Cloud Portal Office CLOUDBASIERTE DOKUMENTENVERWALTUNG

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1 Cloud Portal Office CLOUDBASIERTE DOKUMENTENVERWALTUNG Die Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse kann Ihre Effizienz steigern. /This is Why: Darum verwenden kleine und mittelständische Unternehmen Cloud Portal Office, um ein profitables Wachstum voranzutreiben.

2 Cloud Portal Office Je mehr Sie wissen, desto mehr können Sie leisten. /This is Why: Darum macht Cloud Portal Office Ihnen all Ihre Informationen sofort zugänglich. Willkommen bei Cloud Portal Office unserem preisgekrönten, cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie auf sichere Weise all Ihre Geschäftsdokumente erfassen, speichern, verwalten, gemeinsam nutzen und abrufen können. Cloud Portal Office ist preiswert, skalierbar sowie benutzerfreundlich und gibt kleinen bis mittleren Unternehmen eine professionelle Dokumentenverwaltungslösung, die Workflows optimiert und damit in der Lage sein kann: Wachstum voranzutreiben Effizienz zu verbessern Kosten zu reduzieren Optimierter Workflow Cloud Portal Office hält eine strukturierte Ablage all Ihrer Geschäftsdokumente vor, egal ob digital erstellt oder von Papier gescannt. Verwenden Sie Cloud Portal Office zur Speicherung von Informationen über Ihre Produkte, Dienstleistungen, Märkte oder Wettbewerber, Verträge, Abrechnungsdaten, Marketingkampagnen und vieles andere mehr. Cloud Portal Office ist jedoch mehr als nur ein Speicher für Dokumente. Sehen Sie es als ein leistungsstarkes und vielseitiges Informationsportal: Jedes autorisierte Teammitglied kann überall und jederzeit auf alles zugreifen, was für eine effektive Entscheidungsfindung und mühelose Zusammenarbeit benötigt wird. Wie rufen Sie Ihre Informationen ab? Wie Sie wollen! Alles, was Sie brauchen, ist eine gültige Benutzeranmeldung und ein beliebiges internetfähiges Gerät wie z. B. ein PC, Laptop, ein Tablet, Smartphone, ein Sharp Multifunktionsgerät, oder, bei Teambesprechungen, unser interaktives Whiteboard BIG PAD. Arbeiten Sie persönlich oder über die Entfernung mit einer oder mehreren Personen zusammen alles ist möglich. 2

3 Reduzierte Betriebskosten Verschwendete Zeit ist verlorene Produktivität. /This is Why: Darum ziehen Top-Performer Cloud Portal Office vor. Das Marktforschungsunternehmen Gartner hat herausgefunden, dass die meisten Büroarbeiter bis zu 30 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Das entspricht zehn oder elf Stunden verlorene Produktivität pro Woche und Mitarbeiter, verursacht durch unstrukturierte Daten und Dokumente, die auf breit gestreuten, isolierten und schlecht indexierten Dokumentenspeichersystemen abgelegt sind. Cloud Portal Office kann die unternehmensweite Produktivität verbessern, die Sie für das Erreichen und Beibehalten eines profitablen Wachstums brauchen, indem Ihr gesamtes Team die Möglichkeit erhält, auf die neueste Version jedes Dokuments zuzugreifen und es gemeinsam zu nutzen. Ob im Büro oder unterwegs: Ihr gesamter Informationsbestand ist nur einen Klick entfernt. Sie erhalten sofortigen Online-Zugriff auf alles egal, wo Sie sind und egal, wo Sie arbeiten. Reduzierte Betriebskosten Cloud Portal Office wurde auch für die Reduzierung von Betriebskosten entwickelt. Eine breitere Verwendung von digitalen Dokumenten bedeutet weniger Druck, weniger Papier und weniger Aktenschränke. Benötigte Informationen sind immer und überall sofort greifbar jeder Mitarbeiter gewinnt an Effizienz, und da Cloud Portal Office als Software as a Service angeboten wird, ist keine vorherige Kapitalinvestition nötig; es müssen keine Server ersetzt oder zusätzlich angeschafft werden. Mehr noch: Da alles sicher in der Cloud gespeichert wird, sind keine externen Dokumentenarchive oder teure Desaster Recovery-Dienste erforderlich. JEDES UNTERNEHMEN GIBT DURCHSCHNITTLICH 6 % SEINES GEWINNS FÜR DIE DOKUMENTEN- VERWALTUNG AUS (INFOTRENDS). 3

