Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Transkript

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 Teil 1 ( ): Projektplanung 1 SS

2 Agenda Organisatorisches Nachtrag: Arbeitstechniken (Vorlesung 2) Vortrag 2: Projektmanagement der Fußball-WM 2006 Projektplanung I Projektphasen Meilensteine Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete / Vorgänge Aufwandschätzung Ablaufplanung Terminplanung Berichte der PL der Teams 6 und 7 zur Aufgabe 2 Projektplanung I mit MS Project

3 Organisatorisches: Termine V V2 V3 Lösung Lösung Aufgabe Aufgabe 1 2 MS 1: Abnahme V4 Lösung Aufgabe 3 V5 Lösung Aufgabe 4 MS 2: Abnahme Prototyp V6 Lösung Aufgabe 5 V7 Abgabe Projekt- Doku Planung und Aufgaben- Verteilung Abschluss- Präsentation Projektdokumentation Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team V V x x x V V x x x V x x V V AP x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema 3

4 Organisatorisches: Feedback Zur Aufgabe 2 Insgesamt sehr gute Ideen und gute Ausarbeitungen Businessplan-Daten sind extrem wichtig ( Das richtige Projekt machen ) und bestimmen die Anforderungen an die Funktionalitäten und die technische Realisierung ( Die Umsetzung richtig machen ) Präferenzmatrix und Nutzwertanalyse fehlten z.t. in der 1. Fassung Projektberichte Sind z.t. noch unvollständig Bitte inhaltliche Vorgaben beachten! Ergänzungen bis zum

5 Organisatorisches: Abnahme der Projektplanungen am Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am im Video-Lab (A205; L3): 12:00 Team 1 12:15 Team 2 12:30 Team 3 12:45 Team 4 13:00 Team 5 13:15 Team 6 13:30 Team 7 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen zur Freigabe vorzulegen: Phasenplan Meilensteinplan Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder MS Project 2003 Auf den Clients im Windows-Lab (A201) installiert Gast-Account: projman; Passwort: pm_ss Tage-CD mit MS Project 2003 wird zur Verfügung gestellt 5

6 Arbeitstechniken Abschluss des Moduls vom (ab Folie 14) 6

7 Vortrag 2: PM der Fußball-WM 2006 Vorstellung des Projektmanagements der Fußball-WM 2006 Quelle: Oliver Steeger: Des Kaisers General machte die Weltmeisterschaft zum Projekterfolg. projektmanagement-aktuell 4/2006, Seite 3-9. Aufgabe Auswertung des Artikels Erstellung einer Präsentation Termin:

8 Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen: Planung Abschluß Initialisierung Durchführung Projekt- Ergebnis P r o j e k t P r o z e ß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes 8

9 Aufgaben in der Planungsphase? Workshopteil 9

10 Aufgaben in der Planungsphase? Workshopteil Aufgaben herausfinden Zeitplan erstellen Ablaufplan(wann wird was gemacht) Einplanung von Pufferzeiten Aufgaben koordinieren und verteilen Personen auf die Aufgaben verteilen Ressourcen Planung Budget/Kosten Planung 10

11 Projektplanungsphase: Überblick Zeitplan Nr. 1 S 21. Mai ' Mai ' Jun ' Ju S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D 2 3 Projekt auftrag Projektstrukturplan Ressourcenplan - Ziele -Termine -Kosten AP1 AP2 AP3 AP4 APn Arbeitspakete/Vorgänge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Aufwand, Dauer, Abhängigkeiten -Kosten Kostenplan Budgetansatz Mrz 03 Feb 04 Jan 04 Dez 03 Nov 03 Okt 03 Sep 03 Aug 03 Jul 03 Jun 03 Mai 03 Apr 03 Mrz 03 Feb 03 Jan 03 Dez 02 Nov 02 Okt 02 Sep 02 Aug 02 Jul 02 11

12 Methoden und Techniken der Projektplanung Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne (PSP) Objektorientierte Funktionsorientierte Ablauforientierte Gemischte Aufwandsschätzverfahren Expertenbefragungen Schätzmethoden für Softwareprojekte Terminplanungstechniken Terminlisten Balkendiagramme Netzplantechniken CPM (Critical Path Method) PERT (Program Evaluation and Review Technique) MPM (Metra Potential Method) Auslastungsdiagramme 12

