Bearbeitung eines Kundenauftrages

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Meike Salzmann
vor 7 Jahren
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1 und steuerung Verkauf Geschäftsvorgänge, die den Verkauf betreffen, werden im System als Verkaufsbelege abgebildet. Man unterscheidet allgemein vier Gruppen von Verkaufsbelegen: Kundenanfragen und Angebote Kundenaufträge Rahmenverträge, wie z.b. Kontrakte und Lieferpläne Reklamationen, wie kostenlose Lieferungen, Gut- / Lastschriftsanforderungen und Retouren Organisationsstrukturen im Verkauf Der Verkauf ist in die Organisationsstrukturen des Vertriebs eingebettet. Das heißt, dass alle Verkaufsaktivitäten einer Verkaufsorganisation, einem Vertriebsweg und einer Sparte zugeordnet sind. Grundfunktionen während der Auftragsbearbeitung Während der Auftragsbearbeitung kann das System beispielsweise folgende Grundfunktionen ausführen: Überwachung der Verkaufsvorgänge Verfügbarkeitsprüfung Bedarfsübergabe Versandterminierung Preisfindung und Steuerermittlung Kreditlimitprüfung Erstellen von gedruckten oder elektronisch übermittelten Belegen (Rückmeldungen, etc.) Die Daten, die aus diesen Grundfunktionen resultieren (z.b. Versandtermine, bestätigte Mengen, Preise und Abschläge) werden im Verkaufsbeleg festgehalten und können angezeigt und in einigen Fällen auch in der Folgebearbeitung geändert werden. einf4p Blatt 1

und steuerung Belegfluss im Verkauf Die Verkaufsbelege, die Sie anlegen, sind einzelne Belege, aber sie können auch Teil einer Kette von zueinander gehörenden Belegen sein. Sie könnten z.b. die telefonische Anfrage eines Kunden im System eingeben.

2 und steuerung Belegfluss im Verkauf Die Verkaufsbelege, die Sie anlegen, sind einzelne Belege, aber sie können auch Teil einer Kette von zueinander gehörenden Belegen sein. Sie könnten z.b. die telefonische Anfrage eines Kunden im System eingeben. Der Kunde wünscht ein Angebot, das Sie dann mit Bezug auf die Anfrage erstellen. Später erteilt der Kunde aufgrund des Angebots einen Auftrag; sie legen im System einen Kundenauftrag mit Bezug auf das Angebot an. Sie liefern die Waren und stellen Sie in Rechnung. Nach Lieferung der Waren fordert der Kunde Erstattung für einen beschädigten Teil der Ware und Sie erstellen daraufhin eine kostenlose Lieferung mit Bezug zum Auftrag. Diese ganze Kette von Belegen - Anfrage, Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung und die nachfolgende kostenlose Lieferung - bildet einen Belegfluss oder eine Historie. Der Datenfluss von einem Beleg in den nächsten reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und erleichtert die Problemfindung. Die folgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen Arten von Verkaufsbelegen miteinander verbunden sind und wie die Daten nachfolgend in Versand- und Fakturabelege fließen. einf4p Blatt 2

und steuerung Struktur von Verkaufsbelegen Alle Verkaufsbelege haben prinzipiell die gleiche Struktur: Sie setzen sich aus dem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionen zusammen.

