Hamburger Vergabetag /31. Januar 2014

Transkript

1 Hamburger Vergabetag /31. Januar 2014 Workshop X: Vergabe von Reinigungsdienstleistungen ( , 16:00 17:30 Uhr) Dr. Klaus Willenbruch Taylor Wessing Am Sandtorkai Hamburg Dr. Karl Hölterhoff Gebäudeservice Dietrich Nord GmbH & Co. KG Frankenstraße Hamburg

2 Die Vergabe von Reinigungsdienstleistungen stellt sowohl Auftraggeber wie Bieter seit Jahren schon vor erhebliche vergaberechtliche Probleme. Sinn des Workshops ist es demzufolge, diese Probleme aus rechtlicher und fachlicher Hinsicht aufzugreifen, zu diskutieren und zu klären. Beide Referenten greifen dazu auf einschlägige Erfahrungen zurück. Rechtsanwalt Dr. Klaus Willenbruch ist seit über 10 Jahren nahezu ausschließlich auf dem Gebiet des Vergaberechts tätig und Herr Dr. Karl Hölterhoff ist seit 6 Jahren geschäftsführender Gesellschafter aller operativen Unternehmen der Dietrich Gruppe. Er verantwortet dort unter anderem den Vertrieb an Kunden, die dem Vergaberecht unterliegen. * * * Inhaltsverzeichnis: 1. Wie detailliert muss der Beschaffungsgegenstand (Raum- und Flächenermittlung) beschrieben werden; welche Möglichkeiten und Grenzen gibt es dazu? Wie geht die Ausschreibung mit dem Erfordernis der Losbildung (Fach- und/oder Mengenlos) um? Welche Wertungsmöglichkeiten gibt es für den Auftraggeber? Welche Bedeutung haben Tarifverträge und Tariftreueerklärungen Welche Verpflichtungen erwachsen dem öffentlichen Auftraggeber aus dem Verbot nicht auskömmliche Angebote zu bezuschlagen ( 19 Abs. 6 VOL/A-EG)? Welche Möglichkeiten und Grenzen der Berücksichtigung von umweltrechtlichen Bestimmungen/Normen gibt es? Welche Bedeutung kommt der Möglichkeit von Nebenangeboten zu? Nach welchen Mechanismen werden Änderungen des Beschaffungsgegenstandes im Laufe des Vertragsverhältnisses gelöst, sei es durch Massenreduzierungen oder Massenvermehrungen? In welchem Maße sind Vertragsverlängerungen möglich? Wie ist mit der Ausschreibung von Bedarfsleistungen zu verfahren? Wie ist mit Sonder-Reinigungsleistungen zu verfahren? Welche Informationen müssen die Bieter bekommen und wie lassen sich Informationsunterschiede ausgleichen (Ortsbesichtigung?)... 8 Page 2 of 8

3 1. Wie detailliert muss der Beschaffungsgegenstand (Raum- und Flächenermittlung) beschrieben werden; welche Möglichkeiten und Grenzen gibt es dazu? - 7 VOL/A (Leistungsbeschreibung): Die Leistung ist eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen und dass miteinander vergleichbare Angebote zu erwarten sind. - Zwingend erforderlich: Flächen- und Leistungsverzeichnis - Äußerst Empfehlenswert: Aufbereitung des Flächenverzeichnisses und der kalkulationsrelevanten Bestandteile des Leistungsverzeichnisses in einer Excel-Datei - Vergaberechtlich möglich: Richtleistungen sowie dazugehörige prozentuale Grenzwerte festgelegt werden (zum Beispiel für Unterrichtsträume K5 250 m 2 /h +/- 25 %). Es besteht ein Ermessen des Auftraggebers (OLG Düsseldorf v , Az.: VII-Verg 4/10). Beispielhaft: DIN Reinigungsdienstleistungen Schulgebäude Anforderungen an die Reinigung DIN EN Reinigungsdienstleistungen Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme 2. Wie geht die Ausschreibung mit dem Erfordernis der Losbildung (Fach- und/oder Mengenlos) um? - 2 VOL/A (Grundsätze): Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. - Regelfall: Eine Losbildung ist gesetzlich vorgesehen, 97 Abs. 3 GWB (Interessen des Mittelstandes). Ausnahme nur, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. - Fachlose sind Leistungen die einem bestimmten Fachgebiet zugeordnet werden können. Bei Teillosen werden mengenmäßig teilbare Leistungen in mehrere Vergabeleistungen aufgesplittet. - Beispiel: Glasreinigung ein eigenständiges Fachlos (OLG Koblenz v , Az.: 1 Verg 2/11); Aufteilung in Lose bei mehreren Gebäuden (OLG Düsseldorf v , Az.: VII-Verg 38/04). - Loslimitierung: Nur in Ausnahmefällen ist eine Loslimitierung zulässig. Diese kann sich auf die Anzahl der Lose beziehen, auf die geboten werden darf und/oder auf die Anzahl der Lose, auf die man einen Zuschlag erhalten kann. Page 3 of 8