4 Profitables Wachstum Information ist der Schlüssel zum Erfolg. /This is Why: Darum sollte Ihr Team mit Cloud Portal Office arbeiten. Der erste Schritt zum profitablen Wachstum ist die Einstellung der besten Talente, die Sie finden können. Der zweite besteht darin, diesen Talenten alle Informationen zu geben, die sie benötigen, um die für Ihr Unternehmen besten Entscheidungen zu treffen. Und deshalb brauchen Sie Cloud Portal Office. Mit Cloud Portal Office schaffen Sie den Sprung von einer fragmentierten, breit gestreuten Dokumentenumgebung hin zu einem sicheren, zentralisierten Datenspeicher. Dies bedeutet, dass Ihr Personal erheblich weniger Zeit für die Suche nach Informationen benötigt und mehr Zeit dafür hat, diese sinnvoll zu nutzen. Autorisierte Teammitglieder können ihre Daten direkt in die Cloud speichern oder direkt von einem Sharp MFP scannen. Gescannte Dokumente können am MFP auf einfache Weise für ein schnelleres Wiederauffinden indexiert werden. Außerdem können Sie mit der Desktop Sync-Funktion die Dokumente indexieren, um eine schnelle und genaue Archivierung zu ermöglichen. Maximale Benutzerfreundlichkeit bietet eine Volltextsuchfunktion zum einfachen Auffinden von Dokumenten. Ein überall und jederzeit möglicher Zugriff auf wichtige Geschäftsinformationen erlaubt eine bessere Entscheidungsfindung und so ein schnelleres Wachstum sowie die Fähigkeit, wesentlich schneller auf Marktänderungen und neue geschäftliche Möglichkeiten zu reagieren. Das logische Ergebnis ist ein profitables Wachstum. Und dieses Wachstum ist nachhaltig. Ihr Team ist besser informiert und produktiver, das finanzielle Risiko ist geringer und Ihr Budget wird geschont. STUDIEN HABEN GEZEIGT, DASS 80 % ALLER GESCHÄFTSDATEN UNSTRUKTURIERT SIND. 4

5 Profitables Wachstum Niedrigere Kosten bringen größere Gewinne. /This is Why: Darum gibt Cloud Portal Office Ihnen die Kontrolle. Wenn Sie ein Sharp MFP zum Scannen von Rechnungen und anderen Papierdokumenten in Cloud Portal Office verwenden, können Sie die manuelle Dokumentenverarbeitung optimieren, z. B. durch zeitoptimierte Rechnungsbearbeitung. Zuverlässige Sicherheit Sollten Sie Sicherheitsbedenken haben: Wir können Ihnen versichern, dass wir Ihre Daten nur auf Servern in Deutschland und gemäß EU-Datenschutz anforderungen speichern. Eine Lösung, die mit Ihrem Geschäft wächst Dank der Skalierbarkeit von Cloud Portal Office kaufen Sie nur die von Ihnen zum jeweiligen Zeitpunkt benötigte Anzahl an Abonnements und verschwenden so kein Geld für überflüssige Abonnements. Wenn jemand nicht mehr auf Cloud Portal Office zugreifen muss, können Sie das Abonnement einfach stornieren; es wird dann nicht weiter berechnet.* Wenn Sie weitere Abonnements benötigen, können Sie sie ebenso einfach bestellen. Die Abonnements liegen jederzeit unter Ihrer vollständigen Kontrolle und Sie können sie über eine sichere Website verwalten. Cloud Portal Office kann von einem wertvollen Arbeitsgruppenwerkzeug bis hin zu einem unternehmensweiten, globalen Informationssystem skaliert werden. Klein anfangen oder hohe Ziele setzen Sie haben die Wahl. Cloud Portal Office ist für Unternehmen gemacht und gibt Organisationen die Möglichkeit, die Kontrolle über ihr geistiges Eigentum zu behalten, indem der Benutzerzugriff mit dem Abonnement-Manager verwaltet wird. All Ihre Daten sind durch Zugriffskontrollen, leistungsstarke Firewalls, hochmoderne Verschlüsselungstechnologien und redundante Failover- Systeme gesichert. Es können Passwortregeln aufgestellt werden, um den Anforderungen Ihrer eigenen internen Sicherheitsrichtlinie zu genügen. Mit Cloud Portal Office sind Ihre Daten immer sicher. Ihr Business-Administrator kann im Handumdrehen Zugriffsberechtigungen nach Benutzer oder Arbeitsgruppen erteilen und zurücknehmen. So wird die Menge an Informationen geteilt, die Sie für richtig halten. Cloud Portal Office gibt einem Unternehmen die Kontrolle über seinen Informationsbestand. SCANNEN VON DOKUMENTEN AN CLOUD PORTAL OFFICE MIT EINEM SHARP MFP. *Trifft auf Verträge mit Festlaufzeit möglicherweise nicht zu. Bitte Details prüfen. 5

