statt, z.b. Auswertungen der Hauptbuchhaltung (FI-GL-IS = FI-GL - Information System). 1.3 Was versteht man unter Modularität und Customizing? Warum sind diese Merkmale für eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware wie SAP R/3 oder SAP ERP besonders bedeutsam? Modularität bedeutet: ein ERP-System ist funktional in Module aufgeteilt, die auch unabhängig voneinander eingesetzt werden können. ( Baukastensystem). Modularität ist insbesondere bei Standard-SW aus 2 Gründen eine wichtige Eigenschaft: zum einen differieren die Bedürfnisse und Anforderungen der Anwender (nicht produzierende Unternehmen benötigen z.b. bestimmte Module nicht) oder verändern sich im Zeitablauf. Zum anderen ist ein Unternehmen in der Einführungsphase häufig organisatorisch überfordert, wenn alle Bereiche (Module) auf einmal eingeführt werden sollen. Ziel des Customizing ist die individuelle Einstellung eines Standard-ERP-Systems auf betriebsund kundenspezifische Belange ohne aufwendige Programmierung. Die Umsetzung erfolgt durch Eintragen einer Vielzahl von Parametern in vorgegebene Tabellen ( parametergesteuerte SW). Beispiele: Festlegen der Unternehmensstruktur (Mandant, Buchungskreis, Werk etc.) Festlegen der Grunddaten und Basiseinstellungen (Kontenrahmen, Währung, Zahlungsbedingungen, Mengeneinheiten,...) Festlegen von Verfahrensregeln (Mahnverfahren etc.) 1.4 Was versteht man unter Client-Server, welche Varianten dieser Architektur gibt es und welche Vorteile bringt eine solche Architektur mit sich? Client-Server-Architektur ist das Standardkonzept für über ein Netzwerk betriebene Standardsoftware (verteilte Anwendung). Der Server verhält sich passiv und wartet auf Anfragen der 7

8 Clients, um entsprechende Ergebnisse zurückzusenden, d.h. er stellt Funktionen und Daten als Dienste bereit. Der Client ist aktiv und nutzt die angebotenen Dienste, indem er Anfragen an den Server sendet. + Aufgaben, die eine hohe Rechnerleistung erfordern, können zur Entlastung der Clients von einem leistungsstarken Server übernommen werden. + Der Nutzer kann einen beliebigen Client nutzen, um die Dienste des Servers in Anspruch zu nehmen auf entsprechende Bedürfnisse zugeschnittene Rechnerwahl möglich. Möglich ist eine 3-stufige Client-Server-Architektur, d.h. separate Server für Datenhaltung (DB- Server) und für die Anwendungslogik (Applikationsserver); die Präsentation erfolgt auf dem Benutzer PC bzw. der Workstation. Datenhaltung und Applikation können auch von einem gemeinsamen Server erledigt werden (zweistufige Architektur). 1.5 Welche Eigenschaften muss eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware aufweisen, um international einsetzbar zu sein? Internationale Einsetzbarkeit ist eine Eigenschaft, die mit zunehmender Internationalisierung des Geschäftslebens immer mehr an Bedeutung gewinnt. Um ein ERP-System international einsetzen zu können, muss dieses extern und intern mehrsprachig sein. Unter externer Mehrsprachigkeit versteht man, dass alle Nachrichten (Brief, , Fax,...) an Geschäftspartner (ausländische Kunden und Lieferanten) in der entsprechenden Landessprache des Empfängers gefasst sind. Unter interner Mehrsprachigkeit (sprachliche Lokalisierung) wird dagegen verstanden, dass ein Anwendungsprogramm in den Punkten Bedienerführung, Listenüberschriften, Maskenbeschriftungen, Hilfe-Funktionen etc. mehrsprachig ist. Dies ist insbesondere wichtig für Unternehmen, die Tochtergesellschaften im Ausland haben und dort die gleiche SW wie im Inland einsetzen wollen. Ein weiterer Punkt ist die Berücksichtigung internationaler Normen und Gebräuche (inhaltliche Lokalisierung). Dies beinhaltet: Lokale Gesetzgebung (Kontenplan, Umsatzsteuer, Währung etc.) Lokale Geschäftsprozesse und -praktiken (Adressformate, DTA-Formate...) 1.6 Welche Einführungsstrategien gibt es für ein ERP-System? Nennen Sie Vor- und Nachteile. Kompletteinführung zu einem Stichtag Big-Bang-Strategie + keine Schnittstellen zum Altsystem notwendig - evtl. organisatorische Überforderung 8

9 Die Big-Bang-Strategie für einen Konzern wird i.d.r. zunächst für eine Einheit (Landesgesellschaft) umgesetzt und dann auf die anderen dezentralen Einheiten übertragen. Schrittweise Einführung einzelner Module bzw. Verlagerung von Prozessen in das neue System ( Sukzessiv-Strategie ) - Schnittstellen zum Altsystem notwendig + keine organisatorische Überforderung Bei der Sukzessiv-Strategie kann man abteilungsbezogen (Module) oder prozessbezogen (Prozesse) vorgehen. 1.7 Nennen Sie mindestens ein Beispiel für Daten- und Prozessintegration. Datenintegration: 1. Lieferantendaten werden durch den Einkauf angelegt. Der Kreditorenbuchhalter ergänzt diese (Anschrift etc.) um die für die Buchhaltung relevanten Informationen (Zahlungsbedingungen, Zahlwege etc.). Beide Bereiche greifen auf identische Daten (Adresse, Tel.Nr. etc.) zu. 2. Debitorenstammdaten werden vom Vertrieb und der Buchhaltung verwendet. Firmenname, Adresse etc. werden vom Vertrieb eingegeben. Die Buchhaltung ergänzt Abstimmkonto, Mahnverfahren etc. Prozessintegration: 1. Wareneingang im Lager der mengenmäßige Lagerbestand wird fortgeschrieben (MM), der Produktionsauftrag, der auf dieses Material wartete, wird ausgelöst (PP), der Wert des Bestandskontos in der Sachbuchhaltung wird erhöht (FI). Gleichzeitig erhöht sich der Wert auf dem WE-/RE-Verr.konto (FI). Die Informationen, d.h. der Wareneingang, müssen nur 1x erfasst werden und werden automatisch in allen Komponenten weiterverarbeitet. 2. Erhaltene Eingangsrechnung wird geprüft (MM) und automatisch in der Kreditorenbuchhaltung gebucht (FI). Somit entsteht ein OP auf dem Kreditorenkonto, das WE-/RE- Verr.konto wird ausgeglichen. 3. Ausgangsrechnung an den Kunden erzeugt die entsprechenden Buchungen im Hauptbuch / in der Debitorenbuchhaltung. 9