4 3. Welche Wertungsmöglichkeiten gibt es für den Auftraggeber? - 16 Abs. 7 VOL/A (Prüfung und Wertung der Angebote): Bei der Wertung der Angebote berücksichtigen die Auftraggeber vollständig und ausschließlich die Kriterien, die in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen genannt sind. - Mögliche Wertungskriterien: Preis, Leistungsstunden, Preis-/Leistungsverhältnis (Ermessen des Auftraggebers) - Mit diesen Wertungskriterien beeinflusst der Auftraggeber entscheidend die Leistung, die er bei Auftragsdurchführung erhalten wird. 4. Welche Bedeutung haben Tarifverträge und Tariftreueerklärungen - Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales kann nach 5 Tarifvertragsgesetz einen Tarifvertrag unter bestimmten Voraussetzungen für allgemeinverbindlich erklären. - Der neue Tarifvertrag (mit Geltung ab November 2013): Für die Innenreinigung steigt Der Tariflohn 2014 im Westen von neun auf 9,31 pro Stunde, 2015 auf 9,55 (Ost: 7,96 statt 7,56 in 2014, 8,21 in 2015). Für die Fassadenreiniger gilt im Westen ab 2014 ein Mindestlohn von 12,33 pro Stunde, ab 2015 von 12,65 (Ost: 10,31 und 10,63 ). Beide Tarifseiten wollen 2019 einen einheitlichen Lohn in Ost und West. - Eine Tariftreueregelung beinhaltet eine Verpflichtung des Auftragnehmers eines öffentlichen Vergabeverfahrens, seinen Arbeitnehmern ein tariflich festgelegtes Entgelt zu zahlen oder andere Bestimmungen eines Tarifvertrags einzuhalten. - Tariftreuegesetze (gegebenenfalls mit anderem Namen) gibt es in folgenden Bundesländern: Baden-Württemberg (mind. 8,50 ), Berlin (mind. 8,50 ), Brandenburg (ab mind. 8,50 ), Bremen (mind. 8,50 ), Hamburg (mind. 8,50 ), Mecklenburg-Vorpommern (mind. 8,50 ), Niedersachsen (mind. 8,50 ), Nordrhein- Westfalen (mind. 8,62 ), Rheinland-Pfalz (mind. 8,70 ), Saarland (mind. 8,50 ), Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein (mind. 9,18 ), Thüringen; - Nur in drei Bundesländern gibt es keine entsprechenden Regelungen: Bayern, Hessen, Sachsen Page 4 of 8

5 5. Welche Verpflichtungen erwachsen dem öffentlichen Auftraggeber aus dem Verbot nicht auskömmliche Angebote zu bezuschlagen ( 19 Abs. 6 VOL/A-EG)? - Ein Unterkostenangebot (ungewöhnlich niedriges Angebot [dabei gewisser Beurteilungsspielraum]) ist zwingend vom Verfahren auszuschließen, 19 Abs. 6 S. 2 VOL/A-EG. - In der Rechtsprechung wird überwiegend eine feste Aufgreifschwelle von 20 % angenommen (bspw. OLG Düsseldorf v , Az.: VII-Verg 77/04). - Bei Gebäudereinigungsleistungen sind der allgemeinverbindliche Tariflohn und die Tariftreuegesetze zu beachten. Ein Angebot, dass den dort festgesetzten Lohn nicht einhält, muss ausgeschlossen werden, da der Auftraggeber dann nicht mehr gesetzestreu isd 97 Abs. 4 GWB ist. - Hat der Auftraggeber ein ungewöhnlich niedriges Angebot herausgefiltert bietet sich folgende Vorgehensweise an: Aus Transparenzgründen ist das Aufklärungsgesuch schriftlich durchzuführen Der Inhalt des Gesuchs kann sich an Art. 55 der Richtlinie 2004/18/EG orientieren. (Transparenz: Nachweise und Erklärungen sind konkret zu bezeichnen.) Die vom Auftraggeber festzusetzenden Fristen stehen in seinem Ermessen und können kurz bemessen werden. 6. Welche Möglichkeiten und Grenzen der Berücksichtigung von umweltrechtlichen Bestimmungen/Normen gibt es? - 97 Abs. 4 S. 2 GWB: zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer (soziale, umweltbezogene oder innovative Aspekte) sind möglich. Notwendig ist aber ein sachlicher Zusammenhang (Entscheidungsspielraum des Auftraggebers vgl. OLG Düsseldorf v , Az.: VII-Verg 74/11). - Die Vorgaben des Auftraggebers müssen sich zwingend aus der Leistungsbeschreibung ergeben. - Die Forderungen zum Umweltschutz können in die Wertungskriterien aufgenommen werden. Page 5 of 8

