Erstellung einer Prozesslandkarte

Transkript

1 Erstellung einer Prozesslandkarte Der Weg zu Prozesslandkarte, Prozessliste und Dokumentenliste Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 1

2 Wie kommen wir zu authentischen Prozessmodellen? Woher wissen Sie, welche Prozesse existieren? Wie kommen Sie an eine Liste relevanter Prozesse? Wie hängen die einzelnen Prozesse zusammen? Wie kann ich die einzelnen Prozesse sinnvoll gegeneinander abgrenzen? Welche Dokumente gibt es? Wer ist an den Prozessen beteiligt? Wie lange brauche ich, um alle Prozesse zu modellieren? Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 2

3 Prinzipielle Vorgehensweise Externen Geschäftspartner definieren. Interne Geschäftspartner definieren. Infofluße von den int. zu den ext. Partnern definieren. Infofluß zwischen den int. Geschäftspartnern definieren. Abfolge des Informationsflusses definieren. Dokumentenliste von der Landkarte ableiten. Prozessliste von der Landkarte ableiten Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 3

4 Externe Partner definieren Mit wem haben Sie es extern zu tun? Extern Geschäftspartner Sind Menschen, Abteilungen, Unternehmungen oder Verbünde, welche nicht zur eigenen Unternehmung gehören Sind Partner die mit dem Geschäft der eigenen Unternehmung zusammenhängen Alle Kunden und alle Lieferanten. Bei der graphischen Darstellung werden externe Geschäftspartner außerhalb eines großen Rechtecks als Ovale gezeichnet (Innerhalb des Rechtecks = intern) Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 4

5 Beispiel: Externe Partner Bank Eigener Betrieb Kunde Lieferant Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 5

6 Interne Partner definieren Wer arbeitet intern mit? Interne Geschäftspartner Sind Menschen, Abteilungen, Gruppen oder Teams, welche zur eigenen Unternehmung gehören Können Partner sein, die der eigenen Unternehmung hinzugezählt werden können (z.b. Freelancer im eigenen Haus) Bei der graphischen Darstellung werden interne Geschäftspartner innerhalb eines großen Rechtecks als Ovale gezeichnet. Existierende Organigramme der Unternehmung können bei der Definition helfen Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 6

7 Beispiel: Interne Partner Bank Eigener Betrieb Kundenservice Buchhaltung Kunde Logistik Produktion Lieferant Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 7

8 Informationsfluß und Waren Wer liefert an wen was? Antwort auf die Frage, welche Informationen, Waren oder Leistungen zwischen den Geschäftspartnern in welcher Richtung fließen. Wenn eine Information vom Partner A zum Partner B fließt, dann wird ein Pfeil von A nach B gezeichnet und neben dem Pfeil die Informationsart geschrieben. Zuerst wird der Informationsfluß zwischen internen und externen Partnern gezeichnet Danach wird die Landkarte um den internen Inforfluß ergänzt Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 8

9 Beispiel: Informationsfluß Intern- Extern Zahlungsweisung Bank Kontoauszug Rechnung Auftrag Kundenservice Buchhaltung Kunde Lieferant Produkt Produktion Logistik Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 9

10 Beispiel: Informationsfluß Intern- Intern Zahlungsweisung Bank Kontoauszug Rechnung Auftrag Kundenservice Rechnungsduplikat Buchhaltung Kunde Lieferschein Auftrag Lieferant Produkt Produktion Logistik Produkt Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 10

11 Ablaufreihenfolge Zeitlichen Reihenfolge des Infoflusses? Die Nummerierung der Abläufe ist nicht trivial, hilft aber bei der Abgrenzung der unterschiedlichen Prozesse. Beispielsweise wird die Reihenfolge mit Zahlen oder Buchstaben, evtl. auch einer Kombination definiert. Wie bei Gliederungen eines Buches bietet sich ein mehrstufiges Nummernsystem an (z.b. verzweigt der Infofluß nach 1 zu 2.1 und 2.2). Zum Nachvollziehen des Info-Ursprungs lohnt sich manchmal die Definition der Vorgänger (z.b. 2.2[1]) Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 11

