Automatisierte OP Auswertung im OP- Management

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1 Automatisierte OP Auswertung im OP- Management Projektverlauf und alltägliche Praxis M. Gertig - Imeri Med. Controlling Havelland Kliniken GmbH

2 Agenda Vorstellung Havelland Kliniken Ziele einer OP Organisation Instrument zur Verbesserung der Planbarkeit Projektverlauf und Implementierung Berichterstattung Warum cedavishealth? Ausblicke

3

4 Vorstellung Havelland Kliniken Havelland Kliniken Medizinisches Dienstleistungszentrum Wohn- und Pflegezentrum Gesundheitsservicegesellschaft Rettungsdienst Entwicklungsstandorte

5 Vorstellung Havelland Kliniken Klinik der Regelversorgung mit 542 Betten an 2 Standorten Fachkliniken Allgemein- und Viszeralchirurgie Traumatologie und Orthopädie Gynäkologie und Geburtshilfe Urologie Innere Medizin stationäre Geriatrie, Tagesklinik für Geriatrie Kinder- und Jugendmedizin stationäre Psychiatrie, Tagesklinik für Psychiatrie Anästhesie, Intensivmedizin und Schmerztherapie ca stationäre Fälle insgesamt im Jahr 2014 ca ambulante Fälle insgesamt im Jahr operative Kliniken 7 Operationssäle über 2 Standorte verteilt 7400 operative Eingriffe 5600 stationäre OP`s 1800 ambulante OP`s

6 Ziele einer OP- Organisation: OP-Bereich entscheidend für den Erlös der Klinik, gleichzeitig teuerster Bereich Wirtschaftlicher OP- Betrieb durch optimale OP-Auslastung und wirtschaftlichen Einsatz von Personal und Material OP-Angebot und Abläufe wichtig für den Ruf des Hauses Patientenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit durch verlässliche OP- Planung Hohe Qualität der erbrachten Leistung sichern

7 Instrument zur Verbesserung der Planbarkeit Was war vor dem Würfel? Zeiterfassung in SAP, aber nicht einheitlich definiert teilweise Erfassung von Zeiten in EXCEL-Tabellen scheinbar fehlende OP-Kapazität, weil kein einheitliches Auswertungssystem vorhanden unsachliche Diskussionen im OP-Bereich (Schuldfrage bei verschobenen OPS usw.) Alle auf einmal!

8 Instrument zur Verbesserung der Planbarkeit Wieso Würfel? Auftragserteilung: Hallo Manuela, anbei der Zugang zum neuen OP-Würfel, bitte ab sofort INTENSIV testen, und sich alle Unklarheiten sofort aufschreiben. Es folgt noch eine weitere kurze Mail. Eine schöne Woche! Gruß S. S

9 Projektverlauf und Implementierung 1.Schritt:Definitionen der erfassten Zeitpaare im KIS (und Kontrolle der Vollständigkeit!) Präoperative Zeiten: Zeitpunkt: Einschleusen Zeitpunkt: Beginn Anästhesiepräsenz Zeitpunkt: Beginn Narkose Zeitpunkt: Freigabe Anästhesie Operative Maßnahmen Zeitpunkt: Beginn chirurgische Maßnahmen Zeitpunkt: Schnitt Zeitpunkt: Naht Zeitpunkt: Ende chirurgische Maßnahmen Postoperative Zeiten: Zeitpunkt: Ende Narkose Zeitpunkt: Ende Anästhesiepräsenz Zeitpunkt: Ausschleusen Zeitpunkt: Ende Aufwachraum (Dokumentationsgrundlage ist KIS!)

10 Projektverlauf und Implementierung Daten im KIS

11 Projektverlauf und Implementierung Definition der Zeitpaare Einschleusen Beginn Anästhesiepräsenz Beginn Narkose Freigabe Anästhesie Beginn chirurgische Maßnahme Schnitt Naht Ende chirurgische Maßnahme Ende Narkose Ende Anästhesiepräsenz Ausschleuse Ende Aufwachraum Patient im Operationssaal Anästhesist am Patienten Narkosezeit Operative Maßnahmen Schnitt Naht Zeit

12 Projektverlauf und Implementierung 2. Schritt Datenübernahme ins DWH (cedavis) und Plausibilitätsprüfungen Aufnahmenummern fortlaufend? Operationen Im Kreissaal, Notaufnahme? OP Daten operative Abteilungen OP Säle

