DV-Einsatz im Controlling: Aktueller Stand und künftige Entwicklungen

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1 DV-Einsatz im Controlling: Aktueller Stand und künftige Entwicklungen 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Prof. Dr. Carsten Wilken 16. März 2007

2 Prof. Dr. Carsten Wilken Geboren 16. Juni 1962 in Jever verheiratet - 2 Kinder (w Jg 95 - m Jg 97) wohnhaft in Leer / Ostfr seit 01/2000 Studium der Betriebswirtschaftslehre in Göttingen und Riverside (USA) Promotion in Göttingen PREUSSAG AG Zentralcontrolling, Vorstandsassistent Geschäftsführer PEINER Umformtechnik GmbH Leiter Controlling-Automobiltechnik BENTELER AG FH Oldenburg/Ostfriesland/Wilhelmshaven Schwerpunkt Finanzmanagement und Controlling Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 2

3 Controlling-Konzeptionen Quelle: Weber/Schäffer: Einführung in das Controlling Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 3

4 Funktionaler Controlling-Begriff Controlling ist die Funktion, durch Gestaltung und Koordination der Prozesse Planung und Zielbestimmung, Kontrolle und Analyse Berichtswesen und Information das Management bei seinen Führungsaufgaben zu beraten und zu unterstützen. Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 4

5 DV-Probleme im Controlling (I) DV-Einsatz im Controlling ist unverzichtbar Standard-Controlling-Systeme gibt es seit längerem Planung, Kontrolle und Berichtswesen sind gut standardisierbar Hohe Dynamik erfordert stetiges Anpassen der Pläne Unternehmen bemängeln geringe Effizienz der Planung Controlling-Literatur gibt es reichlich Verbreitung von CO-Software ist gering Excel ist dominierende Anwendung Planungen werden häufig immer wieder neu erstellt; Berichtswesen in Excel Starre Planungsrunden; Änderungsaufwand zu hoch Planungen werden meist zentral zusammengeführt; Planungshilfen werden kaum genutzt Selten Hinweise auf Standard- Controlling-Software Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 5

6 DV-Probleme im Controlling (II) Daten sind zu spät verfügbar Historische Daten gibt es nur für wenige Monate Es sind allenfalls Plandaten vorhanden; in der Regel keine Forecasts und Simulationen Keine Externen Daten Aufwendige Datenbereitstellung / -eingabe Fehlerhafte und inkonsistente Daten Keine benutzerorientierte Datenaufbereitung / fehlende Graphik Daten sind nicht beliebig aggregierbar Anwendung der Systeme ist kompliziert Ähnl. Fiedler: Einführung in das Controlling Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 6

7 Relevanz des Themas Neue Technologien eröffnen neue Möglichkeiten Erfolg der DV-Nutzung im Controlling ist nachweisbar => Höhere Effektivität Planung und Kontrolle werden automatisiert => Höhere Effizienz Verbreitung nimmt zu Markt ist unübersichtlich Produktvielfalt ist unüberschaubar Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 7

8 Controlling-Konzeptionen und Controlling-Software Spezial-CO- Systeme Standard-CO- Software Rechnungswesen; Kostenrechnung Quelle: Weber/Schäffer: Einführung in das Controlling Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 8

9 Controlling-Software: Klassifizierungsmerkmale Kundenindividualität Individualsoftware Standardsoftware Funktional Planung Kontrolle / Analyse Information Koordination Controlling- Themen Herkunft Autonome Systeme Module (ERP) Frontends Werkzeuge / Basis-SW Betriebwirt. Modelle Mit betriebswirtschaftlichen Modellen Ohne betriebswirtschaftliche Modelle Datenbank Ohne Datenbank Relationale Datenbank OLAP Hypertree Sonstige Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 9

10 Controlling-Software: Klassifizierungsmerkmale Kundenindividualität Individualsoftware Standardsoftware Funktional Planung Kontrolle / Analyse Information Koordination Controlling- Themen Herkunft Autonome Systeme Module (ERP) Frontends Werkzeuge / Basis-SW Betriebwirt. Modelle Mit betriebswirtschaftlichen Modellen Ohne betriebswirtschaftliche Modelle Datenbank Ohne Datenbank Relationale Datenbank OLAP Hypertree Sonstige Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 10

11 Leistungsumfang von DV-Controlling-Systemen (I) Vorhalten betriebswirtschaftlicher Strukturen / Integrierte Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung (Planungsplattformen: frei konfigurierbar) Abbilden mehrerer betriebswirtschaftlicher Dimensionen (Unternehmen, Geschäftsbereiche, Profit-Center, Produkte etc.) Mehrperiodige Datenhaltung; flexible Planungszeiträume Vorhalten verschiedener Plan-Ebenen (IST, PLAN, FORECAST (mehrere), SIMULATION(EN)) Schreibender Zugriff auf Datenbestände Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 11

12 Mehrdimensionale Datenhaltung: OLAP (I) OLAP = Online Analytical Processing Auswertungsmöglichkeiten: Slicing: Darstellen zweier (ausgewählter) Dimensionen in einer Tabelle Produkte Region Dicing / Ranging: Auswahl von Teilwürfeln Drill-Down: Verschiedene Aggregationsniveaus (Herunterbrechen) Kunde Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 12

13 Mehrdimensionale Datenhaltung: OLAP (II) Weitere Dimensionen: Produkte Kunde Region + Kennzahl Umsatz Deckungsbeitrag Ergebnis Planebene Plan Ist Forecast Zeitliche Ebene Lfd. Jahr Vorjahr. Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 13