6 7. Welche Bedeutung kommt der Möglichkeit von Nebenangeboten zu? - Nebenangebot: Bieter bietet eine andere als nach den Vergabeunterlagen vorgesehene Art der Leistung anbietet. (OLG Jena v , Az.: 9 Verg 7/09). Der Begriff Nebenangebot umfasst jede Abweichung vom geforderten Angebot. Auch Änderungsvorschläge sind als Nebenangebote zu betrachten. - Ohne entsprechende Angabe in der Bekanntmachung, sind keine Nebenangebote zugelassen, 8 Abs. 4 VOL/A. Nicht zugelassene Nebenangebote sind von der Wertung ausgeschlossen, 16 Abs. 3 lit. g) VOL/A. - Nebenangebote können beschränkt zugelassen werden, zb in Bezug auf bestimmte Teilleistungen oder Fachlose. 8. Nach welchen Mechanismen werden Änderungen des Beschaffungsgegenstandes im Laufe des Vertragsverhältnisses gelöst, sei es durch Massenreduzierungen oder Massenvermehrungen? - Die Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung der Bieter verlangen, eine Vertragsänderung während der Laufzeit eines Vertrags als den Anforderungen des Vergaberechts unterliegende Neuvergabe eines Auftrags zu bewerten, wenn die geänderten Vertragsbestimmungen wesentlich andere Merkmale aufweisen als der ursprüngliche Auftrag und damit den Willen der Parteien zur Neuverhandlung wesentlicher Bestimmungen dieses Vertrages erkennen lassen (EuGH v , Az.: C-454/08 pressetext ). - Im Ergebnis ist bei wesentlichen Änderungen somit eine Neuausschreibung nötig. Eine solche ist aber nicht nötig, wenn die Vertragsänderung bereits im ursprünglichen Vertrag vorgesehen war. Wichtigster Fall ist die Nutzung von im Vertrag festgeschriebenen Optionen. - Wesentliche Änderungen sind auch beträchtliche Leistungserweiterungen. Anhaltspunkte dafür liefert der Wert der Vertragsänderung: Überschreitet bereits der isolierte Wert der Änderung die Schwellenwerte, so liegt immer eine wesentliche Vertragsänderung vor. Werden die Schwellenwerte nicht erreicht, so ist der Wert der Änderung im Verhältnis zum bisherigen Auftragswert ein Anhaltspunkt für die Bewertung. Page 6 of 8

7 9. In welchem Maße sind Vertragsverlängerungen möglich? - Die Verlängerung von Verträgen mit befristeter Laufzeit stellt eine wesentliche Vertragsänderung dar. Die Verlängerung eines Dauerschuldverhältnisses ist daher als neuer Beschaffungsvorgang zu werten. - Bei Verträgen in denen eine Vertragsverlängerungsoption bereits ursprünglich vorgesehen war oder in denen von einem eingeräumten Optionsrecht Gebrauch gemacht werden soll, gibt es keine einheitliche Rechtsprechung. Entscheidend sind die Gegebenheiten des Einzelfalls. Es kann aber wohl davon ausgegangen werden, dass eine Vertragsverlängerung regelmäßig ausschreibungspflichtig ist, denn die Länge der Vertragsdauer muss durch die jeweilige Auftragsart gerechtfertigt sein. Ein sachlicher Grund warum Verträge über Gebäudereinigungsleistungen langfristig abgeschlossen werden müssten, ist nicht ersichtlich. 10. Wie ist mit der Ausschreibung von Bedarfsleistungen zu verfahren? - Bedarfsleistungen sind als Optionen in einer Auftragsbeschreibung darzulegen. Die betreffen die Leistung als solche und sind in dem Umfang zulässig, wie sie Gegenstand des Ausschreibungsverfahrens sind. - Möglich: Vereinbarung, dass Mehrarbeiten (etwa aufgrund baulicher Instandsetzungen) zu den laufenden Unterhaltsleistungen gehören und nicht gesondert vergütet werden. - Bei Bedarfsleistungen, die eine besondere Vergütung verlangen, gelten dieselben Grundsätze wie bei der Leistungserweiterung. 11. Wie ist mit Sonder-Reinigungsleistungen zu verfahren? - Sonder-Reinigungsleistungen sind in der Auftragsbeschreibung kenntlich zu machen und detailliert zu beschreiben. - Sonder-Reinigungsleistungen (zum Beispiel wegen erhöhter Hygieneanforderungen von mehrfachbehinderten Schülern) sind in Auftragsbeschreibung darzustellen, da ansonsten Bieter, die ihre Arbeitsstunden besonders sparsam orientiert haben, benachteiligt werden (VK Brandburg v , Az.: 2 VK 44/05). Page 7 of 8

8 12. Welche Informationen müssen die Bieter bekommen und wie lassen sich Informationsunterschiede ausgleichen (Ortsbesichtigung?) - Informationsvorsprung des Vertragsinhabers - Ortsbesichtigungen obligatorisch oder fakultativ - Projektantenproblematik Page 8 of 8