10 1.8 Erläutern Sie die wichtigsten Kosten- und Nutzenelemente betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Als Kostenelemente sind zu nennen: Software-Lizenzen Hardware / Middleware Schulung von IT-Abteilung / Anwendern Implementierung / Customizing Den Kosten stehen erhebliche Nutzenpotentiale gegenüber: Verbesserung der Geschäftsprozesse hinsichtlich Planung, Steuerung und Kontrolle / Qualität / Durchlaufzeiten Flexibilität Anpassung IT-Systeme Anpassung Geschäftsprozesse Gemeinsame und konsistente Datenbasis 1.9 Welche 2 Module in SAP ERP zeichnen sich durch die höchste Integration aus? FI und CO 10

11 2 Rechnungswesen 2.1 Beschreiben Sie die Bedeutung der Organisationselemente Mandant und Buchungskreis in SAP ERP sowie deren Stellung zueinander. Der Mandant ist ein juristisch und organisatorisch eigenständiger Teilnehmer am SAP ERP, der mandantenabhängige und -übergreifende Elemente zulässt. Er ist die höchste Hierarchieebene im SAP-System. Der Buchungskreis ist die kleinste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens, für die eine in sich abgeschlossene Bilanz und GuV erstellt werden kann. Pro Land ist mindestens ein separater Buchungskreis erforderlich, der Buchungskreis dient der Abbildung der Legaleinheit. Ein Mandant (z.b. Konzern) kann mehrere Buchungskreise (z.b. Tochterfirmen) umfassen (1:n-Beziehung). Weitere Organisationseinheit des ExRe: Geschäftsbereich: erlaubt die Abgrenzung nach verschiedenen Produkten oder Produktgruppen über mehrere Buchungskreise hinweg. 2.2 Welches sind Organisationselemente der Logistik in SAP? Bitte benennen und beschreiben Sie diese. Mandant, Buchungskreis, Werk, Lagerort, Einkaufsorganisation, Versandstelle Werk = org. Einheit, die ein Unternehmen aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition gliedert. In einem Werk werden Materialien gefertigt und Waren und Dienstleistungen bereitgestellt. Das Werk ist die wesentliche Ebene für die Produktionsplanung und -steuerung. Hier werden Stücklisten und Arbeitspläne gepflegt. Auch Materialdisposition und -bewertung finden auf Ebene des Werks statt. Z.B. Produktionsstätte, Außenstelle, Filiale. 11

12 Ein Buchungskreis kann ein oder mehrere Werke umfassen. Lagerort = org. Einheit, die eine Unterscheidung von Materialbeständen innerhalb eines Werks ermöglicht. Ein Werk kann mehrere Lagerorte umfassen. Einkaufsorganisation = org. Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Ein Werk kann einer oder mehreren Einkaufsorganisationen zugeordnet werden. Umgekehrt kann eine Einkaufsorganisation auch für mehrere Werke zuständig sein. Eine Einkäufergruppe ist für die interne Beschaffung eines Materials oder einer Klasse von Materialien zuständig. 2.3 Nennen und beschreiben Sie die wesentlichen Organisationselemente des internen Rechnungswesens und deren Stellung zu Mandant und Buchungskreis. Kostenrechnungskreis Ergebnisbereich Kostenrechnungskreis = zentrales Organisationselement der Kostenrechnung. Organisationseinheit für Gemeinkostenrechnung, Produktkostenrechnung und Profit-Center-Rechnung. Mehrere Buchungskreise können zu einem Kostenrechnungskreis zusammengefasst werden. Ein Kostenrechnungskreis umfasst ein oder mehrere Buchungskreise. Ergebnisbereich = alles umfassende Einheit der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO- PA). Ergebnisbereiche filtern das Gesamtergebnis nach speziell festgelegten Kriterien. Auch kostenrechnungskreisübergreifend, d.h. 1 oder mehrere Kostenrechnungskreise. Mandant kann einen oder mehrere Ergebnisbereiche haben. 2.4 Was versteht man unter Verkaufsorganisation und was unter Vertriebsweg? Verkaufsorganisation = org. Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke vertreibt und für die Preispolitik und -verhandlungen, Vertragsabwicklung, Kundenbetreuung, Absatzplanung etc. zuständig ist. Die Verkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle Verkaufsvorgänge verantwortlich. Der Vertrieb kann zentral oder dezentral organisiert werden. Eine Verkaufsorganisation kann für mehrere Werke zuständig sein, umgekehrt kann ein Werk mehreren Verkaufsorganisationen zugeordnet werden, d.h. die Materialien eines Werks können von mehreren Verkaufsorganisationen vertrieben werden (n:m). (Da ein Werk immer genau 12