14 Controlling-Systeme: Typische Architektur Management Unterstützende Systeme Externe Datenbanken MIS EIS DSS Data-Warehouse Vertrieb Personal Einkauf Rechn.- wesen Isolierte, unternehmensweite und integrierte Datenbasis Grundaufbau prinzipiell Zweckfrei Inhalt und Struktur ausgerichtet an Endnutzern / Management Enthält Daten aus mehreren (allen) Vorsystemen, einschließlich externer Datenquellen Trennung von Daten aus operativen Systemen Meist nur lesbare Daten Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 14

15 Leistungsumfang von DV-Controlling-Systemen (II) Methoden zur Planungsunterstützung Methoden zur Unterstützung von Simulationsrechnungen Hilfe bei Koordination des Planungsprozesses Methoden zur Abweichungsanalyse Automatisiertes Berichtswesen Komfortable und umfassende Darstellungsoptionen : Listen, Tabellen, Graphiken, Berichte Konsolidierungsfunktion Automatisierte Datenerfassung Kontenrahmen Vorkonfigurierte Schnittstellen XBRL-Standard Web-Fähigkeit Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 15

16 Controlling-Software: Vorteile und Grenzen + - Hohe Spezialisierung auf Controlling-Funktion Unabhängigkeit von anderen Anwendungssystemen (Meist) Geringe DV- Komplexität: Unabhängigkeit von der IT-Abteilung Kurze Einführungszeiten Kostengünstige Lösungen Customizing mitunter aufwendig Schnittstellenmanagement Redundanz (Gegenteil integrierter Informationsversorgung) Fehleranfälligkeit bei großer Integrationsreichweite Information Overload (abnehmende Entscheidungsqualität) Feature-Overkill (Handhabbarkeit nimmt ab) Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 16

17 Verbreitung von Controlling-Software (I) Überblick über die Datenverarbeitungsunterstützung im Controlling 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% ERP-Systeme Standard- Standard- Eigenentwicklung Sonstige Rechnungswesen- ReWe Controlling-Software CO-SW Datev Excel Sonst. Software Planung Kontrolle Analyse Berichte Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 17

18 Verbreitung von Controlling-Software (II) Einsatz von Standard-Controlling-Software 45,00% 40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% bis 1 Mio. Euro 1,1-4,9 Mio. Euro 5-9,9 Mio. Euro 10-24,9 Mio. Euro 25-49,9 Mio. Euro Mio. Euro > 100 Mio. Euro Jahresumsatz Planung Kontrolle Analyse Berichtswesen Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 18

19 Verbreitung von Controlling-Software: Anwendergruppen Umsatzgröße 1 5 Mio EUR Cluster / Beschreibung Controlling-Bedarf entwickelt sich Externe Lösung wird bevorzugt (Kosten und Know-How) Einsatz von DV- Tools Datev 5 25 Mio. EUR Mio EUR > 100 Mio EUR Controlling-Bedarf wird erkannt (Druck der Banken) Eigene Auswertungen für die finanzielle Steuerung Controlling-Bedarf wird gefühlt und erlebt Regelkreis aus Planung und Kontrolle entwickelt sich Controlling-Bedarf dominiert Transparenz nicht mehr beherrschbar Bedarf an Planung und Kontrolle wird erlebt Standard- Rechnungswesen- Software Standard- Controlling- Software ERP-Systeme + Excel oder Frontends Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 19

20 Bedeutung von Programmfunktionalitäten Wichtigkeit von Programm-Kernfunktionalitäten Wichtigkeit von... Web-Unterstützung Grafikunterstützung Berichtswesen Planungsinstrumente Koord. Planprozess Invest.-Planung Erstellung Planmodell Datenimport/-export Anwender/Anpassung 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% sehr wichtig wichtig weniger wichtig unwichtig nicht relevant Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 20

21 Controlling-Software: Trends und weitere Entwicklungen (I) Die Verbreitung von Standard-Controlling-Software nimmt zu und wird weiter steigen. Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 21

22 Controlling-Software: Trends und weitere Entwicklungen (II) Die Konsolidierung im Markt für Standard-Controlling-Software nimmt weiter zu. SAP und andere ERP-Anbieter werden die Potentiale stärker nutzen. Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 22

23 Controlling-Software: Trends und weitere Entwicklungen (III) Datenintegration und Datenschnittstellen verstärken den Trend zu integrierten Gesamtlösungen. Technologische Entwicklungen, Flexibilität und Kosten werden kleineren Anbietern von Spezialprodukten ihren Markt lassen. Das Schnittstellenmanagement wächst dort aber an Bedeutung. Wunsch nach Standardisierung und Spezialisierung: Rollenkonzepte als Kompromiss. Einsatz und Pflege der Instrumente durch Fachanwender möglich. Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 23

24 Controlling-Software: Trends und weitere Entwicklungen (IV) Anbindung an strategische Planung (Verändertes Rollenverständnis des Controlling) Einbindung IFRS / USGAAP Unterstützung der Koordinationsfunktion -> Workflow mit E-Anbindung Unterstützung bei Entscheidungsfindung -> Investitionsrechnungsmodule (Planungsintegration) Web-Integration / Mobile-Controlling Data-Mining Funktionalitäten Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 24

25 Controlling-Software: Trends und weitere Entwicklungen (V) Controlling Aufgabe Controlling --Software Planung Kontrolle Analyse Diagnose Therapie Rechnungs- Wesen / Kosten- Rechnung / ERP- Systeme / Excel EIS Executive Info- System WBS Wissens- Basierte Systeme Active Controlling Warehouses? Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 25

26 Fragen??? Softwareauswahl BARC-Institut Software-Portale Prof. Dr. C. Wilken 2. Trierer Forum Rechnungswesen und Controlling Folie 26