1. Der Kaufvertrag und der damit verbundene Schriftverkehr

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1 1. Der Kaufvertrag und der damit verbundene Schriftverkehr 1.1 Was ist ein Kaufvertrag und wie kommt er zustande? Jede betriebliche Leistungserstellung ist nur dann sinnvoll, wenn sie auch abgesetzt werden kann. Absetzen bedeutet jedoch, daß eine andere Wirtschaftseinheit einen Beschaffungsakt durchführt. In diesem Fall kommt ein Kaufvertrag zustande. Ein Kaufvertrag ist eine übereinstimmende Willenserklärung zwischen dem Anbietendem (dem Verkäufer ) und dem Nachfragendem (dem Käufer ), Sachgüter gegen Geld zu tauschen. Die folgende Darstellung zeigt die Handlungsmöglichkeiten von Käufer und Verkäufer. Immer dann, wenn aus einer Handlung des Käufers und aus einer Handlung des Verläufers eine übereinstimmende Willenserklärung hervorgeht, gilt der Kaufvertrag als abgeschlossen. Käufer Verkäufer (1. Anfrage) 2. Verbindliches 3. Bestellung 6. Annahme der Lieferung und / oder 7. Zahlung 4. Auftragsbestätigung und / oder 5. Lieferung 1.2 Der Inhalt des Kaufvertrags Übersicht Bestimmte Mindestbestandteile eines Kaufvertrags schreibt schon ABGB vor. Einige weitere Bestandteile sind jedoch im Geschäftsverkehr üblich und sollten auch bei privaten Käufen zumindest dann vereinbart werdn, wenn es sich um wertvolle Gegenstände handelt. Zu beachten ist auch, daß eine Anfrage des Käufers, ob eine bestimmte Ware geliefert werdsen kann, als kein ausreichender Antrag gilt. 1

2 Gesetzliche Bestandteile Wer verkauft (Verkäufer)? Wer kauft (Käufer)? Was wird gekauft (Warenart, Qualität)? Wieviel wird gekauft (Menge)? Zu welchem Preis wird gekauft (Preis)? Weitere regelmäßige Bestandteile sind: Lieferbedingungen Zahlungsbedingungen Wann wird geliefert (Lieferzeit)? Wo wird geliefert (Lieferort)? Wer trägt die Kosten der Lieferung (Kostenübergang)? Wer trägt das Risiko der Lieferung (Risikoübergangwer trägt z.b. Transportschäden)? Wann wird gezahlt (Zahlungszeit)? Wo wird gezahlt (Zahlungsort)? Eventuell auch: Wie wird gezahlt? (Art der Zahlung, z.b. mit Scheck, bar etc.) Fallweise kann noch geregelt werden: Verpackung Wie muß die Ware verpackt werden? Muß die Verpackung vom Käufer gesondert bezahlt werden? Transport Wie soll die Ware transportiert werden (Bahn, etc)? Nebenleistungen Garantie Wer montiert bzw. trägt die Kosten für die Montage? Wer schult ein? Besteht ein Umtauschrecht? Wie lange haftet der Verkäufer für Schäden? Für welchen Schaden wird überhaupt gehaftet? Folgen, wenn nicht oder nicht rechtzeitig geliefert oder gezahlt wird Was geschieht, wenn der Verkäufer nicht rechtzeitig liefert? Was geschieht, wenn der Käufer nicht rechtzeitig zahlt? 1.3 Die Anbahnung des Kaufvertrags Die Anbahnung des Kaufvertrags kann erfolgen durch: den Nachfragenden ( Käufer ) - Anfrage den Anbietenden ( Verkäufer ) - 2

3 1.3.1 Die Anfrage In der Anfrage fordert der Nachfragende ( Käufer ) den Anbietenden ( Verkäufer ) auf, ein zu stellen oder ein bereits gestelltes zu ergänzen bzw. abzuändern Beispiele wären: allgemeine Anfrage : der Käufer will nur allgemeine Information, z.b. Preislisten spezielle Anfrage : der Käufer will genaue Informationen über die Eigenschaften, Preise usw. Einer ganz bestimmten Ware Man unterscheidet: Telefonische Anfrage Schriftliche Anfrage Benötigt man umfangreiche oder spezielle Informationen, wird eine mündliche oder telefonische Anfrage nicht ausreichen. Mit Hilfe eines allgemeinen Aufbauschemas ist es daher sehr leicht, eine Anfrage zu entwerfen: Allgemeines Aufbauschema 0. Betreff 1. Anlaß des Schreibens 2. Eigenes Anliegen 3. Begründung 4. Erwartete Reaktion 5. Mögliche Folgen (6. Werbende Schlußformel) Anfrage Anfrage - Angabe der Ware Eventuell Hinweise auf Vorgespräche, Katalog etc.) meist genügt der Betreff? Welche Informationen werden benötigt? allg. Informationen (Kataloge etc.) spezielle Informationen über Qualität, Preise bei einer bestimmten Menge etc. Ist nur notwendig, wenn Sie unübliche Unterlagen benötigen (z.b. einen genauen Kostenvoranschlag etc.) z.b.: Bitte um sofortiges, günstiges etc. (kann meist entfallen) z.b.: Umfangreicher Auftrag, Folgeauftrag (kann meist entfallen) Grußformel reicht aus 3