6 Organisationseffizienz Inspiration kann überall stattfinden. /This is Why: Darum begleitet Sie Cloud Portal Office überall hin. Cloud Portal Office macht Ihre Dokumentenerfassung und -archivierung nicht nur schnell und effizient Sie können Cloud Portal Office auch mit Ihrem Desktop synchronisieren. Diese Funktion stellt sicher, dass Sie immer mit der aktuellen Version Ihrer Dokumente arbeiten, selbst wenn Sie zwischen Ihrem PC, Ihrem Laptop und Ihrem Heimcomputer wechseln. Effiziente Team- und Zusammenarbeit Die Zusammenarbeits- und Benachrichtigungsfunktionen von Cloud Portal Office stellen die effiziente und effektive Kommunikation zwischen allen Gruppen oder Abteilungen innerhalb einer Organisationsstruktur sicher. Sie können beispielsweise Datei- und Ordnerbenachrichtigungen abonnieren, damit Sie immer über die neueste Version eines Dokuments oder über mögliche Änderungen informiert sind. Außerdem können Sie Dateien und Ordnern eigene Anmerkungen hinzufügen, um Projekte abzuzeichnen, neue Informationen beizutragen und Änderungsanfragen zu stellen. Benachrichtigungen und Anmerkungen können auch zum Erstellen von einfachen Dokumentenworkflows für die Verwendung zwischen Abteilungen oder büroübergreifenden Arbeitsgruppen verwendet werden. Immer wenn Inhalte mit anderen Mitarbeitern geteilt werden müssen, können Sie jeder Person oder Gruppe spezifische Zugangsrechte auf Ihren Ordner zuweisen. Sie behalten die Kontrolle, teilen so viele oder wenige Daten wie erforderlich und erteilen vollständigen Zugriff oder nur eine Leseberechtigung. Wenn Sie Dateien haben, die für den -Versand zu groß sind, verwenden Sie einfach von der Cloud Portal Office - Website oder von Ihrem Mobilgerät aus die Funktion Link senden, um Informationen mit Cloud Portal Office -Benutzern und externen Empfängern zu teilen. Der Zugriff auf den Link ist auf 4 Stunden, 24 Stunden oder sieben Tage begrenzt. Diese zeitliche Befristung macht die Nutzung der Link senden - Funktion sicherer. ZUSAMMENARBEITS- UND BENACHRICHTIGUNGS- FUNKTIONEN ZUR STEIGERUNG DER ORGANISATIONS- EFFIZIENZ. 6

7 Organisationseffizienz Verbundene Teams sind stärkere Teams. /This is Why: Darum braucht Ihr Geschäft Cloud Portal Office. Heutzutage nutzen wir alle Smartphones und Tablets, selbst wenn wir Laptops besitzen. Sie sind erheblich praktischer und benutzerfreundlicher. Wir bei Sharp glauben, dass diese Geräte in die breitere Dokumentenverwaltung und Kooperationsinfrastruktur eingebunden werden müssen, um die Effizienz von mobile Workern zu maximieren. Stärkung mobiler Arbeitskräfte Um auf dem Laufenden zu bleiben, müssen Sie nicht ins Büro. Sie können Ihre Ideen da einbringen, wo sie Ihnen in den Sinn kommen: Zuhause, unterwegs, im Hotel überall. Sie können von Ihrem Smartphone oder Tablet aus auf Dateien zugreifen, Dateien hoch- oder herunterladen, verwalten und ausdrucken oder neue Ordner erstellen und diese teilen. Mit Cloud Portal Office können Sie Ihr Team überall hin mitnehmen Sie sparen Zeit und Reisekosten. Alles was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät. Eine standardisierte Schnittstelle für mobile Arbeitskräfte (z. B. freie Mitarbeiter) gibt jedem, unabhängig von der verwendeten Plattform, eine vertraute Arbeitsumgebung. Sie können sogar zeitweilige Gästekonten einrichten wenn Sie z. B. enger mit einem Kunden oder Lieferanten zusammenarbeiten wollen was Cloud Portal Office einem noch breiteren Publikum zugänglich macht. Zurück im Büro können Sie direkt von Ihren Sharp OSA-fähigen Multifunktionsgerät auf die Cloud zugreifen.* Wenn Sie die neueste Version einer Datei benötigen, gehen Sie zum Gerät, melden sich an, durchsuchen die jeweiligen Ordner und drucken die gewünschte Datei aus. *Auf dem MFP muss Sharp OSA 4.0 oder höher installiert sein 7