12 Ablaufreihenfolge 5(4.2) Zahlungsweisung Bank 6 Kontoauszug 5.1(4.1) Rechnung 1 Auftrag Kundenservice 5.2(4.1)Rechnungsduplikat Buchhaltung Kunde 4.1 Lieferschein 2 Auftrag Lieferant 4.2 Produkt Produktion Logistik 3 Produkt Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 12

13 Erläuterungen zum Infofluss- Diagramm Wenn eine Information auf einen Geschäftspartner trifft, dann passiert etwas. Beim Partner wird dadurch eine Aktione getriggert oder gestartet. Die Aktion des Partner hat die Veränderung eines Zustands zur Folge (z.b. Zustand Bestellung ist eingegangen führt zum Zustand Bestellung ist bearbeitet ) Die Aktion erzeugt neue Informationen, die unter Umständen an andere Partner weiter gereicht werden Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 13

14 Erläuterungen zum Infoflußdiagramm Bank 5.1(4.1) Rechnung Kundenservice 4.1 Lieferschein 5.2(4.1)Rechnungsduplikat Buchhaltung Kunde Lieferant Produktion Logistik Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 14

15 Detaillierungen Wann und Wie? Wo mehr Qualität oder komplexere Prozesse ablaufen, sollte das Modell detaillierter beschrieben werden. Durch Geschäftspartner-Splitting können Sie das Modell detaillieren (z.b. den Kundenservice in Kundenbetreuer und Sachbearbeiter aufteilen). Durch zusätzliche Beschreibung der Prozesse (z.b. als eepk) können Sie das Modell detaillieren. Tipp: Zuerst grob modellieren, dann wo nötig ins Detail gehen Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 15

16 Detailierung durch Geschäftspartner-Splitting Bank Kundenservice Sachbearbeiter Kundenbetreuer Buchhaltung Kunde Lieferant Logistik Produktion Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 16

17 Prozessliste erstellen Wenn eine Information auf einen Geschäftspartner trifft, wird ein neuer Prozess gestartet. Mit der Frage: Was wird dann gemacht, kommt man schnell auf den Prozessnamen (Objekt + Verb, z.b. Produkt entwickeln und nicht nur Entwicklung ) Manchmal lohnt es sich, einige Informationsflußschritte zusammen zu fassen. Interne Prozesse mit Prozessziel und -eigner werden in der Prozessliste festgehalten (keine externen Prozesse) Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 17

18 Beispiel: Prozessliste Prozessliste Id Prozessname Input Output Organisationseinheit Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 18

19 Dokumentenliste erstellen Alle Dokumente werden in einer Dokumentenliste festgehalten. In die Dokumentenliste gehören keine Waren, lediglich Papiervorlagen. Ggf. auch Bezeichnungen von ERP- Masken. Externe Dokumente gehören nur in die Dokumentenliste, wenn diese im eigenen Unternehmen gepflegt werden Sonst nicht! Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 19

20 Beispiel: Dokumentenliste Dokumentenliste Id Dokumentenname Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 20

21 Gruppenarbeit: Erstellung einer Prozesslandkarte Lesen Sie sich das Interview einmal aufmerksam durch Markieren Sie alle internen und externen Geschäftspartner farbig. Markieren Sie alle Informationen farbig. Erstellen Sie die Prozesslandkarte wie besprochen. Definieren Sie die dazugehörige Dokumenten- und Prozessliste. Schätzen Sie den Aufwand zur Ausmodellierung aller Prozesse ab Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 21

22 Abschätzung des Modellierungs- Aufwands 1 Interview ca. 2,50 Stunden Reinzeichnen eines Prozesses ca. 0,50-1,00 Stunden 1 Reviewgespräch ca. 0,50-0,75 Stunden Abstimmen eines Prozesses mit anderen Mitarbeitern ca. 0,50-2,00 Stunden Zzgl. Abstimmung mit Vorgesetzten und Freigabe. Grobschätzung: ca. 3-5 Personentage pro Prozess für den Modellierer zzgl. Aufwand der Interviewpartner und Besprechungsteilnehmer Xardal Thomas M. Haas Prozesslandkarte - 22