13 einem Buchungskreis zugeordnet ist, wird so die Beziehung zwischen Buchungskreis und Verkaufsorganisation hergestellt) Vertriebsweg - mit Hilfe des Vertriebswegs können unterschiedliche Absatzwege unterschieden werden (z.b. Großhandel, Einzelhandel, Direktverkauf Internet). Die Festlegung unterschiedlicher Preise für Materialien je Vertriebsweg ist möglich. (Mit Hilfe von Sparten können Unternehmen Umsatz und Absatz produktgruppenbezogen trennen. Ebenfalls können pro Sparte kundenindividuelle Vereinbarungen (Preisfindung, Zahlungsbedingungen) getroffen werden.) 2.5 Was sind die wesentlichen Adressaten des internen und externen Rechnungswesens? Bitte erläutern Sie die Hintergründe Aufgabe des externen Rechnungswesens ist, die Geschäftsvorfälle zwischen dem Unternehmen und Externen (z.b. Kunden, Lieferanten, Kreditinstituten) zu erfassen. Zum Schutz der Interessenten ist das externe Rechnungswesen reglementiert, unterliegt gesetzlichen Vorschriften (HGB, AO) und muss die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) beachten. Informationsträger des externen Rechnungswesens bzw. des von der Finanzbuchhaltung erstellten Jahresabschlusses sind neben der Unternehmensführung, Eigen- und Fremdkapitalgeber (Gesellschafter, Banken) sowie das Finanzamt aufgrund der abzuführenden Steuern. Das interne Rechnungswesen (Kosten- und Leistungsrechnung) dient der Aufzeichnung und Auswertung innerbetrieblicher Geschäftsvorfälle und ist Informationsquelle für interne Entscheidungsträger, welche die Informationen nutzen, um das Betriebsgeschehen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. 2.6 Erläutern Sie die Aufgaben der Haupt- und der Nebenbuchhaltung. In der Finanzbuchhaltung unterscheidet man die Haupt- und die Nebenbuchhaltungen. In der Hauptbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle sachlich geordnet auf den Sachkonten (Bestands- und Erfolgskonten) gebucht. Durch Abschluss dieser Konten werden Bilanz und GuV erstellt. Zu den Nebenbuchhaltungen zählen die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die Lagerbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung sowie die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. In den Nebenbuchhaltungen werden die Geschäftsvorfälle buchungstechnisch mit einem hohen Detaillierungsgrad erfasst. Über die Mitbuchtechnik werden die Daten summarisch in die Hauptbuchhaltung übernommen. 13

14 2.7 Was versteht man unter Mitbuchtechnik Im Bereich Finanzbuchhaltung unterscheidet man die Hauptbuchhaltung und die sogenannten Nebenbuchhaltungen. In der Hauptbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle sachlich geordnet auf den sogenannten Sachkonten (Bestand- / Erfolgskonten) verbucht. Durch den Abschluss dieser Konten werden die Bilanz und die GuV-Rechnung erstellt. Im SAP-System werden die Buchungen in der Nebenbuchhaltung zeitgleich im Hauptbuch mitgebucht (Mitbuchtechnik). Im Hauptbuch werden für jede Nebenbuchhaltung Abstimmkonten geführt. Jede Rechnung bildet einen offenen Posten in der Nebenbuchhaltung, gleichzeitig erhöht sich die Summe auf dem Abstimmkonto beim Mitbuchprinzip. Durch das Mitbuchprinzip ist gewährleistet, dass Haupt- und Nebenbücher zu jedem Zeitpunkt den gleichen Stand aufweisen. Dies ist eine Voraussetzung dafür, dass jederzeit eine Bilanz und GuV-Rechnung erstellt werden kann. 2.8 Schildern Sie kurz die Aktivitäten beim Monatsabschluss. Für den Tagesabschluss ist im SAP-System kein buchhalterischer Abschluss erforderlich, das System stellt aber tagesbezogene Auswertungen zur Verfügung. Diese Berichte dokumentieren den im System erfassten Buchungsstoff eines Tages, z.b. Belegjournal, Belegänderungen, Buchungssummen, abgebrochene Verbuchungen. Beim Monatsabschluss sind vom Gesetzgeber zwingend vorgeschriebene und eher freiwillige Arbeiten zu unterscheiden. Erforderliche Tätigkeiten: Umsatzsteuervoranmeldung Meldung von Forderungen / Verbindlichkeiten nach der Außenwirtschaftsverordnung Zusammenfassende Meldung Mögliche freiwillige Abschlussarbeiten / unternehmensspezifische Tätigkeiten: Erstellung von Bilanz und GuV Pflege der Buchungsperioden Belegjournal als Grundbuch Saldenlisten der Debitoren, Kreditoren und Sachkonten. 14

15 2.9 Erläutern Sie kurz den vorläufigen und den endgültigen Jahresabschluss. Der Jahresabschluss gliedert sich in 2 zeitliche Abschnitte, den vorläufigen und den endgültigen Jahresabschluss. Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres (vorläufiger Jahresabschluss) werden die Buchungsperioden 1-12 des alten Geschäftsjahres geschlossen, die Saldovorträge werden erzeugt und die Perioden des alten Geschäftsjahres sowie die erste Periode des neuen Geschäftsjahres werden zum Buchen geöffnet. Ein neues Geschäftsjahr wird mit der ersten Buchung in das neue Geschäftsjahr eröffnet. Zu den Tätigkeiten des vorläufigen Jahresabschlusses gehören: Pflege der Buchungsperioden Saldovorträge erzeugen Saldenlisten für altes und neues GJ erzeugen und abstimmen. Eine spezielle Eröffnungsbilanz ist nicht erforderlich. Buchungen in das alte Geschäftsjahr werden in die Perioden gebucht und führen automatisch zur Korrektur des Saldovortrags. Damit muss das alte GJ nicht geschlossen werden und die Abschlussbuchungen müssen noch nicht durchgeführt worden sein, um das neue GJ zu eröffnen. Zum Abschluss des alten Geschäftsjahres (endgültiger Jahresabschluss) werden die Bilanz und GuV vorbereitet, das alte GJ gesperrt, die Bilanz und GuV erstellt, Grundbuch, Saldenlisten erstellt, Geschäftsvorfälle mit Hilfe der Kontenschreibung dokumentiert, Online nicht mehr benötigte Belege archiviert Aus welchen Segmenten besteht der Sachkontenstamm? Welche Vorteile sind mit dieser Segmentierung verbunden? Als Sachkonten werden die Konten der Hauptbuchhaltung (Bestands- / Erfolgskonten) bezeichnet. Ein systematisch gegliedertes Verzeichnis aller Sachkontenstammsätze ist der Kontenplan. Da ein Kontenplan von mehreren Buchungskreisen benutzt werden kann, sind die Sachkontenstammdaten auf einen Kontenplanbereich und einen buchungskreisspezifischen Bereich verteilt. Der kontenplanspezifische Teil ist für alle Buchungskreise gültig, denen dieser Kontenplan im Customizing zugewiesen ist. Er enthält Informationen wie die Sachkontonummer, -bezeichnung, -art (Bestand- / Erfolgskonto). Die Informationen im Kontenplan steuern u.a. das Anlegen der 15