8 Technische Daten Allgemeines Zugriffsoptionen Internetbrowser (PC/Mac), Mobilgerät (ios/android), MFP (über das Bedienfeld), BIG PAD (mit/ohne PenSoft-Software), Desktop Sync-Software Maximale Anzahl an Keine Begrenzung für MFPs, BIG PADs, Mobilgeräte, PCs (über Browser) angeschlossenen Geräten 3 Desktop Sync-Clients pro Anmeldung Netzwerkgeschwindigkeit 5 (mindestens) einschl. ADSL/Breitband (Mbps) 10+ (empfohlen) Dateigröße für Upload (max.) Browser Mobil-App MFP Scan-/Print-App 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop Sync 2 GB Dateigröße für Download (max.) Browser 2 GB Mobil-App MFP Scan-/Print-App 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop Sync 2 GB Unterstützte Betriebssysteme Windows PC Windows 7/8/10 (32 & 64 Bit) Mac OS X (10.7 oder höher) Mobilgerät Desktop Sync Sicherheit Hinweise Internet Explorer (V9 oder höher) Firefox (V14 oder höher) Chrome (V18 oder höher) Safari (6.0.2 oder höher) Firefox (V14 oder höher) Chrome (V18 oder höher) Apple ios 7.0, 8.X (oder höher) Android 4.0 (oder höher) für Smartphones und Tablets Windows 7/8/8.1 (32 & 64 Bit) Betriebssystem X 10.8 (oder höher) Dateiverschlüsselung Automatische Verschlüsselung aller hochgeladenen Dokumente Verschlüsselung 128 oder 256 AES Sichere Dokumentenübertragung MFPs SSLv3.0 / TLS v1.0 AES256-SHA Android Apps SSLv3.0 /TLS v1.2 AES256 Apple Apps SSLv3.0 /TLS v1.2 AES256 BIG PAD Connector SSLv3.0 /TLS v1.2 AES256 PC/Mac gemäß PC-/Mac-Browserfähigkeiten Unterstützte MFPs Mit Sharp OSA 4.0 (oder höher) ausgestattete, cloudfähige Multifunktionsprodukte MX-AMX2 PostScript-Unterstützung (zum Drucken von PDFs) Druckunterstützung am MFP Dateiformate PDF, TIFF, JPEG, XPS Farbmodus automatisch Fortlaufendes Kopieren (max.) 999 Papierformat A4, A3, Auto, Legal Ausrichtung Hochformat, Querformat Größenanpassung Doppelseitiges Drucken einseitig, beidseitig (Buch), beidseitig (Kalender) Heften Lochen Versatz Sonstiges gruppieren, sortieren Scanunterstützung am MFP Dateiformate PDF, TIFF, JPEG, Encrypted-PDF, PDF/A, XPS Scan-Vorschau (25,6 cm-bedienfeld oder größer) Option zur Dateibenennung Scan-Auflösung 100, 150, 200, 300, 400, 600 dpi SW-Komprimierung keine, MH, MMR, JPEG-Standard-Farbkomprimierungsverhältnis ist medium PDF-Kennworteingabeoption Ja (wenn ein Encrypted-PDF-Dateityp gewählt wurde) Versandgröße A4, A3, Auto, Legal Doppelseitiges Scannen einseitig, beidseitig Belichtungsmodus Text, Text/Foto-Abzug, Foto-Abzug, Text/Foto, Foto, Landkarte Belichtungsniveau 0 (Auto), 1, 2, 3, 4, 5 Job Build-Option Leerseite überspringen Unterstützte BIG PADs Nach März 2013 eingeführte BIG PADs, welche die PenSoft-Software unterstützen Die Cloud Portal Office BIG PAD-Connector-Software ist erforderlich PC mit Windows 7 (oder höher) Design und technische Daten können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Zum Zeitpunkt des Drucks waren alle Daten korrekt. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation. Alle anderen Marken-, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Sharp Corporation Mai 2016 Ref: Cloud Portal Office v2.0 Broschüre (16550). Alle Warenzeichen anerkannt. E&OE. Stand: 6/16 Art. BRO-CPO-V2 SHARP BUSINESS SYSTEMS DEUTSCHLAND GMBH Industriestraße 180, D Köln, Tel.: Fax: Sharp Electronics Europe GmbH, Zweigniederlassung Österreich Handelskai 342, A-1020 Wien, Tel.: Fax: SHARP ELECTRONICS (SCHWEIZ) AG Moosstrasse 2a, CH-8803 Rüschlikon, Tel.: Fax: