Elektronische Betriebsprüfung mit der ebusinesssuite Wie integriert man IDEA?

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1 Elektronische Betriebsprüfung mit der ebusinesssuite Wie integriert man IDEA? V

2 PRIMUS DELPHI GROUP Zusammenschluss der Oracle Certified Partner Primus (gegr. 1992) und delphi (gegr. 1993) Fokus auf Oracle Business Software E-Business Suite Partner No. 1 im deutschsprachigen Raum Niederlassungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz 55 international erfahrene Berater International erfolgreiche Projekte

3 Unser Angebot Beratung Projektleitung Betriebswirtschaftliche Beratung Lösungsarchitekturen Implementierung Schulung Post-Production Support Wartungsverträge Release Upgrades Hardware Beratung Hardware-Konzepte Hardware-Sizing Hochverfügbarkeitslösungen Lieferung und Installation Technische Schulungen Key-User Schulungen End-User Schulungen Offene Klassen Schulungen Geschlossene Schulungen vor Ort Entwicklung Systemintegration Erweiterungen zur E-Business Suite Datenmigration Auswertungen & Reports Individualentwicklungen Outsourcing Infrastruktur Management Betrieb Ihrer Anwendung Wartung Ihrer Anwendung In unserem Rechenzentrum Remote in Ihrem Rechenzentrum ASP - Lösungen Lizenzen Oracle Produkte Datenbank Middleware E-Business Suite Demantra Transportation Management PDG-Produkte Dokumentenmanagement Master Data Workbench GDPdU AddOn Data Conversion Zahlungsmanagement

4 Agenda GDPdU und elektronische Betriebsprüfung Steuerrelevante Daten Die Prüfsoftware IDEA Ein einfacher Lösungsansatz Ablauf eines Datenextrakts Schwierigkeiten/Besonderheiten

5 Außenprüfungen der deutschen Finanzverwaltung Allgemeine Betriebsprüfung Lohnsteueraußenprüfung Zoll und Außenwirtschafts verkehr Umsatzsteuersonderprüfung Verbindliche Anfrage Steuerfahndung

6 GDPdU Die Verfahren Z1 Unmittelbarer Datenzugriff des Prüfers über Nur-Leseberechtigungen. Wäre in Oracle mit eigenen Zuständigkeiten denkbar. Z2 Mittelbarer Datenzugriff des Prüfers. Maschinelle Auswertung der steuerrelevanten Daten um einen Nur-Lesezugriff zu ermöglichen. Z3 Datenträgerüberlassung Es besteht beim Verfahren Z3 kein Verwertungsverbot für versehentlich überlassene Daten! Es besteht keine Möglichkeit ein Buchhaltungs- oder Archivierungssystem als GDPdU-konform zertifizieren zu lassen.

7 GDPdU Das Z3 Verfahren Fordert Daten CD-ROM/USB-Stick an und äußert sich teilweise auch was er sehen will bei vorheriger Kontaktaufnahme Liest Daten in IDEA ein Macht Stichproben und führt statistische Analysen in IDEA durch

8 Agenda GDPdU und elektronische Betriebsprüfung Steuerrelevante Daten Die Prüfsoftware IDEA Ein einfacher Lösungsansatz Ablauf eines Datenextrakts Schwierigkeiten/Besonderheiten

9 Steuerrelevante Daten Frage : Wie definiert die Finanzverwaltung steuerlich relevante Daten? Antwort : Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Nach den GDPdU ist es Aufgabe des Steuerpflichtigen, die steuerrelevanten Daten von den anderen abzugrenzen. Wir müssen uns also selber Gedanken machen oder die Abgrenzung der steuerrelevanten Daten aufgrund von Erfahrungswerten definieren.

10 0 Prüfungsvorbereitung Identifikation weiterer Systeme wie Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung,Scannerkassen, Vertriebssteuerungssysteme Aufbau eines Teams Betriebsprüfung mit Steuerberatung, Rechnungswesen und Systemsupport Sind alle Daten im Prüfungszeitraum in Oracle abgebildet oder sind andere vorzuhaltende System betroffen Wo sind die steuerrelevanten Daten?

11 1 GDPdU Steuerrelevante Daten Was liefert die bestehende Lösung? Die Primus GDPdU Lösung liefert basierend auf Erfahrungswerten und Gesprächen mit Betriebsprüfern out of the box folgende Daten : 1. Einzelne Buchungen mit Nebenbuchinformationen (u.a. Debitoren/Kreditoren) 2. Detaillierte Lagerwirtschaftsbuchungen mit Artikelreferenz 3. Detaillierte produktionsrelevante Buchungen mit Arbeitsplanreferenz 4. Kreditoren und Debitoren Stammdaten mit Adressinformationen 5. Bilanzvortragssalden und Jahressalden aller Konten 6. Sachkontenplan Weitere Datenabfragen, die bisher nicht vorgesehen sind, können erstellt und eingebunden werden.

