Kreditkarten erfolgreich in Unternehmen einführen Projektplanung und Kommunikation an einem Beispiel betrachtet

Transkript

1 Business Travel Show 2009 Fachvortrag Kreditkarten erfolgreich in Unternehmen einführen Projektplanung und Kommunikation an einem Beispiel betrachtet Andrea Zimmermann btm4u, Darmstadt Düsseldorf, 1. Oktober 2009

2 Heute im Fokus Bedarfsanalyse im Unternehmen Wie wird momentan gezahlt? Zielsetzung: Wunschliste Was brauchen wir und wozu? Auswahlverfahren: Die passende Kreditkartenlösung Implementierung: Darstellung der Vorteile von Mitarbeiterkreditkarten gegenüber Unternehmensleitung, Betriebsrat und Mitarbeitern Seite 2

3 Vorschuss DER teure Prozess Vorschüsse sind für Unternehmen totes Kapital. Aus dem Fenster geworfenes Geld. Es liegt auf dem Konto der Mitarbeiter wie im Sparstrumpf von Großmutter. Seite 3

4 Prozess = Vorschusszahlungen Vorschüsse... kommen in der Verbreitung vor den personenbezogenen Kreditkarten (Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse sowie AirPlus) sind kostenintensiv binden Kapital in beachtlicher Höhe bilden erfahrungsgemäß einen sehr hohen Anteil der Prozesskosten Auszahlung, Nachverfolgung, Wiedervereinnahmung, Anmahnung, Prüfung der Höhe etc. Reisekostenabrechnungen werden verzögert durch bestehende Vorschüsse Kosten werden nicht korrekt verbucht Seite 4

5 Vorschusspflicht laut BGB 699 Ein Vorschuss ist einem Reisenden auf Verlangen zu gewähren. Ein Reisender kann ohne Vorschuss die Ausführung verweigern. Eine Pflicht zur Vorlage der Kosten durch den Reisenden besteht nicht! Oh weh... Seite 5

6 Vorschusspflicht laut BGB ( 699)...Kein Anspruch auf Vorschuss besteht, wenn er vertraglich ausgeschlossen oder wenn vereinbart ist, daß der Beauftragte die Aufwendungen zunächst aus eigenen Mitteln zu bestreiten hat... Seite 6

7 Wo erreichen wir Effekte durch Kreditkarten Controlling MIS Information Kfm. Abwicklung Prozesse einer Reise Planung RK-Abrechnung Reisemittel- Beschaffung Reise Seite 7

8 Bedarfsanalyse - Ziele IST Vorschüsse für Reisen (Einzelvorschüsse) Nachverfolgung der Rückzahlung Vorschüsse für Außendienst (Dauervorschüsse) Prüfung der "passenden Höhe" SOLL keine Vorleistung der Mitarbeiter keine Lösung zu Lasten der Mitarbeiter Kreditkarte mit verlängertem Zahlungsziel ggf. Schließung einer internen Kasse (Reduzierung) Anpassung der Höhe bei veränderten Bedingungen keine Devisenbeschaffung (keine Kursverluste) Fazit: Wir schaffen die Vorschüsse ab und führen Mitarbeiterkreditkarten ein Rückgabe bei Verlassen des Unternehmens jährliche Bestätigung des Vorschusses (wichtig!) keine hohen Bargeldbeträge auf Reisen (Sicherheit) genaue Auswertung von Reisekosten möglich Zinsverlust im Unternehmen zusätzlich Versicherungsleistungen ("goodies") zusätzlicher Zinsverlust durch "Überzahlung" permanente Prüfung der Vorschüsse ggf. sogar Kassenzeiten bei Barauszahlungen Devisenverluste und Aufwand durch Devisenrückgaben Gefahr von Überfällen bei Barvorschüssen Verzögerte Reisekostenabrechnung durch Vorschuss Private Zusatz-/Partnerkarte kostenfrei (günstig) Auswertungen der Reisekosten möglich Datenübertragung in die Reisekostensoftware Gesamtkosten einer Reise "fassbar" Unterstützung der Budgetplanung ggf. weitere Services (Hotelprogramme, Lounges) Seite 8