13 Phasenplan Definition (DIN 69901): Eine Projektphase ist ein zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist. Die Trennung der Phasen erfolgt über Meilensteine Der Lenkungsausschuss trifft go - bzw. nogo - Entscheidungen zum Abschluss der wichtigsten Phasen Jedes Projekt hat die formalen Hauptphasen Projektinitialisierung Planung Durchführung Abschluss 13

14 Aus dem Projektziel werden wichtige Zwischenziele (Meilensteine) abgeleitet Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ergebnis Projektstart Meilenstein ziel Meilenstein ziel Meilenstein ziel Projektziel Termin Budget Termin Budget Termin Budget Termin Budget Meilensteinplan Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan 14

15 Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg Meilensteine sind wesentliche Projektzwischenergebnisse oder wichtige Zwischenprodukte des Projektes, die zu einem bestimmten (Meilenstein-)Termin mit definierten (Meilenstein-)Kosten vorliegen müssen. Auf der Grundlage der Meilensteinresultate werden (i.a. vom Lenkungsausschuss) die Entscheidungen über die Freigabe der folgenden Phase, Wiederholung von Phasen und Abbruch des Projektes getroffen Beispiel: Meilensteinname: Grobkonzept Meilensteinergebnis: Grobkonzept erstellt, qualitäts-gesichert und abgenommen Meilensteintermin: Meilensteinkosten (kumuliert): Meilensteine in MS Project: Vorgänge mit Dauer = 0 15

16 Beispiel: Meilensteinplan Projekt KOS Termin Name des Meilensteins Ergebnis des Meilensteins Kosten * Pilot-Rollout Konzept "Sonstige Optimierungen" Abschluss Rollout I Erfolgsmessung I Abschluss Gesamt-Rollout Projektabschluss Abschluss Pilot-Rollout (Zentrale); Gerätepool eingerichtet Konzept "Sonstige Optimierungen" abgeschlossen; MFG-Nutzungsanalyse erstellt Rollout I (Dir. A-G) abgeschlossen; Bedarf MFG für 2005 erhoben Maßnahmen "Sonstige Optimierungen" umgesetzt; Bestand um mind. 250 Geräte reduziert Rollout II (Dir. H-Z) abgeschlossen; Zukunfstkonzept erstellt Übergabe an die Linie durchgeführt; Maßnahmen zur Nachhaltigkeit von KOS getroffen * kumulierte Kosten 16

17 Graphische Darstellung (Beispiel): Phasenplan mit Meilensteinen e-business-strategie 07/00 08/00 09/00 10/00 11/00 12/00 Vorphase Marktanalyse e-business Strategie Portfolio (top down) Prozesse und Funktionen Controlling Informationstechnologie e-business Strategie Portfolio (bottom up & Anpassung) Definition Prototyp Finale Phase Prototyp* ) Abstimmung mit dem Lenkungsausschuß Abschlusspräsentati on e-business- Strategie Vorstellung Prototypen (Ende Dez.) Termin noch zu benennen * ) ergänzend zur Vorstudie 17

18 Projektstrukturplan (PSP): Strukturierte Tätigkeitscheckliste Aufgabe: Projekt in überschaubare und abgegrenzte Einheiten zerlegen PSP: Vollständige, hierarchisches Darstellung der Teile der Projekt-Aufbaustruktur als Diagramm oder Liste. Jedes darin enthaltene übergeordnete Element muss durch die ihm untergeordneten Elemente vollständig beschrieben werden. Ziele des PSP: Reduktion der Komplexität Schaffung von Transparenz Erkennung von Schwerpunktaufgaben, Zusammenhängen und Abhängigkeiten PSP ist die Grundlage für sämtliche nachgelagerten Planungen (Abläufe, Termine, Ressourcen, Kosten) und für die Steuerung der Projektdurchführung 18

19 Projektstrukturplan (PSP): Grundsätzliche Erstellungsmöglichkeiten Vorgehen Top down Stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe bis nur noch überschaubare Teilaufgaben vorliegen Motto: vom Groben zum Feinen Bottom up Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping) Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern) Ergänzung um fehlende Aufgaben 19