16 Stammsätze in den Buchungskreisen. Der buchungskreisspezifische Bereich enthält Informationen, die von Buchungskreis zu Buchungskreis unterschiedlich sein können, z.b. die Kontowährung, die Steuerkategorie bei umsatzsteuerpflichtigen Konten, ob es sich um ein Abstimmkonto handelt oder ob auf diesem Konto Einzelposten verwaltet werden sollen. + Daten auf Kontenplanebene müssen nur einmal gepflegt werden (z.b. Umsatzsteuerkonto: Kontonr. identisch, aber durch Einstellung im buchungskreisspezifischen Teil des Sachkontenstamms können die Buchungskreise in der entsprechenden Landeswährung buchen ( Umsatzsteuerkonto in Euro, in Dollar,...) + Erleichterung der Konsolidierung der Buchungskreise 2.11 Erläutern Sie, aus welchen Gründen ein international operierendes Unternehmen mehrere Kontenpläne führen muss Ein international tätiges Unternehmen benötigt neben einem internationalen Kontenplan / Konzernkontenplan für die Konsolidierung Kontenpläne für die jeweiligen Buchungskreise. Jeder Buchungskreis muss genau einem operativen Kontenplan zugeordnet werden. Man unterscheidet zwei Alternativen: 1) Landesspezifische Kontenpläne können als operative Kontenpläne eingesetzt werden, die die landesspezifischen Vorschriften berücksichtigen (z.b. Einkaufskonto in Italien, Berücksichtigung der Quellensteuer in Frankreich,...). Jedes Konto des Landeskontenplans wird einem entsprechenden Konzernkonto zugeordnet. Controlling-Einstellungen müssen für jede Landesgesellschaft neu entwickelt werden. Problematisch ist bspw. der Vergleich der Produktionskosten. 2) Alternativ dazu kann der Konzernkontenplan in den Landesgesellschaften als operativer Kontenplan eingesetzt werden. Dies hat den Vorteil, dass alle Buchungen auf den Konzernkontenplan laufen ( internationaler Kontenplan für alle Buchungskreise). Für das landesspezifische Reporting werden Alternativkonten eingesetzt, die den rechtlichen Vorschriften genügen. 16

17 2.12 Erläutern Sie an einem Beispiel den Unterschied zwischen Konzernbilanz und Bilanzen der Tochtergesellschaften bei einem Unternehmen mit Konzernsitz in Deutschland und Tochtergesellschaften in Frankreich und England. Deutschland sei Hersteller der Produkte, Frankreich und England reine Vertriebsgesellschaften. Auch in Deutschland werden die Produkte verkauft. Die Bilanzen der Tochtergesellschaften beinhalten auch den Warenverkehr innerhalb des Konzerns, d.h. Einkäufe der Produkte aus Deutschland zum Weiterverkauf aus französischer / englischer Sicht bzw. Verkäufe aus deutscher Sicht an die französiche / englische Tochterfirma). In der Konzernbilanz sind diese Warenbewegungen innerhalb des Konzerns eliminiert Welche steuerlichen Problematiken können sich international operierende Unternehmen entgegensehen, wenn Vorprodukte z.b. von einer Produktionstochter in Tschechien im deutschen Stammwerk in Produkte für den deutschen Markt verbaut werden? Verrechnungspreise werden so tief angesetzt, dass in Tschechien fast keine Gewinne anfallen. Gewinne werden in das Land mit dem niedrigsten Steuersatz verlagert Erläutern Sie das Prinzip der Mitbuchtechnik siehe Frage Was ist ein Abstimmkonto und warum sind die Abstimmkonten nicht manuell bebuchbar? siehe Frage 2.7 Da das Abstimmkonto nicht manuell bebuchbar ist, ist eine Abstimmung zwischen Hauptund Nebenbuch jederzeit gewährleistet. In der Nebenbuchhaltung wird jedem Stammdatensatz das jeweilige Abstimmkonto zugewiesen. Insbesondere in der Kontokorrentbuchhaltung werden die einzelnen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten mit einem hohen Detaillierungsgrad auf den sogenannten Personenkonten geführt. Das Abstimmkonto enthält lediglich die Summen. 17

18 2.16 Was ist ein Beleg und welche Belegarten unterscheidet SAP? Ein Beleg dokumentiert einen Geschäftsvorfall und gehört somit zu den Bewegungsdaten. Die Belegart zählt zu den wesentlichen Angaben im Belegkopf. Sie ist zweistellig und wird auf Mandantenebene definiert. Die Belegart dient zur Differenzierung der unterschiedlichen Geschäftsvorfälle (AB=Allgemeiner Beleg, DR=Debitorenrechnung, DZ=Debitorenzahlung, KR, KZ,..) Steuerung der bebuchbaren Kontenarten im System Steuerung der Belegnummernvergabe durch Angabe von Nummernkreisen 2.17 Welche Festlegungen werden über den Buchungsschlüssel getroffen? Buchungsschlüssel werden auf Mandantenebene definiert und gelten somit für alle Buchungskreise. Der Buchungsschlüssel steuert das Erfassen und Bearbeiten der Belegposition. Er legt fest: Welche Kontenseite (Soll oder Haben) bebucht wird Welche Kontenart bebucht wird (z.b. Sachkonto, Debitor, Kreditor -> debitorische, kreditorische und Buchungsschlüssel für Sachkonten) Welche Felder in den Eingabemasken vorhanden sind Nennen Sie Beispiele für automatische Buchungen in SAP. Das System erzeugt bei bestimmten Vorgängen automatische Buchungen. Z.B. Ausgangs- und Vorsteuerbuchungen Buchung von Skontoaufwänden und -erträgen inkl. Steuerkorrektur Buchung von Kursdifferenzen Buchungen im Rahmen des automatischen Zahllaufs Saldovortragsbuchungen im Rahmen des Jahresabschlusses Jede automatische Buchung wird durch eine separate Belegposition ausgewiesen. Voraussetzung: Konten und Regeln müssen im Customizing definiert sein. 18

19 2.19 Für welche Organisationsebenen werden im Debitorenstamm Daten verwaltet? Beispiele. Man unterscheidet zwischen allgemeinen Daten (Anschrift, Sprache, Bankverbindung), die für alle Organisationsebenen gültig sind, Vertriebsbereichsdaten und Buchungskreisdaten. Die beim Anlegen des Kundenstammsatzes vergebene Kundennummer entspricht immer der Kontonummer des Kunden (Debitor) in der Buchhaltung, da in einem integrierten System der Kunde immer Debitor in der Finanzbuchhaltung ist. Die Debitorendaten des Vertriebs können getrennt für jeden Vertriebsbereich gepflegt werden. Zu den Daten des Vertriebs gehören z.b. Lieferkonditionen, Preislisten, sonstige Kundendaten. Die Debitorendaten für die Buchhaltung können getrennt für jeden Buchungskreis gepflegt werden. Die Buchungskreisdaten, gültig für den Buchungskreis, enthalten diejenigen Kundendaten, die nur die Finanzbuchhaltung benötigt, z.b. das Abstimmkonto, auf dem die Forderungen in der Hauptbuchhaltung gebucht werden, oder die für das Mahnwesen benötigten Daten (Mahnverfahren, Mahnsperre?,...) Für welche Organisationsebenen werden im Kreditorenstamm Daten verwaltet? Beispiele. Man unterscheidet zwischen allgemeinen Daten (z.b. Anschrift, Sprache, Bankverbindung), die für alle Organisationsebenen gültig sind, Lieferantendaten des Einkaufs und Buchungskreisdaten. Die beim Anlegen des Kreditorenstammsatzes vergebene Lieferantennummer entspricht immer der Kontonummer des Lieferanten (Kreditor) in der Buchhaltung, da in einem integrierten System der Lieferant immer Kreditor in der Finanzbuchhaltung ist. Der Einkauf greift auf die Lieferantenstammdaten hauptsächlich im Rahmen der Anfrage- und Bestellbearbeitung zu. Die hierfür benötigten Daten werden auf der Ebene der Einkaufsorganisation getrennt verwaltet. Bsp. Bestellwährung, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, ABC-Klasse. Der Bereich der Buchhaltungsdaten enthält diejenigen Lieferantendaten, die nur für die Finanzbuchhaltung benötigt werden, z.b. das Abstimmkonto, auf dem die Verbindlichkeiten in der Hauptbuchhaltung gebucht werden, oder Zahlungsverkehrsdaten. Die Buchhaltung benötigt den Stammsatz hauptsächlich zur Rechnungsbearbeitung und Zahlungsabwicklung Erläutern Sie kurz die Integration der Debitorenbuchhaltung mit anderen Modulen eines ERP-System! Berührungspunkte der Debitorenbuchhaltung gibt es mit dem Vertrieb, dem Controlling und dem Cash Management/Treasury. Die enge Verknüpfung zwischen Debitorenbuchhaltung und Vertrieb ist bereits im Rahmen der 19

20 Debitorenstammdaten ersichtlich. Der Debitorenstammsatz enthält neben allgemeinen Daten und Buchhaltungsdaten auch vertriebsspezifische Daten der einzelnen Kunden. Schon bei der Erfassung eines Kundenauftrags kann eine Prüfung der Kreditwürdigkeit des Kunden stattfinden, indem das System die noch nicht bezahlten Rechnungen des Kunden prüft und bei Überschreitung des Kreditlimits die Annahme des Auftrags verhindert werden kann. Gleichzeitig wird im Treasury und im Controlling der Auftragseingang als geplanter Zahlungseingang berücksichtigt. Führt ein im Vertriebsbereich angenommener Auftrag dann zur Auslieferung und anschließend zur Rechnung, werden die Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung (Debitoren/Hauptbuch) übernommen. Die Erfassung der Ausgangsrechnung entfällt. Der erzielte Umsatz wird an die Ergebnisrechnung des Controlling gemeldet und der als geplanter Zahlungseingang hinterlegte Umsatz im Treasury nun als Forderung geführt. Bei Begleichung der Rechnung vom Kunden kann mit Hilfe des Electronic Banking im Treasury die Bankgutschrift dem offenen Posten zugeordnet werden und die Zahlung sowohl auf dem Bankkonto als auch auf dem Abstimmkonto Forderungen automatisch verbucht werden Erläutern Sie Steuerung und Ablauf des Mahnwesens in der Debitorenbuchhaltung! Die globale Steuerung des Mahnprogramms wird über das sogenannte Mahnverfahren festgelegt. Die Mahnverfahren werden dazu im Customizing definiert. Hierbei werden Mahnrhythmus, Mahnstufen, Kulanztage Mindestbeträge, Mahntexte, Mahngebühren angegeben. Weitere Einflussmöglichkeiten hat der Anwender über den Stammsatz des Geschäftspartners (Debitorenstammsatz), über den offenen Posten und über die Parameter zum Mahnlauf. Mahndaten im Debitorenstamm (Korrespondenz-Sicht): Mahnverfahren, Mahnbereich Mahnsperre, Mahnstufe, Datum der letzten Mahnung (um den Mahnrhythmus zu gewährleisten) Mahndaten auf Belegebene: Zahlungsbedingung, Basisdatum (= Belegdatum = Rechnungsdatum) Mahnsperre, Mahnstufe, Datum letzte Mahnung, Mahnbereich Wichtig z.b. bei Änderungen (= Reklamation, Absprache mit Kunden...), da die Daten auf Belegebene die Mahndaten im Debitorenstamm übersteuern. Parameter für Mahnlauf: Festlegung Buchungskreise, Mahnbereiche und Debitoren 20