12 2 Was kann IDEA? IDEA leitet die Aufmerksamkeit des Prüfers auf statistische Auffälligkeiten im Dschungel der Unternehmenszahlen Benfordsches Gesetz Chi-Quadrat Methode Zeitreihenanalyse weitere Auffälligkeiten Nachweis oder Belege zur Entkräftung

13 3 Agenda GDPdU und elektronische Betriebsprüfung Steuerrelevante Daten Die Prüfsoftware IDEA Ein einfacher Lösungsansatz Ablauf eines Datenextrakts Schwierigkeiten/Besonderheiten

14 4 Die Prüfsoftware IDEA Laut Vorgabe der Finanzverwaltung erfolgen sämtliche Prüfungen nach dem GDPdU Z3-Verfahren mit der Software IDEA von Audicon. Das BMF hat Lizenzen erworben. IDEA ist für Import, Selektion und Analyse großer Datenmengen ausgelegt Keine direkte Schnittstelle zu der Oracle ebusiness Suite, daher werden die Daten in einem behördlich genehmigten Beschreibungsstandard zur Verfügung gestellt.

15 5 Der Datenextrakt für IDEA Document Type Definition (Beschreibt die Beschreibung) INDEX.xml beschreibt Daten und Formate Datenextrakt Daten als *.csv Datei

16 6 Agenda GDPdU und elektronische Betriebsprüfung Steuerrelevante Daten Die Prüfsoftware IDEA Ein einfacher Lösungsansatz Ablauf eines Datenextrakts Schwierigkeiten/Besonderheiten

17 7 GDPdU Was können wir? Extrahierung steuerrelevanter Daten aus der Oracle EBusiness Suite für die Version 11.5 (ab ) und Version 12 (ab ) Automatische Konvertierung der Daten in das von IDEA lesbare Format lt. behördlich genehmigter Spezifikation Einlesen der Daten in IDEA

18 8 Technische Voraussetzungen Es erfolgt keine Installation auf der Datenbank. Der Zugriff auf die Daten erfolgt vom Client. Technische Voraussetzungen : PC mit Java Runtime oder höher Parameter zum Aufbau einer JDBC Thin Client Verbindung sind bekannt (Hostname, Port, SID, DB-Benutzername, Passwort)

19 9 Agenda GDPdU und elektronische Betriebsprüfung Steuerrelevante Daten Die Prüfsoftware IDEA Ein einfacher Lösungsansatz Ablauf eines Datenextrakts Schwierigkeiten/Besonderheiten

20 0 GDPdU - Ablauf

21 1 Die Client Software für den Datenextrakt Voll- und Demoversionen erhältlich Kosten etwa 4000,--

22 2 Festlegen der Verbindungsparameter

23 3 Was will ich extrahieren?

24 4 Welche Datenabfragen

25 5 Agenda GDPdU und elektronische Betriebsprüfung Steuerrelevante Daten Die Prüfsoftware IDEA Ein einfacher Lösungsansatz Ablauf eines Datenextrakts Schwierigkeiten/Besonderheiten

26 6 Was wäre denkbar? Bestellbücher Auftragsbücher Informationen zu Kostenstellen und Kostenträger, sofern die Ergebnisse der Kostenrechnung direkt für die Preisgestaltung genutzt werden, und sich daher indirekt auf das Ergebnis auswirken Bankverbindungen von Lieferanten und Kunden Elektronische Bankbelege...?????

27 7 Schwierigkeiten Herausforderungen Ausblick Performance durch direkten Zugriff auf Transaktionsdaten (insbesondere bei Lager- und Fertigungsbuchungen) In welchem Detaillierungsgrad werden Materialwirtschaftsbuchungen extrahiert? Referenzen von Kreditorenbelegen sind aufgrund von in den ersten und in 12.0 Versionen enthaltenen Bugs in Einzelfällen nicht vorhanden oder falsch. Dies musste erkannt werden. Stornieren von Buchungen (GL Headers) oder Buchungsstapeln (GL Batches) aus dem Nebenbuch sind nicht erlaubt, können aber vorkommen! Stammdaten (Kunde/Lieferant) : Alle Stammdaten oder nur im Geschäftsjahr angesprochene? Automatisierung der Abstimmung des Extrakts mit den Jahressalden und der GL Trial Balance im System.

28 8 Lebenszyklus unserer Software Erweiterung der Software ZusatzAnforderungen Datenextrakt Prüfungsvorbereitung

29 9 Kontakt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Axel von Riegen Principal Consultant Birkerfeld 15 D Warngau a.riegen@primus-delphi-group.com