9 Kreditkartenvarianten PrePaid Card Vorauszahlung aus dem Mobilfunk bekannt Debit Card Direkte Abbuchung vom Girokonto In Deutschland von der EC-Karte bekannt Charge Card Bei uns unter Kreditkarte bekannt Monatliche Abrechnung gegen das Girokonto In Deutschland die übliche Kartenvariante Credit Card Kann wir eine Charge Card genutzt werden, allerdings gewährt die ausstellende Bank auch die Möglichkeit der Rückzahlung in Raten (gegen Zinsen) Seite 9

10 Die Lösung Die Lösung Kreditkarten speziell: Mitarbeiter-KK Bestens mit Integration in eine Reisekostensoftware Wichtige Nebeneffekte Identifizierungsmerkmal für elektronische Tickets Garantie für Hotelbuchungen und Mietwagen insbesondere im Ausland erforderlich Zusätzliche Nebeneffekte Versicherungen Sonstige Serviceleistungen (z.b. Buchungsportale) Seite 10

11 Kreditkarten Reisestellenkarte Lodged Card Zahlung der zentral bestellten Reisemittel, meist Flug, teilweise auch Bahn, Mietwagen und Hotel Buchung als Sachmittelvorschuss Kostenzuordnung mittels Import in nachgelagerte Systeme (z.b. SAP) Mitarbeiter-Kreditkarten walk-in Cards Nutzerkreis, Antragsweg Genehmigung Welche Karte/Vertragsbedingungen Vorteile u.a.: Vorschussthema, MIS, Versicherungen Kosten entstehen bei dem Verursacher HAFTUNG: Mitarbeiter und/oder Firma Privatkonto Firmenkonto Tiefe Auswertungsmöglichkeiten und gute Datenqualität HAFTUNG: Firma Beliebt bei Unternehmen Kontendeckung Kein Missbrauchrisiko Schufa-Problem Schnelle RKA Zahlung Beliebt bei Reisenden Kontrollaufwand Missbrauch-Thematik Kein Schufa-Problem Hohe Bürokratie Seite 11

12 Auswahlverfahren Ein Projekt wie jedes andere!?!?! Implementierung ACHTUNG Betriebsrat! Gespräche mit Betroffenen Ist-Analyse Angebotsvergleich und Präsentationen Kommunikation Kommunikation Soll-Konzept Betroffene einbinden! Gespräche mit anderen Unternehmen Wunschliste Vorauswahl Anbieter Ausschreibung Seite 12

13 Kreditkarteneinführung Argumente und Fallstricke Wir müssen die Kosten senken Vorschüsse sind teuer Wir haben Zinsverlust durch Vorschüsse Unsere Prozesskosten sind viel zu hoch Aktivität des Unternehmens Beispiel: Vorschusspflicht laut BGB durch klare Reiserichtlinie entkräften (Achtung: Mitbestimmung Betriebsrat beachten) Achtung: Change Management Projekt Widerstände sind zu beachten und entkräften Seite 13

14 Kreditkarteneinführung Argumente bei der Einführung Datenabruf via Internet - Sicherheit für das Konto Zahlungsziel = keine finanzielle Belastung der Mitarbeiter Ggf. Erstattung der Reisekosten auf Kreditkartenkonto Zusatzbenefits zulassen (?) Private Zweitkarte anbieten Import in Reisekostensoftware Entlastung bei der Erfassung und Abrechnung Bestens, schnellere Zahlung der Reisekosten Fürsorge durch Versicherungen Auswertungen für bessere Verhandlungen und Services (Kostensenkung ohne Serviceverlust oder Serviceverlust in Grenzen halten) Seite 14

15 Ausschreibung einer Kreditkarte Anforderungsprofil zusammenstellen Schätzung der Umsätze der Karten vornehmen Suche nach weiteren Umsatzzahlen, z.b. Events Tanken Splittung der Kosten auf Reisestellenkarte (zentrale Zahlungsweise) und Mitarbeiterkreditkarte (dezentrale Zahlungsweise) prüfen Nebeneffekte Import in Reisekostensoftware Import in Buchhaltungssoftware (Reisestellenkarten) Elektronische Rechnungslegung Auswertungen (MIS) Achtung: Datenqualität ist stark Prozessorabhängig z.b. First Data International (ehem. GZS), Atos etc. Seite 15