21 Stichtage für Belege Mahnlauf in 3 Schritten: 1. Mahnvorschlag erstellen: zunächst müssen die betreffenden Buchungskreise angegeben werden. Eine Einschränkung auf bestimmte Konten ist möglich. Beim Mahnlauf ermittelt das Mahnprogramm die Konten und Posten, die gemahnt werden müssen, die Mahnstufe und alle weiteren zum Mahnen notwendigen Angaben. Das Programm erstellt einen Mahnvorschlag. Dieser kann beliebig oft erstellt werden, da die Mahndaten im Posten und im Konto erst beim Drucken der Mahnbriefe fortgeschrieben werden. 2. Mahnvorschlag bearbeiten: der Mahnvorschlag, auch Mahnbestandsliste genannt, kann manuell nachbearbeitet werden, z.b. können Mahnstufen verändert/zurückgenommen werden. 3. Mahnbriefe drucken: die Mahnbriefe werden durch das Druckprogramm ausgegeben und die relevanten Mahndaten im Stammsatz des Geschäftspartners und in den Belegpositionen aktualisiert Welche Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung in der Debitorenbuchhaltung kennen Sie? Manuelle Buchung im Dialog (Dialogzahlungsausgleich) Zur manuellen Erfassung von Debitorenzahlungen ist eine spezielle Transaktion Zahlungseingang buchen vorgesehen. Dabei wird zunächst der Belegkopf erfasst. Dieser enthält u.a. das Buchungs- und Belegdatum sowie den Buchungskreis und die Belegart (hier: DZ). Danach wird die Belegposition eingegeben. Der Bereich Bankdaten enthält das Sachkonto des Kreditinstituts, auf dem die Zahlung erfolgte, sowie den Überweisungsbetrag. Zusatzkontierungen zu einem Geschäftsbereich oder Profit Center sind möglich. In der Maske Auswahl der offenen Posten wird die Kontonummer des Debitors eingegeben, sodass abschließend die offenen Posten bearbeitet werden können (offene Posten aktivieren / inaktiv setzen, Skontobeträge pflegen, einer Zahlung mehrere offene Posten zuordnen,...). Sind einer Zahlung ein oder mehrere OPs zugeordnet, sodass der Saldo aus Zahlungsbetrag und OP-Summe Null ergibt, kann die Buchung abgeschlossen werden. Bei der manuellen Verbuchung im Dialogzahlungsausgleich können Probleme auftreten, da in bestimmten Fällen die Zuordnung eines Zahlungsbetrags zu den offenen Posten nicht eindeutig ist. Gründe können sein: Rechenfehler bei der Addition verschiedener Rechnungen, Fehler bei der Ermittlung des Saldos / unberechtigter Saldoabzug, Kunde saldiert ohne Vermerke mit Gutschriften,...). Ca. 30% der Zahlungseingänge sind unvollständig / nicht formgerecht ausgefüllt. Weniger aufwendig / fehleranfällig ist der automatische Zahlungsverkehr im Debitorenbereich (Lastschriftverfahren). Wenn der Kunde am automatischen Lastschriftverfahren teilnimmt, wird das Bankkonto des Kunden direkt mit dem Rechnungsbetrag belastet. Der offene Posten ist damit ausgeglichen. 21