20 PSP: Muster Projekt Gesamtaufgabe Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Aufgabe 1.1 Aufgabe 1.2 Aufgabe 2.1 Aufgabe 2.2 Aufgabe 2.3 AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP AP (Arbeitspaket) (Arbeitspaket) oder oder Vorgang Vorgang (MS (MS Project Project 2003): 2003): nicht nicht mehr mehr zu zu unterteilende unterteilende Aufgabe Aufgabe 20

21 Praxisbeispiel: Projektstrukturplanung 21

22 PSP: Arten Objektorientierter PSP Funktions- bzw. tätigkeitsorientierter PSP Ablauf- bzw. phasenorientierter PSP Mischformen (in der Praxis üblich) Neuer Ansatz: Mehrdimensionale PSPs nebeneinander Unterteilung nach Produktkomponenten und Ort der Herstellung bzw. Entwicklung 22

23 Objektorientierter PSP Gliederungskriterium: Alle Objekte, Komponenten, Bauteile des erwarteten Produktes (Ergebnisses) Beispiele Bungalow Keller Erdgeschoss Dach Internet-Auftritt Anwenderverwaltung Informationen Funktionen 23

24 Funktionsorientierter PSP Gliederungskriterium: Alle Tätigkeiten/Funktionen/ Handlungen (z.b. Planen, Fertigen, Kontrollieren), die durchzuführen sind, um das Ergebnisziel zu ereichen Beispiele Haus Erdarbeiten Rohbaurarbeiten Innenausbauarbeiten Internet-Auftritt Planungsarbeiten Programmierung Marketingaktivitäten 24

25 Ablauforientierter PSP Gliederungskriterium: Die einzelnen Phasen/Abläufe/ Entwicklungsprozesse, um das erwartete Ergebnis zu erzielen (Orientierung am Projektablauf) Beispiele Haus Planung Ausführung Abnahme Internet-Auftritt Planung Realisierung Abnahme 25

26 Gemischtorientierter PSP: Kombination mehrerer Gliederungsprinzipien Gliederungskriterien: Objekte, Tätigkeiten und Phasen Häufigste PSP-Art; auf jeder horizontalen Strukturierungsebene grundsätzlich nur eine Logik verwenden! Beispiele Haus Planung Ausführung Entwurf Statik Rohbau Innenausbau Außenanlagen Internet-Auftritt Planung Realisierung IT-Plan Vermarktungsplan Anwenderverwaltung Funktionen... 26

27 PSP: Darstellungsformen Organigrammform Projekt- StrukturPlan 1. Planung 2. Durchführung 3. Abschluss AP 1.1 AP 1.2 AP 1.3 AP 2.1 AP 2.2 AP 2.3 AP 3.1 AP 3.2 AP 3.3 Listenform 1.0 Planung 1.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Durchführung 2.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Abschluss 3.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 9 27

28 Spannungsfeld Planungstiefe* So detailliert wie nötig, da Projektplanung... Komplexität reduziert Transparenz schafft Chancen und Risiken aufdeckt Unsicherheiten reduziert So einfach wie möglich, da Projektplanung... Zeit kostet Aufwändig ist Zunehmend komplizierter wird Die Planungselemente auch controllt werden müssen (zusätzlicher Aufwand) *) nach: G. Hab / R. Wagner, S

29 Regeln zur PSP-Erstellung Der Gebildete treibt die Genauigkeit nicht weiter, als es der Natur der Sache entspricht. Aristoteles PSP ( Mutter aller Projektplanungen ) mit hoher Sorgfalt erstellen Einbeziehung des Teams Mitarbeiter-Motivation wird gefördert Gemeinsames Verständnis wird entwickelt Einheitliche Terminologie ist gesichert Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird Mehrere Ansätze prüfen Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen Komplexe Aufgaben sind stärker zu untergliedern als einfachere 29