16 Anbieterbefragung & Haftung Anbieterbefragung Details zu dem Unternehmen geben Möglichst viele geschlossene Fragen stellen Prüfung im Vorfeld ob eine Auswertungsgewichtung wichtig / notwendig ist Verschwiegenheitserklärung vorab versenden Haftungsunterschiede Firmenhaftung Mitarbeiterhaftung / Privathaftung Gesamtschuldnerischer Haftung Seite 16

17 Sonderthemen bei Privathaftung - Lösungsbeispiele Lösungsmöglichkeiten für Probleme über einen kurzen Zeitraum für eine teure, lange Reise: Überweisung eines Vorschusses auf das Privatkonto des MA Überweisung eines Vorschuss auf das Kreditkartenkonto des MA Erhöhung des Kreditlimits kann durch den Mitarbeiter beantragt werden Übernahme einer Teilhaftung durch den Arbeitgeber (zeitlich und betragsmäßig befristet) Lösung für grundsätzlichen (Bonitäts-)Probleme Eine Mindestsumme wird als Kreditlimit für alle Mitarbeiter an das Kreditkartenunternehmen gemeldet, wenn die SCHUFA des Mitarbeiters keine ausreichende Bonität ergibt tritt bis zu diesem Grenzbetrag der Arbeitgeber in die Haftung Für Personen mit ausländischem Wohnsitz/Konto tritt der Arbeitgeber in die Haftung (ohne inländischen Wohnsitz/Konto i.d.r. keine Kreditkarte möglich) Voraussetzung bei Haftungsübernahme durch den Arbeitgeber Ausschließlich geschäftliche Kosten dürfen über die Karte abgerechnet werden Seite 17

18 Anbieter am Markt (alphabetisch sortiert) AirPlus (Marktführer in Deutschland) American Express (Marktführer Weltweit) Barclays Citibank Corporate World (Vertrieb: Commerzbank und LBBW) Degussa (vormals: RBS => Banco Santander) Diners Postbank Seite 18

19 Kritische Faktoren Kommunikation geht unter Betriebsrat wird vergessen Vorgesetzte werden vergessen Vertragsgestaltung wird unterschätzt Eigene Ressourcen werden falsch eingeschätzt Gegner werden unterschätzt Mögliche (Neben-)Effekte werden nicht genutzt Zukunftsplanung mit anderen Fachabteilungen fehlt Häufig: Die Rechnung ohne den Wirt gemacht - die Reisenden nutzen die Karten nicht Seite 19

20 Projektplanung das A und O Projektbeteiligte (mindestens): Datenschutz (Auswertungstiefe) Betriebsrat (Auswertungstiefe, Nutzung, Wegfall Vorschüsse, Haftung) Personal (Vergabe nach Einführung) Finanzbereich (Verbuchung, Reisekostenintegration) Travel Management (Projektleitung und Steuerung Dienstleister) Seite 20

21 Interne Kommunikation Häufig sehr vernachlässigt Kein Erfolg ohne internes Marketing Seite 21

22 Kommunikationswege Schriftliche Kommunikation: Firmenzeitschrift Elektronisches Schwarzes Brett Gezielt gesteuerter -Verteiler Intranet (bestens mit TM-Portal) Beileger Gehaltsabrechnung Infobox auf der Mitarbeiterkreditkartenabrechnung Pop up Fenster im Intranet Seite 22

23 Kommunikationswege Aktive Gesprächssuche: Teilnahme an Meetings (Vertriebsschulungen) Durchführung von Lunch/Brunch & Meet Infoveranstaltung zum Projekt Projektstand Einholung von Wünschen und Erfahrungen Kommunikation nach oben : Wird häufig vernachlässigt Berichte (jährlich, quartalsweise) Weniger ist mehr Stimmungsbarometer verhindert überraschende Angriffe auf GF Seite 23

24 IHRE ANSPRECHPARTNER Elisa Pfeil Brigitte Wahlich VDR-Akademie c/o Verband Deutsches Reisemanagement e.v. VDR-Service GmbH VDR-Akademie Institut für Geschäftsreisemanagement Darmstädter Landstraße Frankfurt am Main Tel.: Fax: akademie@vdr-service.de Andrea Zimmermann btm4u Business Travel Management Heidelberger Landstr. 52a Darmstadt Tel.: Fax: andrea.zimmermann@btm4u.de Seite 24