22 Voraussetzung ist die Angabe Lastschriftverfahren als Zahlweg und die Angabe der Bankverbindung im Debitorenstamm. In dem Fall werden für alle offenen Posten, die ein Fälligkeitsdatum aufweisen, das kleiner ist als das im Zahlungsprogramm angegebene, entsprechende Lastschriften erzeugt. Für mögliche Skonti werden automatische Buchungen vorgenommen, die offenen Posten werden automatisch gelöscht und die Forderungen vom Abstimmkonto Forderungen auf ein Verrechnungskonto für unterwegs befindliche Lastschriften (Merkposten, für den Fall, dass das Konto nicht gedeckt ist) umgebucht. Wenn die Gutschrift auf dem Bankauszug der Hausbank erscheint, wird der Eingang der Zahlung gebucht ( Bank an Verrechnungskonto ). Ablauf: Lastschriftvorschläge erstellen -> Lastschriftliste bearbeiten -> Lastschriften ausführen -> Dateitransfer DTA oder Belegdruck -> Kontoauszug-Abgleich. + keine zeitliche Abhängigkeit vom Kunden; Geld ist fristgerecht da (Liquiditätssicherung) + geringer manueller Aufwand (Mahnwesen fällt weg, keine manuellen Fehler) Beim Electronic Banking werden Kontoauszugsdaten mittels des Banking Communication Standard (BCS) von Banken elektronisch abgerufen. Für die Datenübermittlung von der Bank zum Kunden ist ein Übertragungsprogramm (z.b. Multicash) notwendig. Dieses holt von den Banken die gewünschten Daten (z.b. Kontoauszüge) und erzeugt aus den Bankdaten 2 Weiterverarbeitungsdateien (Umsatz.txt = Einzelposten, Auszug.txt = Kopfdaten des Kontoauszugs), die in das SAP-System eingelesen und automatisch verarbeitet werden können. Ein Report liest die Dateien in den sogenannten Bankdatenspeicher. Die Daten werden transformiert, d.h. angereichert mit SAP-Informationen wie Kontenplan, Buchungskreis, etc. und anschließend analysiert. Das System versucht die einzelnen Geschäftsvorfälle zu identifizieren und die für den Zahlungsausgleich relevanten Informationen aus dem Verwendungszweck zu gewinnen (über die Belegnummer wird die eingehende Zahlung dem OP zugeordnet). Verbuchung der Zahlung und Ausgleich des OP erfolgt automatisch. + 90% der Vorgänge können automatisch gebucht werden Wofür werden Buchungs- und Belegdatum bei der Buchung von Kreditorenrechnungen benötigt? Das Buchungsdatum steuert den Rechnungsbetrag in die entsprechende Periode; das Belegdatum, auch Basisdatum oder Rechnungsdatum, wird als Grundlage für die Fälligkeitsermittlung herangezogen Welche Schritte sind bei der Regulierung von Kreditorenrechnungen notwendig? 1. Offene Posten ermitteln 2. Festlegung der Zahlungsart (Scheck, Überweisung, Wechsel) 22

23 3. Aussuchen der Hausbank 4. Erstellen der Zahlungsträger (Scheck, Überweisung, Wechsel, Datenträger oder Datei für DFÜ) 5. Buchung durchführen 2.26 Erläutern Sie Steuerung und Ablauf des automatischen Zahlungsverkehrs in der Kreditorenbuchhaltung! Für den automatischen Zahlungsverkehr sind im Customizing einige grundsätzliche Einstellungen vorzunehmen. Da nicht jeder Buchungskreis seine Zahlungen selbst durchführt, ist für jeden Buchungskreis der zahlende Buchungskreis anzugeben. Zum zahlenden Buchungskreis wird weiterhin festgelegt, wie gezahlt werden soll; u.a. werden Mindestbeträge für die Zahlungen festgelegt. Des Weiteren gepflegt werden die relevanten Zahlwege (Scheck, Überweisung,...) pro Land und pro Buchungskreis. Die Hausbanken und die Reihenfolge der Inanspruchnahme der Hausbanken (abhängig von Zahlweg und Währung) wird definiert und in der Kontenfindung pro Bank, Konto-ID, Zahlweg und Währung die Kontonummern aus der Sachbuchhaltung hinterlegt, um die Korrektheit der Buchungen in der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten, die mit dem automatischen Zahlungslauf verbunden sind. Neben den Einstellungen im Customizing benötigt das automatische Zahlungsprogramm Zahldaten auf Kreditorenebene (evtl. Bankverbindung, Zahlweg, Zahlungsbedingung, möglicherweise gesetzte Zahlsperre) - diese Daten werden im Kreditorenstamm gepflegt - und Zahldaten auf Belegebene (Zahlungsbedingungen mit Fristen und Skontoprozentsätzen, Basisdatum für die Ermittlung der Skontofälligkeit und der Nettofälligkeit, Zahlweg, Zahlsperre). Letztere übersteuern die Angaben im Kreditorenstamm. Als Parameter für den nächsten Zahllauf sind Buchungskreise, Zahlwege, das Datum für den nächsten Zahllauf und die Kontonummern der Kreditoren, die am aktuellen Zahlungslauf teilnehmen sollen, einzutragen. Ablauf: Zahllauf in 3 Schritten: 1. Zahlvorschlag erstellen: nachdem die Parameter erfasst sind, wird der Zahllauf zu einem bestimmten Zeitpunkt eingeplant oder sofort gestartet. Der Zahllauf ermittelt die offenen Posten und stellt diese in einer Vorschlagsliste zusammen, welche direkt angezeigt und bearbeitet werden kann. 2. Durchführung des Zahllaufs und Buchung der Zahlungen: die offenen Posten werden gelöscht, Skontobuchungen und Vorsteuerkorrektur werden automatisch durchgeführt und der Betrag vom Abstimmkonto Verbindlichkeiten auf ein Konto für unterwegs befindliche Zahlungen umgebucht. 3. Erzeugen von Datenträgern und Ausdruck der Formulare, die für die Zahlungen notwendig sind. 23

24 2.27 Warum wird beim automatischen Zahllauf das Datum des nächsten Zahllaufs benötigt? Das Datum des nächsten Zahllaufs ist erforderlich, um zu bestimmen, ob ein offener Posten jetzt gezahlt werden soll oder ob beim nächsten Zahlungslauf noch maximaler Skontoabzug möglich ist Welche Vorteile sind mit dem automatischen Zahlungsverkehr verbunden? bessere Überwachung der Verbindlichkeiten automatischer Vorschlag des günstigsten Zahlungstermins (Berücksichtigung von Skontofristen, Berücksichtigung der Zahlungsziele) schnellere Abwicklung 2.29 Erläutern Sie kurz die Integration von Einkauf und Finanzbuchhaltung! Die Kreditorenbuchhaltung ist eng mit dem Einkaufssystem verzahnt: Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt und dienen auch der Kreditorenbeurteilung. Aus den operativen Vorgängen des Einkaufs werden die Buchungen in der Finanzbuchhaltung automatisch angestoßen. Einkauf und Finanzbuchhaltung besitzen gemeinsame Stammdaten; sie nutzen beide die allgemeinen Daten des Kreditorenstamms. Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Bestellung der Ware - nachdem der Einkauf eine Bestellanforderung (BANF) erhalten hat veranlasst dieser eine Bestellung - und endet mit dem Zahlvorgang (Buchhaltung). Schnittstellen beim Beschaffungsprozess ergeben sich beim Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung. Beim Wareneingang wird der zu erwartende Rechnungsnettobetrag auf das Bestandskonto gebucht (wertmäßige Zubuchung); die Gegenbuchung erfolgt auf dem WE/RE-Verr.konto. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang mit der Gegenbuchung auf das Kreditorenkonto ausgeglichen.... weiter Frage