3 und steuerung Struktur von Verkaufsbelegen Alle Verkaufsbelege haben prinzipiell die gleiche Struktur: Sie setzen sich aus dem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionen zusammen. Die Belegpositionen können wiederum in beliebig viele Einteilungen unterteilt werden. Kundenanfrage /-angebot Die Geschäftsvorfälle der Vorverkaufsphase können z.b. mit Hilfe von Anfragen und Angeboten im System abgebildet werden. In der Anfrage möchte ein Kunde z.b. wissen, ob Sie eine bestimmte Ware auf Lager haben, welche Preise berechnet werden oder ob die Ware zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist. Die Anfrage stellt eine Aufforderung des Kunden dar, ihm ein Verkaufsangebot zu unterbreiten. Ein Angebot stellt eine rechtlich verbindliche Offerte an einen Kunden zur Lieferung von Materialien bzw. zur Erbringung von Dienstleistungen zu feststehenden Konditionen dar. Die in Anfrage und Angebot gespeicherten Daten bilden die Grundlage für nachfolgende Belege und ggf. auch für die Vertriebsanalyse. Kundenauftrag: Definition Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, eine bestimmte Menge an Materialien zu einem Zeitpunkt zu liefern bzw. Leistungen zu einem Zeitpunkt zu erbringen. Ein Vertriebsbereich nimmt den Kundenauftrag entgegen und ist damit verantwortlich für die Erfüllung des Vertrages. Im Auftrag stehen Funktionen wie z.b. die Preisfindung und der Nachrichtendruck zur Verfügung. Das System prüft, ob das Material zum Wunschlieferdatum verfügbar ist und schließt ggf. die Bedarfsübergabe an die Disposition an. Bei der Versandterminierung werden Versandtermine und Versandstellen ermittelt. Bestandteil dieser Komponente sind außerdem die Auftragsformen Sofortauftrag und Barverkauf. Beim Barverkauf wird die gekaufte Ware bar bezahlt. Bei einem Sofortauftrag holt der Kunde die Ware sofort ab, oder Sie liefern sie noch am gleichen Tag, an dem der Auftrag erteilt wird. Die Rechnung wird jedoch zu einem späteren Zeitpunkt erzeugt. einf4p Blatt 3

und steuerung Struktur Kopfdaten des Kundenauftrags Im Belegkopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für den gesamten Beleg Gültigkeit habe

4 und steuerung Struktur Kopfdaten des Kundenauftrags Im Belegkopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für den gesamten Beleg Gültigkeit haben. Dazu gehören z.b.: Nummer des Auftraggebers Nummer des Warenempfängers und des Regulierers (Rechnungsempfänger) Belegwährung und Kurs Preiselemente für den gesamten Beleg Lieferdatum und Versandstelle Positionsdaten des Kundenauftrags Während die Daten im Belegkopf auf alle Positionen des Belegs zutreffen, sind einige Daten nur für bestimmte Positionen gültig. Diese Daten werden auf Positionsebene gespeichert und beinhalten: Materialnummer Zielmenge bei Rahmenverträge Nummer des Warenempfängers und des Regulierers Werks- und Lagerortsangaben Preiselemente für die einzelnen Positionen Einteilungsdaten des Kundenauftrags Eine Position besteht aus einer oder mehreren Einteilungen. Die Einteilungen enthalten alle Daten, die zur Lieferung benötigt werden, z.b.: Einteilungsmenge Lieferdatum Bestätigte Menge einf4p Blatt 4

5 und steuerung Daten aus Stammsätzen Kundenaufträge können im SAP-System auf verschiedene Weise bearbeitet werden, je nach Ihren speziellen Bedürfnissen. Im einfachsten Fall können Sie einen Auftrag mit mehreren Positionen in einem Bild eingeben. Das System schlägt automatisch Daten aus den entsprechenden Stammsätzen vor: Aus dem Kundenstammsatz des Auftraggebers werden Verkaufs-, Versand-, Preisfindungs- und Fakturierungsdaten vorgeschlagen. Außerdem kopiert das System kundenspezifische Stammdaten zu Texten, Partnern und Ansprechpartnern beim Kunden. Für jedes Material im Auftrag schlägt das System automatisch Daten aus den entsprechenden Materialstammsätzen vor, wie z.b. Daten zur Preisfindung, Versandterminierung, Gewichts- und Volumenbestimmung. Die vom System vorgeschlagenen Daten können als Grundlage für Ihren Auftrag dienen. Außerdem können Sie im Auftrag zu verschiedenen Bildern verzweigen, in denen Sie Daten, wie z.b. die Zahlungsbedingungen und Lieferdaten, anzeigen und ändern können. Es ist auch möglich, neue Kundenaufträge mit Bezug zu einem schon existierenden Beleg anzulegen. Wenn ein Kunde z.b. eines Ihrer Angebote akzeptiert, kann das System alle relevanten Stammdaten aus dem Angebot beim Anlegen des Auftrags übernehmen Standard-Funktionen der Auftragsbearbeitung Bei der Abwicklung eines Terminauftrags werden in der SAP-Standardversion folgende Funktionen durchgeführt: Preisfindung Verfügbarkeitsprüfung, sofern eine solche Prüfung gemäß dem Materialstammsatz gewünscht ist Bedarfsübergabe Versandterminierung Versandstellen- und Routenermittlung Kreditlimitprüfung einf4p Blatt 5

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