13 Berichterstattung: Welche Kennzahlen sind erforderlich? Auslastung (wie messen? SNZ?) Anzahl OPs Erstschnittzeit Wechselzeiten

14 Planzeit täglich 420 min Berichterstattung Wie definiert sich die Auslastung? 1 große Operation 5 kleine Operationen Vorbereitung 0 45 SNZ Wechselzeit 80 Nachbereitung Gesamtzeit Planzeit Auslastung 88% 57%

15 Berichterstattung Zahlen aus DWH in Abfragen definieren und in Excel verarbeiten Inhalte mit Geschäftsführung abstimmen Template erstellen automatisierte Berichte (Schulung Herr Witt) Template Anpassung

16 Prozent Auslastung Optimale Auslastung 60% 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Mai Juni Juli August September Oktober Ø berechnete Auslastung FA-Planzeit [%]

17 Minuten Ø Abweichung 1. Schnitt KR < 5 min Zielwert Mai Juni Juli August September Oktober Ø Abweichung 1. Schnitt [min]

18 Minuten Ø Wechselzeiten 25,0 KR < 30min Zielwert 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Mai Juni Juli August September Oktober Ø Wechselzeit Ende chir. Maßn. /AN-Freigabe

19 Anz./Monat 600 Anz. OP Klinik Vergleichsmonate VJ Vergleichsmonate AJ Vorjahr aktuelles Jahr April Mai Juni I. HJ Gesamtjahr gew. Hochr. 0

20 OP Kennzahlen der FA Ø Abweichung Ø Abweichung OP Anz. Hochr.OP Anz. SNZ- IST Erstschnitt FA (in Erstschnitt alle FA Gesamt davon stat. davon amb. Gesamtjahr SNZ-Plan Min) Pro Standort Jan - Okt Jan - Okt Anz. Operationen SNZ PLAN - SNZ IST Jan - Okt 2014 Jan - Okt S OP Anz. Gesamt davon stat. davon amb. Hochr.OP Anz. Gesamtjahr 0 Jan - Okt 2014 Jan - Okt 2015 Die SNZ- Plan bezieht sich auf die im OP Statut festgelegte Verteilung der Op-Kapazität innerhalb der Kernzeit. Klinik 1: 8:15Uhr - 15:00Uhr Klinik 2: 8:30Uhr - 15:00Uhr Ø Abweichung Erstschnitt vom geplanten Beginn Jan - Okt 2015 Jan - Okt geplannter Beginn lt. OP Statut Klinik 1 8:15 Uhr Klinik 2 8:30 Uhr Ø Abweichung Erstschnitt alle FA Pro Standort Ø Abweichung Erstschnitt FA (in Min)

21 Vergleich SNZ zur Anästhesiezeit Klinik 1 80,0 2,00 70,0 60,0 1,47 1,57 1,57 1,57 1,80 1,60 1,40 Ø Schnitt-Naht-Zeit [min] 50,0 1,20 Ø Anästhesiezeit [min] 40,0 1,00 30,0 20,0 0,80 0,60 0,40 Ouotient 10,0 0,20 0,0 FA1 FA2 FA3 FA4 0,00

22 Berichterstattung OP-Controlling mit Kennzahlen OP-Kapazitätsplanung auf Grundlage exakter Daten (Planzeiten anhand OP-Statut in Cedavis dokumentiert!) Kontrolle des Erstschnitts - Disziplinverbesserung Kontrolle der Wechselzeiten- Minimierung interdisziplinäre Kommunikation der unterschiedlichen Dienstarten und Kliniken zur OP-Nutzung auf Basis von Daten (statt :wer schreit am lautesten) Steuerung der interdisziplinären ZSV, Einsparung von Kosten über ein Rotationsprinzip der Instrumente und Aufbereitungszeiten

23 Warum cedavishealth? bekannte, anwenderfreundliche Struktur (Fall Würfel, Schnittstellen) sehr gute Einarbeitung des Anwenders durch Cedavis kontinuierliches Reporting der relevanten Kennzahlen (automatisierte Berichte sind möglich ) Ad-hoc Abfragen sind täglich aktuell möglich Qualitätsprüfung (Fehlende Zeiterfassungen im KIS als Fehlerlisten - tagesaktuell) Abfragen (vordefinierbar) Überleitung Excel Weiterbearbeitung möglich

24 Ausblicke Benchmark über Cedavis? Möglichkeiten des Würfels werden vom Anwender noch nicht ausgeschöpft

25 Vielen Dank

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