25 2.30 Was versteht man unter Bestellkopf und Bestellposition und welche Daten werden dort jeweils verwaltet? Der Bestellkopf enthält Daten, die für die gesamte Bestellung gültig sind, z.b. Lieferanschrift, Bestellnummer, -datum, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Eine Bestellung kann mehrere Bestellpositionen enthalten. Pro Position wird die Materialnummer, -bezeichnung, die Bestellmenge, der Liefertermin, Preis und möglicher Positionsrabatt angegeben Erläutern Sie den Ablauf im Wareneingang! Zum einen geht es hier um die Abstimmung der eingegangen Lieferungen mit den entsprechenden Bestellungen hinsichtlich Gegenstand und Menge. Diese Daten sind in einem modernen, integrierten EDV-System im Dialog verfügbar. Zum anderen erfolgt hier aber auch die Buchung des Lagerzugangs sowie die Entlastung der Bestellung, d.h. die Aufhebung des geplanten Zugangs bzw. Reduzierung des Bestellbestands. Häufig werden die Wareneingänge zunächst auf ein sogenanntes Sperrlager gebucht, von dem sie nach erfolgter Qualitätsprüfung auf den oder die endgültigen Stellplätze umgebucht werden. Hier kann auch ein Qualitätskennzeichen - wichtig für die Lieferantenbewertung - vergeben werden. Als Beleg wird vom EDV-System für jede erfasste Wareneingangsposition ein Wareneingangsschein gedruckt. Über die eingegebene Bestellnummer findet das System den Bezug zur ursprünglichen Bestellung und stellt die Solldaten im Dialog vor. Bei evtl. Abweichungen ist zu entscheiden, ob bei Unterlieferung die Restmenge storniert wird oder als Rückstand im System erhalten bleibt.... weiter Frage Erläutern Sie den Ablauf bei der Rechnungsprüfung Die Rechnungsbearbeitung hat zum Ziel, eingehende Rechnungen zu erfassen und auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen, bevor die Zahlung erfolgt. Die Tätigkeit der Rechnungsprüfung umfasst die Erfassung von eingegangenen Rechnungen und Gutschriften, die eigentliche Prüfung von Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit, das Buchen der aus der Rechnung resultierenden Kontobewegungen sowie die Fortschreibung bestimmter Daten, z.b. offener Posten und Materialpreise. Die Rechnungsprüfung stellt damit die Verbindung zwischen der Materialwirtschaft und dem Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung) her. Bei einer Rechnung mit Bezug auf eine Bestellung muss der Rechnungsprüfer im SAP-System lediglich die Bestellnummer eingeben. Das System ermittelt den Kreditor mit Steuersatz, vereinbarten Zahlungsbedingungen, Mengen und Werten automatisch und schlägt diese vor. Wird die erfasste und geprüfte Eingangsrechnung gespeichert, wird das Wareneingangsverrechnungskonto ausgeglichen und die anfallende Vorsteuer gebucht. Weiterhin wird der Rechnungsbetrag auf das entsprechende Kreditorenkonto gebucht und dann bis zur Zahlung in der Kreditorenbuchhaltung als offener Posten geführt. 25

26 2.33 Welche Funktion hat das WE-/RE-Verrechnungskonto? Beim Wareneingang wird der zu erwartende Rechnungsnettobetrag auf das Bestandskonto gebucht (wertmäßige Zubuchung); die Gegenbuchung erfolgt auf das WE-/RE-Verrechnungskonto, einem Zwischenkonto zwischen Bestands- und Kreditorenkonto. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang mit der Gegenbuchung auf das Kreditorenkonto ausgeglichen. Beim WE- /RE-Verr.konto handelt es sich sozusagen um ein Rückstellungskonto, für den Fall, dass die Ware eingetroffen die Rechnung aber noch nicht verfügbar ist (auch im umgekehrten Fall). Handelt es sich beim Wareneingang um Material, das für den Verbrauch einer bestimmten Kostenstelle bestimmt ist, entfällt die Fortschreibung der Bestandsmengen. In diesem Fall wird auf ein Verbrauchskonto gebucht und die Kostenstelle entsprechend belastet Beschreiben Sie kurz die einzelnen Schritte des Beschaffungsprozesses. 1. Bedarfsermittlung 2. Ermittlung der Bezugsquelle 3. Lieferantenauswahl (Anfrage / Angebot) 4. Bestellabwicklung 5. Bestellüberwachung 6. Wareneingang und Bestandsführung 7. Rechnungsprüfung 8. Zahlungsabwicklung 1.) Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmen der Disposition, d.h. BANFen werden entweder manuell erfasst oder, falls durch die Materialbedarfsrechnung eine Unterdeckung festgestellt wird, automatisch generiert. 2.) Der Einkäufer kann, wenn verbindliche Angebote für die Bestellanforderung vorliegen, der BANF die gewünschte Bezugsquelle zuordnen. Anderenfalls müssen zunächst Anfragen an die in Frage kommenden Lieferanten für das zu beschaffende Material gerichtet werden. Die für die Anfrage benötigten Daten sind i.d.r. im Lieferantenstamm und im Materialstamm bzw. Einkaufsinfosatz vorhanden. 3.) Eingehende Angebote der Lieferanten werden im System erfasst und anschließend systemunterstützt der günstigste Lieferant ermittelt. Absageschreiben werden automatisch verschickt. 26