30 Standard-PSPs In Unternehmen, in denen häufig ähnliche Projekte durchgeführt werden, empfiehlt es sich Standard-PSPs einzusetzen Vorteil von Standard-PSPs für bestimmte Projektklassen Verringerter Planungsaufwand: Es ist nur noch ein Anpassen an den jeweiligen Einzellfall erforderlich (Streichen/Hinzufügen von Teilaufgaben/APs) Schnellere Planung möglich Professionalität und Vollständigkeit der Planung: Erfahrung vorausgegangener Projekte wird genutzt Einheitlichkeit der Projektplanung gesichert; geringe Probleme bei Personalwechsel Einsatzbereiche: Bau, Anlagenbau, Kraftwerke u.ä. 30

31 Standard-PSP für Softwareprojekte* Software PSP Konzeptentwicklung Programmierung Qualitätssicherung Implementierung Dokumentation Projektmanagement Lasten-/ Pflichtenheft Modul Datei Testplanung Arbeitsorganisation Systembeschreibung Projektorganisation Systementwurf Modul Berichte System-/ Akzeptanztest Mitarbeiterschulung Testberichte Projektplanung Reviews Hardwarebeschaffung Benutzerhandbücher Projektsteuerung Systemintegration Installation Abnahme Konfigurationsmanagement *) Quelle: ProjektManager, S

32 Projektmanagement im PSP Auch die erforderlichen Projektmanagement- Aktivitäten sind im PSP einzuplanen, z.b. Projektorganisation Projektkommunikation Projektkontrolle und steuerung PM-Arbeitspakete sind teilweise phasenübergreifend 32

33 Arbeitspakete: Die Mikromeilensteine des Projektleiters Kleinste Einheiten des PSP Umfang kann sehr unterschiedlich sein Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma Kriterien für Arbeitspakete Eindeutige Verantwortlichkeit Konkretes Ergebnis Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten) Keine Überschneidung mit anderen Paketen Klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Paketen Für jedes Arbeitspaket ist eine AP-Beschreibung zu erstellen 33

34 Gute Planung ist die halbe Projektarbeit 34

35 Arbeitspaket-Formular Projekt-Nr.: Projektname: AP-Nr.: AP-Name: Erwartete Ergebnisse: Projektleiter: AP-Verantwortlicher: Voraussetzungen: Beteiligte: Aufwand (in h) Name 1: Name 2: Name 3: Gesamt: xx h AP-Start (Datum): Unterschrift : (Projektleiter) Kosten (in ): Personalkosten : Sonstige Kosten: Gesamt: xx AP-Ende (Datum): Unterschrift: (AP-Verantwortlicher) 35

36 Regeln zur AP-Erstellung Für jedes AP darf es nur einen AP-Verantwortlichen geben Bei einer phasenorientierten Planung muss ein AP innerhalb einer Phase liegen (Ausnahme: phasenübergreifende Aufgaben wie Kostencontrolling) Start Phase 1 MS 1 Phase 2 MS 2 AP 1.1 AP 1.2 AP 1.3 AP 2.1 AP 2.2 Umfang der APs so planen, dass sinnvolle Terminund Kostenüberwachung möglich sind 36

37 Aufwandsschätzung: Methoden (1) Expertenbefragungen Einzelschätzung Mehrfachbefragung Delphi-Methode Schätzklausur 37

38 Aufwandsschätzung: Methoden (2) Schätzmethoden für Softwareprojekte Algorithmische Methoden Parametrische Schätzmethoden Faktoren- und Gewichtungsmethoden Vergleichsmethoden (Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten) Analogiemethoden Relationsmethoden Kennzahlenmethoden (Basis: projektspezifische Kennzahlen von abgeschlossenen Projekten) Prozentsatzmethoden Multiplikatormethoden Produktivitätsmethoden 38

39 Fehler bei der Aufwandsschätzung Aufwände werden zu optimistisch, d.h. zu niedrig geschätzt Aufwände für Projektmanagement, Sitzungen, Reporting, Berichtserstellungen, Abstimmungen u.ä. werden in der Planung vernachlässigt Verantwortliche Mitarbeiter werden bei der Aufwandschätzung nicht eingebunden 39

40 Tipps zur Aufwandsschätzung Annahmen und Abhängigkeiten (z.b. von Auftraggeberleistungen) dokumentieren Nicht zu knapp kalkulieren; stiller Puffer für Unvorhersehbares Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzungsprozess Motivation Niemals herunterhandeln lassen! Nachbetrachtung am Projektende ( lessons learned ): Abweichungen Ursachenforschung bessere zukünftige Schätzungen 40

41 Ablauf- und Terminplanung Ziel: Die Elemente des PSPs werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische Abhängigkeiten) Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu Sammelvorgängen zusammengefasst Festlegung von Meilensteinen (Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse) Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängigkeiten: Terminlisten, Balkenpläne, Netzpläne 41

42 Vorgangsbeziehungen (1) Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA) Der nächste Vorgang kann erst dann begonnen werden, wenn der vorherige abgeschlossen ist Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Design Codierung Anfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) Beide Vorgänge müssen gleichzeitig gestartet werden Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Testlauf Ergebnisse dokumentieren 42

43 Vorgangsbeziehungen (2) Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE) Beide Vorgänge müssen gleichzeitig beendet werden Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Locking Datenbankänderungen Sprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE) Der 2. Vorgang darf erst dann beendet werden, sobald der erste begonnen wurde Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Neue Anwendung Alte Anwendung 43

44 Vorgangsbeziehungen (3) Vorgangsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann:... + Zeit... + % Beispiel: Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul V1 V2 EA+1M V3 EA-1M 44

45 Terminberechnung Bekannt Benötigte Aufwände Dauer der Vorgänge Zugeteilte Ressourcen Vorgangsbeziehungen (EA, AA, EE, Überlappungen) Berechnung der Termine Vorwärtskalkulation Anfangstermin des Projektes ist festgelegt Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbeziehungen ergibt sich der früheste Termin für das Projektende Rückwärtskalkulation Endtermin des Projektes ist festgelegt Aus Endtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbeziehungen ergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn 45

46 Terminplanungsmethoden Terminliste / Arbeitspaketliste / Vorgangsliste AP Verantwortlicher Dauer Endtermin Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) Vernetztes Balkendiagramm Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen Sehr gut geeignet für Präsentationen Netzplantechnik Terminplanungsmethode für Großprojekte 46

47 Vernetztes Balkendiagramm Nr S 21. Mai ' Mai ' Jun ' Ju S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen: weit verbreitet sehr übersichtlich zeitliche Parallelen werden aufgezeigt kritische Pfade werden sichtbar schnell zu erstellen (mit PM-Tool)

48 Pufferzeiten und kritischer Pfad Pufferzeit eines Vorgangs Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird Freier Puffer: Zeitspanne, um die sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit Kritischer Pfad: Pfad durch das Netz, der nur kritische Vorgänge enthält Nr Mai ' Mai ' Jun ' Jun '01 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F Kritischer Pfad 48

49 Netzpläne Alternative (komplexere) Darstellungsform für Ablauf- und Terminpläne für Großprojekte (z.b. Anlagenbau) Veranschaulichen die Ablaufstrukturen mit logischen und zeitlichen Abhängigkeiten in graphischer Form Erlauben eine konsistente Planung und Steuerung für Termine, Aufwände, Kosten und sonstige Einsatzmittel Näheres in Projektplanung 2 49

50 Das, wo unser Projektplan versagt, nennen wir ZUFALL. 50

51 Aufgabe 2: Projektantrag (Projektziele, Umfeld, Stakeholder) 1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Geschäftsideen und ggf. weiteren neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch 1. Referenzmatrix bilden (Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn) 2. Bewertung der alternativen Geschäftsideen 2. Führen Sie eine Umfeldanalyse durch 3. Führen Sie eine Stakeholderanalyse durch Verwenden Sie dazu die Vorlage: Stakeholderanalyse.xls 4. Erstellen Sie einen Projektantrag in Form einer Präsentation (Terminvorgabe: Ihr Internet-Unternehmen soll zum online gehen) 5. Erstellen Sie die Kapitel 1 und 2 des Projektberichtes (Transferprojekt) Aufgaben des neuen Projektleiters Abgabe des Projektantrages: Antrag-Team_x.ppt Abgabe des Projektberichtes Kapitel 1 und 2: Projektbericht-Team_x.doc Abgabetermin: spätestens für alle Teams Präsentation des Projektantrages in der nächsten Vorlesung ( ): nur PLs der Teams 6 und 7 51