4 1.3.2 Das (Offert) Ein (Offert) ist ein Antrag des Verkaufswilligen (des Verkäufers ) zum Abschluß eines Kaufauftrags. e können nach folgenden Gesichtspunkten unterschieden werden: nach dem Grund der Erstellung nach der Bindung unverlangtes verlangtes bindendes freibleibendes angebotsähnliche Formen mit gesetzlicher Bindungsdauer Mit spezifischer Bindungsdauer befristetes Bestellung innerhalb der Bindungsfrist führt zum Kaufvertrag Unverlangtes und verlangtes Beim unverlangten liegt keine Anfrage des Käufers vor, beim verlangten gibt es eine Anfrage. Das unverlangte wird man daher irgendwie begründen (Sonderangebot, neue Modelle etc.). Beim verlangten wird man genau auf die Fragen des Kunden eingehen Bindendes Ein gilt als bindend, wenn es von einer bestimmten Person an eine bestimmte Person gerichtet ist (Rundschreiben gelten daher nicht als e); inhaltlich ausreichend bestimmt ist (Preis, Menge, Qualität); eindeutig zum Ausdruck bringt, daß der Offerent verkaufswillig ist; keinen Hinweis enthält, daß es sich um ein freibleibendes handelt Erfolgt auf ein bindendes eine Bestellung, so gilt der Kaufvertrag als abgeschlossen Freibleibendes Ein freibleibendes wird erstellt, wenn sich der Anbietende nicht binden will. Dies wird durch eine Freizeichnungsklausel erreicht. Beispiele wären: solange der Vorrat reicht ich biete ihnen unverbindlich an usw. 4

5 Viele e sind deswegen auch freibleibend, weil die Menge nicht genau angegeben ist sähnliche Formen Immer wenn ein Merkmal eines s fehlt, handelt es sich nur um angebotsähnliche Formen, die den Anbietenden auf keinen Fall binden. Beispiele wären: Zusendung von Katalogen - Menge ist nicht genau angegeben Inserat in der Zeitung - nicht an bestimmte Person gerichtet Ware mit Preisangabe in der Auslage - nicht an eine bestimmte Person gerichtet Postwurfsendungen - nicht an eine bestimmte Person gerichtet Das schriftliche Allgemeines Aufbauschema (0. Betreff) 1. Anlaß des Schreibens 2. Eigenes Anliegen (Eigenes oder Antwort auf die Anfrage des Geschäftspartners) 3. Begründung 4. Erwartete Reaktion 5. Mögliche Folgen (Sonderangebot) - Ware z.b.: neuer Katalog, Erweiterung des Sortiments, Neuübernahme etc. oder Hinweis auf Anfrage des gesamten Sortiments oder große Teile des Sortiments oder einer bestimmten Ware oder Dienstleistung (Qualität, Preis, Menge, Liefer- und Zahlungsbedingungen - vgl. Kaufvertrag) Zu beachten ist: Bindungsfrist oder Freizeichnungsklausel angeben. Auf Prospekte, Kataloge etc. hinweisen und diese beilegen. Bei verlangten en alle Fragen des Kunden beantworten. Meist bereits im Anlaß des Schreibens enthalten (siehe 1.) Baldige Bestellung z.b. keine Bestände oder lange Lieferfristen, wenn nicht bald bestellt wird. 5

6 1.3.3 Die Bestellung Bestellungsvorbereitung Die Bestellung selbst bietet keine Schwierigkeiten. Wichtig ist jedoch die Vorbereitung der Bestellung. Darstellung zur Vorbereitung der Bestellung: Bedarfsplanung Welche Güter (Dienstleistungen) benötigen wir? In welcher Menge? Zu welcher Zeit? Informationsbeschaffung, einschließlich Verhandlungen Welche Lieferanten bieten diese Güter und Dienstleisungen in der gewünschten Qualität, in der gewünschten Menge zu welchem Preis mit welchen Liefer- und Zahlungsbedingungen an? Zu beachten ist: Verhandlungen sind ein wichtiger Teil der Informationsbeschaffung. Viele Bedingungen können durch Verhandlungen verbessert werden. Entscheidung Bei welchen Lieferanten bestelle ich welche Waren und Dienstleistungen? Zur Informationsbeschaffung und Entscheidungsvorbereitung dienen vor allem laufende Anfragen an Lieferanten (auch wenn man die Ware im Augenblick nicht benötigt) Bestellkartei Die schriftliche Bestellung Ist eine schriftliche Bestellung erforderlich, soll sie abgefaßt sein, daß Irrtümer und Mißverständnisse ausgeschaltet sind. Der Empfänger soll den Auftrag ohne Rückfrage ausführen können. Es ist daher sinnvoll, in der Bestellung sämtliche Merkmale des Kaufvertrags zu wiederholen oder auf ein, einen Katalog etc. zu verweisen. 6

7 Allgemeines Aufbauschema 1. Anlaß des Schreibens 2. Eigenes Anliegen 3. Begründung 4. Erwartete Reaktion 5. Mögliche Folgen Bestellung Bezug auf, Kataloge, Empfehlungen, Vorgespräche etc. Bestellung Angabe der Merkmale des Kaufvertrags (Menge, Qualität, Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen etc.) oder Verweis auf, Preislisten, Kataloge, Geschäftsbedingungen bzw. auf die bisherigen Bedingungen Nur bei Sonderwünschen notwendig (Sonderanfertigung, Abweichung vom etc.) Auftragsbestätigung, schnelle Lieferung etc. Nur in Sonderfällen notwendig, z.b. Lieferverzicht bei Fristüberschreitung 7